Ярослав Ведмид — Postmen сандық агенттігінің басшысы және негізін қалаушы. Агенттік негізінен цифрлық коммуникацияны енгізумен, күрделі маркетингтік тапсырмаларды орындаумен және шығармашылық стратегияларды жүзеге асырумен айналысады.
8 жылдан астам — жаңадан бастаушыдан Украинадағы ТОП агенттіктердің біріне дейін
Postmen агенттігі алты жыл бойы жұмыс істеп келеді. Біз 2 адамнан тұратын кеңседен 60 адамнан тұратын командаға дейін үлкен даму жолын өттік. Сонымен қатар, біз көптеген фрилансерлермен және мердігерлермен жұмыс істейміз. Біздің агенттіктің негізгі құндылығы — тиімділік.
Біз бағалайтын нәрселер — күш-жігер мен алынған нәтижелер арасындағы байланыс.
Сағаттық еңбек ақы төлеуді қабылдау ойыңызға қалай келді?
Бұл біздің жұмысымыздың үшінші жылында болды. Ол уақытта команда 20 адамнан тұрды. Мен қаржылық менеджер ретінде көп уақыт жұмсадым.
Біз ұзақ уақыт бойы “сыртқы блок” концепциясымен жұмыс істедік. Бұл не екенін білдіреді? Команда, онда иесі оның бір бөлігі болып, барлық процесс туралы толық ақпаратқа ие.
Егер ақша өсіп жатса, бәрі жақсы.
Біз көп жобалар, мамандар мен бөлімшелер алғаннан кейін, және менеджерлер дербестікке ие болған кезде, бұл концепцияның жұмыс істемейтіні анықталды.
Сол кезде бірнеше сұрақтар пайда болды:
- Біз өз қызметтерімізді қалай бюджеттік етеміз?
- Шығыстарымызды қалай есептейміз?
- Агенттікте болып жатқан барлық нәрсені қалай бақылаймыз?
Бұл сұрақтар 5 немесе 10 адамдық командада қарапайым болып кетеді. Бірақ команда ұлғайған кезде, бұл енді солай болмайды.
Сіздің агенттігіңіздегі қаржылық есептеу жүйесін қалай өзгерттіңіз?
Шын мәнінде, ол кездейсоқ болып шықты (көп нәрсе кездейсоқ пайда болады). Бір танысым менің кеңсеме келді. Мария сол кезде декреттік демалыста болатын. Ол MBA, қаржылық білім алды және инвестициялық банкир болып жұмыс істеді.
Ол кішкентай компанияның ата-аналық компаниясы үшін қаржылық есептеу жүйесін құрғанын айтты, әрі біздің агенттігімізге де мықты концепция құру үшін уақыт пен шабыт бар деп атап өтті. Ол уақытта бізде “сыртқы блок” концепциясы қызмет етуде еді.
Мен: “Жақсы, Маш, кел, бірге істейік” дедім.
Марияның бірінші айтқаны: “Біз сағаттық ақы төлеуді қабылдаймыз, себебі шығыстарды есептеудің тірек нүктесі қажет.
Алғашында “сағаттық ақы төлеу” жұмыс аптасының соңында бекітілді. Әр жұмада, біз үзілісін толтырып, апта бойы атқарған жұмыстарымызды белгіледік.
Оның біздің пайдасы не болды?
- Біз қай клиенттердің пайда әкелетінін, ал қайсысының зиян келтіретінін көрдік.
- Қай салалар мен қызметтердің табысты, ал қайсысының зиянды екенін айқындадық.
- Біз бизнесімізді қайта өзгертуге кірістік. Зиянды клиенттер мен салаларды жойып, пайда әкелетін салалар мен қызметтерде сенімді әрі белсенді әрекет ете бастады.
Біз түсіндік: уақытты бақылау жұмыс істейді. Содан кейін “Ақауларды қалай төмендетеміз?” деген сұрақ пайда болды.
Біз бұл мәселені шешуге көмектесетін платформа таңдай бастадық. Осы даму кезеңінде біз өз жұмысымызда Google кестелерін қабылдадық. Біраз уақыт біз IT бөлімімізде уже қолданылып жүрген ресурстар арасында таңдау жасауда екіұштылықты сезіндік. Олар Jira мен Asana.
Бұл платформалар веб дамуымызды орналастырды. Бірақ платформалар агенттіктің қалған бөлімшелері үшін жарамсыз болды.
Нәтижесінде, біз Worksection-ды таңдадық. Сол уақытта ол қалыпты дамымаған еді. Ал бұл 2015 – 2016 жылдар еді.
Шын мәнінде, біз Worksection-мен бірге өстік. Біз функционалдық жайлы өз артықшылықтарымызды міндеткерлердің командасына бердік.
Worksection іске қосылған кезде не өзгерді?
