Para las empresas que trabajan por horas, un rastreador de tiempo es una herramienta clave para la implementación de proyectos y tareas. Por ejemplo, nuestro cliente, la agencia de marketing de rendimiento ROMAN.UA, aumentó significativamente su tarifa media de servicio utilizando el rastreador de tiempo de Worksection.
Ventajas y Desventajas del Seguimiento del Tiempo para Tareas
Empecemos por las desventajas, o más bien, una desventaja: la adaptación del equipo al rastreador de tiempo. Usar un temporizador para registrar el tiempo dedicado a las tareas no es fácil para todos los equipos por varias razones:
- Inicialmente, el equipo podría ver el rastreador de tiempo como una señal de desconfianza por parte de la dirección o de los clientes (lo cual no es el caso).
- Los empleados pueden olvidar iniciar el temporizador para las tareas. Sin embargo, con la práctica, usar el temporizador se vuelve automático, y si el temporizador no se inició, el tiempo y el costo reales siempre se pueden ingresar después de que se complete la tarea.
Cómo el Seguimiento del Tiempo es Útil para las Tareas
Provee una Comprensión Clara de los Gastos: Si varios empleados trabajan en una tarea, cada uno registra su tiempo con el temporizador, y estas sesiones se suman. El rastreador de tiempo registra el tiempo dedicado à la implementación de la tarea.
- Registro de Tarifa por Hora: Si un empleado tiene una tarifa horaria fija, también puede registrarlo en la ventana del rastreador. Esta es una gran ventaja para todos los miembros del equipo.
- Soporta la Argumentación de un Pago Más Alto: Los miembros del equipo pueden argumentar por un pago más alto si el tiempo real dedicado a una tarea excede el tiempo estimado.
- Genera Informes Detallados: Con base en los datos del rastreador de tiempo, el contador de la empresa puede generar informes al final de un periodo, mostrando el tiempo dedicado y los pagos, si corresponde, por cada empleado.
- Garantiza Procesos Transparentes para los Clientes: Los clientes que pagan por hora quieren entender cómo se gastó el tiempo. Si los costos reales difieren de los estimados, el informe puede justificar la fijación de precios.
Cómo Motivar a los Empleados a Adoptar el Seguimiento del Tiempo
Una motivación clave es mostrar ejemplos exitosos de seguimiento del tiempo, ya sean personales o de otras empresas, como se describe en nuestro estudio de caso de Postmen.Designar a un Responsable de Adaptación del Rastreador de Tiempo
Selecciona un empleado para ayudar al equipo a adaptarse. Esta persona debe estar bien versada en el uso del temporizador y altamente motivada para utilizarlo, lo que motivará a otros miembros del equipo.
Esta persona responsable también asistirá con cualquier pregunta y se asegurará de que los miembros del equipo inicien y detengan el temporizador de manera sistemática al trabajar en tareas.
Elegir un Servicio de Seguimiento del Tiempo
Muchos gestores de tareas ofrecen el seguimiento del tiempo como una función clave. Al elegir un servicio, concéntrate en su simplicidad y accesibilidad.
El rastreador de tiempo debería ser igualmente fácil de usar para especialistas en TI y contadores. Si el rastreador es intuitivo para todo el equipo, independientemente de su experiencia con gestores de tareas y seguimiento del tiempo, es un indicador clave de simplicidad.
Ejemplo de Temporizador de Worksection
En Worksection, puedes iniciar el temporizador sin abrir la tarea en sí, simplemente pasando el cursor sobre ella en la lista de tareas y haciendo clic en “Iniciar Temporizador”.
También puedes iniciar el temporizador dentro de la tarea haciendo clic en “Iniciar Temporizador” o a través de “Mis Tareas,” seleccionando la tarea requerida y haciendo clic en “Iniciar Temporizador”.
Múltiples puntos de acceso al temporizador facilitan una rápida adaptación. Puedes detener el temporizador por cualquiera de los métodos anteriores o haciendo clic en “Detener y Guardar” (el ícono de pausa en la esquina superior derecha de la página principal de la cuenta).
Ventana de Comentarios del Temporizador
No todos los sistemas de gestión de proyectos tienen esto, pero el rastreador de tiempo de Worksection permite que cada empleado añada comentarios al temporizador.
Al ver el informe del temporizador, el contador, cliente o gerente de la empresa verá la descripción del tiempo registrado.
Por ejemplo si se gastó más tiempo en una tarea de lo planeado, el empleado puede escribir la razón en la ventana de comentarios. Esta opción hace que el informe sea más informativo para la empresa y claro para el cliente que paga por hora.
Características Útiles en Worksection
Aparte de los métodos mencionados, puedes iniciar el temporizador con un doble clic o usando la combinación Alt‑S.
Cómo Probar el Seguimiento del Tiempo para tu Equipo
Puedes probar todas las funcionalidades del gestor de tareas, incluida la opción de Temporizador, de forma gratuita en una cuenta de Worksection durante 14 días. Registra tu cuenta en dos clics, sugiere al equipo probar el seguimiento del tiempo, explica el propósito de la nueva opción y comparte el enlace de este artículo.