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Zerstreute Aufgaben und ein Team ohne Richtung: wie Worksection 2.0 Ordnung in die Arbeit bringt.

Wenn Ihr Arbeit­stag mit der Auf­gabe begin­nt: Finde die Auf­gabe in Telegram, grabe die Datei in Google Dri­ve aus, über­prüfe den Sta­tus in Excel und erin­nere dich, was in der E‑Mail vere­in­bart wurde” – entste­ht ein wenig Chaos bei der Arbeit.
Um her­auszufind­en, was mit dem Pro­jekt los ist, benöti­gen Sie einen weit­eren sep­a­rat­en Job. Deshalb wis­sen Sie nicht, wer ger­ade woran arbeit­et, und Sie ver­ste­hen nicht, was wirk­lich drin­gend ist und was warten kann. Der Man­ag­er ver­bringt die Hälfte der Energie am Mor­gen damit, nicht an notwendi­gen Auf­gaben zu arbeit­en, son­dern zu ver­suchen, ein Bild aus zehn ver­schiede­nen Anwen­dun­gen zusam­men­zuset­zen. Und ein wichtiges Detail geht sicher­lich unter­wegs verloren.

Die Analyse von über 4.000 Sup­por­t­an­fra­gen zeigte, dass min­destens 18 % der Teams mit diesem Prob­lem kon­fron­tiert sind. Laut PwC ver­brin­gen Man­ag­er bis zu 40 % ihrer Zeit mit der Suche nach dem richti­gen Link und der Pla­nung von Syn­chro­ni­sa­tion­s­meet­ings, die durch eine einzige Nachricht erset­zt wer­den kön­nten und das Team nicht wirk­lich näher zum gewün­scht­en Ergeb­nis bringen.
Wir glauben, dass das Prob­lem nicht bei den Men­schen liegt. Es ist nur so, dass, wenn Werkzeuge ihr eigenes, sep­a­rates Leben führen, das Team gezwun­gen ist, dieses Puz­zle jeden Tag manuell zusam­men­zuset­zen. In der Regel vervielfachen sich die Fen­ster, Auf­gaben wer­den irgend­wo gespe­ichert, sog­ar Haft­no­ti­zen auf dem Mon­i­tor, und jed­er hat seine eigene Ver­sion davon, wie es läuft, im Kopf.

Pri­or­itäten ver­schwim­men, alles wird gestern drin­gend, und es entste­ht die klas­sis­che Sit­u­a­tion, in der an ein­er Auf­gabe gle­ichzeit­ig zwei Per­so­n­en arbeit­en oder sie gar nicht erledigt wird.

In Work­sec­tion 2.0 haben wir beschlossen, dies radikal anzuge­hen und ein­fach Auf­gaben, Dateien und Kom­mu­nika­tion in einem Raum zu kom­binieren. Dadurch sieht das gesamte Team in Echtzeit das­selbe Bild. Und nie­mand muss während des Arbeit­stags seine Kol­le­gen erneut fragen.

Ein Ort statt fünf

Früher begann der Tag mit einem Durch­lauf durch die Tabs, begin­nend mit E‑Mails, Über­prü­fung des Mes­sen­gers, der Tabelle, zurück zum Mes­sen­ger, weil etwas ger­ade gepingt hat. Aber es gab kein klares Ver­ständ­nis darüber, woran ger­ade gear­beit­et wird.

In Work­sec­tion 2.0 haben wir alles vere­in­facht. Sie kön­nen ein­fach einen Tab öff­nen und sehen sofort alles. Wer macht was, welche Auf­gaben in Arbeit sind und was bere­its abgeschlossen und erfol­gre­ich ein­gere­icht wurde. Keine manuelle Daten­samm­lung – Dateien, Diskus­sio­nen und Sta­tus sind fest mit ihren Auf­gaben ver­bun­den und leben neben ihnen.

