Kreativagenturen arbeiten in ihrem eigenen Tempo mit Fristen und Aufgaben. Dabei verlieren sie oft das Hauptziel aus den Augen. Der Start einer großangelegten Werbekampagne kann plötzlich zum Stillstand kommen, nur weil ein Designer einen tollen Entwurf geliefert hat, aber die alte Version veröffentlicht wurde, weil der Kunde die endgültige Überarbeitung direkt an den Manager in Telegram gesendet hat, und der Manager abgelenkt wurde und sie nicht in die Aufgabe übertragen hat.
Wenn Prozesse auf einem Haufen von Links in Google Docs und einer Million Chats basieren, wird die Arbeit, um es milde auszudrücken, nicht besonders gut voranschreiten.
Wir stimmen zu, dass der kreative Prozess schwer in starre Rahmen gezwängt werden kann, da Ideen und Überarbeitungen auf verschiedene Arten kommen. Aber niemand sagt, dass man diese Rahmenbedingungen schaffen muss. Struktur ist notwendig; sonst fangen die Fristen an, nacheinander zu brennen, aber alles kann einfach erledigt werden.
Deshalb haben wir in Worksection 2.0 Gleichgewicht betont: Das System übernimmt die Routine, Berechnungen und technischen Details und lässt dem Team volle Flexibilität für Kreativität.
In diesem Artikel erklären wir, wie Worksection 2.0 kreativen Teams hilft, schneller und effizienter zu arbeiten und auch unter Druck von Fristen inspiriert zu bleiben.
Die Benutzeroberfläche wird Sie nicht warten lassen
Der kreative Prozess ist ein Fluss. Und jede Verzögerung kann ihn brechen. Ein Designer verliert das Konzept, während er auf das Laden einer Datei wartet. Ein Texter vergisst die Idee für eine Überschrift, während das System aktualisiert. Ein Manager verbringt zusätzliche Minuten damit, zwischen Kundentasks zu wechseln.
Wir haben das System so umstrukturiert, dass es ohne Neuladen und Verzögerungen funktioniert. Alles aktualisiert sich in Echtzeit. Das Team arbeitet schnell, ohne den Fokus zu verlieren.
So funktioniert es in Worksection 2.0:
- Sofortige Updates ohne Neuladungen – alle Änderungen synchronisieren sich in Echtzeit, und das Team sieht immer den aktuellen Stand der Projekte, ohne dass es aktualisiert werden muss.
- Sofortiges Öffnen von Aufgaben – alle Details, Kommentare und Dateien erscheinen sofort.
- Bearbeitung auf einem Bildschirm – Status, Frist oder Zuweisung direkt in der Liste ändern, ohne zusätzliche Fenster.
- Lokales Caching – selbst bei über 100.000 Aufgaben bleibt das System schnell und stabil.
Wenn eine Agentur gleichzeitig ein Dutzend verschiedener Kunden jongliert, beginnt jede Sekunde, die man auf das Laden einer Seite wartet, zu nerven. Wenn sich alles sofort öffnet, kann das Team ruhig arbeiten, ohne durch Seitenladezeiten abgelenkt zu werden und den Fokus beim Wechseln zwischen Aufgaben zu verlieren.
Integrierter Messenger
Wenn der Arbeitstag mit der Überprüfung von fünf verschiedenen Apps beginnt, ist der Fokus bereits vor dem ersten Kaffee gebrochen. Viel Energie wird nur dafür aufgebracht, sich daran zu erinnern, wo die Informationen gesendet wurden.
Typische Kommunikation in einer Agentur sieht so aus:
- Aufgabenbesprechungen in Kommentaren im Aufgabenmanager;
- Kurze Fragen in Telegram;
- Gruppendiskussionen in Slack;
- Dateien in Google Drive;
- E‑Mail für die Kommunikation mit dem Kunden.
Infolgedessen geht der Kontext verloren, die notwendigen Informationen sind verstreut, und Diskussionen über Ideen, Überarbeitungen und Dateien verschwinden leicht in Messengern.
