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Cómo asignar tareas de manera efectiva a su equipo
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Tareas ELEGANTE Equipos

Cómo asignar tareas de manera efectiva a su equipo

Cuan­do los ger­entes o los jefes de proyec­to come­ten errores durante la eta­pa de for­ma­ción de tar­eas, comien­za una cade­na de even­tos irre­versible: el equipo o los miem­bros indi­vid­uales no entien­den el obje­ti­vo de la tarea, no ven los pla­zos y no se sien­ten respon­s­ables del resultado.

Las tar­eas orales son tar­eas inex­is­tentes. Doc­u­men­ta cada tarea en un gestor de tar­eas y uti­liza el enfoque SMART al definirla.

Estable­cien­do Tar­eas Usan­do la Tec­nología SMART

Cualquier tarea debe ser:
  • S (Especí­fi­ca) – clara y específica
  • M (Med­i­ble) – medible
  • A (Alcan­z­able) – alcanzable
  • R (Rel­e­vante) – relevante
  • T (Con Pla­zo) – con plazo
Las tar­eas SMART tienen una lóg­i­ca y estruc­tura sim­ples, pero lo más impor­tante, tienen un obje­ti­vo clara­mente definido y plazos.

Cómo Estable­cer Tar­eas Correctamente

  • Doc­u­men­ta Todas las Tar­eas en el Gestor de Tareas
Si una tarea se asigna oral­mente, en un men­sajero, o por correo elec­tróni­co, la posi­bil­i­dad de que se pier­da es alta. La cor­re­spon­den­cia en men­sajeros o por correo elec­tróni­co es inconveniente.
  • Crea una Guía para Estable­cer Tareas
Esto debería ser una guía inter­na de la empre­sa que descri­ba las reglas para estable­cer tar­eas. Por ejem­p­lo: en qué orden se toman las tar­eas en el tra­ba­jo (por pri­or­i­dad, por pla­zos, etc.), quién puede cer­rar tar­eas, ver­i­fi­cación oblig­a­to­ria del super­vi­sor antes de cer­rar una tarea y otras opciones.

El acce­so à la guía inter­na den­tro del gestor de tar­eas puede ser para todo el equipo o solo para aque­l­los que cre­an tareas.

Guía Paso a Paso para Estable­cer Tar­eas en un Gestor de Tareas

A con­tin­uación, se mues­tra cómo debería verse una tarea bien estable­ci­da en un gestor de tar­eas. Exam­ine detal­lada­mente cómo con­fig­u­rar una tarea correctamente.

Escribe el Títu­lo de la Tarea

El títu­lo debe refle­jar la esen­cia de la tarea, ser com­pren­si­ble y con­ciso. Debe estar escrito de tal man­era que quede claro de qué se tra­ta sin entrar en descrip­ciones detalladas.

Haz Crea un pro­totipo del sitio web para el cliente XX.

Este títu­lo responde a las pre­gun­tas: ¿Qué hac­er? ¿Para quién hac­er­lo? La infor­ma­ción adi­cional puede colo­carse en los comen­tar­ios de la tarea.

No hagas Tarea urgente para Alexan­der del depar­ta­men­to de mar­ket­ing para el miércoles.

  • Asigna Respon­s­abil­i­dad

La fal­ta de respon­s­abil­i­dad por los resul­ta­dos es una razón por la cual las tar­eas per­manecen incumpl­i­das. La per­sona respon­s­able de com­ple­tar la tarea con­tro­la el flu­jo de tra­ba­jo, puede crear informes inter­me­dios y hac­er cambios.

Si el equipo tiene pre­gun­tas sobre la tarea durante el tra­ba­jo, la per­sona respon­s­able pro­por­cionará respues­tas, más infor­ma­ción o aclarará detalles con el cliente si es necesario.

