Geometry-S: valor de Worksection para una empresa de ingeniería

Oleg Sam­chyk, CEO de GEOMETRY‑S, com­par­tió con nosotros cómo su equipo migró de Bitrix24 a Work­sec­tion en solo una sem­ana, qué tar­eas prin­ci­pales ayu­da a mane­jar el sis­tema de gestión de proyec­tos y cuál es el ben­efi­cio de Work­sec­tion para una empre­sa de ingeniería.

GEOMETRY‑S es una empre­sa ucra­ni­ana que dis­eña redes de inge­niería de edi­fi­cios civiles e indus­tri­ales uti­lizan­do tec­nologías BIM (mod­e­la­do de infor­ma­ción). El equipo de Geometry‑S ha esta­do tra­ba­jan­do en el mer­ca­do des­de 2012.

El sis­tema se intro­du­jo en 2017. Nue­stro equipo esta­ba cre­cien­do grad­ual­mente, así como el número de proyec­tos que estábamos ges­tio­nan­do al mis­mo tiem­po, así que nos dimos cuen­ta de que las hojas de cál­cu­lo de Google ya no eran ade­cuadas. Así fue como comen­zamos a tra­ba­jar con Bitrix24.

El pro­ce­so de cam­bio de Bitrix24 a Work­sec­tion tomó has­ta 1 sem­ana. Surgieron algu­nas difi­cul­tades durante la migración de tar­eas debido a su gran número (más de 8,000), por lo que fue nece­sario limpiar Bitrix antes de la migración, elim­i­nar todas las tar­eas antiguas y dejar solo las rel­e­vantes para los proyec­tos actuales.

Nue­stro equipo, que actual­mente incluye 15 inge­nieros y alrede­dor de 10 con­tratis­tas, está bien coor­di­na­do y por lo tan­to apoyó com­ple­ta­mente la tran­si­ción. Se nece­si­taron var­ios días para con­fig­u­rar eta­pas, eti­que­tas y cuen­tas de usuario. Tam­bién vale la pena men­cionar que la adaptación fue sig­ni­fica­ti­va­mente más ráp­i­da gra­cias à la demostración de las car­ac­terís­ti­cas y con­fig­u­ra­ciones de Work­sec­tion. En solo media hora, recibi­mos respues­tas a todas nues­tras preguntas.

Las prin­ci­pales tar­eas del proyec­to tienen pre­supuestos fijos, por lo que es muy con­ve­niente ver el informe financiero del proyec­to, como qué pre­supuesto se ha planea­do, cómo se dis­tribuye y cuán­to que­da actual­mente. Además, para algunos proyec­tos (prin­ci­pal­mente extran­jeros) ten­emos pago por hora, así que tam­bién uti­lizamos el seguimien­to. Podemos estable­cer un pre­cio horario indi­vid­ual para cada usuario (por ejem­p­lo, si ten­emos un estu­di­ante en un perío­do de prue­ba), lo cual tam­bién es conveniente.

Y lo más impor­tante es el his­to­r­i­al de tar­eas: puedes abrir el archi­vo en cualquier momen­to y encon­trar todo lo que nece­si­tas en los comen­tar­ios. Nues­tra empre­sa está com­ple­ta­mente conec­ta­da a Work­sec­tion y todas las comu­ni­ca­ciones lab­o­rales se lle­van a cabo allí.

Por lo tan­to, lo que me gus­taría agre­gar es un chat del proyec­to, porque a veces las pre­gun­tas se refieren al proyec­to en gen­er­al, no a tar­eas especí­fi­cas. Pero tam­bién encon­tramos una solu­ción: creamos una tarea sep­a­ra­da lla­ma­da “chat” en el proyecto.

Somos una ofic­i­na de proyec­tos, así que nue­stros proyec­tos incluyen todo el ciclo de desar­rol­lo de redes de inge­niería y obje­tos arqui­tec­tóni­cos, des­de la recolec­ción de datos ini­ciales has­ta la aprobación de la doc­u­mentación del proyec­to en todas las insti­tu­ciones expertas.

El ciclo com­ple­to del proyec­to impli­ca un gran número de tar­eas. Algu­nas pueden avan­zar en para­le­lo, mien­tras que otras solo secuen­cial­mente, y, por lo tan­to, un cam­bio en los pla­zos de una tarea en este caso afec­ta los pla­zos de todo el proyec­to. Aquí uti­lizamos un dia­gra­ma de Gantt: conec­ta­mos las tar­eas, las ajus­ta­mos en el pro­ce­so y vemos el esta­do real y la fecha de final­ización real. Esto nos per­mite evi­tar “sor­pre­sas” y tomar deci­siones con antelación.

Tam­bién involu­cramos a los clientes en los proyec­tos en el sis­tema, en par­tic­u­lar para proyec­tos con tar­i­fas por hora. El cliente puede ver el seguimien­to, par­tic­i­par en la dis­cusión ráp­i­da de cues­tiones direc­ta­mente en los comen­tar­ios de las tar­eas, apro­bar e inclu­so crear nuevas tar­eas para tra­ba­jar más ade­lante. Es un sis­tema de comu­ni­cación com­ple­ta­mente trans­par­ente que reduce el tra­ba­jo ruti­nario y ofrece al ger­ente más opor­tu­nidades para abor­dar cues­tiones estratég­i­cas.

Es muy con­ve­niente que el sis­tema ten­ga inte­gración con Telegram. Actual­mente, el 90% de la comu­ni­cación en las tar­eas se real­iza pre­cisa­mente a través del bot de Telegram.

Sí, ten­emos una serie de reglamen­tos cor­po­ra­tivos inter­nos, en par­tic­u­lar en relación con Work­sec­tion: req­ui­si­tos para nom­brar tar­eas, com­ple­tar datos ini­ciales (tiem­po, cos­tos lab­o­rales, pre­supuesto), eta­pas de Kan­ban y la per­sona respon­s­able de la eta­pa en la que las tar­eas “se mueven” en el pro­ce­so, así como reglas para cer­rar y acep­tar tar­eas, etc.

¡Defin­i­ti­va­mente! Si quieres cre­cer, tarde o tem­pra­no te enfrentarás à la cuestión de imple­men­tar un sis­tema de gestión de proyec­tos. Entonces, ¿por qué no hac­er­lo aho­ra? Espe­cial­mente cuan­do hay un pro­duc­to ucra­ni­ano tan genial.