Mis tareas
Su lista completa de tareas está disponible en la barra lateral izquierda bajo Mis tareas:
Tareas y comunicación
Creando tareas
Las tareas en Worksection pueden organizarse en tres niveles: una tarea, una subtarea de nivel 1 y una subtarea de nivel 2. También pueden incluir listas de verificación para elementos de acción más pequeños. Cada tarea tiene comentarios integrados para intercambiar mensajes, archivos y enlaces con otros miembros del equipo.
Un empleado con el rol de Usuario debe ser invitado primero a un proyecto antes de poder crear tareas para sí mismo o para otros.
Para añadir una nueva tarea, haz clic en el botón “+” y selecciona Agregar tarea:
En la nueva ventana, completa los siguientes campos:
1 Ingresa el título de la tarea
Al crear una tarea, recomendamos seguir los cinco principios SMART.
Tip Recomendamos usar un enfoque de nomenclatura consistente para proyectos y tareas, para que cualquier gerente o miembro del equipo pueda entender rápidamente un nuevo proyecto.
2 Elige al responsable
Una tarea solo puede tener un responsable. Si varias personas necesitan ser responsables, divide el trabajo en subtareas y asigna à la persona adecuada a cada una de ellas.
3 Establece las fechas
Una tarea puede tener las siguientes opciones de programación:
- Sin fecha: la tarea no tiene una fecha de inicio o fin definida;
- Solo fecha límite: por ejemplo, vencimiento el viernes 13 de febrero;
- Fechas de inicio y fin: por ejemplo, comenzando el día 23 y terminando el día 27;
También puedes configurar la recurrencia de la tarea: por ejemplo, “Informe mensual cada viernes del nuevo mes.”
4 Establece la prioridad de la tarea
Puedes elegir una prioridad del 1 al 10, siendo 10 la más alta. También hay una prioridad cero, que aparece como una pausa.
5 Agrega un estado à la tarea
Los estados ayudan a organizar el trabajo y hacer seguimiento del progreso. Úsalos para ver rápidamente qué tareas están en progreso, necesitan revisión o ya se han completado. Esto es especialmente útil cuando trabajas con un gran número de tareas.
6 Agrega etiquetas à la tarea
Las etiquetas te ofrecen otra forma de estructurar las tareas y encontrar rápidamente la información que necesitas. Puedes crear tus propias etiquetas para la cuenta según las necesidades de tu equipo. También puedes ver cómo nuestros clientes utilizan etiquetas para el seguimiento del tiempo en nuestro blog.
7 Estimación
Al principio, puedes omitir este campo. Se utiliza para el tiempo y el esfuerzo financiero planificados para la tarea.
8 Describe la tarea
En este campo, puedes agregar una descripción de la tarea (wiki), cualquier información útil para todos los involucrados y cualquier archivo o documento necesario.
9 Suscribir a los participantes del proyecto à la tarea
Las personas a las que suscribes à la tarea recibirán notificaciones sobre ciertas acciones, como un cambio de fecha de vencimiento o un nuevo comentario. Recomendamos suscribir solo a aquellos que realmente estén involucrados en el trabajo.
10 Restringe la visibilidad si es necesario
Utilizando la configuración de privacidad, puedes hacer que una tarea sea visible solo para personas seleccionadas. Por ejemplo, esto te permite ocultar una tarea de un cliente. Por defecto, todo el equipo del proyecto puede ver todas las tareas del proyecto.
Si necesitas agregar varias tareas à la vez, utiliza la adición múltiple.
Puedes copiar los títulos de las tareas de una tabla de Excel y pegarlos en este campo, o importar tareas directamente desde un archivo de Excel junto con fechas, descripciones y otros detalles.
Tip Haz que la tarea de nivel superior sea algo que claramente impulse todo el proyecto hacia adelante. Los pasos más pequeños e intermedios es mejor crearlos como subtareas o listas de verificación.
