Менеджерлер немесе жоба менеджерлері міндеттерді қалыптастыру кезеңінде қателескенде, қайтымсыз оқиғалар тізбегі басталады: команда немесе жеке мүшелер міндеттің мақсатын түсінбейді, мерзімдерді көрмейді және нәтижеге жауапкершілікті сезбейді.
Ауызша тапсырмалар – жоқ тапсырмалар. Әр тапсырманы тапсырмалар менеджерінде құжаттап, оны анықтаған кезде SMART тәсілін қолданыңыз.
SMART технологиясын пайдалана отырып, тапсырмаларды қойып
Кез келген тапсырма мынандай болуы керек:
- S (Ӂеkek) – нақты және айқын
- M (Өлшенетін) – өлшенетін
- A (Орнықты) – қол жеткізу мүмкін
- R (Сәйкес) – өзектілік
- T (Уақытпен шектелген) – уақытпен шектелген
Тапсырмаларды дұрыс қою жолы
- Барлық тапсырмаларды тапсырмалар менеджерінде құжаттаңыз
- Тапсырма қою нұсқаулығын жасаңыз
Тапсырмалар менеджеріндегі ішкі нұсқаулыққа команда мүшелері немесе тапсырма жасаушылар ғана кіре алады.
Тапсырмалар менеджерінде тапсырмаларды қою бойынша қадамдық нұсқаулық
Тапсырмалар менеджерінде дұрыс қойылған тапсырма қалай көрінетіндігін қарастырайық. Тапсырманы дұрыс қою жөнінде егжей-тегжейлі зерттейік.
Тапсырма атауын жазыңыз
Атауы тапсырманың мәнін білдіруі керек, түсінікті және қысқа болуға тиіс. Ол нақты сипаттамаларға кірмей, не туралы екенін түсінуге мүмкіндік береді.жасау XX клиентіне арналған веб-сайттың прототипін жасаңыз.
Бұл атау мына сұрақтарға жауап береді: Не істейміз? Кім үшін? Қосымша ақпаратты тапсырма комментарийлерінде орналастыруға болады.
жасамау Сәрсенбі күні маркетинг бөліміне Александрға жедел тапсырма.
- Жауапкершілікті тағайындау
Нәтижелерге жауапкершіліктің болмауы – тапсырмалардың орындалмауының бір себебі. Тапсырманы орындауға жауапты адам жұмыс ағымын бақылап, аралық есептер жасап, өзгерістер енгізе алады.Команда жұмысы барысында тапсырмалар туралы сұрақтар туындаса, жауапты адам қажетті ақпарат беріп, клиентпен мәліметтерді нақтылайды.
Кенесшілерді немесе қатысушыларды қосу
Тапсырма бойынша бірнеше адам жұмыс істесе, олар тапсырмаға өзгерістер туралы хабарламаларды электронды пошта мен жүйе арқылы алады. Қатысушылар тапсырма ақпаратын көріп, оның үдерісін бақылай алады.
Тапсырма барысында жауапкершілік ауыстырылып, басқа команда мүшелері қосылуы мүмкін.
- Мерзімдерді белгілеу
Бұл тапсырманы орындау үшін соңғы мерзім немесе «бастау-аяқтау» уақыт шеңбері болуы мүмкін. Нақты мерзімдер тиімді уақыт басқаруға мүмкіндік береді. Егер мерзімдер нақты болса, команда нәтиже үшін жұмыс істейді.- Жоспарлы шығындарды белгілеу
Тапсырманы сәтті орындау үшін қанша уақыт пен ақша қажет екенін анықтаңыз. Тапсырмалар менеджерінде тапсырманың сағат саны мен бюджеті көрсетілетін «Жоспар» опциясы бар немесе олардың біреуі ғана.Жұмыс барысында жоспарлы және нақты шығындарды салыстыру өзгерістерге жедел жауап беруге мүмкіндік береді. Команда мүшелері тапсырмаларға жұмсалған уақытты бақылау үшін таймерді пайдалана алады.
- Тапсырманы сипаттау
Тапсырма ақпаратын, оның маңыздығын, мақсаттарын және талаптарын сипаттау терезесіне жазыңыз. Команда мүшелері тапсырманы орындау үшін оқу кезінде ешқандай сұрақтар туындамауы үшін нақты жазыңыз. Тапсырма түсінікті, маңызды және өлшенетін болуы тиіс.Тапсырма сипаттау терезесінде қосымша опциялар:
- Файл жүктеу
- Тізім
- Комментарийлерде команда мүшелерін атап өту
- Басымдылықты тағайындау, белгілер мен статустар қосу
Басымдылық, статус және белгілер тапсырмаларды тиімді қою үшін қосымша опциялар болып табылады.Басымдылық 1‑ден 10-ға дейін, онда 10 – ең жоғары. Әдетте, ең жоғары басымдылыққа ие тапсырмалар ең алдымен орындалады. Басымдылық тапсырманы жасаған немесе өңдеген кезде тағайындалады.
