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Visotsky Consulting: Gestor de Tareas para una Empresa de Consultoría
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Visotsky Consulting: Gestor de Tareas para una Empresa de Consultoría

Anastasia Melnikova
CEO y Ejecutivo Corporativo de Visotsky Consulting

Sobre nosotros:

  • Agen­cia de consultoría;
  • 120 emplea­d­os en el sec­tor de la CEI;
  • Más de 10 años en el mercado;
  • Más de 500 proyec­tos exi­tosos;
  • Clientes: Czech Post Print House, Bogush­Time, Water Ener­gy, Glob­al Secu­ri­ty Tech­nolo­gies, etc.

Su empre­sa debería tra­ba­jar para ust­ed, no ust­ed para ella

Visot­sky Con­sult­ing ha esta­do operan­do des­de 2008. Nue­stro obje­ti­vo es sim­ple: ayu­dar a las pequeñas y medi­anas empre­sas a evolu­cionar, y para este fin, for­mamos a los emprende­dores para ges­tionar de man­era efi­ciente en el cur­so basa­do en pro­gra­mas en nues­tra Escuela para Propi­etar­ios de Nego­cios. Visot­sky Con­sult­ing opera en Ucra­nia, Bielor­ru­sia, Kaza­jistán, Rusia, Améri­ca y Taiwán.

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La escuela para propi­etar­ios de nego­cios rep­re­sen­ta un proyec­to de con­sul­toría de 12 meses en el que enseñamos a los fun­dadores de nego­cios a ges­tionar una empre­sa. Más de 500 empre­sas ya se han graduado.


¿Por qué Worksection?

A con­tin­uación, Anas­ta­sia Mel­niko­va le pre­sen­tará la for­ma de selec­cionar un sis­tema de gestión para una empre­sa de consultoría:

Los prin­ci­pales recur­sos de cualquier empre­sa son tiem­po, dinero y per­sonas. Es impor­tante plan­i­ficar y ras­trear las horas de tra­ba­jo de los emplea­d­os, super­vis­ar los gas­tos de la empre­sa y plan­i­ficar proyec­tos de man­era sabia.

Para tra­ba­jar en proyec­tos com­ple­ta­mente y super­vis­ar a los emplea­d­os, los ger­entes de la empre­sa usan proyec­tos de gestión de proyec­tos, o, más sim­ple­mente, ras­treadores de tareas.

El ras­treador de tar­eas es un pro­gra­ma para ras­trear las activi­dades de la empre­sa. Per­mite estable­cer tar­eas, pla­zos, mon­i­tore­ar el esta­do de las tar­eas y analizar la efi­cien­cia de la empresa.
Microsoft Plan­ner es nue­stro primer ras­treador de tar­eas. Es sim­ple y con­ve­niente, pero nos falta­ban inte­gra­ciones con los ser­vi­cios de Google uti­liza­dos por toda la empre­sa. Luego cam­bi­amos a Bitrix24.

Bitrix rep­re­sen­tó la may­or com­ple­ji­dad, ya que nece­sitábamos con­tratar espe­cial­is­tas para adap­tar­lo e imple­men­tar­lo. Ter­mi­namos gas­tan­do mucho dinero, esfuer­zos y var­ios meses para ajus­tar y rehac­er el sis­tema para que se ajus­tara a nues­tras necesi­dades. Obtu­vi­mos una her­ramien­ta com­pli­ca­da y sobre­car­ga­da que esta­ba des­ti­na­da a cubrir todos los req­ui­si­tos de la empre­sa, como gestión de proyec­tos, mar­ket­ing e inter­ac­ción de todos los empleados.


Nece­sitábamos una her­ramien­ta con las sigu­ientes características:

  • inter­faz sim­ple para per­mi­tir que cada emplea­do la com­pren­da lo más pron­to posible;
  • estruc­tura flex­i­ble de proyec­tos con tar­eas, subtar­eas y lis­tas de verificación;
  • per­son­al­ización de tar­eas: pri­or­i­dades, pla­zos, eti­que­tas y ejec­u­tivos responsables;
  • her­ramien­tas de plan­i­fi­cación: grá­fi­co de Gantt, tableros Kan­ban, cal­en­dario y seguimien­to del tiempo;
  • sis­tema de informes — plan/real en tar­eas para una semana;
  • inter­faces en ruso, ucra­ni­ano e inglés para sim­pli­ficar la adaptación de todas las sucur­sales en la CEI y otros países;
  • apli­cación móvil para obten­er comen­tar­ios rápi­dos de los emplea­d­os direc­ta­mente des­de el smartphone.

