Maestro Scrum: ¿Cómo realizar una reunión Scrum con tu equipo?

• Res­olu­ción de prob­le­mas – los prob­le­mas se dis­cuten durante las reuniones de Scrum;
• Capac­itación – el Scrum mas­ter jue­ga un papel impor­tante en la adaptación de nuevos miem­bros del equipo al proyec­to y otros participantes;
• Moti­vación – después de las reuniones de Scrum dirigi­das por un buen Scrum mas­ter, el equipo se siente conec­ta­do a algo valioso y entiende su lugar den­tro del equipo. Esto impacta pos­i­ti­va­mente en la moti­vación y la cal­i­dad de gestión del proyec­to;
• Hac­er pre­gun­tas como “¿Cómo podemos hac­er mejor lo que ya hace­mos bien?” o “¿Qué pro­ce­sos no añaden val­or al pro­duc­to?” y así sucesivamente.

1. Fomen­tar la dis­cusión – El Scrum, las ret­ro­spec­ti­vas y la plan­i­fi­cación de sprints son inútiles sin dis­cu­siones abier­tas por parte de todo el equipo del proyec­to. La tarea del Scrum mas­ter es fomen­tar tal inter­ac­ción uti­lizan­do her­ramien­tas de colab­o­ración (wikis cor­po­ra­tivos, sis­temas de inter­cam­bio de doc­u­men­tos, etc.).
2. Elim­i­nar obstácu­los para la final­ización exi­tosa del proyec­to – cre­an­do y mejo­ran­do her­ramien­tas de comu­ni­cación (por ejem­p­lo, con­stru­ir una bib­liote­ca del equipo), real­izan­do tar­eas ruti­nar­ias para avan­zar al equipo (actu­al­izan­do los crono­gra­mas de pro­ce­sos, etc.), y resolvien­do los prob­le­mas de los par­tic­i­pantes dis­cu­ti­dos durante las reuniones.
3. Actu­ar como un “pred­i­cador” de Scrum – cono­cer y enten­der Scrum, enseñan al equipo cómo max­i­mizar la metodología.
4. Pro­por­cionar una visión común del proyec­to – com­bi­na­do con el papel de moti­vador, esto es espe­cial­mente rel­e­vante para proyec­tos con muchos sprints que involu­cran a difer­entes miem­bros del equipo.
5. Resolver con­flic­tos – la críti­ca con­struc­ti­va y evi­tar un ambi­ente tóx­i­co son cru­ciales. El Scrum mas­ter ayu­da a ges­tionar dis­putas, ase­gu­ran­do que las dis­cu­siones se man­ten­gan productivas.

¿Qué es una reunión de Scrum?

Una reunión de Scrum es una her­ramien­ta vital en la metodología Scrum. Las reuniones se orga­ni­zan a diario (sobre todo por la mañana) y son mod­er­adas por el Scrum mas­ter, quien a menudo es el ger­ente del proyec­to o el líder del equipo.

1. ¿Qué hice ayer para com­ple­tar el sprint?
2. ¿Qué haré hoy?
3. ¿Qué prob­le­mas encontré?

Aparte de sin­cronizar el tra­ba­jo del equipo, Scrum ayuda:

• A desar­rol­lar una visión común del proyec­to – todos entien­den la direc­ción del proyec­to, reducien­do la prob­a­bil­i­dad de sor­pre­sas desagradables.
• Estable­cer tar­eas real­is­tas y hac­er seguimien­to del progreso.
• Unir al equipo – los emplea­d­os apren­den a escuchar, enten­der­se entre sí y expre­sar sus pen­samien­tos con claridad.
• Encon­trar mejores soluciones.

1. Grabar la reunión de Scrum – Nadie leerá un informe detal­la­do de la reunión excep­to el Scrum mas­ter, quien puede pasar por alto algunos aspec­tos prob­lemáti­cos. Es una pér­di­da de tiem­po y desmo­ti­va al equipo, ya que sien­ten que todo está sien­do grabado.
2. Reunión de Scrum solo para el Scrum mas­ter – Debido a que el Scrum mas­ter curador de la reunión, los par­tic­i­pantes a menudo come­ten errores: miran­do solo al Scrum mas­ter, esperan­do su aprobación mien­tras que otros con­tinúan con sus tar­eas. Esto es una señal de un ambi­ente impro­duc­ti­vo. La tarea del Scrum mas­ter aquí es estable­cer la conex­ión entre “par­tic­i­pante-hablante – otros participantes.”
3. Usar reuniones de Scrum para plan­i­fi­cación – Puede sur­gir una nue­va tarea durante la reunión, y la tentación de dis­tribuir y dis­cu­tir tar­eas de inmedi­a­to es fuerte. A menudo, el Scrum mas­ter cam­bia el for­ma­to de la reunión de Scrum. La solu­ción es sim­ple: man­ten­er una reunión de 15 min­u­tos después del Scrum para abor­dar nuevas tareas.
4. Dis­cusión téc­ni­ca durante las reuniones de Scrum –Un miem­bro del equipo podría saber más sobre los aspec­tos téc­ni­cos del proyec­to que otro. Enfo­carse en esos detalles crea desigual­dad y obsta­c­uliza los obje­tivos de Scrum.
5. Realizar reuniones de Scrum lejos del lugar de tra­ba­jo –Ideal­mente, las reuniones de Scrum se real­izan cer­ca del tablero de Scrum (dia­gra­ma de Gantt abier­to), ayu­dan­do al equipo a eval­u­ar ráp­i­da­mente el pro­gre­so de las tareas.
   
