Když se hovoří o zásadách metodik projektového managementu, lidé pracující v této oblasti se často neshodnou. Někdo věří, že pro úspěch konečného produktu stačí stálá komunikace mezi zákazníkem a vykonavatelem, a metodika je vedlejší věc. Můžete také slyšet opačný názor: bez metodiky pohltí chaos i ty nejlepší nápady.
Pravda, jak bývá obvykle, leží někde uprostřed a je ta, že tým potřebuje najít metodiku, přizpůsobit ji a vytěžit z jejího používání maximum. Mimochodem, 39 % společností, které byly dotazovány firmou Hubstaff v roce 2021, uvedlo, že implementovaly hybridní postupy projektového managementu. O tom tedy budeme hovořit o výhodách a důležitosti metodiky projektového managementu jako takové.
Úspěch využití metodiky v projektu do značné míry závisí na disciplíně v týmu a pevném úmyslu dodržovat pravidla.
Dalším důležitým bodem je, že před výběrem metodiky je třeba pečlivě pochopit, co je ultimátním cílem projektu. Flexibilní a aktivní komunikace mezi zákazníky a vykonavateli je zde velmi důležitá. Pokud komunikace vedla k jasným požadavkům na projekt, můžete přistoupit k metodice.
Co je metodika projektového managementu a proč je důležitá?
Metodika projektového managementu je systém, který vám umožňuje snížit rizika, optimalizovat úsilí, vyhnout se duplicitám a přinést vzájemné porozumění na novou úroveň v týmu. Hlavní komponenty metodiky jsou principy, metody a pravidla práce na projektu.
Na otázku, co je metodika projektu, můžeme říci, že je to struktura, která pomáhá řídit projekt nejlepším způsobem a zajišťuje maximální produktivitu zapojených lidí. Pokud hovoříme o metodice uvnitř firmy, poskytuje standardy, šablony a směrnice pro rutinní akce potřebné ve většině projektů.
Kromě toho metodika přizpůsobená pracovnímu stylu firmy se nakonec stává jakýmsi základem pro všechny budoucí projekty a zjednodušuje všechny fáze jejich životního cyklu.
Metodika pomáhá šetřit zdroje. Například projdete iniciačním a plánovacím procesem rychleji, snížíte čas potřebný na školení zaměstnanců atd.
Díky metodice vaše firma:
- vyhne se chybám učiněným v posledních projektech;
- neustále roste;
- bude mít společné porozumění procesům, odpovědnostem, rolím atd.;
- eliminovat vliv lidského faktoru;
- bude připravena řešit složitá zadání a problémy.
Stručně řečeno, důležitost metodiky projektového managementu spočívá v tom, že pomáhá vyhnout se většině nepříjemných překvapení, která se mohou objevit na cestě k úspěchu. Proto můžeme s jistotou říci, že význam metodiky projektového managementu je velký a existuje mnoho otřesených výhod než nevýhod. Níže uvádíme některé konkrétní výhody.
15 Výhod metodiky projektového managementu a jak ovlivňují pracovní efektivitu
Každá společnost si uvědomí své vlastní výhody plynoucí z používání metodiky, ale budeme hovořit o těmi nejběžnějšími.
- Vytváření kultury úspěšného projektového managementu. Je to metodika, která může být základem pro to. To znamená, že nejlepší postupy, které přinášejí výsledky, budou v rámci společnosti jasně popsány. Naopak, bude jasné, kterým akcím je třeba se vyhnout.
- Jasná definice rolí. Často se stává, že né všichni lidé zapojení do projektu rozumějí rolím a odpovědnostem. To se obzvlášť týká vrcholových manažerů, jejichž oblast odpovědnosti může zůstat pro podřízené téměř tajemstvím. Metodika toto všechno zpřehledňuje.
- Základ pro zohlednění zkušeností kolegů. Když firma nemá žádnou metodiku, nebo má několik, je obtížné sdílet zkušenosti takovým způsobem, aby mohly být systematizovány a využity v budoucnu. S metodikou můžete tento proces optimalizovat a těžit z něj.
