¿Cuál es la actividad de Twiga Ucrania?
Twiga Ucrania es un organismo único que comprende 6 agencias. La experiencia de nuestras agencias es suficiente para cubrir todas las necesidades de un cliente. Twiga Digital es una de las agencias.
La empresa fomenta los valores de la jirafa.
(“twiga” significa “jirafa” traducido del swahili)
De todos los animales del mundo, la jirafa tiene el corazón más grande. Puede correr durante mucho tiempo sin beber ni comer. Bromeamos diciendo que nuestro equipo se asemeja a una jirafa: somos capaces de trabajar 24⁄7 y no necesitamos nada más.
Twiga Ucrania generalmente trata con clientes a largo plazo, por 12 – 14 años. Creemos que solo en la cooperación a largo plazo, que dura 2 – 3 años o más, podemos rastrear la eficiencia de una estrategia determinada. Tenemos tanto clientes internos como externos. Los externos son Pepsi, Roshen, ProCredit Bank, Henkel, Royal Canin, etc. Estos son clientes directos, y todo es simple y claro con ellos. Y también tenemos clientes internos.
Por ejemplo, nuestra agencia Twiga Go ganó una gran licitación para realizar una idea creativa y la estrategia de un festival para el Banco PUMB.
Las demás agencias de TwigaUkraine también están encargadas de las tareas para trabajar en este proyecto.
¿Cómo estaba estructurado el trabajo en Twiga Digital?
Hace dos años, cuando empecé a trabajar en Twiga Digital, la agencia tenía correo, Telegram y piernas para la comunicación (editorial: riendo). Era muy difícil. ¿¿Necesitas preguntar algo?? Tienes que ir a otro ala, por ejemplo, para coordinar una tarea con un diseñador. Después de discutir la idea, grabábamos todo en el correo.
Lo principal es cuando tienes 45 personas, y todos están en el mismo proyecto, donde comienzan las cosas más complicadas, como que alguien no se entera de la tarea a tiempo, olvida notificar a otra persona de otro ala, alguien se pierde un mensaje en el correo, etc. Se perdía tanta información, y era como una enredadera. Ahora tenemos briefs, y todo se almacena en un solo lugar.
Antes de Twiga Digital, operé Worksection durante 5 años en mi trabajo anterior, seguido de 6 meses de trabajo sin él.
Cuando caes en la misma trampa, piensas: ‘Si hubiéramos estado operando Worksection desde el principio, nada se habría perdido…’. Un mes después, dije: ‘Chicos, necesitamos un gestor de tareas’.
¿Por qué es Worksection nuestra elección?
Nativo y muy fácil de explicar a las personas cómo trabajar en un gestor de tareas
Junto con Worksection, tuve experiencia tratando con clientes en Trello, Bitrix24 y Asana. Pero Worksection se adaptó a nosotros de la mejor manera. Todo es claro, nativo, y es muy simple explicar a las personas cómo usar el gestor de tareas.
Worksection no requiere crear 45 subtareas para cada persona. En una sola tarea, puedes especificar subtareas, etiquetar a los interesados y marcar con un timbre al gerente de proyecto que debe ver la tarea. La funcionalidad es prudente.
¿Fue rápida la incorporación?
No :( Pero fue muy fluida y cómoda.
Al principio, utilizamos Worksection solo en la agencia digital. En comparación con Asana, ya sabía que Worksection facilita seleccionar un ejecutivo responsable, asignar una tarea, excluir empleados de un equipo, por ejemplo, si se distraen con notificaciones de una tarea en la que no están involucrados.
Hay muchas funciones que difieren de otros gestores de tareas.
A medida que pasaba el tiempo, nuestros creativos (Lions también es una de las seis agencias de Twiga Ucrania) también se dieron cuenta de que Worksection significa comodidad. Realizamos una formación introductoria, y una de las seis agencias aceptó probar el gestor de tareas.
Nuestra agencia Media First fue la primera en involucrarse. Le siguieron dos agencias más.
Hasta ahora, cinco de seis agencias están orientadas a Worksection.
Realizamos varias sesiones de formación sobre Worksection para nuestros empleados, hicimos configuraciones básicas y planeamos conectar a nuestros clientes al gestor de tareas dándoles acceso a los proyectos, ya que es importante para ellos.
Por ejemplo, los diseñadores del proyecto rastrearán el tiempo invertido en el proyecto, y el cliente podrá ver esa información para hacer un cálculo por hora, según un contrato.
Worksection muestra claramente lo siguiente para nuestros clientes: el tiempo de establecimiento de la tarea, el intervalo de tiempo asignado para ella, el conteo de sesiones de tiempo y el seguimiento para cada empleado individual. El cliente recibe informes diariamente.
¿Cómo haces informes en Worksection?
Hacemos informes por proyectos y por clientes.
Es muy conveniente. Internamente, nuestras agencias tienen un informe documental y un informe de tareas, para no olvidar ‘quién le debe qué a quién’.