Und mit Worksection 2.0 kann es so aussehen:
- Private Chats – für schnelle Fragen mit einem Kollegen eins zu eins.
- Gruppenchats – zum Diskutieren von Ideen und täglichen Updates innerhalb des Teams.
- Projektchats – ein einziger Raum für alle Kommunikationen.
- Aufgaben aus Nachrichten erstellen – wichtige Rückmeldungen eines Kollegen in einem Chat bemerken, darauf klicken – in eine Aufgabe umwandeln.
- Dateien im Kontext – eine in der Konversation hochgeladene Datei ist zuverlässig an die Diskussion angehängt.
- Erwähnungen via @ – bringt schnell die richtige Person ins Spiel.
Damit Sie nicht zwischen Anwendungen jonglieren müssen, haben wir in Worksection alle Arbeitskorrespondenz und Dateien innerhalb des Systems zusammengeführt und Chats an bestimmte Projekte und Aufgaben gebunden.
Unterstützung für stundenweise Arbeit
Der Manager fragt: “Wie viele Stunden haben wir mit diesem Kunden verbracht?” – und niemand kann genau antworten. In Worksection 2.0 loggen Sie die Zeit jeder Aufgabe und sehen, wie viel das Projekt kostet.
So funktioniert die stundenweise Arbeit in Worksection 2.0:
- Start-/Stopp-Timer – wird mit einem Klick direkt in der Aufgabenkarte gestartet, wenn der Spezialist mit der Arbeit beginnt und stoppt, wenn er zu einer anderen Aufgabe wechselt.
- Stundenlöhne für Mitarbeiter – das System berechnet automatisch die Kosten der aufgewendeten Zeit basierend auf individuellen Sätzen.
- Individuelle Sätze – Sie können jedem Mitarbeiter einen separaten Stundenlohn festlegen, und das System berechnet die Kosten automatisch.
- Berichte über Zeit- und finanzielle Ausgaben – zeigen die tatsächliche Zeit und das Geld, die für jedes Projekt aufgewendet wurden (Plan vs. Ist). Sie können sofort sehen, ob die Agentur im Budget des Kunden liegt.
- Schnelle Berichte für Kunden – exportierbar als PDF oder Excel. Der Kunde sieht, wer, wie viele Stunden und woran genau gearbeitet hat.
- Planung zukünftiger Projekte – durch die Analyse der tatsächlich aufgewendeten Zeit für vergangene Aufgaben können Sie Fristen genauer planen und Preise sinnvoll anpassen.
- Vorteile – Zeit- und Finanzverfolgung sind bereits im Business-Plan enthalten, sodass keine zusätzlichen Kosten für das Zeit-Tracking anfallen.
Flexible Struktur für kreative Prozesse
Es heißt, dass ein Marketingkampagnenplan genau bis zum ersten Feedback des Kunden besteht. Kreative Projekte folgen selten einem linearen Verlauf, da Überarbeitungen oft unerwartet kommen, Ideen unterwegs geändert werden und die Priorität von gestern heute irrelevant werden kann.
Aufgabenmanager geraten unter solchen Bedingungen unter Druck, und der Manager verbringt mehr Zeit damit, Fristen im System zu verschieben, als mit der eigentlichen Arbeit.
Wir haben es jedoch geschafft, uns an solche Realitäten anzupassen, sodass Sie in dem aktualisierten Worksection 2.0 Projekte so verwalten können, wie es aktuell am besten passt.
Zum Beispiel können Sie den täglichen Fluss von Überarbeitungen und Entwürfen mithilfe von Kanban-Boards steuern, und für die Planung großangelegter Kampagnen und das Verfolgen globaler Fristen wechseln Sie zu einem Gantt-Diagramm.
Das System ermöglicht es Ihnen, Phasen unterwegs zu ändern und Pläne sofort anzupassen, sodass das gesamte Team das aktuelle Bild ohne zusätzliche Anrufe sieht.