Статустар мен белгілер тапсырманың барысы мен жұмыс процесінің белгілі аспектілерін таңбалаушы ретінде қызмет етеді. Тапсырмада бір статус және бірнеше белгі болуы мүмкін.
- Жұмыс түрі бойынша: “Орнату,” “Дизайн,” “Өзгерістер”
- Уақыт сипаттамасы бойынша: “Сәуір,” “Қыркүйек,” т.б.
- Сапа сипаттамасы бойынша: “Өте жақсы,” “Керемет,” “Тамаша орындалған,” т. б.
Мысал тапсырма параметрлері:
- XXX компаниясының логотипін жасаңыз.
- XX клиентіне арналған коммерциялық ұсыныс жазыңыз.
- 2020 жылғы ақпан жобасына арналған Client XXX-ның есептерін жасаңыз.
- Компания Х‑дан консалтинг қызметтерін төлеңіз.
- Сату бөліміне арналған презентация макетін жақсартыңыз.
Тапсырмалар орындалуын бақылау әдістері
Тапсырмалар менеджерін пайдалана отырып, бірнеше тиімді бақылау құралына ие боласыз:- Есептер
- Күнтізбе
- Канбан
- Гант диаграммасы
Канбан – тапсырманың кезеңдерін тақтада визуальды көрсету. Тапсырманың статусын жұмыс үстінде өзгертуге болады, және тапсырмаларды бір кезеңнен екіншісіне Канбан арқылы ауыстыруға болады.
Тапсырмалардың қойылуында 4 типтік қателік
1Жеткілікті нәтижені түсінбеу
Тапсырма бойынша жұмыс істейтін команда соңғы нәтижені түсінуі тиіс.
Қандай нәтиже болуы тиіс? Егер жоба — глобалды мақсат болса, онда жоба шеңберіндегі әр тапсырма — глобалды мақсатқа жету үшін аралық мақсат болып табылады.
2 Шындыққа сай келмейтін мерзімдер
Әр тапсырма үшін мерзімді анықтаңыз, күрделілікті ескеріңіз, тартылған жұмыскерлер саны, команда жүктемесі және жеке қатысушыларды қазіргі шартта ескере отырып.
Шындыққа сай келмейтін мерзімдер тапсырманы нашар орындауға немесе оны мүлдем орындамауға әкеледі.
3 Күрделі тапсырмалар
Күрделі тапсырмалар қарапайым тапсырмаларға бөлінуі керек. Бір күрделі тапсырма = бірнеше қарапайым тапсырмалар. Әр тапсырма бір мақсатқа жетуге тиіс.
4 Толық емес ақпарат
Тапсырма үшін ақпарат толық болуы тиіс. Жауапты адамға жұмысты дереу бастау үшін қандай басқа ресурстар қажет екенін ескеріңіз.
Мотивация және сұрақ қою
Менеджер немесе жоба менеджерінің бір маңызды міндеті командаға мотивация беру. Мысалы: “Егер біз бұл тапсырманы уақытында аяқтасақ, онда…”. Мотивация бонустар, командалық серуендеп ұйымдастыру немесе әр команда мүшесінің жетістігін мойындау үшін кездесу ретінде болуы мүмкін.
Тапсырма барысында сұрақтар қойыңыз: Тапсырма түсінікті ме? Қандай қиындықтар пайда болды? Не өзгерту қажет және неге? Менеджердің жалпы мақсатқа қол жеткізуге деген қызығушылығы командаға тиімді жұмыс істеуге ынталандырады.
Кері байланыс сұрау
Тапсырмалар менеджерінде тапсырмаларды қоюдың артықшылығы, нақты қатысушыға нақты жауап беру қабілеті болып табылады. Мысалы, егер он адам тапсырмамен жұмыс істесе, және сізге бір адамды атап өту қажет болса, комментарийлерде @ белгісін пайдаланып, олардың анық түсінікті екендігін және қосымша ақпарат қажет пе екенін нақтылау үшін ақпарат бересіз.
SMART технологиясын пайдаланып тапсырма жасау жолы
Қазір тапсырма жасауды байқап көріңіз. Жасалғаннан кейін командадан тапсырманың қолжетімділігі мен ақпараттылығын бағалауды сұраңыз.