Acerca de nosotros:
Junto a Slava Balbek, en 2007, fundamos 2B.group, un despacho de diseño especializado en proyectos residenciales y comerciales. En los últimos años, el despacho se ha convertido en una de las principales empresas de arquitectura y diseño en Ucrania, con muchos premios y reconocimientos obtenidos en el extranjero.
Posteriormente, 2B.group se reformó en un nuevo marco conceptual que consiste en dos empresas: Bogdanova Bureau y Balbek Bureau.
Bogdanova Bureau se especializa en diseño de interiores, diseño de productos y gestión creativa.
Systematizando negocios
El equipo de Bogdanova Bureau pasó por todas las etapas de trabajo manual, cuando las tareas e informes de finalización de trabajo se presentaban en forma analógica: ya sea verbalmente o por escrito.
La empresa ganó reconocimiento en el mercado internacional y atraímos clientes tanto en Ucrania como en Europa. Teníamos acumulación de trabajo, con muchos proyectos, tuvimos que establecer muchas tareas, y nuevas personas se unieron a nuestro equipo. Necesitábamos absolutamente una seria sistematización para mantener los proyectos en buen orden y para rastrear el trabajo del equipo.
Nuestro primer experimento
Introduje una aplicación de lista de verificación en el equipo. Es una lista en la que se marcan los elementos completados. Además, proporcionó tablas en las que manteníamos detalles de tareas, plazos y la carga de trabajo del equipo.
Las listas de verificación son una excelente solución para dividir una tarea en ítems y seguir estrictamente la lista resultante. Escribimos asuntos para un día en las listas de verificación, lo cual era muy claro y conveniente.
El segundo experimento
Tuve la oportunidad de asistir a una sesión de capacitación donde se me ofreció un desarrollo individual llave en mano para nuestro despacho de arquitectura. No accedimos a esta oferta ya que sabíamos que tal desarrollo podría tomar demasiado tiempo y consumir en exceso recursos para prepararlo e implementarlo. Eso significaba riesgos adicionales, ya que la solución podría no ser adecuada para el equipo.
Me aconsejaron que introdujera el seguimiento del tiempo, y, para ello, se recomendó un sistema ucraniano. Así, descubrimos Worksection, una solución simple para la gestión de proyectos con un rastreador de tiempo integrado.
La adaptación rápida es clave para el éxito
Estábamos listos para introducir el rastreador de tareas. Durante mucho tiempo, la empresa había estado utilizando varias aplicaciones que nos permitían crear listas de verificación y establecer tareas entre nosotros.
Cuando comenzamos a introducir Worksection, el equipo recibió la novedad de buena manera.
Además, ahora podemos usar un sistema único en lugar de tablas, aplicaciones de listas de verificación y chats para la correspondencia.
Seguimos usando tablas y chats, pero para propósitos simples: los chats son para correspondencia, para decir algo o preguntar rápidamente sobre algo, y las tablas sirven para informes.
No todos los empleados saben inglés, pero la mayoría de las soluciones en el mercado de gestión de proyectos están basadas en inglés. Esto conduce a un punto muerto incluso con las tareas más simples. Worksection opera nativamente en ruso y ucraniano, y también está traducido al inglés, alemán, polaco, español e incluso chino.
La forma en que Worksection nos apoyó en las primeras etapas
La naturaleza específica de nuestro trabajo incluye contacto continuo con el cliente y manejo de un gran número de tareas. Dado que la percepción humana de los diseños es subjetiva, se debe mantener informado al cliente sobre lo que estamos haciendo y lo que se ha hecho, con una rápida respuesta a los comentarios. En Worksection, puedes conectar a un cliente al proyecto para habilitarlo a ver el progreso de las tareas y participar en discusiones. El cliente puede entrar y ver el estado de las cosas. Luego, ajustamos las siguientes cosas:
- Tuvimos tareas organizadas.
Siempre mantuvimos nuestro proceso de trabajo en buen orden, incluso cuando establecíamos tareas verbalmente o a través de listas de verificación. Pero lo único que recordábamos era la existencia de la tarea. En contraste, la lista de tareas de Worksection revela inmediatamente todo lo que necesitamos:
Ahora usamos todas las ventajas del sistema en el establecimiento de tareas. Siempre indicamos plazos, prioridades, ejecutivos responsables y, cuando es necesario, consumo de tiempo y costos financieros.
- Hemos comenzado a llevar un registro de todos los procesos en la empresa.
Es importante entender de qué es capaz tu equipo. Si tu empresa no tiene un sistema para medir la eficiencia, puedes introducir el más simple:
Eficiencia laboral = tiempo dividido por el número de tareas completadas.
En otras palabras, debes entender la cantidad de tiempo que tomará una cierta tarea para tu empleado o equipo.
Para contar el tiempo promedio en Worksection, hay un cronómetro:
Ahora estamos introduciendo el cronómetro en nuestra empresa. Al proceder a una tarea, cada empleado inicia el cronómetro. Esperamos que en algún momento, usar el cronómetro se convierta en un requisito en nuestra empresa. Particularmente conveniente es la posibilidad de costear post facto. Esto es muy útil en situaciones urgentes:
¿Para qué necesitas el control del tiempo?
Quizás no haya proyectos completamente libres de problemas. En el campo del diseño, ocurren momentos impredecibles de vez en cuando. Worksection ayuda a corregir desviaciones de “plan A” y comenzar a ahorrar “plan B”.
El registro completo de acciones y trabajo completado ayuda a entender de qué lado fueron los retrasos, y el seguimiento del tiempo ayuda a entender en qué etapa el equipo enfrentó dificultades.
Ahora siempre sabemos dónde dedicar más tiempo y discutir más detalles con el cliente, y dónde el equipo puede trabajar de manera autónoma.
El cronómetro nos ayuda a calcular la productividad del equipo y ver el hecho de horas extra para fijar un costo adicional para el cliente en caso de correcciones no planificadas.
Acceso flexible para cada persona
Worksection se ha convertido en un lugar donde gestionamos no solo proyectos de clientes, sino también tareas administrativas de la empresa y mantenemos documentos importantes. Tuvimos que ocultar tareas internas de los clientes y restringir el acceso a documentos administrativos para empleados comunes.
También conectamos personas de forma remota, así que es importante que solo vean las tareas en las que están involucrados.
En Worksection, la visibilidad se configura fácilmente. Para cada proyecto o tarea individual, puedes configurar la visibilidad para un departamento, equipo, cliente o personas seleccionadas individualmente.
La correspondencia laboral en chats y mensajeros hace ruido.
La comunicación en vivo permanece en los mensajeros, pero la mayoría de los chats de trabajo se inundan con discusiones no laborales. La mayoría de las personas son demasiado perezosas para cambiar a mensajes privados, por lo que la correspondencia sobre objetos olvidados se filtra a veces en los chats de trabajo.
Worksection elimina el ruido informativo en los chats y te permite enviar mensajes directamente en el sistema. El registro de eventos y pensamientos de las personas siempre permanece bajo una tarea específica.
Trabajando a través de Worksection, el equipo se deshace del estrés innecesario, y el gerente puede establecer un trabajo transparente para todos los empleados y para el cliente.