In der Prax­is verän­dert dies den Rhyth­mus des Unternehmens voll­ständig. Sie kön­nen jed­erzeit sehen, woran ein bes­timmter Mitar­beit­er ger­ade arbeit­et, und müssen nicht durch Chats graben, um das richtige Lay­out oder die endgültige Lösung zu find­en. Die Auf­gaben­sta­tus wer­den klar, ohne zusät­zliche Fra­gen wie Hey, arbeitest du schon an dieser Auf­gabe?“, und das gesamte Team arbeit­et endlich mit ein­er Ver­sion aktueller Infor­ma­tio­nen und dupliziert die Arbeit ander­er nicht, nur weil jemand etwas überse­hen hat.


Ein Dash­board, das sich an Sie anpasst

In der Regel sind Auf­gaben­man­ag­er schuldig, zu ver­suchen, alles auf ein­mal jedem zu zeigen, und ver­wan­deln den Bild­schirm in ein Kon­troll­pan­el für etwas Unbekan­ntes. Wir haben einen anderen Ansatz gewählt und die Haupt­seite von Work­sec­tion 2.0 flex­i­bel gestal­tet. Sie passt sich automa­tisch dem an, woran Sie im Unternehmen arbeit­en, und über­lädt Sie nicht mit Infor­ma­tio­nen, die Sie über­haupt nicht betreffen.

Das funk­tion­iert ganz ein­fach. Wenn ein Aus­führen­der das Sys­tem öffnet, sieht er nur seine Auf­gaben für heute und wird nicht durch all­ge­meine Zeit­pläne abge­lenkt. Der Pro­jek­t­man­ag­er behält den aktuellen Fortschritt und poten­zielle Risiken auf seinem Bild­schirm im Auge, während der Vorge­set­zte einen Überblick über den Gesamt­sta­tus aller Starts, Bud­gets und Arbeit­slas­ten der Men­schen hat.

In der Folge betritt jed­er das Pro­gramm und ver­ste­ht sofort seinen näch­sten Schritt, ohne Zeit mit dem Fil­tern durch die Auf­gaben ander­er zu verschwenden.

Die Blöcke sind wie Wid­gets ange­ord­net. Sie kön­nen Auf­gaben, Pri­or­itäten, Tea­mak­tiv­ität, finanzielle Indika­toren und Berichte nach Belieben anpassen, neu anord­nen oder vom Bild­schirm aus­blenden. Nur das, was Ihnen wirk­lich hil­ft, bleibt auf Ihrem Desktop.

Statt ein­er Mil­lion Wie läuft’s?“ Fragen

Früher mussten Sie, um den Sta­tus eines Pro­jek­ts zu erfahren, ganze Meet­ings abhal­ten oder end­los in Chats mit Fra­gen darüber, wie es vor­ange­ht, schreiben. Jet­zt reicht es aus, ein­fach die Haupt­seite zu öff­nen. Wir haben Wid­gets hinzuge­fügt, die die meis­ten täglichen Anfra­gen des Vorge­set­zten abdeck­en und helfen, alles im Blick zu behalten.

Pro­jekt-Wid­get

Wenn Sie schnell einen Überblick über die Prozesse benöti­gen, bewahrt Ihnen dieser Block das Heru­mir­ren in Menüs auf der Suche nach dem richti­gen Ord­ner. Sie erhal­ten eine prak­tis­che Liste von allem, was ger­ade in Arbeit ist, wo Sie Starts fil­tern kön­nen, für die Sie der Man­ag­er sind, oder die wichtig­sten mit einem Stern auswählen kön­nen. Das Sys­tem zeigt sofort den Sta­tus jedes Pro­jek­ts und die neuesten Aktiv­itäten an. Außer­dem kön­nen Sie eine Auf­gabe erstellen, den Sta­tus ändern oder direkt im Wid­get umbenennen.

Pri­or­itäten-Wid­get

Dieser Block analysiert automa­tisch Fris­ten, visu­al­isiert bevorste­hende Fäl­ligkeit­ster­mine und hebt Risiken von über­fäl­li­gen Auf­gaben im Voraus her­vor. Sie ver­schwen­den keine Zeit mehr mit dem Durch­suchen von Dutzen­den von Seit­en, denn alles, was Ihre sofor­tige Aufmerk­samkeit erfordert, ist bere­its auf einem Bild­schirm gesammelt.


