Cómo las empresas ucranianas rastrean las horas de trabajo en Worksection

Uno de los ele­men­tos más pop­u­lares de Work­sec­tion es el ras­treador de tiem­po. En este artícu­lo, apren­derás cómo las empre­sas ucra­ni­anas uti­lizan el soft­ware de seguimien­to de tiem­po para cal­cu­lar el cos­to del tra­ba­jo, los otros propósi­tos de este sis­tema y si es nece­sario imple­men­tar el con­trol del tiem­po en tu empresa.

¿Por qué se nece­si­ta un sis­tema de seguimien­to de tiempo?

Se nece­si­ta un sis­tema de seguimien­to de tiem­po para:
  • Esti­mar cuán­to tiem­po y dinero gas­tarás en una tarea. Por ejem­p­lo, Dmytro Bar­sukov, CEO de Y&R Ucra­nia, se dio cuen­ta después de imple­men­tar un ras­treador de tiem­po que la mis­ma tarea podría lle­var­le a una per­sona diez horas y a otra solo dos.
  • Hac­er que la pre­cios de la empre­sa sea más trans­par­ente para el cliente.
  • Uti­lizar informes de tiem­po ded­i­ca­do durante las ret­ro­spec­ti­vas en los sprints de Scrum.
  • Com­pren­der cuán­to está sobre­car­ga­do el equipo y el rit­mo de tra­ba­jo de cada empleado.
  • Plan­i­ficar tar­eas para el próx­i­mo perío­do de tiem­po (sprint) basa­do en el tiem­po requeri­do para completarlas.
  • Tra­ba­jar con el sis­tema de establec­imien­to de obje­tivos SMART. El seguimien­to del tiem­po se uti­liza para pre­de­cir cuán­to tiem­po y dinero se gas­tará en una tarea (Alcan­z­able).
En el estu­dio web Vin­tage, se uti­lizan informes de tiem­po ded­i­ca­do para análi­sis cícli­co durante las ret­ro­spec­ti­vas. Los depar­ta­men­tos de recur­sos humanos y finan­zas uti­lizan acti­va­mente el soft­ware de seguimien­to de tiempo:
  • RRHH Ver­i­fi­ca cómo los emplea­d­os reg­is­tran su tiem­po en Work­sec­tion uti­lizan­do un dia­gra­ma de fre­cuen­cia. Durante la eta­pa de imple­mentación, se nece­sita­ban recorda­to­rios para aque­l­los que olvi­daron ini­ciar el tem­po­rizador al comien­zo de su trabajo.
  • Finan­zas – Anal­iza informes de tiem­po ded­i­ca­do por proyec­tos y clientes. Estos datos ayu­dan al depar­ta­men­to de finan­zas a deter­mi­nar la rentabil­i­dad de los proyec­tos y clientes. Jun­to con recur­sos humanos, tam­bién evalúan la efi­cien­cia de los equipos y emplea­d­os individuales.
La empre­sa tiene una regla estric­ta: Si una tarea no está en Work­sec­tion, no nece­si­ta hac­erse, porque el tiem­po ded­i­ca­do a ella no será reg­istra­do”. Los emplea­d­os reg­is­tran su tiem­po en el gestor de tar­eas. Usan­do eti­que­tas de tar­eas, es fácil ver a dónde va el tiem­po del proyec­to, hac­er ajustes o agre­gar nuevas tareas.


En la agen­cia de mar­ket­ing dig­i­tal efi­ciente Roman.ua, se uti­liza el ras­treador de tiem­po para com­pren­der cuán­to tiem­po tar­dan difer­entes tar­eas, como capac­itación, desar­rol­lo, creación de pro­ce­sos de nego­cio, y ven­tas. La plan­i­fi­cación del tra­ba­jo se basa en el tiem­po nece­sario para com­ple­tar estas tareas.

¿Cómo se uti­liza el ras­treador de tiem­po para cal­cu­lar el cos­to del trabajo?

Eugene Kudri­avchenko, cofun­dador del estu­dio Vin­tage, expli­ca que el cos­to del tra­ba­jo depende del niv­el del emplea­do: junior, medio o senior.Para deter­mi­nar estos nive­les, intro­du­ji­mos el seguimien­to de tiem­po a través de Work­sec­tion para enten­der cuán­to tiem­po gas­tan los emplea­d­os en tar­eas típi­cas. Si un emplea­do gas­ta menos tiem­po en una tarea, tiene el poten­cial de ascen­der al sigu­iente niv­el. El sis­tema de pago para los altos direc­tivos no depende del niv­el, sino de los KPI de sus departamentos”.

La agen­cia de pub­li­ci­dad Y&R Ucra­nia eligió un esque­ma de pago por hora clási­co. El direc­tor gen­er­al Dmytro Bar­sukov cree que el seguimien­to de tiem­po en las agen­cias de pub­li­ci­dad se con­ver­tirá en un están­dar nacional deriva­do de las prác­ti­cas inter­na­cionales: El nego­cio pub­lic­i­tario vende el tiem­po de sus espe­cial­is­tas. Por eso, ini­cial­mente uti­lizamos un sis­tema que enfa­ti­za el seguimien­to del tiempo”.



