Разработка приложения, запуск интернет-магазина или любого другого бизнеса, организация конференции — это все примеры проектов. Проекты могут быть простыми и сложными, с низким бюджетом и дорогими, краткосрочными и долгосрочными. Термин “проект” используется в различных областях: продажах, ИТ, образовании, строительстве и повседневной жизни.
Несмотря на сложность и объем, любому проекту необходимо сначала планирование, а затем управление, т.е. координация действий, согласование сроков и бюджета, а также отслеживание хода выполнения.
Удобно планировать проекты, а затем управлять ими с помощью специального программного обеспечения, чаще всего это трекеры задач. Лучшие инструменты для планирования проектов являются визуальными, простыми и интуитивно понятными для всех участников команды. Об этом мы поговорим ниже.
Среди лучших инструментов для планирования собственной деятельности можно выделить следующие:
- Worksection
- Asana
- Wrike
- ClickUp
- Smartsheet и др.
Позже мы подробнее проанализируем каждую планировочную службу, но сначала нам нужно ответить на вопрос: Что такое планирование проекта и какие основные этапы планирования проекта?
Что такое планирование проекта?
Если рассматривать планирование как часть управления проектом, это будет одним из самых важных этапов. Успех дела во многом будет зависеть от качества планирования. Эта деятельность направлена на ответы на следующие вопросы:
- Что и почему должно быть сделано?
- Как и когда это должно быть сделано?
- Кто это сделает и каковы затраты?
5 этапов планирования проекта
Чтобы понять, какие задачи должны решаться программами планирования, необходимо понять, через какие этапы проходит проект от идеи до завершения.
Планирование обычно состоит из следующих шагов:
- С komunikatsii s zainteresovannymi storonami (stakeholders). Прежде всего, необходимо понять, кто заинтересован в успехе проекта. Это могут быть клиенты или конечные пользователи продукта/услуги. Необходимо описать интересы заинтересованных сторон и какие задачи эти люди будут выполнять. Иногда один человек контролирует и непосредственно участвует в работе. Если заинтересованные стороны не знакомы друг с другом, стоит организовать встречу: в режиме оффлайн или онлайн. Ожидания от этого сотрудничества должны быть обсуждены.
- Описание целей. После встречи заинтересованных сторон и обсуждения важных вопросов цели проекта должны быть четко определены. Соответственно, станет возможным определить, каким именно будет результат работы.
- Список задач. Когда цели ясны, большие этапы должны быть разбиты на более мелкие, и конкретные задачи, их последовательность, приоритет и взаимосвязь должны быть записаны. Здесь будет полезна диаграмма Ганта с описанными зависимостями в проекте.
- Составление расписания. Ключевые даты должны появиться в календаре: даты начала конкретных задач, промежуточный контроль и дедлайны, а также дальнейшие шаги.
- Управление рисками и, при необходимости, корректировка планов. Когда есть детальный план, легче увидеть потенциальные причины, по которым работа может не идти так, как задумано. Что-то можно скорректировать даже до начала. Также стоит подумать о запасном времени в плане на случай форс-мажора.
Планирование проекта на практике: пример
Конечно, у каждой компании есть свои особенности планирования. Но на стратегическом уровне было бы хорошо создать шаблон, который ускорит процесс планирования.
Например, если проект связан с созданием веб-сайта, процесс его разработки будет выглядеть примерно так:
Диаграмма Ганта в Worksection
Вы можете увидеть, что основные этапы работы перечислены: подготовка материалов, ТЗ, дизайн прототипа и так далее. Задачи идут от основных к второстепенным. Хотя некоторые процессы могут быть параллельными, например, при написании контента для блога, статьи могут писать несколько авторов одновременно.
Вы также видите, что большие задачи разбиваются на мелкие. Например, задача разработки дизайна делится на несколько отдельных частей: главная страница, шаблоны других страниц и т.д. Чем сложнее проект, тем больше подзадач и исполнителей.
Мы также видим ссылку на календарь и общее время, затраченное на задачу, а также исполнителей. Этот формат планирования предлагает менеджеру или руководителю проекта быстро получить обзор и, если необходимо, найти ответ на любой вопрос о проекте.