- Worksection-мен бірінші нәтижеміз — нақты жобалар үшін жұмсалған уақытты түсіну.
Бұл ең үлкен бөлікті бақылау біздің жобалар мен тапсырмаларды басқарудағы уақыт тиімділігін1 түсінуімізге мүмкіндік береді. Сонымен қатар, жалпы жобадағы деректерді көрсетуімізге2. Содан кейін сіз нақты жобада, қызметте немесе өнімде ісіміздің қандай күйде екенін сипаттай аласыз.
- Worksection-мен екінші нәтижеміз — клиенттермен диалог.
Клиенттер жобалардың құрылымын, жеке жұмыстардың құнын, жобамен байланысты жұмыстарға жұмсалған сағаттарды, сондай-ақ мұндай жұмыстар үшін жалақы ставкаларын көреді. Атап айтқанда, біздің клиенттер маманның 12 жұмыс сағаты нақты жоба үшін қажет пе, жоқ па, көреді. Мүмкін, олар одан аз немесе көп болуы мүмкін.
3 Таймер дәл жұмыс уақытыны есептеуге көмектеседі, секунд бойынша.
Біздің есебімізге негізделе отырып, клиентпен жобаға немесе жобамен байланысты әрекеттерде маңызды немесе кішігірім түзетулер жасауды ұйымдастыра аламыз.
Сіз Worksection-та уақыт бақылаушысын қалай қолданасыз?
Біз әр қызметкер үшін орташа сағат санын есептейміз. Бірақ сағаттық есептеуді қамтамасыз ету қиын бөлімшелер бар.
Мысалы, шығармашылық бөлім — солай. Компанияда әр түрлі бөлімдер болған кезде, жұмыстың тиімділігін өлшеуде тек бір көрсеткішке сенуге болмайды. Шығармашылық және IT бөлімдері, мысалы, жұмыстың үлесіне әр түрлі уақыт сезімдеріне ие.
Сіз агенттігіңізде нақты жобаларды басқарудың әдістемелерін қолданасыз ба?
Біздің веб бөлімі SCRUM әдістемесі бойынша жұмыс істейді. Видео өндірісі де SCRUM-да жұмыс істейді. Жалпы, агенттік бизнесі әр түрлі клиенттермен байланысты. Біз әр түрлі клиенттермен жұмыс істеуіміз керек. Кейбір адамдар SCRUM пайдаланса, басқалары жоқ. Бізбен ұзақ уақыт, жүйелі түрде жұмыс істейтін клиенттер бар, олар біздің бірлескен жобаларымыз үшін SCRUM пайдаланады.
Біз клиенттің жағында жалғастырылған бір жобаны көріп жатырмыз, ал клиент біздің агенттіктің жағындағы жалғастырылған бөлігін көреді. Біз шын мәнінде біртұтас жүйеге айналамыз.
Сіздің Worksection-ды басқару үшін ішкі мәдениетіңіз бар ма?
Бастапқыда, біз тек компаниямыздың қызметін жалпы сипаттайтын фолио бар болатын. Онда біздің қызметкерлерімізге қажет барлық ішкі ақпарат болды. Қазір бұл бірегей wiki жүйесіне біріктірілді, онда әр қызметкер өзінің жұмыс сипаттамасымен таныса алады. Worksection негізіндегі жұмыс — оқытудың негізгі бөлігі.
Бізде бір ереже бар:
Егер Worksection-та тапсырма жоқ болса, ол ешқайда жоқ, бұл қызметкер осындай тапсырманы орындай алмайды дегенді білдіреді.
Сізде Worksection-ды басқару бойынша өз тәжірибеңіз бар ма?
Менде жоқ, әлі емес (ред. : күліп). Жаңартулар енгізген сайын, агенттіктегі рөлімді стратегияға дейін азайтуға тырысамын. Бірақ кейде мен жобаның белсенді бөлігімін.
Бір ғана нәрсе: менің тапсырмаларды жазу және тексеру үшін уақытым қажет болады. Бірақ бұл менің әріптестеріммен өзара әрекеттесуді жақсартады.
Worksection агенттіктің қызметінде тағы не өзгертті?
Worksection бізге клиентке не істеп жатқанымызды түсіндіруді жеңілдетеді. Мысалы, неге А жобасының бюджеті Х, ал B жобасының бюджеті Y.
Біздің мақсатымыз бірнеше жылдан кейін Worksection-ға сүйеніп, толық автоматтандырылған жүйе құру:
- Әр қызметкер жобаға жұмсалған уақытты көруі керек (уақыт жұмсалуы).
- Әр клиент біздің компаниямен серіктестік құру нәтижесінде бюджеттер мен нәтижелерді көруі керек.
- Біз өзіміздің тиімділігімізді көруіміз керек.