Вопросы и ответы - что такое Регламент по постановке и закрытию задач в Worksection? Помощь пользователям информационной системы управления бизнес процессами

Как мы ставим задачи в Worksection (это всего лишь пример того, как можно составить регламент по работе с сервисом для команды)

1. Обязательно назначать руководителя проекта.

2. Ставить задачи в аккаунте с:

- четким детальным названием, название должно начинаться с "Действия" - так, чтобы ваша бабушка прочитала и все поняла

- указанием ответственного

- обязательным указанием срока выполнения (исключение для задач с неполными данными)

- использованием статуса и меток для того, чтобы отслеживать прогресс по задаче

- подробным описанием задания (использования чек-листов)

- подписыванием на задачу ТОЛЬКО тех людей, кто участвует в задаче, не спамим остальных участников проекта

Пример "Как нельзя делать" (буду карать батогами) :

Название: Вода
Ответственный: Без ответственного
Срок: без срока

Статус: без статуса и меток

Описание: ---

Подписчики: Вся команда

Отлично поставлена задача:

Название: Заказать в офис 4 бутыля воды «Моршинская» на август месяц

Ответственный: Анна Кузина

Срок: до 02.08.2018

Статус: Взято в работу, метки: для офиса, оплатить

Описание: заказ воды за таким номером: +380981112233 (Анна) – оператор, с которой созваниваемся для заказа воды

Номер фирмы: +380444141414

Количество бутлей: 4

Отдать пустых бутлей: 4

Стоимость за месяц: 500 грн

Оплата по безналичному расчету

Подписчики: Анна Кузина (ответственный), Подубило Виктор (бухгалтерия)

Примечание Устные задания – не выполняются. Нет задачи в Worksection - задачи нет.

Если проекты однотипные – в проектах называем задачи и ведем структуру одинаково.

Использовать шаблоны проектов

3. При работе над задачей:

- фиксировать взятие в работу изменением статуса: "взято в работу" или на аналогичный

- фиксировать время работы над заданием (таймером или вручную)

- прописывать в комментариях все этапы выполнения работы (в том числе смена статусов и меток ответственным)

- подключить к задаче клиента или же фиксировать абсолютно все договоренности с клиентом, дублироватьих в комменты

- прикреплять файлы (как рабочие версии, так и финальные)

- если изменяется срок – прописывать причину

4. Закрыть задание:

- выставить статус выполнения (к примеру, “Выполнено”)

- передать на проверку (выставить статус «На проверку», через @mention отметить автора задания в комментарии с указанием текста «Задание выполнено. Прошу проверить»)

- записать результат выполнения задания с помощью комментария

- закрыть саму задачу (если есть такие права)