Roman Rybalchenko es el fundador de Roman UA, una agencia de marketing de rendimiento. La agencia ayuda a empresas B2B, de TI y de comercio electrónico a construir marketing en Internet.
¿En qué momento entendiste que necesitabas un planificador de proyectos?
Hemos estado utilizando Worksection desde el primer día. Lo espiamos de otra agencia de publicidad. Me gustó el hecho de que este gestor de tiempo permite crear tareas, subtareas y listas de verificación.
Antes de usarlo, probé varios gestores de tareas, como Jira, Trello, Asana. Aproximadamente había una docena de ellos. Worksection resultó ser el más conveniente y adecuado para mis tareas. Aquí puedes rastrear el tiempo, delimitar la información por proyectos definiendo qué debe ser visible para el cliente y qué es visible para los empleados, contratistas y freelancers.
¿Cómo operan normalmente la mayoría de las agencias?
Recogen una docena de proyectos por empleado cobrando a cada cliente aproximadamente la misma cantidad de dinero. Pero hay diferentes clientes. Algunos de ellos “tiran” de nosotros y crean nuevas tareas, mientras que otros no lo hacen. Y no siempre los clientes que “tiran” son más capaces de pagar.
Hay clientes que pagan más sin “tirar”. Al final, en las agencias estándar nadie se ocupa de los clientes que “tiran” y presionan, aunque tales clientes son más valiosos para la agencia: pagan más, aumentan el potencial de crecimiento y prolongan el ciclo de vida.
La mayoría de nuestros clientes no nos “tiran”, por lo que el seguimiento del tiempo se convierte en un proceso honesto. Dependiendo de la cantidad de dinero que paga un cliente en un mes, asignamos la cantidad de tiempo necesaria para manejar el proyecto de dicho cliente.
¿Cuál es exactamente la forma en que rastreas las horas de trabajo en tu agencia?
Todo es finalmente transparente con el seguimiento del tiempo. Los empleados están interesados en rastrear el tiempo, porque afecta su programa de motivación. Los clientes entienden que el dinero se paga no solo por el simple hecho de hacerlo.
El seguimiento del tiempo nos hace entender qué proyectos requieren involucrar a más empleados, qué empleados tienen una carga de tareas insuficiente y, por el contrario, quiénes están sobrecargados.
Decidimos digitalizar la mayoría de los indicadores.
¿Cómo llevas el registro con Worksection?
Antes lo hacíamos de la siguiente manera: una vez que nos pagaba nuestro cliente, agregábamos el tiempo del proyecto dentro de Worksection y nos asegurábamos de mantenernos dentro de ese tiempo.
Al utilizar la API de Worksection, obtuvimos los siguientes datos: la cantidad de tiempo y el rango de tareas rastreadas por cada empleado. Descargamos esta información en Google Docs. Con base en esta información, elaboramos cuatro informes gerenciales.
4 informes en Worksection
- El “Informe por Personas” de Worksection es el primer informe.
Es una tabla resumen que muestra el número de horas rastreadas por cada empleado cada día. Este informe también revela la cantidad aproximada de horas que debe rastrear el empleado si trabaja con la misma eficiencia.
El informe muestra la cantidad de horas pagadas por el cliente, así como el número de tareas de agente. También puedo ver la facturación que tengo que obtener por día y por mes. Otras cosas que muestra el informe son: qué empleados, por ejemplo, trabajan de manera más activa al comenzar la semana y se cansan al final de la misma. Por el contrario, otro miembro del equipo puede rastrear más horas por día al final del mes.
- Worksection Proyectos es el segundo informe.
Nos permite monitorear el tiempo restante para un determinado proyecto. Con base en dicho informe, notificamos a nuestro cliente o gestor de cuentas. El script verifica la cantidad de horas por día que podemos gastar finalmente, la cantidad de horas gastadas y cuántas de ellas quedan.
Con base en este informe, el gestor de cuentas puede transferir empleados a otro proyecto, ralentizar a alguien o, por el contrario, acelerar el trabajo de alguien.
- Worksection Velocidad es el tercer informe.
Muestra el número de horas actualmente vendidas, la cantidad de horas a ser pagadas por los clientes (entre los clientes de pago posterior), así como la cantidad de horas que rastreamos por día.
Según el informe, entiendo si hemos recopilado todo el dinero por pago posterior al inicio del mes, el volumen de ventas anticipadas y, posiblemente, se deben involucrar recursos adicionales (empleados).