Чтобы сделать планирование еще более эффективным, стоит разработать шаблон для работы с задачами, где каждая задача рассматривается схожим образом:
- указывается проект, к которому принадлежит задача;
- в заголовке кратко описывается сущность задачи;
- назначается ответственный человек;
- указывается срок;
- прилагается подробное описание, если необходимо, а также полезные/необходимые файлы для задачи;
- если задача разбита на несколько частей, вы можете создать проверочный список, который сразу покажет, что уже сделано.
5 самых популярных методологий управления проектами
Не только представители ИТ-сферы знают о Agile или Kanban, хотя эти подходы чаще всего используются именно в этой области.
На основе общего подхода разрабатываются конкретные процедуры и методы. Наиболее известные методологии:
Agile Аналитики Harvard Business Review назвали это “ключевым преимуществом цифровой эпохи.” На самом деле, это не столько методология, сколько общий принцип взаимодействия между участниками проекта для оперативного реагирования на изменения.
Kanban Основной инструмент здесь — электронная версия обычной физической доски, на которой можно размещать карточки с указанным статусом для каждой задачи.
Scrum Подход, при котором цель достигается через спринты. Проект делится на задачи, каждая из которых укладывается в короткий срок – спринт (обычно lasting one or two weeks). Результаты спринта — новые функции или инструменты продукта — могут быть продемонстрированы целевой аудитории и получены обратные сообщения от них для улучшения качества конечного продукта.
Waterfall Название методологии полностью отражает ее суть. Цели располагаются в иерархическом порядке. Пока не выполнена цель низшего уровня, работа над целью высшего уровня не начинается.
PRINCE2 Подход, запатентованный Торгово-промышленной палатой Великобритании. Большое внимание уделяется детальной документации, поскольку опыт считается основой для снижения рисков.
5 ключевых принципов управления проектом
Методологии различаются по “философии”, способам расстановки приоритетов, но главное, впрочем, остается общим. Это можно назвать принципами управления проектом:
- Каждый должен точно знать, что делать и когда. Очень важно, чтобы каждой задаче был назначен ответственный за ее выполнение.
- Команде необходимо эффективное общение.
- Координация должна проводиться руководителем, к которому поступают все потоки информации.
- Руководитель выполняет свои функции с помощью соответствующих инструментов.
- После завершения проекта составляются итоги, анализируются ошибки и разрабатываются способы, которые предотвратят их повторение.
Выбор лучшего инструмента для планирования
На рынке программного обеспечения предложений более чем достаточно, можно выбрать вариант для любой из описанных выше методологий. Наиболее популярные программы имеют следующий основной функционал:
- пересылка файлов;
- инструменты для общения;
- календарь, диаграмма Ганта;
- возможность создавать и делегировать задачи и контролировать их статус.
Многие имеют дружелюбный интерфейс и привлекательный дизайн. Поэтому стоит выбрать продукт, который соответствует специфике компании и проектам, с которыми она чаще всего работает. Например:
- в области дизайна и разработки ИТ, функции согласования макетов с заказчиком актуальны;
- для образовательной компании удобный доступ к документам (курсы, тесты) и возможность делать презентации важны;
- производственной компании понадобится функционал для оптимизации работы с базой данных материалов или сложной отчетности.
Преимущества для инструмента будет его совместимость с другими популярными цифровыми продуктами. Предположим, что большинство участников команды создают документы в Google Docs, или в начале проекта накапливаются определенные объемы документации в этом формате. Если инструмент управления проектом позволяет интегрировать Google Docs в себя, проблема работы с документами решается.
Иногда интеграция с внешними сервисами позволяет компенсировать пробелы в функционале. Например, служба управления проектом не имеет функции живого чата, в котором участники команды общаются в реальном времени. Но вы можете реализовать интеграцию с Google Hangouts, продуктом для обмена сообщениями и организации конференций.
Еще одна группа критериев оценки трекера задач относится к аппаратному обеспечению. Где находятся серверы провайдера услуги? Они выдерживают пиковые нагрузки? Безопасно ли защищены их данные? Компания, обладающая серьезными техническими возможностями, обеспечивает работу большой команды и защиту данных в режиме 24⁄7.