- Růst obecné úrovně kvality. Čas od času nastávají situace, kdy je úspěch projektu způsoben dobrou náhodou, vysokou kvalifikací jednoho z zaměstnanců, velkým nadšením atd. Když jsou tyto případy izolované, není třeba panikařit. Ale pokud se na takové nepředvídatelné faktory spoléhá napříč celou firmou, je něco špatně s business, potřebuje předvídatelnou metodiku.
- Žádná pravidelná “vynalézání kola”. Když týmy nesdílejí zkušenosti, jak bylo zmíněno výše, často se stává, že musíte hledat odpovědi na otázky, které už někdo našel. Je to právě v metodice, kde by měla být popsána základní “kola”.
- Předvídatelnost výsledků. Když má tým standardy, je možné jasně definovat termíny a lhůty. Ty mohou být oznámeny zákazníkům nebo dalším zúčastněným stranám. Pokud se striktně držíte metodiky, můžete práci dokončit dokonce i dříve než bylo plánováno, co příjemně překvapí účastníky.
- Efektivní rozhodování. Když všechny strany rozumějí rolím a oblastem odpovědnosti, cílům a úkolům, způsobům pokroku, pak jsou rozhodnutí dělána bez jakého přísunu informací. Proto jsou vyváženější a správnější. Také, metodika obvykle stanovuje, kdo činí rozhodnutí, takže pokud dojde k chybě, jasně je jasné, kdo nese zodpovědnost. Proto není možné to delegovat.
- Zvyšování motivace týmu, následované zvýšením produktivity. Když má projekt minimální nepříjemná překvapení, cíle jsou jasné, stejně jako způsoby, jak jich dosáhnout, lidé pracují s větší radostí. Práce, která přináší pozitivní emoce, se automaticky stává efektivnější než práce, která způsobuje negativitu.
- Rychlý růst úrovně kvalifikace projektových manažerů. Když týmy pracují v rámci metodiky, je pro manažery mnohem snazší s nimi interagovat a profesně růst. Nakonec nemusíte trávit spoustu času hledáním životních hacků, které by usnadnily koordinaci. Metodika projektového managementu poskytuje celistvé porozumění projektu. To umožňuje hlubší porozumění procesům.
- Jasné a kontrolovatelné využívání zdrojů. Metodika umožňuje od samotného začátku definovat rozsah práce, která má být provedena, a požadované zdroje pro tuto práci. Pokud se něco pokazí, velmi rychle se to jasně ukáže.
- Úměrné řízení rizik. Obvykle metodika popisuje algoritmy predikce rizik a akce na jejich řízení. Kromě toho má metodika jasné požadavky na komunikaci, což znamená, že všechny zainteresované strany budou o rizicích informovány včas.
- Zákazník rozumí tomu, co dostane jako výsledek. Když neexistuje metodika, není zaručeno, že byly požadavky správně zaznamenány. Proto má zákazník často malou jistotu, že obdrží to, co očekával. Když pracujete v rámci metodiky, zákazník a vykonavatel se dohodnou, že úkol chápou stejně.
- Problémy v projektu mohou být odhaleny dříve. Když máte kontrolní metriky, projekty s vadami se okamžitě stanou viditelnými. Tak můžete mít čas opravit, co se pokazilo.
- Možné oblasti investic se stávají jasnými. Například možná nemáte dostatek nástrojů pro efektivní práci na dálku. Prostředky investované do nich přinesou hmatatelné výsledky.
- Firma přejde z autoritativních modelů řízení na demokratické. Jak jsme psali výše, role a odpovědnosti jsou obvykle jasně definovány v metodikách. Proto zaměstnanci chápou, co se od nich očekává a cítí se za to odpovědní. A také vědí, co by měli jejich kolegové dělat. Díky tomu se snižuje úroveň nejistoty v týmu, stejně jako počet konfliktů.
Způsoby využití metodiky
Existuje mnoho metodik projektového managementu a ještě více hybridních variant. Proto před výběrem jedné z nich zodpovězte následující otázky:
- Používal tým v minulosti nějakou metodiku? Pokud ano, jak úspěšně?