- Worksection Tarifa es el cuarto y más sofisticado informe.
Dicho informe toma datos de los tres informes anteriores y realiza un cálculo total. En el informe, hemos creado pestañas separadas para diferentes contratos. En el proceso de trabajo, el cliente puede cambiar de un contrato a otro. Por ejemplo, después de tener un precio fijo, puede decidir optar por una remuneración por hora.
Como resultado, calculamos la tarifa para cada proyecto, mensualmente, por los gestores de proyectos y por el método de pago (tarifa por hora, remuneración mensual o una lista de precios fija).
Los informes nos ayudan a entender los puntos donde los recursos son deficientes, donde la rentabilidad está en declive, donde el gestor de proyectos no puede mantener la carga de trabajo, donde hemos vendido mal el servicio, o donde el proyecto incluye más trabajo del que el cliente ha pagado. Tenemos todo esto al alcance de nuestra mano.
¿Qué metodologías de gestión de proyectos utilizas en tu agencia digital?
En SCRUM, solo se utiliza la Reunión Diaria de Scrum para sincronizar al equipo. El resto incluye tareas, subtareas y listas de verificación. Hay una base de datos de conocimientos en los recursos de Google. Worksection contiene plantillas de proyectos en inglés y ruso.
Al comenzar un nuevo proyecto, copiamos tareas y subtareas refiriéndonos à la base de datos de conocimientos. Hay listas de verificación y tareas repetidas dentro.
Cada mañana, abro informes en la Reunión Diaria de Scrum para entender de inmediato la situación que tenemos. Dependiendo de los datos, podemos hacer movimientos y correcciones importantes de inmediato.
Si los informes muestran que algún cliente no es rentable, ofrecemos educadamente nuevos términos de cooperación (un nuevo paquete) o terminamos nuestra colaboración.
¿Qué tan rápido dominan los nuevos empleados Worksection?
Todos cumplen con sus perfiles, añaden contactos y fotos de perfil con facilidad. El proceso de adaptación lleva algún tiempo, cuando los empleados aprenden a ver las tareas correctamente: cómo abrir la pestaña de tareas, cómo revisar el informe del día anterior para la Reunión Diaria de Scrum. La capacitación fluye sin problemas, sin mi involucramiento personal.
Si alguien tiene preguntas sobre Worksection, los colegas siempre estarán ahí para ayudar.¿Ha generado tu equipo una cultura interna de gestión de proyectos?
Para la mayoría de los empleados, la motivación se basa en horas. Por lo tanto, nuestro sistema está estructurado de la siguiente manera:
Si deseas obtener una motivación mensual en la cantidad final, debes rastrear un cierto número de horas por mes, por día. No hay otra forma que rastrear el tiempo, registrando tareas y subtareas, comentando el proceso.
¿Es fácil “liderar” a los contratistas en el sistema Worksection?
Hemos construido correctamente los flujos de información, así como las tareas repetidas y las listas de verificación. No sería posible sin un sistema único en el que operar. Todos deben permanecer en el mismo flujo de información, en el mismo sistema.
En general, la adaptación va bien.
Hay personas que están más acostumbradas a manejar tarjetas, por ejemplo, arrastrándolas en Kanban. Están acostumbrados a trabajar en Trello o Asana. Y aquí estamos, interesados en tres niveles de inserciones en Worksection, donde podemos especificar todo.
¿Utilizas notificaciones de Worksection por email o Telegram?
Personalmente, recibo alrededor de 1000 cartas al mes de Worksection. Estoy suscrito a muchas tareas. Las controlo y las rastreo. Telegram es conveniente si recibes de 5 a 10 notificaciones por semana.
¿Cuántas personas están conectadas a Worksection ahora?
Hemos conectado a más de 300 personas a Worksection. Exigimos al menos una persona de cada cliente para que registre tareas y realice el seguimiento.
Notamos que si el cliente está fuera del circuito, no puede sentir el valor de lo que hacemos y nuestro trabajo para él es la parte subterránea del iceberg.
Cuando el cliente rastrea todo, comprende qué tareas hemos resuelto, qué se ha hecho, cuánto tiempo se ha consumido, etc.
Intenta usar el sistema de gestión de proyectos con Worksection. Tus proyectos inmediatamente se volverán rentables y eficientes.