Per­so­n­en-Wid­get

Neue Auf­gaben zufäl­lig zu verteilen, ist ein sicheres Rezept für das Aus­bren­nen des Teams, weshalb wir Ihnen Echtzeit-Arbeit­slas­ten zur Ver­fü­gung stellen. Sie kön­nen sehen, wie viele Auf­gaben bere­its an jedem Mitar­beit­er hän­gen, einen Blick in deren Tage­s­pläne wer­fen und eine neue Auf­gabe speziell an diejeni­gen zuweisen, die freie Zeit und Ressourcen haben. Das hil­ft, die Arbeit bewusst zu verteilen, anstatt ein­fach Auf­gaben an den Näch­sten zu kippen.


Ereig­nis-Feed und Aktivitätszeitachse

Für diejeni­gen, die hier und jet­zt die gesamte Dynamik sehen möcht­en. Es zeigt jede Aktion im Sys­tem: neue Kom­mentare von Kol­le­gen, Sta­tusak­tu­al­isierun­gen oder abgeschlossene Auf­gaben über alle Pro­jek­te gle­ichzeit­ig. Sie kön­nen auf jede Änderung reagieren oder eine wichtige Diskus­sion erfassen, ohne das Team mit ein­er weit­eren Frage im Mes­sen­ger von ihrer Arbeit abzulenken.


Überblick über jedes Projekt

Wenn das all­ge­meine Dash­board nicht aus­re­icht, kön­nen Sie immer die Über­sicht” eines bes­timmten Pro­jek­ts öff­nen und ins Detail gehen. Hier wird genü­gend wichtige und coole Infor­ma­tio­nen vorhan­den sein, um alles zu sehen.

Pro­jek­tzeitachse

Dieser Block hil­ft, geplante und tat­säch­liche Fris­ten zu ver­gle­ichen, Fer­tig­stel­lung­ster­mine vorherzusagen und Verzögerun­gen im Voraus zu kennze­ich­nen. Das Sys­tem sig­nal­isiert sofort den Stand der Dinge mit ver­ständlichen Statusanzeigen:
  • Alles nach Plan
  • Verzögerungsrisiko
  • Frist über­schrit­ten

Sie sehen nicht nur den aktuellen Stand, son­dern auch Trends. Sie erwarten Verzögerun­gen, bevor der Kunde über­haupt nach Fris­ten fragt.

Finanzindika­toren

Geld und Zeit für das Pro­jekt sind sofort sicht­bar. Das Sys­tem berech­net die aufgewen­de­ten Stun­den, mul­ti­pliziert sie mit den Stun­den­sätzen der Mitar­beit­er und zeigt den Bud­get­fortschritt in Prozent an. Sie sehen immer einen klaren Ver­gle­ich des Plans und des Ist-Standes, sodass während der abschließen­den Berech­nun­gen am Ende des Monats keine unan­genehmen Über­raschun­gen auftreten.

Peo­ple Analytics

Dieses Wid­get zeigt den Beitrag jedes Einzel­nen: wie viele Auf­gaben eine Per­son abgeschlossen hat, wie viele noch in Arbeit sind und wie dies im Ver­gle­ich zur Vor­woche aussieht. Sofort ist sicht­bar, wer das Pro­jekt vorantreibt und wer Hil­fe benötigt. Hier kön­nen auch ver­waiste Auf­gaben leicht erkan­nt und die Aus­führen­den direkt aus diesem Fen­ster zugewiesen werden.

Pro­jek­tak­tiv­itäts­di­a­gramm

Die Visu­al­isierung der Arbeit der let­zten 7 Tage zeigt die Aktio­nen des Teams Tag für Tag. Das Sys­tem hebt automa­tisch die drei aktivsten Teil­nehmer der Woche her­vor und kennze­ich­net Zeiträume höch­ster Pro­duk­tiv­ität oder Stag­na­tion. Das hil­ft, den wahren Rhyth­mus des Teams auf Grund­lage klar­er Dat­en zu ver­ste­hen, nicht auf sub­jek­tiv­en Empfindungen.


Auf­gabenüber­sicht für schnelles Arbeiten

Seien wir ehrlich, wenn die Auf­gaben zu zahlre­ich wer­den, begin­nen Karten und Tafeln, den Bild­schirm zu über­laden. In solchen Momenten möchte man ein­fach zu schlicht­en Tabellen zurück­kehren, in denen alles kom­pakt, Zeile für Zeile, ver­sam­melt ist.