Agre­ga Seguidores o Participantes

Si un equipo de varias per­sonas está tra­ba­jan­do en la tarea, los seguidores de la tarea recibirán noti­fi­ca­ciones sobre cam­bios por correo elec­tróni­co y en el sis­tema. Los par­tic­i­pantes ven la infor­ma­ción de la tarea y pueden seguir su progreso.

Durante la tarea, las respon­s­abil­i­dades pueden cam­biar, y otros miem­bros del equipo pueden unirse.

  • Estable­cer Plazos

Estos pueden ser el pla­zo final para com­ple­tar la tarea o un perío­do de “ini­cio-fin”. Los pla­zos claros per­miten una gestión efi­ciente del tiem­po. Si los pla­zos son claros, el equipo tra­ba­ja hacia el resultado.

  • Estable­cer Gas­tos Planificados

Deter­mi­na cuán­to tiem­po y dinero se nece­si­tará para com­ple­tar exi­tosa­mente la tarea. El gestor de tar­eas tiene una opción de “Plan” donde puedes especi­ficar el número de horas y el pre­supuesto para la tarea, o solo uno de estos.

Com­parar los gas­tos plan­i­fi­ca­dos y reales durante el tra­ba­jo per­mite una respues­ta ráp­i­da a los cam­bios. Los miem­bros del equipo pueden usar un tem­po­rizador para ras­trear el tiem­po ded­i­ca­do a las tareas.

  • Describe la Tarea

Escribe la infor­ma­ción de la tarea, su impor­tan­cia, obje­tivos y req­ui­si­tos en la ven­tana de descrip­ción. Escribe clara­mente para que el equipo que tra­ba­ja en la tarea y la per­sona respon­s­able no ten­gan pre­gun­tas después de leer. La tarea debe ser com­pren­si­ble, impor­tante y medible.

Opciones adi­cionales en la ven­tana de descrip­ción de la tarea:
  1. Car­ga de archivos
  2. Lista de verificación
  3. Men­cionar a los miem­bros del equipo en los comentarios
Al tra­ba­jar en una tarea como equipo, si hay una solic­i­tud, comen­tario o pre­gun­ta para un miem­bro especí­fi­co del equipo, men­ció­na­lo en la ven­tana de comen­tar­ios para min­i­mizar las posi­bil­i­dades de perder infor­ma­ción importante.

  • Asig­nar Pri­or­i­dad, Agre­gar Eti­que­tas y Estados

La pri­or­i­dad, los esta­dos y las eti­que­tas son opciones adi­cionales para estable­cer tar­eas de man­era efectiva.

La Pri­or­i­dad puede vari­ar de 1 a 10, sien­do diez la más alta. Gen­eral­mente, las tar­eas con may­or pri­or­i­dad se real­izan primero. La pri­or­i­dad se asigna al crear o edi­tar una tarea.

Los Esta­dos y Eti­que­tas sir­ven como mar­cadores para el pro­gre­so de la tarea y aspec­tos especí­fi­cos del pro­ce­so de tra­ba­jo. Una tarea puede ten­er un esta­do y múlti­ples etiquetas.

Ejem­p­lo de Etiquetas:
  • Por tipo de tra­ba­jo: “Insta­lación,” “Dis­eño,” “Revi­siones”
  • Por car­ac­terís­ti­cas tem­po­rales: “Abril,” “Sep­tiem­bre,” etc.
  • Por car­ac­terís­ti­cas de cal­i­dad: “Muy Bueno,” “Súper,” “Hecho Per­fec­ta­mente,” etc.
Ejemplo de Configuración de Tareas:
  • Crea un logo para la empre­sa XXX.
  • Escribe una prop­ues­ta com­er­cial para el cliente XX.
  • Prepara un informe para el proyec­to del Cliente XXX para febrero de 2020.
  • Paga por ser­vi­cios de con­sul­toría de la Empre­sa X.
  • Refi­na el dis­eño de la pre­sentación para el depar­ta­men­to de ventas.

