În fer­eas­tra urmă­toare, com­ple­tați câm­purile următoare:

1 Intro­duceți titlul sarcinii

Când creați o sarcină, vă reco­mandăm să folosiți cele 5 prin­cipii SMART.

Tip Vă reco­mandăm să numiți proiectele și sarcinile con­form unui prin­cip­iu con­sis­tent, ast­fel încât orice man­ag­er sau anga­jat să poată înțelege rapid un nou proiect.

2 Selec­tați per­soana respon­s­abilă

O sarcină poate avea doar un sin­gur respon­s­abil. Dacă aveți nevoie de mai multe per­soane respon­s­abile, împărțiți munca în sub-sarci­ni și desem­nați per­soana core­spun­ză­toare fiecărei sub-sarcini.

3 Sta­bil­iți termenele lim­ită

O sarcină poate avea urmă­toarele opți­u­ni de pro­gra­mare:

- Fără dată: sarci­na nu are o dată de început sau de sfârșit definită;
- Numai ter­men lim­ită: de exem­plu, ter­men până vineri, 13 feb­ru­ar­ie;
- Date de început și sfârșit: de exem­plu, începând cu 23 și ter­minând cu 27;

Puteți adău­ga repetarea sarcinii: de exem­plu, ​“Raport lunar în fiecare vineri a lunii noi.”

4 Sta­bil­iți pri­or­i­tatea sarcinii

În sis­tem, puteți alege o pri­or­i­tate de la 1 la 10, unde 10 este cea mai mare. Există, de aseme­nea, o pri­or­i­tate zero, afișată ca o pauză.

5 Adău­gați statu­tul sarcinii

Stările ajută la orga­ni­zarea muncii și la urmărirea pro­gre­su­lui sarcinii. Folosiți stările pen­tru a vedea rapid care sarci­ni sunt în des­fășu­rare, au nevoie de revizuire sau sunt deja final­izate. Acest lucru este deosebit de util atun­ci când lucrați cu un număr mare de sarcini.

6 Adău­gați etichete pen­tru sarcini

Etichetele ajută la struc­turarea și mai bună a sarcinilor și facilitează găsirea infor­mați­ilor corecte. Puteți crea pro­pri­ile etichete pen­tru con­tul dum­neav­oas­tră bazate pe nevoile echipei. De aseme­nea, puteți vedea cum clienții noștri folos­esc etichetele pen­tru urmărirea tim­pu­lui în blogul nostru.

7 Esti­mare

La început, puteți sări peste acest câmp. Este un plan gen­er­al pen­tru tim­pul și cos­turile esti­mate ale sarcinii.

8 Descrieți sarci­na

În acest câmp, puteți adău­ga o descriere a sarcinii (wiki), orice infor­mație utilă pen­tru toți par­tic­i­panții, pre­cum și fișierele și doc­u­mentele necesare.

9 Abonați mem­brii proiec­tu­lui la sarcină

Mem­brii pe care îi abonați la această sarcină vor pri­mi noti­ficări despre anu­mite acți­u­ni în sarcină, cum ar fi mod­i­ficările de dată sau comen­tari­ile noi. Vă reco­mandăm să abonați doar pe cei care sunt efec­tiv impli­cați în muncă.

10 Restricțion­ați viz­ibil­i­tatea dacă este nece­sar

Folosind blocul de con­fi­dențial­i­tate, puteți face o sarcină viz­ibilă doar pen­tru anu­mite per­soane. De exem­plu, puteți ascunde o sarcină de un client. Implic­it, toate sarcinile din proiect sunt viz­ibile întregii echipe a proiectului.

Dacă tre­buie să adău­gați mai multe sarci­ni deo­dată, folosiți adău­garea multiplă:

Puteți copia titlurile sarcinilor din­tr-un tabel Excel și le puteți lipi în acest câmp sau puteți impor­ta com­plet sarci­ni cu date, descrieri și alte infor­mații direct din­tr-un fiși­er Excel.

