Minhas tarefas
A sua lista completa de tarefas está disponível na barra lateral esquerda sob o Minhas tarefas:
Tarefas e comunicação
Criando tarefas
As tarefas no Worksection podem ser organizadas em três níveis: uma tarefa, uma subtarefa de nível 1 e uma subtarefa de nível 2. Elas também podem incluir listas de verificação para itens de ação menores. Cada tarefa tem comentários integrados para trocar mensagens, arquivos e links com outros membros da equipe.
Um funcionário com o papel de Usuário deve ser convidado a um projeto antes que possa criar tarefas para si mesmo ou para outros.
Para adicionar uma nova tarefa, clique no botão “+” e selecione Adicionar tarefa:
Na nova janela, preencha os seguintes campos:
1 Insira o título da tarefa
Ao criar uma tarefa, recomendamos seguir os cinco princípios SMART.
Dica Recomendamos usar uma abordagem de nomeação consistente para projetos e tarefas, para que qualquer gerente ou membro da equipe consiga entender rapidamente um novo projeto.
2 Escolha o responsável
Uma tarefa pode ter apenas um responsável. Se várias pessoas precisarem ser responsáveis, divida o trabalho em subtarefas e atribua a pessoa certa a cada uma delas.
3 Defina as datas
Uma tarefa pode ter as seguintes opções de agendamento:
- Sem data: a tarefa não tem data de início ou término definida;
- Apenas data limite: por exemplo, entrega até sexta-feira, 13 de fevereiro;
- Datas de início e término: por exemplo, começando no dia 23 e terminando no dia 27;
Você também pode configurar recorrência de tarefas: por exemplo, “Relatório mensal toda sexta-feira do novo mês.”
4 Defina a prioridade da tarefa
Você pode escolher uma prioridade de 1 a 10, onde 10 é a mais alta. Também existe uma prioridade zero, que aparece como uma pausa.
5 Adicione um status à tarefa
Os status ajudam a organizar o trabalho e a acompanhar o progresso. Utilize-os para ver rapidamente quais tarefas estão em andamento, precisam de revisão ou já foram concluídas. Isso é especialmente útil quando você está lidando com um grande número de tarefas.
6 Adicione tags à tarefa
As tags oferecem outra maneira de estruturar tarefas e encontrar rapidamente as informações de que você precisa. Você pode criar suas próprias tags para a conta com base nas necessidades da sua equipe. Você também pode ver como nossos clientes usam tags para rastreamento de tempo em nosso blog.
7 Estimativa
No início, você pode pular este campo. Ele é usado para o tempo planejado e o esforço financeiro para a tarefa.
8 Descreva a tarefa
Neste campo, você pode adicionar uma descrição da tarefa (wiki), qualquer informação útil para todos os envolvidos e quaisquer arquivos ou documentos necessários.
9 Inscreva os participantes do projeto na tarefa
As pessoas que você inscrever na tarefa receberão notificações sobre certas ações, como uma alteração na data de entrega ou um novo comentário. Recomendamos inscrever apenas aqueles que estão realmente envolvidos no trabalho.
10 Restringir a visibilidade se necessário
Usando as configurações de privacidade, você pode tornar uma tarefa visível apenas para pessoas selecionadas. Por exemplo, isso permite ocultar uma tarefa de um cliente. Por padrão, toda a equipe do projeto pode ver todas as tarefas do projeto.
Se você precisar adicionar várias tarefas de uma vez, use a adição múltipla.
Você pode copiar títulos de tarefas de uma tabela Excel e colá-los neste campo, ou importar tarefas diretamente de um arquivo Excel juntamente com datas, descrições e outros detalhes.
Dica Faça da tarefa de nível superior algo que claramente avance todo o projeto. Etapas menores e intermediárias são melhor criadas como subtarefas ou listas de verificação.