- Jaká je struktura týmu? Jsou tu vzdálené pracovníky, externí dodavatele?
- Jak pevné nebo flexibilní jsou požadavky vašich zákazníků?
- Co je důležitější: rychlý výsledek nebo kvalita?
- Je možné navýšit rozpočet, pokud to bude nutné?
- Jak přísné by měly požadavky být? Existují příležitosti pro experimentování?
- Kolik zainteresovaných stran je v projektu? Jak otevření jsou k komunikaci?
Také byste měli zvážit typ, do kterého budoucí projektový manažer patří:
“Vykonavatelé” dobře pracují v rámci aktuální obchodní strategie, hledají zaměstnance, kteří pomohou vyřešit problémy a posunout se určitou cestou. Hledají nové příležitosti k rozvoji, které by byly v rozporu s tím, co se dosud událo ve firmě.
“Experti” mohou hledat nové možnosti pro rozvoj obchodování, spoléhajíc se na předchozí zkušenosti společnosti, spolehlivé výzkumy atd. Konzultují s autoritativními kolegy.
“Hráči” jsou připraveni hledat příležitosti, kde je nevidí analytici, a také tam, kde neexistují prokázané zkušenosti s spolehlivými čísly. Někdy jejich návrhy selhávají z hlediska návratnosti, ale také se stává opak.
“Proroci” mají široký rozhled, často vidí příležitosti pro růst tam, kde je ostatní nevidí. Jsou připraveni radikálně změnit orientaci práce. Často musí být jejich slova brána vážně, protože neexistují žádné číslaani studie, které by je potvrzovaly.
Je také velmi důležité pochopit vlastnosti populárních přístupů k projektovému managementu.
Vodopád
Nejtradičnější přístup, s úkoly vykonávanými sekvenčně. To znamená, že pro začátek nové fáze, musíte dokončit předchozí. Předchozí fáze se neanalizují, takže globální chyby mohou být zaznamenány až v poslední fázi práce, kdy je možné je opravit pouze investováním velkého množství peněz a času.
Tato metodika by měla být vybrána, když si všichni jsou jisti požadavky, téměř se nic nezmění, existuje příležitost vypracovat podrobný pracovní plán a dokumentace potřebuje být podrobná.
Agilní
Hlavním rozdílem této metodiky oproti předchozí je, že tým může mezitím něco změnit v projektu.
Scrum, eXtreme Programming (XP), Kanban a Scrumban jsou varianty Agilního.
Tato metodika by měla být vybrána, když jsou zákazníci připraveni na dialog, ale nejsou si jisti, co chtějí jako výsledek. Tato metodika je vhodná pro ty, kteří chtějí rychlé, né ideální výsledky. Podrobná dokumentace a jasné termíny zde nejsou poskytovány.
eXtreme Programming, XP
Je to další agilní metodika s rysy jako jednoduchost, komunikace, neustálá zpětná vazba, úcta a odvaha.
Tato metodika by měla být vybrána, když váš tým pracuje společně, žádná práce na dálku, a spolupráce je jednou z vašich priorit.
Kritická metoda cesty
V této metodice je hlavní pozornost věnována nalézání klíčových úkolů, které vedou k rychlému a kvalitnímu dokončení projektu. Musíte spočítat nejdelší čas potřebný k dokončení klíčových úkolů. To bude považováno za kritickou cestu.
Tato metodika by měla být vybrána, když je projekt složitý, rozsáhlý, s mnoha závislostmi, ale existuje jasný plán a tendence týmu pracovat podle algoritmů.
Takže jsme vysvětlili, co je metodika projektu a zvážili výhody používání metodiky projektového managementu. Hlavní věc je pochopit, že existuje mnoho metodik a hybridy by také měly být zohledněny. Proto určte své hlavní cíle, na jejichž základě si zvolte metodiku a přizpůsobte ji sobě, vytvořte akční plán a jděte za úspěchem.