Aber warum das Leben kom­plizieren? Die tabel­lar­ische Ansicht in Work­sec­tion 2.0 ver­mit­telt dieses Gefühl von Klarheit und Geschwindigkeit. Alle Ihre Auf­gaben sind direkt vor Ihren Augen auf einem Bild­schirm versammelt.

Sie müssen nicht mehr in jede Auf­gabe ein­tauchen, um etwas zu beheben. Eine Auf­gabe an einen anderen Kol­le­gen zu ver­schieben, die Frist zu aktu­al­isieren oder die Pri­or­ität zu ändern, kann direkt in der entsprechen­den Zelle erfol­gen. Und mit dem Fil­tern kön­nen Sie das Unnötige herausfiltern.


Massen­ver­wal­tung von Projekten

Wenn ein Kunde plöt­zlich das Konzept ändert oder Pri­or­itäten inner­halb des Teams sich ver­schieben, sieht sich der Man­ag­er nor­maler­weise ein­er Katas­tro­phe gegenüber… Drin­gend Fris­ten umschreiben, Sta­tus ändern und Per­so­n­en über mehrere Dutzend Auf­gaben hin­weg neu zuweisen. Es ist leicht, einen hal­ben Tag vom Kurs abzukom­men, wenn man all dies manuell macht.

Deshalb umfasst Work­sec­tion 2.0 ein Batch-Bear­beitungswerkzeug, um solche Prob­leme in nur weni­gen Minuten zu lösen. Sie wählen ein­fach den notwendi­gen Stapel von Auf­gaben aus und aktu­al­isieren alles, was hier­für benötigt wird.

Wenn Auf­gaben auf andere Pro­jek­te verteilt wer­den müssen, kön­nen sie ein­fach in den gewün­scht­en Ord­ner gezo­gen wer­den. Und für Prozesse, die sich von Monat zu Monat wieder­holen, kön­nen Sie fer­tige Auf­gaben­stapel kopieren, anstatt jedes Mal die gle­ichen Schritte von Grund auf neu zu schreiben.


Arbeitsverteilung im Team

Wenn Sie dacht­en, dass die Zuweisung ein­er Auf­gabe nur das Schreiben eines Namens im Feld Aus­führen­der“ ist, dann ist das nicht so, das ist bess­er, wenn Sie das nicht tun. Es ist wichtig zu ver­ste­hen, ob jemand diese Auf­gabe ger­ade übernehmen kann.

Wir bei Work­sec­tion haben diesen Prozess hochw­er­tig gestal­tet. Sie kön­nen die ver­ant­wortliche Per­son direkt vom Haupt­dash­board oder von der Auf­gabenüber­sicht ändern. Bei der Zuord­nung sehen Sie die Arbeit­slast Ihres Kol­le­gen. Diese erhal­ten automa­tisch eine Benachrich­ti­gung über die neue Zuweisung.

Die His­to­rie der Änderun­gen in den Ver­ant­wortlichkeit­en wird gespe­ichert. Und die Del­e­ga­tion kann mit einem Kom­men­tar und Kon­text erfol­gen, damit die Per­son sofort ver­ste­ht, was von ihnen erwartet wird.


Verbindun­gen zwis­chen Aufgaben

Auf­gaben in großen Pro­jek­ten sind fast immer voneinan­der abhängig. Wenn ein Schritt verzögert sich, kommt die gesamte nach­fol­gende Arbeit zum Still­stand: der Entwick­ler wartet auf die Entwürfe des Design­ers, und der Kunde wartet auf das endgültige Ergebnis…

In Work­sec­tion 2.0 sind diese Abhängigkeit­en im Gantt-Dia­gramm deut­lich sicht­bar. Das Sys­tem unter­stützt ver­schiedene Arten von Beziehun­gen zwis­chen Aufgaben:
  • Fin­ish-Start – die näch­ste Auf­gabe begin­nt erst, nach­dem die vorherige abgeschlossen ist.
  • Start-Start – Auf­gaben müssen gle­ichzeit­ig starten.
  • Block­aden / Block­iert – eine Auf­gabe stoppt die Arbeit an ein­er anderen.
  • Ver­wandt – eine ein­fache Verbindung zwis­chen Aufgaben.
Wenn sich die Fris­ten für eine Basisauf­gabe ändern, berech­net das Sys­tem den Zeit­plan für die restlichen abhängi­gen Auf­gaben neu und behält dabei die Logik des Pro­jek­ts bei. Dies hil­ft, kri­tis­che Punk­te rechtzeit­ig zu erken­nen und die Bemühun­gen des Teams dor­thin zu lenken, wo sie für den Gesamt­fortschritt benötigt werden.


