En la sigu­iente ven­tana, com­ple­ta los sigu­ientes campos:

1 Ingre­sa el títu­lo de la tarea

Al crear una tarea, recomen­damos uti­lizar los 5 prin­ci­p­ios SMART.

Con­se­jo Recomen­damos nom­brar proyec­tos y tar­eas de acuer­do a un prin­ci­pio con­sis­tente, para que cualquier ger­ente o emplea­do pue­da enten­der ráp­i­da­mente un nue­vo proyecto.

2 Selec­ciona al respon­s­able

Una tarea solo puede ten­er un respon­s­able. Si nece­si­tas varias per­sonas respon­s­ables, descom­pón el tra­ba­jo en subtar­eas y asigna à la per­sona ade­cua­da a cada una.

3 Establece fechas de vencimien­to

Una tarea puede ten­er las sigu­ientes opciones de pro­gra­mación:

- Sin fecha: la tarea no tiene una fecha de ini­cio o fin defini­da;
- Solo fecha límite: por ejem­p­lo, vencimien­to el viernes 13 de febrero;
- Fechas de ini­cio y final­ización: por ejem­p­lo, comen­zan­do el 23 y final­izan­do el 27;

Tam­bién puedes agre­gar repeti­ción de tarea: por ejem­p­lo, ​“Informe men­su­al cada viernes del nue­vo mes.”

4 Establece la pri­or­i­dad de la tarea

En el sis­tema, puedes ele­gir una pri­or­i­dad del 1 al 10, donde 10 es la más alta. Tam­bién hay una pri­or­i­dad cero, que se mues­tra como una pausa.

5 Agre­ga el esta­do de la tarea

Los esta­dos ayu­dan a orga­ni­zar el tra­ba­jo y a ras­trear el pro­gre­so de las tar­eas. Uti­liza esta­dos para ver ráp­i­da­mente qué tar­eas están en pro­gre­so, nece­si­tan revisión o ya están com­ple­tadas. Esto es espe­cial­mente útil cuan­do se tra­ba­ja con un gran número de tareas.

6 Agre­ga eti­que­tas à la tarea

Las eti­que­tas ayu­dan a estruc­turar aún más las tar­eas y facil­i­tan la búsque­da de la infor­ma­ción ade­cua­da. Puedes crear tus propias eti­que­tas para tu cuen­ta según las necesi­dades de tu equipo. Tam­bién puedes ver cómo nue­stros clientes uti­lizan eti­que­tas para el seguimien­to del tiem­po en nue­stro blog.

7 Esti­mación

Al prin­ci­pio, puedes omi­tir este cam­po. Es un plan gen­er­al para el tiem­po y los cos­tos esper­a­dos de la tarea.

8 Describe la tarea

En este cam­po, puedes agre­gar una descrip­ción de la tarea (wiki), cualquier infor­ma­ción útil para todos los par­tic­i­pantes, así como los archivos y doc­u­men­tos necesarios.

9 Suscribir a los miem­bros del proyec­to à la tarea

Los miem­bros a los que suscribas a esta tarea recibirán noti­fi­ca­ciones sobre cier­tas acciones en la tarea, como cam­bios de fechas o nuevos comen­tar­ios. Recomen­damos suscribir solo a aque­l­los que real­mente están involu­cra­dos en el trabajo.

10 Restringir la vis­i­bil­i­dad si es nece­sario

Usan­do el bloque de pri­vaci­dad, puedes hac­er que una tarea sea vis­i­ble solo para per­sonas especí­fi­cas. Por ejem­p­lo, puedes ocul­tar una tarea a un cliente. Por defec­to, todas las tar­eas del proyec­to son vis­i­bles para todo el equipo del proyecto.

Si nece­si­tas agre­gar varias tar­eas à la vez, uti­liza la adi­ción múltiple:

Puedes copi­ar títu­los de tar­eas de una tabla de Excel y pegar­los en este cam­po, o impor­tar com­ple­ta­mente tar­eas con fechas, descrip­ciones y otra infor­ma­ción direc­ta­mente des­de un archi­vo de Excel.

