Yaroslav Vedmid es el fundador y director de la agencia digital Postmen. La agencia se dedica principalmente a introducir la comunicación digital, implementar tareas de marketing complejas y estrategias creativas.
Más de 8 años – de ser un completo novato a una de las MEJORES agencias de Ucrania
Ya son ocho años desde que la agencia Postmen ha estado operando. Hemos recorrido un gran camino de establecimiento, comenzando realmente desde una oficina con 2 personas hasta un equipo que actualmente consta de 60 personas. Además, colaboramos con muchos freelancers y contratistas. El principal valor de nuestra agencia es la eficiencia.
Lo que valoramos es el vínculo entre los esfuerzos y el resultado obtenido.
¿Cuándo se te ocurrió adoptar una remuneración laboral por hora?
Ocurrió durante el tercer año de nuestra operación. En ese momento, nuestro equipo ya constaba de 20 personas. En cuanto a mí, pasé mucho tiempo como gerente financiero.
Durante mucho tiempo, operamos bajo el concepto de “unidad de cajón”. ¿Qué significa eso? Hay un equipo donde el propietario es parte de él, teniendo todos los procesos en curso al alcance de su mano.
Si el dinero está creciendo, todo va bien.
Cuando obtuvimos más proyectos, más especialistas y departamentos, y los gerentes obtuvieron independencia, resultó que dicho concepto ya no funcionaba.
En ese momento, surgieron varias preguntas:
- ¿Cómo presupuestamos nuestros servicios?
- ¿Cómo contabilizamos nuestros gastos?
- ¿Cómo controlamos todo lo que sucede en la agencia?
Estas preguntas parecen simples cuando hay 5 o 10 personas a bordo. Pero cuando el equipo crece, ya no es un hecho.
¿Cómo cambiaste el sistema de contabilidad financiera en tu agencia?
En realidad, eso ocurrió por accidente (como muchas cosas buenas). Una de mis conocidas vino a visitarme a mi oficina. María estaba de baja por maternidad en ese momento. Tiene un MBA, educación financiera, y trabajó como banquera de inversiones.
Me dijo que había creado un sistema de contabilidad financiera para la empresa matriz de una pequeña entidad, señalando que tenía tiempo e inspiración para construir un mejor concepto también para nuestra agencia. En ese momento, aún teníamos el concepto de “unidad de cajón” funcionando en nuestra empresa.
Le dije: “Está bien, Masha, hagámoslo juntos”.
Lo primero que dijo María fue: “Estamos adoptando la remuneración por hora, porque necesitamos un punto de referencia para el cálculo de costos.
Al principio, la “remuneración por hora” se fijaba al final de la semana laboral. Todos los viernes, llenábamos el desglose e indicábamos nuestras actividades de la semana.
¿Cuál fue nuestro beneficio de esto?
- Vimos qué clientes generaban ganancias y cuáles generaban pérdidas.
- Vimos qué áreas y servicios eran rentables y cuáles eran deficitarios.
- Comenzamos a transformar nuestro negocio. Cancelamos clientes y áreas deficitarias y comenzamos a operar de manera más segura y activa en las áreas y servicios lucrativos.
Entendimos: el seguimiento del tiempo funciona. Entonces surgió la pregunta: “¿Cómo reducir errores?”
Comenzamos a seleccionar una plataforma que pudiera ayudar a resolver este problema. En esta etapa de desarrollo, adoptamos tablas de Google en nuestro trabajo. Durante un tiempo, dudamos entre los recursos ya utilizados en nuestro departamento de IT. Estos fueron Jira y Asana.
Estas plataformas alojaron nuestro desarrollo web. Pero las plataformas eran menos adecuadas para el resto de los departamentos de la agencia.
Al final, optamos por Worksection. En ese momento, estaba bastante menos desarrollado. Y fue en los años 2015 – 2016.