Cómo Con­tro­lar la Final­ización de Tareas

Usan­do un gestor de tar­eas, obtienes varias her­ramien­tas de con­trol efectivas:
  1. Informes
  2. Cal­en­dario
  3. Kan­ban
  4. Grá­fi­co de Gantt
Además de ten­er una per­sona respon­s­able y pla­zos pre­cisos, puedes con­tro­lar las tar­eas a través de Informes, Cal­en­dario y Kan­ban. Los informes te per­miten fil­trar tar­eas por parámet­ros nece­sar­ios, y el cal­en­dario ayu­da a ras­trear la final­ización de tar­eas por pla­zos, nive­les de pri­or­i­dad y otros parámetros.

Kan­ban es una rep­re­sentación visu­al de las eta­pas de la tarea en un tablero. El esta­do de la tarea puede cam­biar durante el tra­ba­jo, y las tar­eas pueden moverse de una eta­pa a otra usan­do Kanban.

4 Errores Típi­cos en el Establec­imien­to de Tareas

1Fal­ta de Com­pren­sión del Resul­ta­do Final
El equipo que tra­ba­ja en la tarea debe com­pren­der el resul­ta­do final. 

¿Cuál debe ser el resul­ta­do? Si el proyec­to es el obje­ti­vo glob­al, entonces cada tarea indi­vid­ual den­tro del proyec­to es un obje­ti­vo inter­me­dio que lle­va à la con­se­cu­ción del obje­ti­vo global.

2 Pla­zos Irreales
Deter­mi­na el pla­zo para cada tarea, con­sideran­do la com­ple­ji­dad, el número de emplea­d­os involu­cra­dos, la car­ga de tra­ba­jo del equipo y los par­tic­i­pantes indi­vid­uales en ese momento.

Los pla­zos irreales pueden lle­var a dos esce­nar­ios neg­a­tivos: la tarea se realizará mal o no se hará en absoluto.

3 Tar­eas Complejas
Las tar­eas com­ple­jas deben descom­pon­erse en tar­eas más sim­ples. Una tarea com­ple­ja = varias tar­eas sim­ples. Cada tarea debe con­cen­trarse en lograr un solo objetivo.

4 Incom­ple­ta
La infor­ma­ción para la tarea debe ser exhaus­ti­va. Con­sid­era qué otros recur­sos puede nece­si­tar la per­sona respon­s­able para comen­zar a tra­ba­jar de inmediato.

Moti­va y Haz Preguntas


Una tarea impor­tante de un ger­ente o jefe de proyec­to es moti­var al equipo. Por ejem­p­lo: “Si com­ple­ta­mos esta tarea a tiem­po, entonces…”. La moti­vación puede ser un bono, sal­i­da de equipo, o una reunión donde se reconoz­ca el logro de cada miem­bro del equipo.

Haz pre­gun­tas durante la tarea: ¿Está clara la tarea? ¿Qué difi­cul­tades surgieron? ¿Qué nece­si­ta ser cam­bi­a­do y por qué? El interés del ger­ente en alcan­zar el obje­ti­vo común moti­va al equipo a tra­ba­jar de man­era efectiva.

Solic­i­tar Retroalimentación

La ven­ta­ja de estable­cer tar­eas en un gestor de tar­eas es la capaci­dad de diri­girse a un par­tic­i­pante especí­fi­co en lugar de todo el equipo. Por ejem­p­lo, si diez per­sonas están tra­ba­jan­do en una tarea y nece­si­tas diri­gir un comen­tario a una per­sona, men­ció­nala con @ en los comen­tar­ios de la tarea para aclarar si todo está claro y si se nece­si­ta infor­ma­ción adicional.

Cómo Crear una Tarea en un Gestor de Tar­eas Usan­do Tec­nología SMART

Inten­ta crear una tarea aho­ra mis­mo. Después de crear­la, invi­ta al equipo a eval­u­ar la acce­si­bil­i­dad e infor­ma­tivi­dad de la tarea.
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