Infor­ma­tio­nen in Sekun­den mit Suche und Filtern

Wenn Hun­derte von Auf­gaben im Sys­tem anfall­en, nimmt die manuelle Suche nach ein­er bes­timmten Auf­gabe zu viel Zeit in Anspruch. Und durch Lis­ten zu scrollen und zu ver­suchen, sich an die Ord­ner­na­men zu erin­nern, ist nicht cool.

In Work­sec­tion ist dieser Prozess mit Fil­tern automa­tisiert. Sie kön­nen Auf­gaben nach Sta­tus, Aus­führen­dem, Fäl­ligkeit oder bes­timmten Pro­jek­ten fil­tern, um eine saubere Liste ohne Infor­ma­tion­srauschen zu erhalten.

Das Such­sys­tem funk­tion­iert nicht nur mit Auf­gaben­na­men, son­dern durch­sucht auch Kom­mentare, selb­st wenn Sie sich nicht an die genaue For­mulierung des Satzes erin­nern. Darüber hin­aus kön­nen Sie täglich ver­wen­dete Fil­ter im Sys­tem spe­ich­ern, sodass Sie jed­erzeit zu ihnen zurück­kehren können.



Gespe­icherte Ansichten

Wenn jedes Team­mit­glied die Benutze­r­ober­fläche für sich selb­st anpasst, kann es zu ein­er Desyn­chro­ni­sa­tion kom­men. Der Man­ag­er schaut auf die Arbeit­slas­ten der Men­schen, der Entwick­ler auf die Pri­or­itäten und der Tester auf die Ver­i­fizierungssta­tus. Dadurch kann es schwierig sein, den Gesamtzu­s­tand der Dinge bei Meet­ings schnell zu beurteilen.

Gespe­icherte Ansicht­en in Work­sec­tion 2.0 helfen jedem, gemein­sam mit einem voll­ständi­gen sit­u­a­tiv­en Bewusst­sein zu arbeit­en. Sie kön­nen ein Fil­terkom­bi­na­tion ein­mal ein­richt­en, um zum Beispiel über­fäl­lige Auf­gaben, die in dieser Woche in Arbeit sind, anzuzeigen, und dies als sep­a­rat­en Tab speichern.

Diese Ansicht kann mit Kol­le­gen geteilt wer­den. Das Team muss nicht mehr manuell notwendi­ge Para­me­ter vor jedem Anruf sam­meln. Jed­er öffnet das­selbe Fen­ster, sieht diesel­ben Dat­en und trifft schneller Entschei­dun­gen über die näch­sten Schritte.


Ver­ste­hen, wo man mit dem Tage­s­plan anfan­gen soll

Wenn ein Mitar­beit­er gle­ichzeit­ig in mehreren Pro­jek­ten tätig ist, sam­meln sich die Auf­gaben oft in ver­schiede­nen Ord­nern an. Deshalb ist es eine Her­aus­forderung, die Rei­hen­folge der Arbeit für den Tag zu bes­tim­men und die tat­säch­liche Arbeit­slast zu bewerten.

Die Tage­s­plan“ Funk­tion kon­so­li­diert Auf­gaben auf einem Bild­schirm und legt sie zeitlich direkt im Kalen­der an. Die Rei­hen­folge der Aus­führung und Pri­or­itäten kann per Drag & Drop mit der Maus oder dem Touch­pad angepasst wer­den. Dies ermöglicht dem Team, im Voraus zu bew­erten, ob es real­is­tisch ist, die gesamte Arbeit­slast inner­halb der Arbeitss­chicht abzuschließen.