Listas de tarefas
Um projeto repleto de tarefas pode parecer assim:
1 painel da página do projeto
2 painel de filtro
3 pesquisa
4 configurações do conteúdo da página. Aqui você pode escolher quais colunas de informações da tarefa exibir e quais ocultar.
Colunas de tarefa disponíveis:
- Nome da tarefa - exibe o título da tarefa e inclui um controle para recolher ou expandir a lista de subtarefas
- Status
- Prioridade
- Atividade - mostra quando a ação mais recente foi realizada na tarefa
- Criado em
- Autor
- Checklist - mostra um indicador de progresso baseado em itens de checklist concluídos e a proporção de itens concluídos para abertos
- Atribuído a
- Rótulos
- Data de entrega
- Tempo - mostra o tempo registrado e como ele se compara ao tempo planejado para a tarefa
- Custos - mostra os custos financeiros registrados e como eles se comparam aos custos planejados para a tarefa
- Estimativa de tempo
- Estimativa de custo
- Data de conclusão
- Favoritos - mostra se a tarefa foi adicionada aos favoritos
- Tarefa pai - exibe o nome da tarefa pai
- Subtarefas - mostra um indicador de progresso baseado no número de subtarefas abertas e concluídas
- Reações - exibe as reações emoji deixadas na tarefa
Nota Todas as colunas, exceto Nome da tarefa, podem ser ocultadas ou recolhidas. Você também pode alterar suas larguras, reorganizá-las e fixá-las no lugar. As configurações das colunas são personalizadas individualmente para cada projeto e cada funcionário.
O Worksection inclui uma variedade de filtros integrados para ajudar você a trabalhar de forma mais eficiente, e você também pode criar os seus próprios. Por exemplo, você pode filtrar todas as tarefas de alta prioridade com a tag “Para revisão”, e depois salvar essa lista nos seus favoritos ou como uma página de projeto separada para acesso rápido.
Como qualquer lista no Worksection, ela pode ser exportada para Excel:
Nota Quando você está dentro de um projeto, só vê as tarefas e participantes desse projeto. Para visualizar tarefas em toda a conta, use o botão Lista de tarefas e as diferentes visualizações Kanban na barra lateral esquerda.
Você também pode mudar para a visualização de tarefas Kanban por Pessoas, por exemplo:
Na visualização “Kanban por Pessoas”, cada pessoa tem sua própria coluna com tarefas atribuídas. Esta página mostra todas as tarefas atribuídas aos seus funcionários.
Aqui você também pode filtrar tarefas por status ou rótulo, ou revisar a carga de trabalho de um funcionário, por exemplo, ao longo de uma semana, definindo o valor apropriado no filtro “Data de entrega”. Você também pode arrastar uma tarefa de uma coluna de participante do projeto para outra.
Comunicação de tarefas e chats
A comunicação rápida e centralizada ajuda as equipes a avançar mais rapidamente no trabalho, compartilhar atualizações imediatamente e manter tudo em um só lugar.
No Worksection, cada tarefa inclui comentários embutidos que permitem que você:
- troque mensagens;
- anexe arquivos e links;
- mencione colegas diretamente;
- reaja às mensagens com emojis.
Dica Use os comentários das tarefas para discussões diretamente relacionadas a uma tarefa específica, como esclarecer requisitos, compartilhar atualizações de status, discutir arquivos, decisões e progresso.
Uma vez que você postar um comentário, uma notificação será enviada ao autor da tarefa, ao responsável e a todos que estão inscritos na tarefa.
Ao discutir uma tarefa, há muitas situações em que uma resposta curta é suficiente: “Gostei”, “Feito, por favor, revise”, “Entendi”, ou simplesmente “OK”. As reações facilitam isso.
O Worksection também inclui chats. Você pode criar chats privados, em grupo e de projeto para discutir qualquer tópico que precisar.
Dica Use os chats para comunicação rápida, discussões gerais, perguntas fora de tarefas específicas ou coordenação de equipe.
