Na próx­i­ma janela, preen­cha os seguintes campos:

1 Insira o títu­lo da tare­fa

Ao cri­ar uma tare­fa, recomen­damos seguir os 5 princí­pios SMART.

Dica Recomen­damos nomear pro­je­tos e tare­fas de acor­do com um princí­pio con­sis­tente, para que qual­quer gestor ou colab­o­rador pos­sa rap­i­da­mente enten­der um novo projeto.

2 Sele­cione o respon­sáv­el

Uma tare­fa pode ter ape­nas um respon­sáv­el. Se você pre­cis­ar de várias pes­soas respon­sáveis, divi­da o tra­bal­ho em subtare­fas e atribua a pes­soa apro­pri­a­da a cada uma delas.

3 Defi­na datas de con­clusão

Uma tare­fa pode ter as seguintes opções de agen­da­men­to:

- Sem data: a tare­fa não tem uma data de iní­cio ou tér­mi­no defini­da;
- Somente pra­zo: por exem­p­lo, dev­i­do na sex­ta-feira, 13 de fevereiro;
- Datas de iní­cio e fim: por exem­p­lo, ini­cian­do no dia 23 e ter­mi­nan­do no dia 27;

Você tam­bém pode adi­cionar repetição de tare­fa: por exem­p­lo, ​“Relatório men­sal toda sex­ta-feira do novo mês.”

4 Defi­na a pri­or­i­dade da tare­fa

No sis­tema, você pode escol­her uma pri­or­i­dade de 1 a 10, onde 10 é o mais alto. Há tam­bém uma pri­or­i­dade zero, apre­sen­ta­da como uma pausa.

5 Adi­cione o sta­tus da tarefa

Os sta­tus aju­dam a orga­ni­zar o tra­bal­ho e acom­pan­har o pro­gres­so das tare­fas. Use os sta­tus para ver rap­i­da­mente quais tare­fas estão em anda­men­to, pre­cisam de revisão ou já estão con­cluí­das. Isso é espe­cial­mente útil quan­do se tra­bal­ha com um grande número de tarefas.

6 Adi­cione eti­que­tas às tarefas

As eti­que­tas aju­dam a estru­tu­rar ain­da mais as tare­fas e facili­tam a bus­ca pela infor­mação cor­re­ta. Você pode cri­ar suas próprias eti­que­tas para sua con­ta com base nas neces­si­dades da sua equipe. Você tam­bém pode ver como nos­sos clientes usam eti­que­tas para acom­pan­hamen­to de tem­po em nos­so blog.

7 Estime

No começo, você pode pular este cam­po. É um plano ger­al para o tem­po e os cus­tos esper­a­dos da tarefa.

8 Descre­va a tare­fa

Neste cam­po, você pode adi­cionar uma descrição da tare­fa (wiki), qual­quer infor­mação útil para todos os par­tic­i­pantes, bem como os arquiv­os e doc­u­men­tos necessários.

9 Inscre­va os mem­bros do pro­je­to na tare­fa

Os mem­bros que você inscr­ev­er nes­ta tare­fa rece­berão noti­fi­cações sobre cer­tas ações na tare­fa, como mudanças de data ou novos comen­tários. Recomen­damos inscr­ev­er ape­nas aque­les que estão real­mente envolvi­dos no trabalho.

10 Restringir a vis­i­bil­i­dade se necessário

Usan­do o blo­co de pri­vaci­dade, você pode tornar uma tare­fa visív­el ape­nas para pes­soas especí­fi­cas. Por exem­p­lo, você pode ocul­tar uma tare­fa de um cliente. Por padrão, todas as tare­fas do pro­je­to são visíveis para toda a equipe do projeto.

Se você pre­cis­ar adi­cionar várias tare­fas de uma vez, use a adição múltipla:

Você pode copi­ar títu­los de tare­fas de uma tabela Excel e colá-los neste cam­po, ou impor­tar tare­fas com­ple­ta­mente com datas, descrições e out­ras infor­mações dire­ta­mente de um arqui­vo Excel.