Für den Man­ag­er ist dieses Tool nüt­zlich, da es ermöglicht, den Tage­s­plan jedes Kol­le­gen zu öff­nen. Bevor eine neue Auf­gabe zugewiesen wird, kön­nen Sie den aktuellen Zeit­plan der Per­son für heute sehen.



Zusät­zlich kann das Sys­tem mit Google Kalen­der oder Out­look über iCal­en­dar inte­gri­ert wer­den, sodass der Arbeit­szeit­plan auf allen Geräten immer aktuell ist.

Chats – wo die Auf­gaben sind

Einige Details wur­den in Telegram besprochen, der Kunde hat dort Änderun­gen genehmigt, der Man­ag­er hat pos­i­tiv in per­sön­lichen Nachricht­en geant­wortet, und die Arbeit scheint akzep­tiert wor­den zu sein. Inzwis­chen hängt die Auf­gabe jedoch immer noch irgend­wo anders ohne Updates. Eine Woche verge­ht, jemand öffnet die Auf­gabe, macht alles gemäß der ursprünglichen Beschrei­bung und am Ende erhält das Team etwas völ­lig anderes als vereinbart.

In Work­sec­tion 2.0 wird das nicht passieren, da alle Chats direkt mit Pro­jek­ten und spez­i­fis­chen Auf­gaben verknüpft sind. Sie kön­nen die Details direkt in der Auf­gabenkarte besprechen, sodass die gesamte His­to­rie der Änderun­gen und der Kon­text immer für diejeni­gen sicht­bar bleibt, die die Arbeit ausführen.

In der Benutze­r­ober­fläche kön­nen Sie per­sön­liche, Grup­pen- oder Pro­jekt-Chats erstellen, und das Sys­tem hebt neue Antworten her­vor, damit das Team keine wichti­gen Updates ver­passt. Wenn Sie einen exter­nen Kun­den in die Diskus­sion ein­beziehen müssen, gibt es eine Inte­gra­tion mit E‑Mails.



Auf dem Laufend­en bleiben durch E‑Mail-Digests und Berichte

Eine der größten Zeitver­schwen­dun­gen für einen Man­ag­er sind Sta­tus-Meet­ings. Sie kom­men zusam­men, um her­auszufind­en, was läuft.

Wir glauben, das ist nicht notwendig, weshalb Work­sec­tion 2.0 automa­tisch struk­turi­erte Zusam­men­fas­sun­gen an die E‑Mail sendet: ein täglich­er E‑Mail-Digest mit Zusam­men­fas­sun­gen für Pro­jek­te und Auf­gaben, Berichte über Per­so­n­en, Pro­jek­te, Auf­gaben und Zeitaufwände. Berichte kön­nen im PDF- und CSV-For­mat exportiert wer­den, gefiltert nach Zeitraum, Pro­jekt oder Ausführendem.

Das Team fokussiert sich auf die Arbeit und nicht auf die Vor­bere­itung von Bericht­en. Und Sie erhal­ten die benötigten Informationen.


Fris­ten-Erin­nerun­gen

Typ­is­cher­weise wer­den Fris­ten nur am tat­säch­lichen Fäl­ligkeits­da­tum oder dann erin­nert, wenn das Datum im Kalen­der unter einem Dutzend ander­er Auf­gaben ein­fach überse­hen wird. Um zu ver­hin­dern, dass dies passiert, müssen Man­ag­er ständig manuell Lis­ten über­prüfen und regelmäßig das Team fra­gen, in welchem Sta­di­um der Arbeit es sich befindet.

Um das manuell zu ver­mei­den – gibt es Work­sec­tion 2.0 und sein automa­tisiertes Sys­tem, das Fris­ten überwacht und Benachrich­ti­gun­gen sendet, wenn ein Fäl­ligkeits­da­tum naht.

Benachrich­ti­gun­gen kom­men im Voraus, sodass der Aus­führende Zeit hat, die Arbeit in Ruhe zu been­den oder über eine mögliche Ver­schiebung zu war­nen. Sie kön­nen diese Sig­nale nach Ihren Wün­schen anpassen: 
  • Push-Benachrich­ti­gun­gen inner­halb des Sys­tems erhalten
  • E‑Mails
  • Benachrich­ti­gun­gen im Chat
Das Ergeb­nis ist, dass der Man­ag­er nicht jeden Tag an die Dat­en erin­nern muss, und das Team sieht die aktuellen Pri­or­itäten im Hintergrund.