   

   

6. La reunión de Scrum con­siste solo en dos pre­gun­tas – “¿Qué hice ayer?” y “¿Qué haré hoy?” Pocos están dis­puestos a dis­cu­tir prob­le­mas y ries­gos, espe­cial­mente no en un entorno gru­pal. Sin embar­go, sin abor­dar los obstácu­los para la final­ización del sprint, la reunión será ineficaz.

• ¿Qué hice ayer?
• ¿Qué haré hoy?
• ¿Qué obstácu­los hay en mi camino?

1. Lim­i­tar los par­tic­i­pantes a 6 – Si el equipo del proyec­to tiene más miem­bros, divíde­los en gru­pos, cada uno con su pro­pio Scrum mas­ter. Los gru­pos gen­eral­mente se div­i­den según tar­eas (por ejem­p­lo, prue­bas, desar­rol­lo). Luego, los Scrum mas­ters dis­cuten los prob­le­mas entre sí y con las partes interesadas.
2. Abor­dar prob­le­mas urgentes – Algunos obstácu­los son críti­cos y nece­si­tan res­olu­ción inmedi­a­ta. No per­mi­tas que el límite de 15 min­u­tos obsta­c­ulice el tra­ba­jo. Si la reunión de Scrum nece­si­ta ser ampli­a­da, el Scrum mas­ter decide esto con el equipo.
3. Estable­cer reglas claras para los scrums diar­ios – Estas deben ser claras para todos los miem­bros del equipo y acce­si­bles en cualquier momen­to (por ejem­p­lo, escritas en un rotafo­lio en el lugar de la reunión).
4. Evi­tar con­ver­sa­ciones per­son­ales – Dis­cu­tir sobre el par­tido de fút­bol de ayer, prob­le­mas de esta­cionamien­to, o pre­cios de super­me­r­ca­do des­perdi­cia el valioso bloque de 15 min­u­tos. La tarea del Scrum mas­ter es notar desvia­ciones y lle­var la dis­cusión de vuelta al camino correcto.
5. Desar­rol­lar un for­ma­to efec­ti­vo – Si las reuniones se pro­lon­gan, sug­iere cel­e­brar­las de pie. Inves­ti­ga­ciones de la Uni­ver­si­dad de Texas A&M mues­tran que estar de pie casi dupli­ca la efi­cien­cia lab­o­ral. Si los par­tic­i­pantes care­cen de ini­cia­ti­va, con­vierte el Scrum diario en un juego. Haz que el miem­bro del equipo que respondió las tres pre­gun­tas le pase una pelota a un par­tic­i­pante al azar para “pasar el turno.”
6. Hac­er pre­gun­tas adi­cionales cuan­do sea nece­sario – Si las respues­tas de los miem­bros del equipo no men­cio­nan prob­le­mas, pre­gun­ta, “¿Qué tan seguro estás de com­ple­tar esta tarea hoy?” Este enfoque ani­ma a los par­tic­i­pantes a revis­ar el esta­do de la tarea, cam­biar eti­que­tas e iden­ti­ficar obstácu­los potenciales.
7. Ini­ciar y finalizar las reuniones a tiem­po – Inclu­so si la mitad de los par­tic­i­pantes están ausentes, no pospon­gas el Scrum diario. Esto infunde dis­ci­plina en el equipo del proyec­to y demues­tra que las reuniones no se real­izan solo por mera for­mal­i­dad. De igual man­era, el Scrum mas­ter no debería lle­gar tarde.
8. Agrade­cer a los par­tic­i­pantes al final – Un esta­do de áni­mo pos­i­ti­vo al ini­cio del día garan­ti­za la efi­cien­cia de las tar­eas. Lo prin­ci­pal es evi­tar que esto sea una mera formalidad.