Мерзімдердің бұзылуы жобаларды басқарудағы ең жиі кездесетін проблемалардың бірі. Wellingtone-ның мәліметтеріне сәйкес, жобалардың тек 29%-ы уақытында аяқталады.
Бұл тек адам факторының әсерінен болмайды. Себебі көбінесе бірізді күнтізбенің, қараңғы процестердің және команданың жүктемесін ескеретін нақты мерзімдердің жоқтығында. Нәтижесінде, мерзімдер “бұрылып,” тапсырмалар жиналып, команда төтенше режимде жұмыс істейді.
Мерзімдердің процестерде әлсіз нүкте болмауы үшін, қиындықтарды көру, тәуекелдерді болжау және уақыт кестелерін басқаруға көмектесетін құрал қажет. Worksection бұл тапсырмаларды кешенді түрде шешетін жобаларды басқару жүйесі. Worksection-ның мерзімдердің бұзылуын болдырмауға және команда өнімділігін арттыруға қалай көмектесетінін түсіндіреміз.
Неліктен мерзімдер орындалмайды
Мерзімдердің бұзылуы тек команданың тәртіпсіздігімен байланысты емес. Көбіне, бұл басқару және жоспарлау жүйесінің жоқтығының салдары. Негізгі себептер мыналар:
- Біріңғай кестенің болмауы
- Жүктемелерді төмен бағалау
- Мерзімдерді жаңартусыз басымдылықтардағы өзгерістер
- Ескертулер мен ашықтықтың болмауы
Мерзімдердегі хаостың туындататын проблемалары
Жоспарлаудағы хаос бизнестің үлкен проблемаларына айналады:
Кешігу мен уақыт жоғалту
Команда басымдылықтарды көрмегендіктен және біріңғай кестесіз жұмыс істейтіндіктен, тапсырмаларды кешігіп аяқтайды.
Шынайы емес жоспарлау және жүктелу
Жоспарлар команда жүктемесін ескерместен ұйымдастырылады. Бұл төтенше жағдайларға, қателіктерге және күйзелуге алып келеді.
Мерзімдерге бақылаудың жоғалуы
Біріңғай күнтізбе болмағандықтан, маңызды күндер тапсырмалар мен хабарламада жоғалып, жобалар кестеден шығып кетеді.
Клиенттердің сенімінің және беделінің әлсіреуі
Кешігулер клиенттермен қатынастарды бұзады және компанияның имиджіне зиян келтіреді.
Worksection мерзімдерді бақылауға қалай көмектеседі
Жоба күнтізбесі
Worksection күнтізбесі барлық мерзімдерді және маңызды даталарды бір кеңістікте біріктіреді.
- Қызметкерлер не жоспарланғанын, не үстіміздегі уақытта болып жатқанын және кестеде болу үшін қандай тәуекелдер бар екенін көреді.
- Менеджерлер басымдылықтар өзгергенде немесе жаңа тапсырмалар қосылғанда, мерзімдерді жылдам өзгерте алады.
Автоматты ескертулер
Worksection-да ескертулер автоматты түрде жұмыс істейді:
- Push, электрондық пошта және қосымша хабарландырулар мерзімдер туралы алдын ала хабарлайды.
- Әр команда мүшесі не істеу қажеттігін біледі және уақтылы дайындалуына болады.
Икемді жоспарлау және басымдылық беру
Worksection менеджерлерге:
- Жобалардағы өзгерістерге жылдам жауап беру үшін басымдылықтарды және мерзімдерді бірнеше рет басу арқылы өзгертуге мүмкіндік беретін икемді жоспарлау құралдарына ие.
- Команданың жүктемесін нақты уақытта көруге және тапсырмаларды біркелкі бөлуге мүмкіндік береді.
- Тапсырмаларды көрсету үшін ыңғайлы форматтарды пайдалануға: егжей-тегжейлер үшін тізімдер, кезеңдерді бақылау үшін Канбан тақтасы, мерзімдер мен тәуелділіктерді визуалдау үшін Гантт диаграммалары.
- Кестені жылдам жаңартуға — барлық өзгерістер бүкіл команда үшін синхрондалады, мәліметтерді қолмен жаңартудың қажеті жоқ.
Бұл мерзімдердің қолжетімді болуына мүмкіндік беріп, команданың жұмысты хаоссыз орындауына мүмкіндік береді.
Уақытты бақылау және есеп беру
Өткізілген уақыт туралы деректер болмаса, мерзімдер болжаммен белгіленеді. Worksection-да уақытты бақылау бұл мәселені шешеді:
- Таймер тапсырмалар бойынша нақты уақытта өткізіп жатқан уақытты жазуға көмектеседі.
- Сондай-ақ, фрилансерлер немесе сыртқы мердігерлер үшін өткізілген уақытты қолмен қосуға болады.
- Барлық деректер жобалар, тапсырмалар және қызметкерлер бойынша есептерде автоматты түрде жинақталады.
Бұл менеджерлерге қай тапсырмалардың көп уақыт алатынын көруге және команданың жүктемесіне негізделген шынайы мерзімдерді белгілеуге мүмкіндік береді.
