Система управління персоналом компанії

Система управління персоналом є однією з головних у бізнес-процесах кожного підприємства. Ефективна організація менеджменту суттєво впливає на результати й успішність усієї компанії. В умовах високої конкуренції досягти успіху буде легше тим, хто чітко вибудує, впровадить і налагодить ефективні системи управління бізнес-процесами і персоналом.

Система управління охоплює всі методи, прийоми і технології, що дають змогу систематизувати, візуалізувати і структурувати процеси всередині будь-якої компанії.

Системи управління персоналом мають виконувати такі функції:

планування, розробка політики і стратегії управління персоналом, аналіз ринку праці;
управління наймом і облік персоналу через організацію пошуку (підбір, співбесіди та оцінювання); облік персоналу, їхнє переміщення та звільнення, документаційне забезпечення;
адаптація, оцінка, навчання і підвищення кваліфікації персоналу;
управління мотивацією, яке включає стандартизацію трудових процесів, тарифікацію оплати і впровадження систем матеріального і нематеріального заохочення;
управління соціальним розвитком, яке охоплює медичне забезпечення, відпочинок, організацію соціального страхування тощо.
правове забезпечення, яке охоплює регулювання правових аспектів у трудових відносин, узгодження розпорядчих та інших видів документів;
кадрова документація та інформаційне забезпечення необхідної технічної та інформаційної документації для роботи;
управління співробітниками.

Управління персоналом — це багаторівнева функція:

вище керівництво вирішує стратегічні завдання і встановлює пріоритети;
підрозділи з управління кадрами організовують весь процес роботи з персоналом;
керівники відділів відповідають за оперативну роботу з працівниками.

Щоб ефективно управляти персоналом, необхідна не тільки грамотна мотивація, а й контроль. При цьому контроль відіграє важливу роль у розробці подальшої стратегії розвитку персоналу, оскільки дає змогу отримати зворотний зв’язок і визначати ефективність кожного відділу підприємства. Контроль має здійснюватися згідно з підібраним індивідуальним параметрам, наприклад, прибуток підприємства, відгуки клієнтів, своєчасність, кількість і якість поставлених завдань працівнику тощо.

Варто враховувати, що впроваджена система управління персоналом з налагодженими функціями і критеріями, дає змогу оцінювати роботу персоналу без впливу суб’єктивних суджень.

Робота з системою управління персоналом у ресторанному бізнесі, архітектурі, соціальному проєкті чи державній установі завжди відрізнятиметься. Але все зводиться до загальних методологій, які мають свої догми в різних країнах. Наприклад PMBOK або PRINCE2. Worksection, як програма управління персоналом, допоможе в реалізації більшості проєктів, які потребують систематизації.

Як побудувати систему управління персоналом

Worksection – це зручна система управління проєктами, яка легко масштабується і має великий арсенал функцій. Вона дає змогу призначати завдання, визначати відповідальних, створювати безліч проєктів у межах однієї компанії, має відображення у вигляді діаграми Ганта, Канбану, календаря, вбудовану систему тайм-трекінгу і ще низку корисних функцій.

Система обліку робочого часу

Якщо в компанії погодинна оплата, то завдяки тайм-трекеру відділи фінансів і HR зможуть:

аналізувати скільки часу витрачено на кожен клієнтський проєкт, а також точніше порахувати маржинальність замовлень, ефективність відділів і окремих співробітників;
HR-фахівець або керівник за встановленими «мітками» може проаналізувати, які завдання займають більше/менше часу, і скоригувати терміни виконання, розділити або об’єднати завдання, змінити відповідальних за виконання або їхню кількість за завданнями.

Тайм-трекер також можна застосувати для визначення рівня вмінь співробітника, наприклад, за кількістю часу, витраченого на виконання типових завдань, легше визначити, чи вартий співробітник підвищення посади (наприклад, junior, middle або senior) і оплати.

Планування

Чим складніший проєкт, тим більше елементів потрібно враховувати в процесі планування. Масштабування — небезпека для будь-якої компанії, яка не має досвіду роботи з новими викликами. У цьому допомагає чітке планування та визначення відповідальних за завдання. Для постановки цілей можна використовувати різні методології та Agile-інструменти, як-от SMART або North Star Metric, діаграма Ганта та Канбан.

Економія

Чим більше даних має керівник, тим ефективніше він може розпоряджатися бюджетом. Працюючи з системою управління персоналом, менеджер готелю може визначити, які співробітники працюють менш продуктивно та які послуги приносять найбільший дохід. Керівник диджитал-студії зможе оцінити, що вигідніше: наймати дизайнерів у штат чи користуватися послугами аутсорсингу. Головний редактор отримає змогу бачити, які відділи дотримуються редакційного плану, а які постійно зривають дедлайни. Усі ці дані дозволяють оптимізувати витрати в рамках проєкту.

