Біз туралы:
Слава Балбекпен бірге 2007 жылы біз тұрғын және коммерциялық жобаларға маманданған 2B.group жобалау бюросын құрдық. Соңғы жылдары бюро Украинаның жетекші архитектуралық және жобалау компанияларының бірі болды, шетелде көптеген марапаттарға ие болды.
Содан кейін 2B.group жаңа концептуалдық негізде екі компанияға – Богданова Бюросы және Балбек Бюросына айналды.
Богданова Бюросы интерьер дизайны, өнім дизайны және шығармашылық басқарумен айналысады.
Бизнес жүйелеу
Богданова Бюросының командасы барлық этаптарда қолмен жұмыс істеді, бұл кезде тапсырмалар мен жұмыс орындалу есептері аналогты түрде: ауызша немесе жазбаша түрде жүргізілді.
Компания халықаралық нарықта танымалдыққа ие болды, және біз Украинада және Европа көлемінде клиенттерді тарттық. Бізде көп жобалар болды, көптеген тапсырмалар қоюымыз керек еді, жаңа адамдар біздің командаға қосылды. Біз жобаларды жақсы реттеп, команданың жұмысын бақылау үшін ауыр жүйелеуді қажет еттік.
Біздің алғашқы эксперимент
Мен командада тапсырмалар тізімінің қосымшасын енгіздім. Бұл тізім, онда орындалған тармақтар белгіленеді. Сонымен қатар, тапсырмаларды, мерзімдерді және команданың жұмыс жүктемесін сақтайтын кестелерді ұсынды.
Чек-листтер – тапсырмаларды тармақтарға бөлуге және алынған тізімді дәл ұстануға арналған тамаша шешім. Біз күнделікті істерді чек-листтерге жаздық, бұл өте түсінікті және ыңғайлы болды.
Екінші эксперимент
Мен жеке тапсырыспен біздің архитектуралық бюромыз үшін дамыту ұсынылған тренингке бардым. Біз бұл ұсынысқа шықпауға шешім қабылдадық, себебі мұндай даму көп уақытты алып, ресурстарды дайындау мен енгізуге жұмсайды. Бұл қосымша тәуекелдермен байланысты болды, себебі шешім команда үшін жарамсыз болуы мүмкін.
Маған уақытты бақылауды енгізуге кеңес берілді, және осы мақсатта украиндық жүйе ұсынылды. Осылайша, біз Worksection-ді аштық, уақыт трекерімен бірге жобаларды басқаруға арналған қарапайым шешім.
Жылдам бейімделу – табыстың кілті
Біз тапсырма трекерін енгізуге дайын болдық. Ұзақ уақыт бойы компания чек-листтер жасауға және бір-бірімізге тапсырмалар қоюға мүмкіндік беретін әр түрлі қосымшаларды қолданды.
Біз Worksection-ді енгізе бастағанда, команда жаңалықты жақсы қабылдады.
Одан да көп, қазір біз кестелердің, чек-листтердің және хат алмасу үшін чатовдың орнына бір ғана жүйені пайдалана аламыз.
Біз әлі де кестелер мен чатты қолданамыз, бірақ қарапайым мақсаттар үшін — чаты хат алмасу үшін, бір нәрсені айту немесе бірдеңені сұрау үшін, ал кестелер есептер үшін қызмет етеді.
Барлық қызметкерлер ағылшын тілін білмейді, бірақ жобаларды басқару нарығында көптеген шешімдер ағылшын тілінде. Бұл тіпті ең қарапайым тапсырмаларда да тоқырауға әкеледі. Worksection орыс және украин тілдерінде тікелей жұмыс істейді, сонымен қатар ағылшын, неміс, поляк, испан және тіпті қытай тіліне аударылған.
Worksection бізді алғашқы кезеңдерде қалай қолдады
Біздің жұмысымыздың ерекшелігі клиентпен үздіксіз байланыс орнатуды және көптеген тапсырмаларды өңдеуді қамтиды. Дизайнының адам қабылдауы субъективті болғандықтан, клиентке біз не істеп жатқанымыз бен не істегеніміз туралы ақпаратты беріп, кері байланысқа тез жауап беруіміз қажет. Worksection-да клиентті жобамен қосуға болады, ол тапсырмалардың прогресін қарап, талқылауларға қатыса алады. Клиент кіріп, жағдайды бақылай алады. Кейін біз келесі нәрселерді түзеттік:
- Біз тапсырмаларды сұрыптадық.