Prak­tis­che Vorlagen

Ein neues Pro­jekt zu erstellen und wieder das­selbe – eine Auf­gaben­struk­tur zu schaf­fen, Zuständigkeit­en zuzuweisen, Fris­ten festzule­gen. Jedes Mal von Grund auf neu.

Warum das Dutzende Male tun, wenn Sie es ein­mal tun kön­nen? Das haben wir auch gedacht, weshalb Work­sec­tion 2.0 Vor­la­gen für typ­is­che Pro­jek­te anbi­etet – Pro­duk­te­in­führun­gen, Kun­den-Onboard­ing, Marketingkampagnen.

Oder Sie kön­nen Ihre eigene Vor­lage mit ein­er voll­ständi­gen Struk­tur von Auf­gaben, ver­ant­wortlichen Per­so­n­en und Fris­ten erstellen. Bei der Bere­it­stel­lung wer­den Abhängigkeit­en zwis­chen den Auf­gaben automa­tisch kon­fig­uri­ert, eben­so wie die Unter­stützung für Scrum, Kan­ban und Waterfall.


Sehen, was Sie durch flex­i­blen Zugriff benötigen

Mit dem Wach­s­tum des Unternehmens und der Ein­beziehung neuer Per­so­n­en wird das Zugangs­man­age­ment zu einem Sicher­heit­sprob­lem. Interne Entwick­ler benöti­gen tech­nis­che Details, Man­ag­er benöti­gen finanzielle Analy­sen, während Free­lancer oder Kun­den nur einen Überblick über den Fortschritt spez­i­fis­ch­er Auf­gaben benöti­gen. Allen in ein­er solchen Sit­u­a­tion die gle­ichen Berech­ti­gun­gen zu gewähren, ist umständlich und riskant.

In Work­sec­tion 2.0 gibt es ein flex­i­bles Sys­tem von Rollen und Berechtigungen: 
  • Account-Admin­is­tra­tor
  • Team-Admin­is­tra­tor
  • Benutzer
  • Gast
Pro­jek­tad­min­is­tra­toren kön­nen inner­halb ihrer Befug­nisse selb­st­ständig Entschei­dun­gen tre­f­fen. Die Sicht­barkeit finanzieller Dat­en und der Zugang zu ver­traulichen Pro­jek­ten wer­den sep­a­rat fest­gelegt. Es gibt ein Änderung­spro­tokoll, um immer zu ver­fol­gen, wer was getan hat.


Wie starten Sie die Arbeit Ihres Teams?

  • Audit der aktuellen Sit­u­a­tion. Erstellen Sie eine Liste der Plat­tfor­men, Mes­sen­ger oder Notizbüch­er, in denen Sie derzeit arbeit­en. Bes­tim­men Sie die drei wichtig­sten Prob­leme in der Prozes­sor­gan­i­sa­tion, die zuerst ange­gan­gen wer­den müssen.
  • Grund­struk­tur des Pro­jek­ts.Erstellen Sie die ersten Ord­ner oder Pro­jek­te im Sys­tem nach Art der Arbeit oder wichti­gen Kun­den. Leg­en Sie ver­ständliche Sta­tus für das Team fest.
  • Dash­board-Set­up. Fügen Sie die notwendi­gen Wid­gets auf der Haupt­seite hinzu und ent­fer­nen Sie die über­flüs­si­gen. Der Arbeits­bere­ich sollte das Gesamt­bild und die aktuellen Pri­or­itäten direkt auf dem Bild­schirm anzeigen.
  • Erstellen der ersten Auf­gaben. Über­tra­gen Sie aktuelle Auf­gaben in die erstell­ten Pro­jek­te. Nutzen Sie die tabel­lar­ische Ansicht, um schnell Fris­ten festzule­gen, Zuständigkeit­en zuzuweisen und die Arbeit nach Pri­or­ität zu sortieren.
  • Kom­mu­nika­tion im Kon­text von Auf­gaben. Vere­in­baren Sie mit dem Team, Arbeits­de­tails in Pro­jekt-Chats zu besprechen, anstatt in per­sön­lichen Nachricht­en auf Telegram. Hin­ter­lassen Sie Kom­mentare direkt in den Auf­gabenkarten und nutzen Sie Tags über @, damit die Per­son sofort die Ansprache sieht.
  • Verteilungsrollen. Laden Sie das Team ins Sys­tem ein und stellen Sie Zugriff­slev­el ein. Weisen Sie Pro­jek­tad­min­is­tra­toren zu, die ihre Bere­iche unab­hängig ver­wal­ten kön­nen, um Ihnen Zeit zu sparen.

