Роман Рыбалченко — Roman UA компаниясының негізін қалаушы, өнімділік маркетингі агенттігі. Агенттік B2B, IT және электронды коммерция компанияларына маркетингті Интернетте құруға көмектеседі.
Сіздер жобаны жоспарлаушының қажет екенін қашан түсіндіңіздер?
Біз Worksection-ды алғашқы күннен бастап қолдандық. Біз оны басқа жарнама агенттігінен бақылап алдық. Маған осы уақыт менеджерінің тапсырмаларды, кіші тапсырмаларды және тексеру тізімдерін құруға мүмкіндік беретіндігі ұнады.
Оны қолданар алдында мен Jira, Trello, Asana сияқты әр түрлі тапсырма менеджерлерін сынап көрдім. Шамамен он шақтысы болды. Worksection менің тапсырмаларым үшін ең ыңғайлы және сәйкес келгені болып шықты. Мұнда сіз уақытты бақылап, ақпаратты жобалар бойынша шектей аласыз, клиентке не көрінетінін, ал қызметкерлерге, мердігерлерге және фрилансерлерге не көрінетінін анықтай аласыз.
Көптеген агенттіктер қалай жұмыс істейді?
Олар әр қызметкерге он шақты жобаны жинайды және әр клиенттен шамамен бірдей ақша алады. Бірақ әртүрлі клиенттер бар. Кейбіреулері бізді «тартып», жаңа тапсырмалар жасайды, ал басқалары олай жасамайды. «Тартып» отырған клиенттер әрқашан төлем жасауға қабілетті емес.
Барлық адамдар «тартып» отырмай-ақ, көбірек төлейтін клиенттер де бар. Нәтижесінде, стандартты агенттіктерде «тартып» отырған клиенттермен ешкім айналыспайды, бірақ мұндай клиенттер агенттік үшін құнды: олар көп ақша төлейді, өсім әлеуетін арттырады және өмір циклін ұзартуға көмектеседі.
Көптеген клиенттер бізді «тартып» отырмайды, сондықтан уақытты бақылау адал процесс болып табылады. Клиенттің айына төлеген ақша мөлшеріне байланысты, біз осы клиенттің жобасын басқаруға қажетті уақытты бөлдік.
Сіздің агенттігіңізде жұмыс уақытын қалай бақылап отырсыз?
Уақытты бақылау бәрі үшін ашық. Қызметкерлер уақытты бақылауға қызығушылық білдіреді, себебі бұл олардың мотивациялық бағдарламасына әсер етеді. Клиенттер ақша тек соншалықты жатудың ғана емес, олай емес екенін түсінеді.
Уақытты бақылау қай жобалардың көп қызметкерлерді тартуды қажет ететінін, қай қызметкерлердің тапсырма жүктемесі жеткіліксіз екенін, ал керісінше, қайсысының артығымен жүктелгенін түсінуге мүмкіндік береді.
Біз индикаторлардың көпшілігін сандық форматқа көшіру решім қабылдадық.
Worksection-де жазбаларды қалай жүргізесіз?
Біз бұны былай жүргіздік: клиенттен ақы алған кезімізде, уақытты Worksection-ге енгіздік және сол уақытқа өтетінімізді қамтамасыз еттік.
Worksection API-ды қолданып, біз келесі деректерді алдық: әр қызметкер арқылы бақылау жасаған уақыт мөлшері және тапсырмалар диапазоны. Біз бұл ақпаратты Google Docs-қа жүктейміз. Осы ақпарат негізінде төрт басқару есебін құрастырдық.
Worksection-де 4 есеп
- Worksection-нің «Адамдар бойынша есебі» — бірінші есеп.
Бұл әр қызметкердің күн сайын бақылаудағы сағаттарын көрсететін қорытынды кесте. Бұл есеп сондай-ақ, қызметкер сол тиімділікпен жұмыс істейтін болса, қадағалана алатын сағаттардың шамасын ашады.
Есеп клиенттен төленген сағат мөлшерін, сондай-ақ агенттік тапсырмаларының санын көрсетеді. Мен күн сайын және ай сайын мен үшін түсетін кірісті көре аламын. Есептегі басқа нәрселер: аптаның басында белсенді жұмыс істейтін қызметкерлер, аптаның аяғында шаршағандар. Керісінше, басқа команда мүшесі айдың соңында күніне көбірек сағатты бақылай алады.
- Worksection жобалары — екінші есеп.
Бұл бізге нақты жоба үшін қалған уақытты бақылауға мүмкіндік береді. Мұндай есеп негізінде біз клиентімізді немесе есеп менеджерімізді ескертеміз. Скрипт, күніне жұмсалуы мүмкін сағаттардың мөлшерін тексереді, жұмсалған сағаттардың санын және олардың қалдығын көрсетеді.
Бұл есеп негізінде, есеп менеджері қызметкерлерді басқа жобаға көшіруі, біреуді бәсеңдетуі немесе керісінше — біреудің жұмысын жылдамдатуы мүмкін.
- Worksection жылдамдығы — үшінші есеп.
Ол қазіргі уақытта сатылған сағаттардың санын, клиенттерден төленуге тиіс сағаттар көлемін (пост-төлем клиенттері арасынан), сондай-ақ күніне бақылап отырған сағаттарды көрсетеді.
Есеп бойынша мен одан түсіндім егер біз барлық пост-төлем ақшаларын айдың басында жиналса, алдын ала сатылым көлемінен, мүмкін, қосымша ресурстар (қызметкерлер) тарту керек.