Прозорість

Система управління персоналом — це інструмент, що забезпечує прозорість для всіх учасників процесу. Тайм-трекінг стає корисним як для менеджера, який може оцінити вартість проєкту за витраченим часом, так і для працівників, які можуть точно планувати та оцінювати свою роботу. Ці дані також можна надавати клієнту як доказ ефективного використання його коштів.

Додаткові можливості Worksection

Чіткі завдання

Кожне завдання повинно мати відповідального. В описі задачі можна прописати терміни виконання, бюджет і підключити тайм-трекінг. Хорошим інструментом також є можливість привласнювати статуси та мітки до завдань, щоб наочніше бачити, яке з них має більший пріоритет або найближчий дедлайн.

Завдання може мати підзадачі. Усередині її можна також коментувати, позначати мітками статуси, прогрес і пріоритетність. Із завдань формується загальний прогрес проєкту.

Календар

Worksection синхронізується з Google Calendar. Також, автоматично формує календар відповідно до термінів проєктів. Можна додавати дні народження співробітників і пам’ятні дні для компанії.

Тарифи

Вартість підписки на Worksection залежить насамперед від кількості проєктів і співробітників у команді.

Контроль завдань команди

Worksection — це система управління персоналом, яка дозволяє контролювати процес виконання завдань від початку до завершення. Усі завершені завдання та проєкти зберігаються в системі, і за потреби до них можна повернутися, переглянути історію виконання або внести необхідні доопрацювання.

Кожен проєкт має лічильник прогресу у відсотках, що допомагає стратегічно відстежувати досягнення цілей. Щойно одне із завдань проєкту закривається, індикатор завершення автоматично заповнюється.

Процес запуску проєкту в Worksection виглядає так:

Створення проєкту.
Додавання завдань і призначення відповідальних.
Визначення міток для проєкту.
Автоматичне розміщення завдань на Діаграмі Ганта та канбан-дошці.
Заповнення індикатора прогресу в міру виконання завдань.
Переміщення завершеного проєкту до архіву.

Рекомендуємо впровадити Worksection, якщо ви:

прагнете перетворити хаос численних дрібних завдань у чітко структуровані проєкти з визначеними пріоритетами та термінами;
хочете мати все необхідне для планування в одному інструменті (тайм-трекер, діаграма Ганта, канбан-дошки, звіти) без додаткових витрат;
шукаєте можливість онлайн-планування з підключенням співробітників і клієнтів до завдань;
хочете, щоб онлайн-планувальник був зрозумілий і зручний для кожного;
знаєте принципи Agile та Lean і хочете застосовувати їх у своєму бізнесі;
цінуєте доступний інструмент за вигідною ціною.

Переваги Worksection

Worksection вирізняється низкою унікальних функцій і можливостей, які роблять цю систему управління проєктами зручною та ефективною:

Простий інтерфейс

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Worksection дозволяє співробітникам швидко освоїти роботу із системою, навіть якщо у них немає досвіду користування онлайн-інструментами для планування. Простота використання зменшує час на навчання та впровадження.

Тайм-трекінг

Worksection — єдина система управління проєктами з вбудованим тайм-трекером, що дозволяє відслідковувати час, витрачений на кожне завдання, фіксувати бюджети та вносити вже відпрацьований час.

Швидкість роботи

Ми постійно оптимізуємо функціональність системи, завдяки чому Worksection є одним із найшвидших рішень на ринку. Це високо оцінюють клієнти, які переходять до нас з інших програм.

Оперативна підтримка

Ми забезпечуємо якісну та швидку технічну підтримку для наших користувачів.

Інтеграції

Для зручності роботи Worksection можна інтегрувати з іншими інструментами, такими як Google Docs, Slack, Telegram. Ви також можете підключити сайт компанії, щоб автоматично перетворювати заявки з сайту на завдання в Worksection.

Безпека

Worksection працює в захищеному кластері з чотирьох дата-центрів Tier‑3, розташованих у різних географічних локаціях, що забезпечує надійність і захист даних.

Надійно і безпечно

SSL-шифрування. Відмовостійкий кластер серверів. Резервне копіювання. Можливість підключення власного FTP сервера. Двофакторна аутентифікація (2FA).

Вигідно і економно

Ціни - кращі на ринку! Безкоштовний тариф, канікули і великі знижки при довгостроковій оплаті.

Мобільно і мультимовно

Завдяки адаптивному дизайну Worksection є на будь-якому мобільному пристрої у будь-якій точці світу. Працює українською, англійською та іншими мовами.

Просто і доброзичливо

Зручний і простий інтерфейс - розбереться навіть «чайник». Автоматичне оновлення. Найкраща підтримка. Середній час відповіді < 30 хвилин.

Українські компанії, які працюють із Worksection

Зараз послугами Worksection користується понад 1600 клієнтів по всьому світу. З нами працюють диджитал компанії, маркетингові агенції, архітектурні бюро, медіа, HR-департаменти, державні агентства та безліч інших клієнтів.