Ein­fach­er Logik eines ein­heitlichen Raums

Kon­stante Fris­ten-Prob­leme und Auf­gaben, die durch das Raster fall­en, sind fast immer eine Geschichte über ein unbe­quemes Werkzeug, anstatt über die Unver­ant­wortlichkeit von Men­schen. Es ist schw­er, beein­druck­ende Ergeb­nisse zu zeigen, wenn man die Hälfte des Tages damit ver­brin­gen muss, den richti­gen Link aus Arbeits-Chats zu find­en, einen Kol­le­gen in einem anderen Mes­sen­ger zu fra­gen und die endgültige Ver­sion im fün­ften Tab des Browsers zu über­prüfen. Sowohl die Men­schen als auch das Bud­get des Unternehmens erschöpfen sich.

Es ist viel ein­fach­er zu arbeit­en, wenn alle Infor­ma­tio­nen in einem einzi­gen Fen­ster von Work­sec­tion 2.0 gesam­melt sind. Auf­gaben, Dateien, Kom­mentare und Analy­sen wer­den in einem Raum fest­ge­hal­ten, sodass jed­er Aus­führende sofort sein Stück Arbeit sieht. Der Man­ag­er erhält ein voll­ständi­ges Bild des Pro­jek­ts, während das Team ruhig mit der Arbeit fort­fahren kann, anstatt lange nach Infor­ma­tio­nen zu suchen.

Es ist Zeit, einen schnellen Arbeit­sansatz auszupro­bieren, und es ist ein­fach­er, die Zeit in Work­sec­tion 2.0! zu verwalten.




Häu­fig gestellte Fra­gen (FAQ)

Kön­nen beste­hende Auf­gaben aus Excel über­tra­gen werden? 
Ja. Work­sec­tion unter­stützt den Import von Auf­gaben aus CSV-Dateien. Sie exportieren Dat­en aus Excel, bere­it­en eine CSV mit den erforder­lichen Feldern vor und importieren sie in Worksection.

Wie schnell wird sich das Team anpassen? 
Basierend auf unser­er Erfahrung, 1 – 2 Wochen. Die ersten drei Tage sind zum Ver­traut­machen mit der Benutze­r­ober­fläche. Die erste Woche ist für die aktive Nutzung der Haupt­funk­tio­nen. Die zweite Woche ist für den voll­ständi­gen Wech­sel und die Anpas­sung des Teams.

Ist es für ein großes Team geeignet? 
Ja, Work­sec­tion 2.0 wurde mit Blick auf Skalier­barkeit entwick­elt: eine erweit­erte Struk­tur mit Abteilun­gen und Teams, flex­i­ble Rollen und Zugriff­s­rechte, Fil­ter und gespe­icherte Ansicht­en für die Arbeit mit ein­er großen Anzahl von Aufgaben.

Was, wenn jemand im Team nicht wech­seln möchte? 
Wider­stand gegen Verän­derun­gen ist nor­mal. Zeigen Sie die spez­i­fis­chen Vorteile für die tägliche Arbeit jedes einzel­nen auf. Begin­nen Sie mit einem Pro­jekt und skalieren Sie schrit­tweise. Beziehen Sie die ein, die sich schnell anpassen, um anderen zu helfen. Unter­stützung per E‑Mail und Chat ist ab dem Basis­plan ver­füg­bar, per­sön­lich­er Man­ag­er – ab dem Business-Plan.

Gibt es eine mobile App? 
Ja, Work­sec­tion 2.0 ist für iOS und Android verfügbar.


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