Mien­tras tan­to, la agen­cia de rendimien­to de video One2 no uti­liza el ras­treador de tiem­po para cal­cu­lar salarios. El equipo sabe que los emplea­d­os recibirán sus cheques de pago una vez al mes, inde­pen­di­en­te­mente del rendimien­to del cliente. El con­sul­tor de mar­ket­ing de One2, Vitaliy Tsym­bal­iuk, afir­ma que este enfoque hace que el equipo se esfuerce por tra­ba­jar mejor, no por obligación, sino porque real­mente quieren.

¿Por qué debería un cliente saber cuán­to tiem­po gas­taron los emplea­d­os en las tareas?

En los casos que anal­izamos, la may­oría de las empre­sas no incluyen al cliente en el sis­tema CRM. El ger­ente de proyec­to de VoltaOne, Roman Slipchenko, expli­ca que esto se debe à la nat­u­raleza de su tra­ba­jo: En nue­stro caso, el ger­ente de cuen­tas comu­ni­ca todo lo que nece­si­ta el cliente.”

Elegi­mos delib­er­ada­mente un dis­eño min­i­mal­ista para Work­sec­tion para bajar el umbral de entra­da para aque­l­los que nun­ca han tra­ba­ja­do con este sis­tema, y que pueden no tra­ba­jar con él reg­u­lar­mente. Por lo tan­to, nos gus­ta el caso de Y&R Ucra­nia, que agregó var­ios clientes al sis­tema. Esta es una situación ide­al, ya que el cliente puede mon­i­tore­ar el vol­u­men de tra­ba­jo en cualquier momen­to. Desafor­tu­nada­mente, según el CEO Dmytro Bar­sukov, hay pocos de tales clientes porque pocos están intere­sa­dos en el detrás de esce­na” de un proyec­to publicitario.

Roman Rybalchenko, fun­dador de Roman.ua, cree que una bue­na alter­na­ti­va a lle­var al cliente al sis­tema es uti­lizar un sis­tema de informes: Tra­ba­jamos de for­ma trans­par­ente, y el ser­vi­cio nos per­mite comu­nicar esta trans­paren­cia al cliente. Con el sis­tema de informes, el cliente ve cuán­to tiem­po (lit­eral­mente has­ta el min­u­to) pasamos, y no tiene pre­gun­tas.” Roman.ua uti­liza informes en dos casos:
  • Exter­no – Para mostrar al cliente lo que se ha hecho.
  • Inter­no – Para cal­cu­lar la com­pen­sación de los emplea­d­os según el tiem­po tra­ba­ja­do y los proyec­tos manejados.

¿Es nece­sario ras­trear las horas de tra­ba­jo de los empleados?

Imple­men­tar un sis­tema de seguimien­to de tiem­po es opcional.Por ejem­p­lo, Anas­tasi­ia Sylenok, CEO del Cen­tro de Tec­nología Cívi­ca 1991, no uti­liza el ras­treador de tiem­po de Work­sec­tion porque tra­ba­ja en un modo mul­titarea y cam­bia ráp­i­da­mente entre tar­eas. Sin embar­go, los emplea­d­os del cen­tro uti­lizan el ras­treador de tiem­po para tar­eas a largo pla­zo, como escribir un artículo.

El ger­ente de proyec­to de VoltaOne, Roman Slipchenko, señala acer­tada­mente que, aunque la agen­cia ape­nas uti­liza el seguimien­to de tiem­po, para muchas empre­sas, el con­trol del tiem­po es el tema #1. Además, los free­lancers que desean inter­ac­tu­ar con los clientes en Work­sec­tion a menudo quieren reg­is­trar el tiem­po ded­i­ca­do a las tareas.


La agen­cia Y&R Ucra­nia tuvo que intro­ducir un sis­tema de seguimien­to de tiem­po debido à la estruc­tura com­ple­ja de la empre­sa. Se com­pone de depar­ta­men­tos, y los depar­ta­men­tos incluyen unidades que mane­jan tar­eas especí­fi­cas. Has­ta una doce­na de proyec­tos pueden estar en pro­gre­so simultáneamente.

Sin embar­go, la agen­cia de rendimien­to de video One2 no ras­trea las horas de tra­ba­jo. Para nosotros, es tabú cal­cu­lar cuán­tas horas tra­ba­jó una per­sona durante la sem­ana y luego decir: No estás asum­ien­do sufi­cientes tar­eas.’ Con­sid­er­amos el fac­tor de enfoque de cada equipo: algunos son más pro­duc­tivos, otros menos,” dice el con­sul­tor de mar­ket­ing de One2, Vitaliy Tsymbaliuk.

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