Kanban Worksection 2.0
Um herauszufinden, in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet, müssen Sie nicht mehr jede Karte öffnen oder Kollegen anpingen. Das aktualisierte Kanban Worksection 2.0 organisiert die Prozesse der Agentur visuell und ermöglicht es, den gesamten Workflow auf einem Bildschirm zu verwalten.
- Sanftes Ziehen von Aufgaben – Status und Arbeitsphasen ändern sich schnell, einfach durch Ziehen zur Seite
- Masseneingriffe – Sie können fünf oder zehn Aufgaben auf einmal abhaken und sie beispielsweise von der „Warten auf Genehmigung“-Phase in die „Genehmigt“-Phase verschieben.
- Hierarchische Gruppierung auf dem Board – ändern Sie die Zuweisung, Frist oder Priorität direkt auf der Aufgabenkarte, ohne ins Detail gehen zu müssen. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.
- Flexible Filter – das Board kann für einen bestimmten Mitarbeiter oder Kunden formatiert werden, um alles Unnötige zu entfernen und nur das zu sehen, was jetzt dringend ist.
- Ansichtsoptionen – Aufgabenkarten können kompakt gestaltet werden, um das gesamte Bild auf einen Blick zu sehen, oder erweitert, wenn Sie die ersten Zeilen der Beschreibung lesen müssen.
Wie erleichtert dies das Leben für die Agentur?
An einem normalen Arbeitstag, während mehrere Marken gleichzeitig verwaltet werden, passiert immer etwas mit jeder von ihnen. Anstatt das Team in Chats anzupingen, öffnet der Manager einfach das Board, das so aussieht:
Wenn ein Kunde einen Entwurf mit Feedback zurückschickt, zieht der Projektmanager die Aufgabe in die Spalte mit Überarbeitungen. Der Designer, der denselben Bildschirm geöffnet hat, sieht sofort, dass sich der Status der Aufgabe geändert hat und kümmert sich sofort darum.
So wird die Bewegung der Aufgabe über das Board selbst zum Signal zum Handeln.
Gantt-Diagramm Worksection 2.0
Wenn Kanban hilft, tägliche Aufgaben zu kontrollieren, ist das Gantt-Diagramm Ihr Kontrollzentrum, das Kanban ergänzt. Es ist unverzichtbar für die Planung großer Starts, bei denen Prozesse voneinander abhängig sind und das Team nicht vorankommen kann, bis die vorherige Phase abgeschlossen ist.
Wenn Genehmigungen mindestens ein paar Tage verzögert werden, versteht das System automatisch die Verknüpfungen zwischen Aufgaben und verschiebt die Fristen für alle nachfolgenden Phasen. Das Team sieht den aktualisierten Zeitplan und passt seine Pläne ruhig an.
So wird das in Worksection 2.0 umgesetzt:
- Manuelle Friständerungen – ziehen Sie einfach die Frist der Aufgabe auf ein neues Datum und die Frist wird automatisch geändert
- Automatische Anpassung der Abhängigkeiten – wenn die Phase „Genehmigung des Konzepts“ verzögert wird, wird das System automatisch die Frist für „Entwicklung von Entwürfen“ und andere abhängige Aufgaben verschieben.
- Visuelle Steuerung der Phasen – Sie sehen den gesamten Projektweg vom ersten Briefing bis zum finalen Start, ohne zwischen Listen wechseln zu müssen.
- Farbhinweise – das System hebt den Status der Aufgabe hervor: rot weist auf überfällige Aufgaben hin, gelb warnt vor einer bevorstehenden Frist, und grün bestätigt, dass alles auf dem richtigen Weg ist.
- Ansicht nach Zuweisenden – der Ansichtsmodus nach Zuweisenden ermöglicht es Ihnen, genau zu sehen, wer im Team eine Woche im Voraus mit Arbeit überlastet ist und wer freie Zeit für neue Aufgaben hat.
Dank des aktualisierten Kanban und des flexiblen Gantt-Diagramms in Worksection 2.0 haben kreative Teams die vollständige Kontrolle über die Prozesse.
