La oficina de Ucrania de Domino’s Pizza gestiona una red de 65 restaurantes de pizza en toda Ucrania. El equipo de la oficina coordina campañas de marketing, IT, recursos humanos y procesos operativos.
Para construir procesos bien coordinados, la oficina central necesita mantenerse en contacto con los subfranquiciados en las regiones. Worksection ayudó a estructurar la comunicación y a garantizar el cumplimiento transparente de los procesos empresariales de Domino’s.
Acerca de la empresa
Domino’s Pizza es una de las marcas líderes en entrega de pizza en el mundo, presente en más de 90 países. La empresa ha estado operando en Ucrania durante 15 años y atiende a clientes en 15 ciudades.La oficina de Ucrania coordina operaciones, marketing y desarrollo. Reúne a un equipo multidisciplinario de varios docenas de especialistas.
Solicitud
Previo a esto, la comunicación entre la oficina central de Ucrania y los franquiciados se basaba en mensajeros y hojas de cálculo. Esto creó dificultades con el control de tareas y la coordinación de proyectos.
La información podía duplicarse, perderse o no llegar a las personas adecuadas a tiempo. La falta de un sistema de gestión común llevó a retrasos en las campañas y complicó la asignación de recursos.
Domino’s Pizza necesitaba una herramienta que unificara la gestión de tareas, asegurara la interacción efectiva entre la oficina central de Ucrania y los franquiciados, y mejorara el control de recursos.
“Para que una tarea se complete de manera predecible y con una asignación óptima de recursos, es importante establecerla correctamente. Worksection ayuda con esto,” Andriy Bondarev, CMO de Domino’s Pizza Ucrania
Desafíos del cliente
Centralizando el trabajo con subfranquicias
El problema: Los puntos de venta de la cadena tienen tareas dentro del marco de la actividad general y las iniciativas locales. La falta de una plataforma de gestión común llevó al caos. La información estaba dispersa entre herramientas, lo que retrasaba los pasos de aprobación para las campañas promocionales generales de Domino’s.
Solución: El uso de Worksection nos permitió implementar una estructura de proyecto con tareas y subtareas en dos niveles. Esto hizo que los procesos del equipo fueran transparentes.
El equipo de la oficina principal de Ucrania puede verificar el estado de las tareas de los restaurantes en las regiones en cualquier momento. Ninguna actividad se pierde, ya que cuenta con una persona responsable, prioridad y fecha límite.
“Worksection facilita la coordinación y ahorra recursos. Es suficiente con revisar el estado de las tareas varias veces à la semana para evaluar la dinámica del trabajo,” Andriy Bondarev, CMO de Domino’s Pizza Ucrania
Almacenamiento de datos
El problema: Sin Worksection, archivar datos sobre proyectos y tareas era engorroso. La información se perdía en chats y señales, y la gente olvidaba dónde estaba todo. Esto dificultaba la revisión y la planificación a futuro.
“Es una historia clásica de ingeniería inversa: si no hay documentación, tienes que buscar a empleados antiguos para averiguar los detalles. Worksection nos ayudó a resolver este problema,” Andriy Bondarev, CMO de Domino’s Pizza Ucrania
Solución: La empresa pudo aumentar la eficiencia de la gestión y acelerar el análisis de datos para futuros proyectos. La implementación de Worksection permitió que la historia del proyecto se almacenara en un solo lugar.
El archivo de tareas, discusiones y archivos está disponible en todo momento, lo que facilita mucho el análisis de las actividades pasadas. Los gerentes pueden seguir rápidamente la lógica de la toma de decisiones. Pueden revisar planes de medios, aprobaciones y estrategias para entender los factores que influyen en el rendimiento de la campaña.
Distribución de la carga de trabajo
Problema: Era difícil predecir las cargas de trabajo máximas con anticipación sin una herramienta única. Existía el riesgo de sobrecargar a los especialistas y causar retrasos. Esto tenía un gran impacto en el marketing comercial, donde es importante planificar el tiempo y los recursos con anticipación para grandes promociones estacionales.
Solución: Las herramientas de Worksection han permitido à la empresa equilibrar las cargas de trabajo y hacer un uso más eficiente de los recursos disponibles.
Los gerentes ahora pueden ver las tareas planificadas utilizando una línea de tiempo interactiva. Los gráficos de Gantt resaltan visualmente los períodos de mayor actividad, y los filtros convenientes les permiten seleccionar un período para revisar con solo unos clics.
Los tableros Kanban y las listas de verificación también ayudan a los gerentes de proyecto a sistematizar su trabajo y desglosarlo en etapas manejables. Esto ayuda a evitar la sobrecarga durante la planificación a largo plazo.
Optimizar recursos del equipo
El problema: Muchas solicitudes de franquiciados de diferentes ciudades dificultaron la asignación de recursos entre el equipo. Debido à la gran cantidad de tareas prioritarias, algunas regiones podían esperar mucho tiempo para que sus solicitudes fueran procesadas.
Solución: Después de revisar el archivo del proyecto usando Worksection, el equipo encontró el proceso empresarial que causaba los mayores retrasos. La razón era una carga de trabajo pesada en un área de trabajo en particular, lo que destacó la necesidad de ampliar el personal.
La gerencia tomó la decisión de ampliar el equipo basándose en hechos. Aumentar el tamaño del equipo redujo significativamente el tiempo de espera para que se completaran las tareas y mejoró la comunicación entre los subfranquiciados y el departamento de marketing en la oficina central de Ucrania.
Comunicación transparente
Problema: Al carecer de un canal de comunicación único, se perdían o ignoraban actualizaciones importantes. Esto causó retrasos en la ejecución de tareas, ya que el equipo recibía información relevante de manera oportuna.
Solución: Worksection resolvió el problema con un conveniente sistema de comentarios en las tareas, notificaciones por correo electrónico e integración con Telegram.
“Mi función favorita es la capacidad de responder a tareas directamente desde Telegram o correo electrónico. Solo ves un mensaje, respondes, y todo el equipo recibe una actualización de inmediato,” Andriy Bondarev, CMO de Domino’s Pizza Ucrania
- Comentarios a cada tarea permiten a los participantes de la tarea ver la cronología de la discusión con todos los detalles importantes.
- Notificaciones por correo electrónico e integración con Telegram ayudan a responder rápidamente a las actualizaciones sin tener que verificar constantemente el sistema manualmente.