Resul­ta­do

Con­sid­er­amos muchos ras­treadores de tar­eas, pero encon­tramos la her­ramien­ta ade­cua­da en el mer­ca­do ucra­ni­ano. Durante más de un año, hemos esta­do uti­lizan­do Work­sec­tion como la her­ramien­ta prin­ci­pal para ges­tionar proyec­tos de con­sul­toría. Este es un sis­tema de gestión de proyec­tos sim­ple e intu­iti­vo a un pre­cio ase­quible. Gra­cias al soporte mul­ti­l­ingüe, Work­sec­tion está inte­gra­do en nues­tras sucur­sales en el extranjero.


Work­sec­tion es un cuchil­lo suizo en la coci­na de gestión de proyectos

¿Qué her­ramien­tas utiliza?

Ten­emos plan­i­fi­cación estratég­i­ca, plan­i­fi­cación sem­anal y coor­di­na­ciones diarias en var­ios nive­les, depen­di­en­do del depar­ta­men­to. En Work­sec­tion, mane­jamos todos los proyec­tos de la empre­sa, y las sigu­ientes her­ramien­tas facil­i­tan esto:

  • Cal­en­dario
Para el equipo de nues­tra empre­sa, la inte­gración con Google Cal­en­dar fue muy sig­ni­fica­ti­va. El cal­en­dario de Work­sec­tion alber­ga la plan­i­fi­cación de activi­dades reg­u­lares y la coor­di­nación de tra­ba­jos, y, una vez sin­croniza­do, todos los datos se mues­tran en los cal­en­dar­ios per­son­ales de Google de los empleados.



  • Lista de tareas
Work­sec­tion ayu­da a mon­i­tore­ar la car­ga de tra­ba­jo de una per­sona. Al ver la can­ti­dad de tar­eas en el proyec­to de un emplea­do, podemos esti­mar la can­ti­dad de tra­ba­jo adi­cional que deben realizar.




  • Pri­or­i­dades
Usamos acti­va­mente las pri­or­i­dades de las tar­eas. En Work­sec­tion, podemos estable­cer una pri­or­i­dad de tarea de 1 a 10, pero hemos elegi­do una gradación sim­ple de prioridades:


1 — para tar­eas regulares;

5 — para tar­eas simples;

10 — para tar­eas que se deben cumplir urgentemente.




  • Grá­fi­co de Gantt
Para ten­er planes de acción demostra­tivos, usamos el Grá­fi­co de Gantt. La tabla visu­al­iza exce­len­te­mente los pla­zos de las tar­eas den­tro de un proyec­to. Jun­to con la visu­al­ización de los pla­zos plan­i­fi­ca­dos en la tabla, el grá­fi­co per­mite manip­u­la­ciones con facilidad.



  • Informes
Sem­anal­mente, vemos el mis­mo número total de tar­eas en cada proyec­to que se com­ple­taron en la sem­ana ante­ri­or, así como el número de tar­eas urgentes en el proyec­to. Tomamos todos los datos de los informes basa­dos en Worksection.

  1. El número de tar­eas plan­i­fi­cadas en el proyecto;
  2. El número de tar­eas com­ple­tadas en el proyecto;
  3. Tar­eas urgentes en el proyec­to (mar­cadas con un pun­to rojo).



Pri­vaci­dad de datos y tra­to con clientes

Prin­ci­pal­mente, averiguamos si nue­stros clientes uti­lizan ras­treadores de tar­eas. Si lo hacen, añadi­mos a ese cliente en Work­sec­tion. Para hac­er las activi­dades de la empre­sa del cliente vis­i­bles para nosotros, nos conec­ta­mos a sus proyec­tos. De esta man­era, podemos ras­trear su desar­rol­lo, analizar las activi­dades del cliente, estable­cer tar­eas para ellos y par­tic­i­par en discusiones.

Work­sec­tion garan­ti­za la pri­vaci­dad, y real­mente ayu­da. Todos los datos con­fi­den­ciales y proyec­tos inter­nos de nues­tra empre­sa son invis­i­bles para el cliente por defec­to. Las con­fig­u­ra­ciones de pri­vaci­dad son muy flex­i­bles, y cada tarea puede ser ocul­ta a un número deter­mi­na­do de personas.



¿A quién recomen­daría Worksection?

Recomen­daría intro­ducir Work­sec­tion a todos los propi­etar­ios de pequeñas y medi­anas empre­sas. En la eta­pa de ten­er al menos 2 ger­entes a car­go de la evolu­ción de la empre­sa, la secuen­cia, los pla­zos y inclu­so las tar­eas tien­den a olvi­darse. No solo Work­sec­tion recuer­da toda la infor­ma­ción rela­ciona­da con el proyec­to, sino que tam­bién per­mite analizar el rendimien­to de la empresa.

Una plan­i­fi­cación de proyec­tos sabia con­tribuye a diri­gir un equipo para lograr indi­cadores obje­tivos exactos.
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