Sie sehen klar den gesamten Projektweg, verwalten Fristen automatisch und können schnell auf jede Veränderung reagieren.
Projekt-Hierarchie: So optimieren Sie die Arbeit mit großen Kunden.
Wenn eine Agentur mit einem großen Kunden arbeitet, werden gewöhnliche Aufgabenlisten machtlos. Für einen Einzelhändler können Sie verwalten:
- SMM für 3 Marken
- 5 Werbekampagnen pro Jahr
- Content-Marketing für den Blog
- Event-Marketing
- Newsletter
Um sich zu entlasten, können Sie in Worksection 2.0 eine Projekt-Hierarchie aufbauen
Jetzt kann alles ordentlich organisiert werden: Kunde → Spezifische Marke → Werbekampagne → Spezifische Aufgabe.
Für die Agentur bedeutet eine solche Struktur volle Kontrolle:
Sie müssen nicht mehr manuell dieselben Tags oder Status für jedes neue Teilprojekt erstellen. Es genügt, das Label „Dringend“ einmal hinzuzufügen, und es wird automatisch auf allen unteren Ebenen des Systems angezeigt.
Sie können dem Kunden nur die Menge an Informationen öffnen, die er wirklich benötigt. Beispielsweise sieht ein Markenmanager nur die Aufgaben seines Bereichs, während der Marketingdirektor (CMO) das große Bild für das Unternehmen als Ganzes sieht.
Sie müssen keine Tabellen erstellen, um Ausgaben zu berechnen. Das System zieht automatisch Daten von unten nach oben: Sie können jederzeit sehen, wie viele Stunden und Budgets für ein bestimmtes Banner, eine bestimmte Kampagne oder die gesamte Marke für den Monat aufgewendet wurden.
Tabelleansicht der Aufgaben
Wenn die Anzahl der Aufgaben zu groß wird, nehmen Karten auf Boards zu viel Platz auf dem Bildschirm ein. Viele Manager denken an diesem Punkt an die guten alten Tabellen, aber es gibt keinen Grund zur Eile.
Die Tabellenansicht in Worksection 2.0 hilft, mit einer großen Anzahl von Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten:
- Ziehen & Ablegen von Spalten – ermöglicht jedem Manager, Spalten neu anzuordnen und die wichtigsten Daten hervorzuheben
- Persönliche Einstellungen – helfen dem Team, sich auf das Notwendige zu konzentrieren. Ein Account-Manager kann Finanz- und Statusspalten anzeigen, während ein Exekutor nur Aufgabenbeschreibungen, Checklisten und Prioritäten anzeigen kann.
- Sofortige Bearbeitung – hilft, Zuweisung, Frist, Status oder Tags zu ändern, ohne die Aufgabenkarte öffnen zu müssen.
- 15+ Arten von Spalten – geben ein vollständiges Bild des Projekts. Neben grundlegenden Daten und Status kann die Tabelle Zeitschätzungen, den Fortschritt von Unteraufgaben, Checklisten und Teamreaktionen anzeigen.
- Intelligente Sortierung und Filterung – hilft schnell, die benötigten Aufgaben zu finden.
- Gespeicherte Anzeige-Modi – beseitigen die Notwendigkeit, den Bildschirm jedes Mal neu einzurichten. Sie können die Tabellenansicht einmal für sich selbst einrichten, in Lesezeichen speichern und später wieder öffnen.
Wie hilft das kreativen Teams?
Die Tabellenansicht ermöglicht es jedem Teammitglied, im eigenen Format zu arbeiten, nur die erforderlichen Daten zu sehen, Aufgaben schnell zu bearbeiten und eigene Einstellungen zu speichern. Dies hilft, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren, ohne Zeit mit der Suche oder der manuellen Aktualisierung von Informationen zu verschwenden.
Dashboards für verschiedene Rollen
In Kreativagenturen erfordern unterschiedliche Rollen unterschiedliche Informationen. Der Kreativdirektor betrachtet das Gesamtbild der Projekte, der Account-Manager konzentriert sich auf Kunden, und die Exekutoren konzentrieren sich auf ihre eigenen Aufgaben. In den meisten Systemen ist der Bildschirm für alle gleich eingerichtet, was zu einem ständigen Zufluss unnötiger Informationen führt.