Tip Faceți sarci­na de niv­el supe­ri­or ceva care să vă aducă cu sig­u­ranță mai aproape de finalizarea întreg­u­lui proiect. Toate pașii mai mici și inter­me­di­ari ar tre­bui să fie cre­ate ca sub-sarci­ni sau liste de verificare.

Un proiect plin de sarci­ni poate ară­ta astfel:

1 panoul paginii proiectului

2 panoul de filtrare

3 căutare

4 setările conțin­u­tu­lui paginii. Aici poți alege ce coloane de infor­mații despre sarci­ni să afișezi și pe care să le ascunzi.

Tipuri de coloane pen­tru sarcini:

• Nume: afișează titlul sarcinii și conține, de aseme­nea, o secți­une supli­men­ta­ră pen­tru restrân­gerea sau extin­derea lis­tei de subtasks
• Stare
• Pri­or­i­tate
• Activ­i­tate: afișează infor­mații despre tim­pul ultimei acți­u­ni în sarcină
• Cre­at pe
• Autor
• Check­list: conține un indi­ca­tor de pro­gres bazat pe ele­mentele de ver­i­fi­care final­izate și arată rapor­tul din­tre ele­mentele final­izate și cele deschise
• Respon­s­abil
• Etichete
• Data lim­ită
• Timp: afișează tim­pul înreg­is­trat și rapor­tul său față de tim­pul plan­i­fi­cat pen­tru sarcină
• Cos­turi: afișează cos­turile finan­cia­re înreg­is­trate și rapor­tul lor față de cos­turile plan­i­fi­cate pen­tru sarcină
• Esti­mare de timp
• Esti­mare de cost
• Data de finalizare
• Îndi­cat: o coloană care arată dacă sarci­na a fost adău­gată la favorite folosind o stea
• Sarci­na părinte: afișează titlul sarcinii părinte
• Sub­task-uri: afișează un indi­ca­tor de pro­gres care arată rapor­tul din­tre sub­task-urile deschise și cele finalizate
• Reacții: afișează o listă de reacții emo­ji lăsate pe sarcină

Notă Toate coloanele, cu excepția ​„Nume”, pot fi ascunse sau restrânse. De aseme­nea, poți schim­ba lățimea și poz­iția lor în raport cu alte coloane și fixa poz­iția lor. Setările coloanei sunt indi­vid­uale pen­tru fiecare proiect și fiecare angajat.

Sis­temul include o vari­etate de fil­tre încor­po­rate pen­tru a spri­ji­ni munca ta zil­nică. Poți, de aseme­nea, să creezi fil­tre per­son­al­izate dacă este nece­sar. De exem­plu, poți fil­tra sarcinile cu pri­or­i­tate mare și eticheta ​„Pen­tru Revizuire”, apoi să salvezi rezul­tatele în mar­ca­je sau ca o pag­ină sep­a­rată de proiect pen­tru acces rapid.

Ca orice listă din Work­sec­tion, aceas­ta poate fi expor­tată în Excel:

Notă Când ești în inte­ri­orul unui proiect, vezi doar sarcinile și par­tic­i­panții acelui proiect. Pen­tru a vizual­iza sarcinile la niv­el de cont, folosește butonul ​„Lista sarcinilor” și diferitele vizual­izări ​„Kan­ban” din bara lat­er­ală stângă.

Poți, de aseme­nea, să comuți la lista de sarci­ni ​„Kan­ban după per­soane”, de exemplu:

În vizualizarea ​„Kan­ban după per­soane”, fiecare per­soană are coloana sa cu sarci­ni atribuite. Această pag­ină arată toate sarcinile atribuite anga­jaților tăi.

Aici poți, de aseme­nea, să fil­trezi sarcinile după stare sau etichetă, sau să exam­inezi sarci­na unui anga­jat, de exem­plu, pe par­cur­sul unei săp­tămâni, setând val­oarea core­spun­ză­toare în fil­trul ​„Data lim­ită”. Poți, de aseme­nea, să tra­gi o sarcină dintr‑o coloană de par­tic­i­pant la proiect în alta.