Con­se­jo Haz que la tarea de niv­el supe­ri­or sea algo que defin­i­ti­va­mente te acerque a com­ple­tar todo el proyec­to. Todos los pasos más pequeños e inter­me­dios deben ser crea­d­os como subtar­eas o lis­tas de verificación.

Un proyec­to lleno de tar­eas puede verse así:

1 pan­el de la pági­na del proyecto

2 pan­el de filtros

3 búsque­da

4 con­fig­u­ra­ciones del con­tenido de la pági­na. Aquí puedes ele­gir qué colum­nas de infor­ma­ción de tar­eas mostrar y cuáles ocultar.

Tipos de colum­nas de tareas:

• Nom­bre: mues­tra el títu­lo de la tarea y tam­bién con­tiene una sec­ción adi­cional para colap­sar o expandir la lista de subtareas
• Esta­do
• Pri­or­i­dad
• Activi­dad: mues­tra infor­ma­ción sobre el tiem­po de la últi­ma acción en la tarea
• Crea­do el
• Autor
• Lista de ver­i­fi­cación: con­tiene un indi­cador de pro­gre­so basa­do en los ele­men­tos de la lista de ver­i­fi­cación com­ple­ta­dos y mues­tra la relación de ele­men­tos com­ple­ta­dos a abiertos
• Asig­na­do a
• Eti­que­tas
• Fecha de vencimiento
• Tiem­po: mues­tra el tiem­po reg­istra­do y su relación con el tiem­po plan­i­fi­ca­do para la tarea
• Cos­tos: mues­tra los cos­tos financieros reg­istra­dos y su relación con los cos­tos plan­i­fi­ca­dos para la tarea
• Esti­mación de tiempo
• Esti­mación de costos
• Fecha de finalización
• Desta­ca­do: una colum­na que mues­tra si la tarea ha sido aña­di­da a favoritos usan­do una estrella
• Tarea prin­ci­pal: mues­tra el títu­lo de la tarea principal
• Subtar­eas: mues­tra un indi­cador de pro­gre­so que mues­tra la relación de subtar­eas abier­tas a completadas
• Reac­ciones: mues­tra una lista de reac­ciones emo­ji dejadas en la tarea

Nota Todas las colum­nas excep­to ​“Nom­bre” pueden ser ocul­tadas o colap­sadas. Tam­bién puedes cam­biar su ancho y posi­ción en relación con otras colum­nas, y fijar su posi­ción. La con­fig­u­ración de colum­na es indi­vid­ual para cada proyec­to y cada empleado.

El sis­tema incluye una var­iedad de fil­tros inte­gra­dos para apo­yar tu tra­ba­jo diario. Tam­bién puedes crear fil­tros per­son­al­iza­dos si es nece­sario. Por ejem­p­lo, puedes fil­trar tar­eas con alta pri­or­i­dad y la eti­que­ta ​“Para Revis­ar”, luego guardar los resul­ta­dos en tus mar­cadores o como una pági­na de proyec­to sep­a­ra­da para acce­so rápido.

Como cualquier lista en Work­sec­tion, se puede expor­tar a Excel:

Nota Cuan­do estás den­tro de un proyec­to, solo ves las tar­eas y los par­tic­i­pantes de ese proyec­to. Para ver tar­eas a niv­el de cuen­ta, uti­liza el botón ​“Lista de tar­eas” y las difer­entes vis­tas ​“Kan­ban” en la bar­ra lat­er­al izquierda.

Tam­bién puedes cam­biar à la lista de tar­eas ​“Kan­ban por per­sonas”, por ejemplo:

En la vista ​“Kan­ban por Per­sonas”, cada per­sona tiene su propia colum­na con tar­eas asig­nadas. Esta pági­na mues­tra todas las tar­eas asig­nadas a tus empleados.

Aquí tam­bién puedes fil­trar tar­eas por esta­do o eti­que­ta, o revis­ar la car­ga de tra­ba­jo de un emplea­do, por ejem­p­lo, durante una sem­ana, estable­cien­do el val­or apropi­a­do en el fil­tro de ​“Fecha de vencimien­to”. Tam­bién puedes arras­trar una tarea de una colum­na de par­tic­i­pante del proyec­to a otra.