- Worksection тарифі — төртінші және ең күрделі есеп.
Мұндай есеп үш алдыңғы есептерден деректер жинап, жалпы есептеулер жүргізеді. Есепте бізге әр түрлі келісімдер үшін жеке беттер жасалды. Жұмыс процесінде клиент бір келісімнен екіншісіне ауыса алады. Мысалы, фиксирленген бағадан кейін, ол сағаттық remuneraцияға өтуге шешім қабылдай алады.
Нәтижесінде, біз әр жоба үшін тарифті есептейтін боламыз, ай сайын, жоба менеджерлері және төлем әдісі бойынша (сағаттық, ай сайынғы немесе фиксирленген бағалар).
Есептер бізге ресурстардың жетіспейтін жерлерін, рентабельділіктің төмендеген жерлерін, жоба менеджерінің жұмыс жүктемесін сақтай алмайтын жерлерін, қызметті нашар сататын жерлерді, немесе жоба клиент төлемінен артық жұмыс қамтитын жерлерді түсінуге көмектеседі. Бізде мұның бәрі қол жетімді.
Сіздер цифрлық агенттігіңізде қандай жоба басқару әдістемелерін қолданасыз?
SCRUM-да тек Daily Scrum Meeting команда синхронизациясы үшін қолданылады. Қалғаны тапсырмалар, кіші тапсырмалар және тексеру тізімдерін қамтиды. Google ресурстарында білімдер базасы бар. Worksection ағылшын және Ресей тілінде жоба шаблондары бар.
Жаңа жоба басталғанда, біз білімдер базасына сілтеме жасап, тапсырмаларды және кіші тапсырмаларды көшіреміз. Мұнда тексеру тізімдері мен қайталанатын тапсырмалар бар.
Әр таң сайын Daily Scrum Meeting-де есептерді ашып, жағдайды бірден түсінуге болады. Деректерге сүйене отырып, біз бірден маңызды микро қозғалыстар мен түзетулер жасай аламыз.
Егер есептер қандай да бір клиенттің рентабельді еместігін көрсетсе, біз сыпайы түрде жаңа ынтымақтастық шарттарын (жаңа пакет) ұсынуымыз немесе ынтымақтастықты тоқтатамыз.
Жаңа қызметкерлердің Worksection-мен меңгеру жылдамдығы қандай?
Барлығы өз профильдерін, контактыларын және профиль суреттерін оңай толтырады. Адаптация процесі қызметкерлер тапсырмаларды дұрыс көруге үйренгенге дейін біраз уақыт алады: тапсырма қойындысын қалай ашуға, Daily Scrum Meeting-де өткен күннің есебін қалай қарауға болады. Оқыту өте жұмсақ, менің жеке қатысуымсыз өтеді.
Егер біреу Worksection туралы сұрақтары болса, әрдайым әріптестер көмектеседі.Сіздің командаңыз ішкі жоба басқару мәдениетін қалыптастырды ма?
Көптеген қызметкерлер үшін, мотивация сағаттарға негізделген. Сонымен, біздің жүйе мынадай түрде құрылды:
Егер сіз айлық мотивацияны максималды мөлшерде алғыңыз келсе, сіз айына, күніне белгілі бір сағаттарды бақылауыңыз керек. Уақытты бақылаудан басқа жол жоқ, тапсырмалар мен кіші тапсырмаларды енгізу, процесті түсіндірмеу.
Контрагенттарды Worksection жүйесіне «жетелу» оңай ма?
Біз ақпараттық ағындарды дұрыс құрдық, сондай-ақ қайталанатын тапсырмалар мен тексеру тізімдері. Бір ғана жүйеде жұмыс істеу мүмкін болмайды. Барлығы бір ақпараттық ағындарда, бір жүйеде қалады.
Жалпы, адаптация жақсы жүріп жатыр.
Кей адамдар карточкаларды қолмен өңдеуге, мысалы, Kanban-да сүйреуге әуес. Олар Trello немесе Asana-да жұмыс істеуге үйренген. Ал біз Worksection-де үш деңгейлі кірістермен жақын боламыз, мұнда бәрін нақты айта аламыз.
Сіздер Worksection хабарламаларын электронды пошта немесе Telegram арқылы қолданасыз ба?
Жеке мен Worksection-нан айына шамамен 1000 хат аламын. Мен көптеген тапсырмаларға жазылдым. Мен оларды бақылап, бақылап отырамын. Telegram аптасына 5 – 10 хабарлама алсаңыз, ыңғайлы.
Қазір Worksection-ға қанша адам қосылған?
Біз Worksection-ға 300-ден астам адам қосылғанбыз. Біз әр клиенттен міндетті түрде кем дегенде бір адамнан тапсырмаларды жазу және бақылау жүргізуді талап етеміз.
Егер клиент біздің жұмысымыздың мәнін түсінбесе, ол не істеліп жатқанын бағаламауы мүмкін, ал біздің жұмысымыз оның үшін мұзтаудың астындағы бөлігі болып табылады.
Клиент бәрін бақылайтын болса, ол біз шешкен тапсырмаларды, не істелгенін, қанша уақыт жұмсалғанын түсінеді.
Worksection-пен жоба басқару жүйесін қолдануды байқап көріңіз. Сіздің жобаларыңыз дереу тиімді және нәтижелі болады.