In Worksection 2.0 kann jeder die Startseite anpassen, um nur das zu sehen, was für seine spezifische Rolle wichtig ist. Dies ist dank persönlicher Dashboards mit einem Widget-System möglich – Blöcke, die die notwendigen Informationen anzeigen.
- Aufgaben-Widget – Ihre aktuellen Aufgaben.
- Prioritäten-Widget – kritische und dringende Aufgaben.
- Teamaktivitätsdiagramm – wer an was arbeitet.
- Projekt-Widget – der Status aller Projekte.
- Chats-Widget – Nachrichten im integrierten Messenger.
Der Kreativdirektor der Agentur öffnet Worksection um 9:00 Uhr und sieht sofort 3 überfällige Aufgaben für den Kunden NovaRetail, 2 kritische Überarbeitungen von CleverBrand, und dass die Designerin Maria 8 offene Aufgaben hat, die meisten im Team. Innerhalb weniger Minuten bewertet der Direktor die Situation und weist Marias Aufgabe Oleg zu. Ohne das Dashboard hätte dies 10 – 15 Minuten scrolling durch Projekte oder sogar mehr gedauert.
Dieser Ansatz erspart dem Team völlig das ständige Überwachen und unnötige Anrufe, bei denen jeder einfach seinen Status berichtet. Wenn alle wichtigen Zahlen und Fristen an einem Ort gesammelt sind, können Entscheidungen viel schneller getroffen werden, da niemand Stunden mit der Suche nach den benötigten Daten in Chats oder Ordnern verbringen muss.
Jeder im Team sieht auf dem Bildschirm nur das, was zu seiner Arbeit gehört, und weiß genau, was er für den Tag geplant hat. Infolgedessen hören Manager auf, Kollegen jede Stunde mit Fragen anzupingen, während Spezialisten ruhig ihre Arbeit erledigen können.
Nur transparente Zusammenarbeit mit Kunden
Oft verwandelt sich die Kundenkommunikation in einen Haufen ähnlicher Nachrichten in allen Messengern gleichzeitig: „Wo stehen wir mit dem Entwurf?“, „Wann wird das Konzept fertig sein?“, „Welche Überarbeitungen haben Sie vorgenommen?“, „Wo finde ich die Dateien?“ usw.
Infolgedessen verbringen Agenturen Stunden mit Antworten in Telegram, Viber, E‑Mail, verlieren den Kontext und die Versionen der Dateien, und die Kunden beginnen, unruhig zu werden, weil sie nicht wissen, was passiert.
Wir wissen gut, wie ermüdend das ist, deshalb haben wir in Worksection 2.0 eine einfache Lösung hinzugefügt – die Rolle „Gast“. Sie können den Kunden direkt mit ihrem Projekt verbinden (die Funktion ist im Business-Plan verfügbar), und das wird den Ansatz völlig ändern.
Hier ist, was dies beiden Seiten in der Praxis bietet:
Datensicherheit und Ruhe für das Team
Für die Agentur: Sie gewinnen vollständige Vertraulichkeit. Der Kunde sieht nur die Aufgaben, Dateien und Kommentare, die Sie manuell für ihn öffnen.
Was das Team gewinnt: Mitarbeiter können Entwürfe diskutieren, argumentieren und Ideen friedlich innerhalb der Aufgabe überprüfen. Alle Arbeiten und Missgeschicke bleiben für den Kunden unsichtbar.
Proz透明heit und Zeitersparnis für den Manager
Für die Agentur: Der Kunde sieht die aktuellen Status, Fristen und den realen Fortschritt der Marke. Dies baut automatisch Vertrauen auf, da der Kunde versteht, wofür er bezahlt.