Біз тапсырмаларды ауызша немесе чек-листтер арқылы қойғанымызда да, жұмыс процесімізді әрдайым жақсы тәртіпте ұстаймыз. Бірақ бізді еске түсіретін жалғыз нәрсе — тапсырманың өзі болды. Ал Worksection-дің тапсырмалар тізімі бізге қажет нәрсені бірден ашады:
Қазір біз тапсырма қоюда жүйенің барлық артықшылықтарын пайдаланамыз. Біз әрқашан мерзімдерді, басымдықтарды, жауапты орындаушыларды, қажет болған жағдайда уақыт шығындары мен қаржылық шығындарды көрсетеміз.
- Біз компаниядағы барлық процестерді тіркеуге кірістік.
Сіздің командаңыздың мүмкіндіктерін түсіну маңызды. Егер сіздің компанияңызда тиімділікті өлшеу жүйесі болмаса, ең оңайын енгізе аласыз:
Жұмыс тиімділігі = уақыт тапсырмалардың санына бөлінді.
Яғни, сіз белгілі бір тапсырманың сіздің қызметкеріңізге немесе командаңызға қанша уақытты алатындығын түсінуіңіз қажет.
Worksection-де орташа уақытты есептеу үшін таймер: бар.
Қазір біз компанияда таймерді енгізуге кірістік. Тапсырмаға кіріскен сайын, әр қызметкер таймерді қосады. Біз болашақта таймерді пайдалану біздің компанияда талапқа айналатынына үміттенеміз. Ерекше ыңғайлысы — шығындарды пост фактум есептеу. Бұл шұғыл жағдайларда өте пайдалы:
Сізге уақытты басқару не үшін қажет?
Мүмкін, мүлдем проблемасыз жобалар жоқ. Дизайн саласында күтпеген сәттер пайда болады. Worksection “А жоспары” бойынша ауытқуларды түзетуге және “Б жоспары” бойынша үнемдеуді бастауға көмектеседі.
Барлық әрекеттер мен орындалған жұмыстардың нақты есебі кідірістердің қай жағында болғанын түсінуге көмектеседі, ал уақыт трекері команда қиындықтарға қай кезеңде тап болғанын түсінуге көмектеседі.
Қазір біз қай жерде көбірек уақыт жұмсап, клиентпен көбірек деталдарды талқылауымыз керек, ал қай жерде команда дербес жұмыс істей алатындығын әрдайым білеміз.
Таймер команда өнімділігін есептеуге және жоспарланбаған түзетулер болған жағдайда клиент үшін қосымша шығын белгілеуге көмектеседі.
Әр адамға икемді қолжетімділік
Worksection бізді тек клиент жобаларын, сонымен қатар компанияның әкімшілік тапсырмаларын басқару орнына айналды және маңызды құжаттарды сақтайды. Біз клиенттерден ішкі тапсырмаларды жасыруға және қарапайым қызметкерлер үшін әкімшілік құжаттарға қолжетімділікті шектеуге тура келді.
Біз адамдарды қашықтан байланысқа қосамыз, сондықтан олардың тек олар қатысқан тапсырмаларды көруі маңызды.
Worksection-да көрінуді орнату оңай. Әрбір жоба немесе жеке тапсырма үшін сіз бөлімге, командаға, клиентке немесе жеке таңдалған адамдарға көрсетімді конфигурациялай аласыз.
Жұмыс хат алмасуы чатовта және мессенджерлерде шулы.
Тікелей байланыс мессенджерлерде қалады, бірақ көп жұмыс чаттары жұмыс істемейтін талқылаулармен толып кетеді. Көп адамдар жеке хабарламаларға өтуге ленив, сондықтан тыңшылықтары бар темірлер мен жануарларға арналған азықтар туралы хат алмасу кейде жұмыс чаттарына ағып кетеді.
Worksection чаттардағы ақпараттық шуды жояды және жүйеде тікелей хабарласа алуға мүмкіндік береді. Оқиғалар мен адамдардың ойларының толық есептері әрқашан белгілі бір тапсырма аясында қалады.
Worksection арқылы жұмыс істеу командаға қажетсіз стресстен құтылуға көмектеседі, ал менеджер барлық қызметкерлер мен клиенттер үшін ашық жұмысты ұйымдастыра алады.