Dica Faça da tare­fa de nív­el supe­ri­or algo que defin­i­ti­va­mente o tra­ga mais per­to de com­ple­tar todo o pro­je­to. Todos os pas­sos menores e inter­mediários devem ser cri­a­dos como subtare­fas ou lis­tas de verificação.

Um pro­je­to cheio de tare­fas pode pare­cer assim:

1 painel da pági­na do projeto

2 painel de filtro

3 pesquisa

4 con­fig­u­rações do con­teú­do da pági­na. Aqui você pode escol­her quais col­u­nas de infor­mações da tare­fa exibir e quais ocultar.

Tipos de col­u­na de tarefa:

• Nome: exibe o títu­lo da tare­fa e tam­bém con­tém uma seção adi­cional para colap­sar ou expandir a lista de subtarefas
• Sta­tus
• Pri­or­i­dade
• Ativi­dade: exibe infor­mações sobre o tem­po da últi­ma ação na tarefa
• Cri­a­do em
• Autor
• Check­list: con­tém um indi­cador de pro­gres­so basea­do nos itens de check­list con­cluí­dos e mostra a pro­porção de itens con­cluí­dos para itens abertos
• Atribuí­do a
• Eti­que­tas
• Data de vencimento
• Tem­po: exibe o tem­po reg­istra­do e sua pro­porção em relação ao tem­po plane­ja­do para a tarefa
• Cus­tos: exibe os cus­tos finan­ceiros reg­istra­dos e sua pro­porção em relação aos cus­tos plane­ja­dos para a tarefa
• Esti­ma­ti­va de tempo
• Esti­ma­ti­va de custo
• Data de conclusão
• Favorita­do: uma col­u­na que mostra se a tare­fa foi adi­ciona­da aos favoritos usan­do uma estrela
• Tare­fa pai: exibe o títu­lo da tare­fa pai
• Subtare­fas: exibe um indi­cador de pro­gres­so mostran­do a pro­porção de subtare­fas aber­tas para concluídas
• Reações: exibe uma lista de reações em emo­ji deix­adas na tarefa

Nota Todas as col­u­nas, exce­to ​“Nome”, podem ser ocul­tadas ou colap­sadas. Você tam­bém pode alter­ar a largu­ra e a posição delas em relação a out­ras col­u­nas, e fixar sua posição. As con­fig­u­rações das col­u­nas são indi­vid­u­ais para cada pro­je­to e cada funcionário.

O sis­tema inclui uma var­iedade de fil­tros inte­gra­dos para apoiar seu tra­bal­ho diário. Você tam­bém pode cri­ar fil­tros per­son­al­iza­dos, se necessário. Por exem­p­lo, você pode fil­trar tare­fas com alta pri­or­i­dade e a eti­que­ta ​“Para Revisão”, e então sal­var os resul­ta­dos em seus favoritos ou como uma pági­na de pro­je­to sep­a­ra­da para aces­so rápido.

Como qual­quer lista no Work­sec­tion, ela pode ser expor­ta­da para Excel:

Nota Quan­do você está den­tro de um pro­je­to, você vê ape­nas as tare­fas e par­tic­i­pantes desse pro­je­to. Para visu­alizar as tare­fas no nív­el da con­ta, use o botão ​“Lista de Tare­fas” e as difer­entes visu­al­iza­ções ​“Kan­ban” na bar­ra lat­er­al esquerda.

Você tam­bém pode alternar para a lista de tare­fas ​“Kan­ban por Pes­soas”, por exemplo:

Na visu­al­iza­ção ​“Kan­ban por Pes­soas”, cada pes­soa tem sua própria col­u­na com tare­fas atribuí­das. Esta pági­na mostra todas as tare­fas atribuí­das aos seus funcionários.

Aqui você tam­bém pode fil­trar tare­fas por sta­tus ou eti­que­ta, ou revis­ar a car­ga de tra­bal­ho de um fun­cionário, por exem­p­lo, ao lon­go de uma sem­ana, definin­do o val­or apro­pri­a­do no fil­tro de ​“Data de Venci­men­to”. Você tam­bém pode arras­tar uma tare­fa de uma col­u­na de par­tic­i­pante do pro­je­to para outra.