Worksection және басқа мерзімдерді басқару қызметтерінің салыстырмасы
Жобаларды басқару үшін көптеген құралдар бар, бірақ барлығы да мерзімдерді бақылауда бірдей тиімді емес. Біз Worksection-ды Trello және Asana-мен салыстырдық, осылайша командаңыздың жобаларды уақытында аяқтауға көмектесетін қасиеттерді көрсеттік.
| Функция / Қызмет | Worksection | Trello | Asana |
| Біріңғай жоба күнтізбесі |  Иә |  Бастапқыда (Power-Ups арқылы) | Иә, бірақ шектеулі |
| Автоматты мерзім ескертулері | Иә | Интеграциялар арқылы | Иә |
| Икемді мерзімдерді жылжыту | Иә |  Жоқ | Бастапқыда |
| Команданың жүктемесін бақылау | Иә | Жоқ | Негізгі |
Уақытты бақылау және уақыт жұмсалуын есепке алу | Иә (таймер, қолмен енгізу, есептер) | Жоқ | Бастапқыда (интеграциялар арқылы) |
Осылайша, Worksection мерзімдер мен жұмыс уақытына толық бақылауды қамтамасыз етеді, Trello мен Asana-мен салыстырғанда. Біріңғай күнтізбеден, автоматты ескертулерден және мерзімдерді икемді ауыстырудан басқа, жүйе уақытты бақылауды ұсынады. Бұл уақыт жұмсалуды бақылауға, шынайы жоспарлар құруға және команда жүктемесін болдырмауға мүмкіндік береді. Нәтижесінде, мерзімдер стресстің және хаостың көзі болуды тоқтатады, көрнеп және басқаруға болатын нәрсеге айналады.
Жобаларды және файлдарды Worksection-ға тегіс көшіру
Worksection-ның артықшылықтарын тәжірибеде сезіну үшін, бірінші кезекте жаңадан бастаудың қажеті жоқ. Қызмет басқа платформалардан деректерді оңай көшіруге және жұмыстарды кідіріссіз жалғастыруға мүмкіндік береді.
Worksection Trello, Asana, Basecamp, Jira, Google Sheets және басқа танымал жүйелерден импорттауды қолдайды. Сіз барлық жобаларды, тапсырмаларды, еншілес тапсырмаларды, пікірлерді, мерзімдерді және орындаушыларды жылдам ауыстыра аласыз. Барлық файлдар да өз орындарында сақталады — тиісті тапсырмаларға тіркеліп, жобалар бойынша ұйымдастырылған.
Бұл командаға деректерді қолмен енгізудің немесе процестерді жаңадан құрудың қажеті жоқ, таныс жұмыс ортасын дереу алуға мүмкіндік береді. Көшу мүмкіндігінше тегіс, алға қойған жұмыстарыңызға назар аударуға мүмкіндік береді, техникалық детальдарға емес.
Worksection-мен тұрақты жоспарлау бизнеске не береді
Тұрақты жоспарлау тек мерзімдермен шектелмейді. Бұл тиімді командалық жұмыс, клиенттің тыныштығы және мықты бизнес беделі. Мерзімдер бақылауда болған кезде не өзгеретінін қарастырайық:
Жобалық мерзімдердің бұзылу саны азайды
Команда төтенше жағдайлар мен қайталанған жұмыстарсыз тұрақты қарқынмен жұмыс істейді. Жоба күнтізбесі, автоматты ескертулер мен уақытты бақылаудың арқасында, бәрі не істеу керек екенін және қашан істеу жөнінде ақпарат береді. Бұл күштеу жағдайларының алдын алып, процесті бақылауда ұстайды.
Клиенттердің қанағаттанушылығы жоғары
Уақтылы аяқталған тапсырмалар сенімді команда образын қалыптастырады. Бұл клиенттердің сенімін нығайтып, ұзақ мерзімді серіктестіктерге, қайталап жасалған тапсырыстарға және ұсыныстарға жол ашады.
Компания беделі күшейеді
Жобаларды кестеде аяқтау стандартқа айналады. Бизнестің нарықта ұйымдасқан және жауапты болуы, клиент үйреншікті және серіктестердің уақытын бағалауы.
Ресурстардың үнемделуі
Кемінде төтенше жағдайлар мен қайталап жасалған жұмыстар = өнімділіктің азаюы мен бюджеттен шығынды жоғалту. Шынайы деректер негізінде жоспарлау жұмыс уақытын оңтайландыруға және артық шығындарға жол бермеуге мүмкіндік береді.
Мотивациясы жоғары команда
Ашық мерзімдер мен хаос жоқтығы сау жұмыс атмосферасын қалыптастырады. Адамдар күйзеліске қалып қоймай, жұмысқа көбірек жүлде сұрауымен қатынасады, уақыттарының бағаланатынын түсінеді.
Worksection — мерзімдерді басқару және одан артық
Worksection-мен сіз мерзімдерді басқаруды басқарылатын процесс етеді. Бірақ бұл тек жүйенің мүмкіндіктерінің бір бөлігі.Worksection кешенді жобаларды басқару және тиімді командамен жұмыс істеу үшін платформа:- Икемді тапсырма басқару
- Уақытты бақылау және ресурс бақылау
- Тапсырмалар бойынша контекстуалды байланыс
- Құқықтар параметрлері
- Аналитика және есеп беру
Worksection мерзімдерді, тапсырмаларды, коммуникацияны және аналитиканы бір жүйеге біріктіреді, командаңыздың тиімді әрі өнімді жұмыс істеуіне мүмкіндік береді. Тегін 14 күн бойы Worksection-ды сынап көріңіз және қалай ұйымдасқан жоспарлаудың командаңыздың жұмысын өзгерте алатынын көріңіз.