Was das Team gewinnt: Account-Manager können endlich aufatmen. Der Kunde loggt sich ein und überprüft selbst den Aufgabenstatus, sodass der Fluss von „Wie ist der Update-Status?“ in Messengern stoppt, und die Manager nicht Stunden mit dem Kopieren und Einfügen von Links verbringen.
Schnelle Genehmigungen und alles zusammen
Für die Agentur: Alle Kommunikationen sind strukturiert und an spezifische Aufgaben gebunden. Jegliche Änderungen oder neuen Dateien werden synchronisiert, sodass der Kunde immer die endgültige Version sieht.
Was das Team gewinnt: Weniger Fehler und schnellere Missgeschicke. Der Kunde sieht den Entwurf direkt in der Aufgabe und schreibt dort Überarbeitungen. Nichts geht in Chats verloren, die Diskussion ist immer zur Hand, und Entwürfe werden viel schneller genehmigt.
Unter solchen einfachen Bedingungen gewinnt die Agentur das Image eines organisierten und modernen Partners, während das Team die Möglichkeit hat, ruhig zu arbeiten.
Plan des Tages
Wenn es viele Aufgaben gibt, ist es leicht, die Kontrolle über den Arbeitstag zu verlieren. Ohne Planung des Arbeitstags operieren Teams im „Feuerwehr“-Modus, verlieren Produktivität und Konzentration auf wichtige Aufgaben.
In Worksection 2.0 ist ein persönlicher Tagesplaner erschienen – ein Stundenplaner, in dem Sie:
- Ihren eigenen Arbeitstag planen – sehen Sie alle Aufgaben für den Tag mit Zeitabschätzungen und Prioritäten.
- Aufgaben in den Tagesplan ziehen von der „Meine Aufgaben“-Leiste per Drag & Drop.
- Die Pläne von Kollegen einsehen – der Manager sieht, wer einen freieren Tag hat und wer bereits beschäftigt ist.
Offene Registerkartenleiste
Doch kreative Teams arbeiten selten linear, und so können Designer gleichzeitig an einem Logo arbeiten, Überarbeitungen im Chat diskutieren und Fristen für andere Aufgaben überwachen. Was soll man tun, um sich nicht zu verlieren?
In Worksection haben wir dies auch nicht vergessen, sodass die Registerkartenleiste Multitasking in einen wirklich bequemen und verwaltbaren Prozess verwandelt.
Jetzt können Sie dank der aktualisierten Leiste folgendes tun:
- Aktive Aufgaben am Bildschirm zusammenklappen – dies funktioniert wie die gewohnten Registerkarten in einem Browser.
- Chats und Diskussionen griffbereit halten – sie werden auf derselben Leiste gespeichert, sodass Sie sofort zwischen Arbeit und dem Chatten mit Kollegen wechseln können.
- Zwischen Projekten wechseln, ohne den Kontext zu verlieren – wechseln Sie zur benötigten Registerkarte, und alle Details der Aufgabe mit allen Dateien, Überarbeitungen und Kommentaren öffnen sich vor Ihnen.
- Die Essentials von jeder Seite steuern – selbst wenn Sie tief in Berichten oder Einstellungen eingetaucht sind, verschwindet die Leiste nicht, sodass wichtige Angelegenheiten immer im Blick sind.
Wie viel Zeit spart Worksection 2.0 tatsächlich?
All diese Updates wurden zu einem einfachen Zweck vorgenommen – um die kleinen Routinen zu beseitigen, die stillschweigend den Arbeitstag auffressen. Wenn Sie darüber nachdenken und die täglichen Handlungen für ein Team von 10 Personen berechnen, können die Zahlen überraschend sein.
Das ist die gesamte Zeit, die zuvor einfach für kleine Routineaufgaben und ständige Anrufe verbrannt wurde.
Jetzt, wo Worksection all diese Kontrolle und Koordination übernimmt, kann sich das Team konzentrieren, ohne sich von trivialen Details ablenken zu lassen. Sie öffnen einfach das System, sehen ein sauberes Bild und widmen sich ruhig der Kreativität, coolen Ideen und der Entwicklung von Kunden.