Uno de nuestros clientes preguntó: ‘¿Puedo comprar una herramienta para registrar informes?’ Dijimos que no había nada que comprar. Worksection ya estaba en su lugar. En Worksection, creamos una cuenta para el cliente, agregamos 8 empleados del lado del cliente y creamos un perfil único para ellos.
Para los clientes, transferimos informes a las tablas de Excel de los clientes y los enviamos. Hay una plantilla para ello.
¿Qué tipos de proyectos basados en Worksection utilizáis?
Desglosamos Worksection internamente en las agencias que manejan sus propios proyectos.
Y tenemos un proyecto común – “Nuevo Negocio”. Une a todos los empleados. Si aparece un nuevo proyecto, creamos un equipo para ello. Enviamos notificaciones a aquellos que deben participar en el proyecto.
Esta es la jerarquía de la parte más importante de Worksection: trabajo con tareas:
Establecemos etiquetas en los proyectos. Esto puede hacerse si un cliente ha puesto una tarea en espera debido a una cuarentena, o si se reduce el presupuesto con discusiones pospuestas para el próximo año.
Es muy conveniente entonces ver el número total de proyectos que hemos realizado, la cantidad de tareas cerradas, medir el beneficio y las pérdidas, evaluar la cantidad de trabajo retenido.
Worksection es una gran ayuda en el trabajo remoto. La comunicación es abundante, y ahora toma 24⁄7. Los diseñadores, miembros del equipo creativo, redactores y influencers trabajan de forma remota ahora. Pueden visitar la oficina una vez al mes si necesitan hablar con un cliente.
Worksection alberga todos nuestros temas relacionados con los clientes e internos. Las carpetas del sistema contienen todo lo relativo a los asuntos administrativos. Todos ellos están incluidos en subtareas. Todos los accesos necesarios para los empleados están allí.
¿Remuneran a sus empleados por hora?
No, no lo hacemos.
Desafortunadamente, la actitud de los empleados hacia el seguimiento del tiempo sigue siendo negativa. Por supuesto, explicamos que, al usar el seguimiento, ayudan tanto a ustedes mismos como a nosotros. Es importante saber la cantidad de tiempo requerida para cumplir la tarea tanto para el cliente como para nosotros. Nuestros empleados perciben el seguimiento como algo que restringe su libertad.
Además, realizamos mucho trabajo creativo, y la creatividad no se puede medir en horas. Pero tenemos plazos en los que necesitamos lanzar un cierto producto creativo. Por lo tanto, no podemos contarlo en base horaria. ¿Cuál es el principal valor de Worksection en comparación con otros gestores de tareas?
Es absolutamente nativo y comprensible. Por ejemplo, a menudo se dice que iOS es claro incluso para un niño. Lo mismo ocurre con Worksection: todo es visible, no se necesita buscar nada, no hay instrucciones que leer antes de usarlo. No hay nada oculto, todas las funciones son visibles de inmediato.
Se invierten 5 minutos en establecer una tarea, notificar a las personas, y ellas vienen de inmediato a cumplir la tarea. Aquí también puedes ver el número de personas que han visto la tarea. Es como un chat abierto.
¿Su empresa tiene alguna norma interna para Worksection?
Sí, la tiene. Una de las normas es que quienes hayan aceptado el trabajo deben responder. Hay otra norma: establecer una tarea no significa necesariamente su aceptación. Por lo tanto, es mejor enviar un enlace a una tarea en cualquier mensajero.
El cierre de tareas y la limpieza de proyectos son nuestros puntos débiles. Es significativo verificar los plazos para la tarea completada. Si los plazos se han incumplido debido a una persona en particular, se debe aclarar la razón.
Una regla importante más es: cierras un proyecto en Worksection y luego analizas el trabajo realizado.
Después de gastar tiempo en la configuración de tareas, entiendes qué te falta para que el equipo complete esta tarea.
¿Qué más te gusta al usar Worksection?
Este gestor de tareas te enseña a trabajar correctamente. Correctamente es cuando todo está claro en la tarea, sin que queden preguntas de los empleados. Ellos comprenden claramente lo que debe hacerse.
Worksection para mí es un test de litmus. ¿Trabajamos bien o mal? Antes de Worksection, nos faltaba un test de litmus. Se pierden cosas en el correo y la correspondencia después de las 6 pm es horrible.
Por ejemplo, hemos tenido una situación incómoda con un proyecto. Ingreso a Worksection y leo comentarios sobre un proyecto. Me hace notar el cuello de botella. Puedo ver la estructura de inmediato: el punto de partida, el momento en que el cliente envió correcciones, el momento en que se hicieron, quién y qué causó el retraso.
Siempre estoy bien preparado para una reunión con un cliente. Es esencial, especialmente si eres un ejecutivo senior de la empresa.
Si quieres ser eficiente, si te esfuerzas por hacer un trabajo de alta calidad cumpliendo con los plazos – necesitas Worksection.
La retroalimentación también funciona rápidamente. Dondequiera que inicies sesión, puedes ver el ícono de soporte sin necesidad de buscar nada. Recibes una respuesta en 20 minutos a más tardar.