Realmente crecimos juntos con Worksection. Transferimos nuestras preferencias sobre la funcionalidad al equipo del gestor de tareas.
¿Qué cambió cuando se lanzó Worksection?
- El primer resultado con Worksection es comprender la cantidad de tiempo consumido para proyectos definidos.
El control de esta parte más grande nos permite comprender la eficiencia del tiempo1 utilizado para manejar proyectos y tareas. Y también, mostrar datos sobre todo el proyecto2. Entonces puedes describir claramente el estado de nuestros asuntos en un cierto proyecto, servicio o producto.
- El segundo resultado con Worksection es un diálogo con los clientes.
Los clientes ven la estructura de los proyectos, el costo de trabajos individuales, la cantidad de horas dedicadas al trabajo relacionado con el proyecto, así como las tarifas salariales por dicho trabajo. En particular, nuestros clientes ven si realmente se necesitan 12 horas de trabajo de un especialista para el proyecto. Quizás se necesiten más o menos.
3 El temporizador ayuda a calcular el tiempo de operación exacto, hasta el segundo.
Basado en informes, podemos acordar con nuestro cliente algunas modificaciones considerables o menores en las actividades relacionadas con el proyecto.
¿Cómo utilizas el rastreador de tiempo en Worksection?
Contamos el número promedio de horas para cada empleado. Pero tenemos departamentos para los cuales es difícil proporcionar contabilidad horaria.
Por ejemplo, el departamento creativo es uno de esos. Cuando la empresa tiene varios departamentos, no puedes confiar en un solo indicador para medir tu eficiencia laboral. Los departamentos creativo y de IT, por ejemplo, tienen diferentes percepciones del tiempo dedicado al trabajo.
¿Utilizas alguna metodología específica de gestión de proyectos en tu agencia?
Nuestro departamento web opera con la metodología SCRUM. La producción de video también opera en SCRUM. En general, el negocio de la agencia está asociado con varios clientes. Necesitamos tratar con diversos clientes. Algunas personas utilizan SCRUM, otras no. Hay clientes con los que hemos trabajado durante mucho tiempo, sistemáticamente, utilizando SCRUM para nuestros proyectos conjuntos.
Podemos ver un proyecto continuado del lado del cliente, y el cliente ve la parte continuada de nuestro lado de la agencia. Realmente nos estamos convirtiendo en un sistema único.
¿Tienes tu propia cultura interna para operar Worksection?
Al principio, solo teníamos un folio que especificaba generalmente la actividad de nuestra empresa. Contenía toda la información interna necesaria para nuestros empleados. Ahora todo se ha consolidado en un sistema wiki único donde cada empleado puede familiarizarse, por ejemplo, con su descripción de trabajo. El trabajo basado en Worksection es la parte principal de la formación.
Tenemos una regla:
Si una tarea está ausente en Worksection, no existe, lo que significa que un empleado no puede cumplir dicha tarea.
¿Tienes tu propia experiencia operando Worksection?
No, todavía no (ed.: sonriendo). A medida que se introducen innovaciones, estamos tratando de reducir mi papel en la agencia a uno estratégico. Pero a veces soy una parte activa del proyecto.
La única cosa es que me requerirá tiempo para registrar tareas y revisarlas. Pero mejorará mi interacción con los colegas.
¿Qué más ha cambiado Worksection en la actividad de la agencia?
Worksection nos facilita poder explicar a nuestro cliente qué estamos haciendo. Por ejemplo, por qué el proyecto A, por ejemplo, tiene un presupuesto X, mientras que el proyecto B tiene el presupuesto Y.
Nuestro objetivo en varios años es tener un sistema completamente automatizado basado en Worksection:
- Cada empleado debe ver el resultado y los esfuerzos dedicados a cumplir el proyecto (consumo de tiempo).
- Cada cliente debe ver los presupuestos y los resultados derivados de cooperar con nosotros.
- Debemos ver nuestra eficiencia.