Listas de tareas
Un proyecto lleno de tareas puede verse así:
1 panel de página del proyecto
2 panel de filtros
3 búsqueda
4 configuraciones del contenido de la página. Aquí puedes elegir qué columnas de información de tareas mostrar y cuáles ocultar.
Columnas de tareas disponibles:
- Nombre de la tarea - muestra el título de la tarea e incluye un control para colapsar o expandir la lista de subtareas
- Estado
- Prioridad
- Actividad - muestra cuándo se tomó la acción más reciente en la tarea
- Creado el
- Autor
- Lista de verificación - muestra un indicador de progreso basado en los elementos de la lista de verificación completados y la proporción de elementos completados a abiertos
- Responsable
- Etiquetas
- Fecha de entrega
- Tiempo - muestra el tiempo registrado y cómo se compara con el tiempo planeado para la tarea
- Costos - muestra los costos financieros registrados y cómo se comparan con los costos planeados para la tarea
- Estimación de tiempo
- Estimación de costos
- Fecha de finalización
- Destacado - muestra si la tarea ha sido añadida a favoritos
- Tarea principal - muestra el nombre de la tarea principal
- Subtareas - muestra un indicador de progreso basado en el número de subtareas abiertas y completadas
- Reacciones - muestra las reacciones emoji dejadas en la tarea
Nota Todas las columnas excepto Nombre de la tarea pueden ser ocultadas o colapsadas. También puedes cambiar su ancho, reordenarlas y fijarlas en su lugar. Las configuraciones de columna se personalizan individualmente para cada proyecto y cada empleado.
Worksection incluye una variedad de filtros integrados para ayudarte a trabajar de manera más eficiente, y también puedes crear los tuyos propios. Por ejemplo, puedes filtrar todas las tareas de alta prioridad con la etiqueta “Para revisión”, luego guardar esa lista en tus marcadores o como una página de proyecto separada para acceso rápido.
Como cualquier lista en Worksection, se puede exportar a Excel:
Nota Cuando estás dentro de un proyecto, solo ves las tareas y participantes de ese proyecto. Para ver tareas en toda la cuenta, utiliza el botón Lista de tareas y las diferentes vistas Kanban en la barra lateral izquierda.
También puedes cambiar a la vista de tareas Kanban por Personas, por ejemplo:
En la vista “Kanban por Personas”, cada persona tiene su propia columna con tareas asignadas. Esta página muestra todas las tareas asignadas a tus empleados.
Aquí también puedes filtrar tareas por estado o etiqueta, o revisar la carga de trabajo de un empleado, por ejemplo, durante una semana, estableciendo el valor apropiado en el filtro de “Fecha de entrega”. También puedes arrastrar una tarea de la columna de un participante del proyecto a otra.
Comunicación de tareas y chats
La comunicación rápida y centralizada ayuda a los equipos a avanzar más rápido en el trabajo, compartir actualizaciones de inmediato y mantener todo en un solo lugar.
En Worksection, cada tarea incluye comentarios integrados que te permiten:
- intercambiar mensajes;
- adjuntar archivos y enlaces;
- mencionar directamente a colegas;
- reaccionar a mensajes con emojis.
Consejo Usa los comentarios de la tarea para discusiones directamente relacionadas con una tarea específica, como aclarar requisitos, compartir actualizaciones de estado, discutir archivos, decisiones y progreso.
Una vez que publiques un comentario, se enviará una notificación al autor de la tarea, al encargado y a todos los suscritos a la tarea.
Al discutir una tarea, hay muchas situaciones en las que una respuesta corta es suficiente: “Me gusta”, “Hecho, por favor revisa”, “Lo tengo”, o simplemente “OK”. Las reacciones facilitan esto.
Worksection también incluye chats. Puedes crear chats privados, de grupo y de proyecto para discutir cualquier tema que necesites.
Consejo Usa los chats para comunicación rápida, discusiones generales, preguntas fuera de tareas específicas o para la coordinación del equipo.