Важным преимуществом ПО является наличие бесплатной пробной версии. Как правило, этого недостаточно для масштабных проектов, но с ее помощью вы можете протестировать инструмент, попробовать нужный функционал в работе, а затем купить его.
ТОП 15 лучших инструментов для планирования проектов
Worksection
Платформы: Web, Windows, iOS и Android.
Функции: Инструмент для управления проектами, с которым могут легко работать как “технари”, так и представители нетехнических специальностей. В процессе разработки учитываются все задачи менеджеров проектов и участников команды: планирование, общение, канбан-доски, контроль финансовых затрат и отчетность.
Безопасность данных и бесперебойная работа обеспечиваются SSL-шифрованием, надежной серверной базой и процедурой двухфакторной аутентификации. Время реакции технической поддержки составляет от 10 до 60 минут. Есть интеграции с Google Docs, Slack, Google Calendar, Telegram, Viber.
Недостатки: Пользователи хотели бы, чтобы продукт работал офлайн. Также возникают вопросы к работе мобильного приложения.
Цены: Доступен 14-дневный пробный период. Также есть бесплатная версия, она предоставляет 0,1 ГБ места для хранения данных, 2 активных проекта и 5 пользователей.
За $69 в месяц вы получаете доступ для 20 участников команды и до 20 проектов. За $299 вы получаете неограниченное количество пользователей/проектов и 500 ГБ места для хранения данных.
Рейтинг в Capterra: 4.9 из 5.
Asana
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Функции: Этот инструмент для планирования работы хорош своей функциональностью и интерфейсом, ярким и при этом не навязчивым. Программное обеспечение позиционируется как комплексное, охватывающее все задачи управления проектом, соответственно, содержит полный набор основных функций. Доступны интеграции с большим количеством внешних инструментов и сервисов (Jira Cloud, Adobe Creative Cloud, Slack, Microsoft Office 365, Gmail, OneDrive, Box, Dropbox, Gitlab, Trello).
Недостатки: Есть проблемы с настройкой уведомлений по электронной почте, мало инструментов для работы с текстом, не хватает интеграций.
Цены: Доступен 30-дневный пробный период. Платные тарифы стоят от $13.49 до $30.49 на пользователя/месяц при оплате помесячно, и от $10.99 до $24.49 на пользователя/месяц при оплате ежегодно. Также есть бесплатная версия для команд с до 15 пользователей. Этот тариф не включает шаблоны проектов. За $13.49 вы получаете доступ к конструктору рабочих процессов и возможности создавать закрытые проекты и группы.
Рейтинг в Capterra: 4.5 из 5.
Wrike
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Функции: Особенность этого инструмента для планирования работы — его гибкость. Пользователь может выбирать визуализацию панели управления. Диаграмма Ганта или таблица, канбан-доска или расписание проекта — любой участник команды может легко переключаться между окнами и режимами, чтобы контролировать свою рабочую область и иметь общее представление о ходе выполнения. Множество шаблонов и интеграций.
Недостатки: Для полноценного использования всех преимуществ продукта вам часто нужно обращаться в техническую поддержку, и это не всегда оперативно.
Цены: Доступна 14-дневная пробная версия. Затем необходимо выбрать один из тарифных планов, стоимость которых колеблется от $9.80 до $24.80 на пользователя/месяц. Также есть бесплатная версия, но она ограничена 2 ГБ места для хранения данных для команды, с ограниченным количеством активных задач. Самый дешевый тариф предлагает 2 ГБ места для хранения данных на каждого пользователя, интерактивные диаграммы Ганта и интеграции.
Рейтинг в Capterra: 4.2 из 5.
GanttPro
Платформы: Web, iOS, Android.
Функции: Инструмент помогает внимательно работать над установкой задач: разбивать их на подзадачи и отслеживать статус каждой. Пользователь выбирает между обычными методами визуализации в виде диаграммы Ганта, панели управления или доски. Статусы, приоритеты, сроки аналогичны обычным трекерам задач. Доступна интеграция с Jira, Google Drive, Slack и другими популярными приложениями.
Недостатки: Не всем пользователям удобно редактировать данные в приложении, поэтому большую часть времени приходится работать с продуктом с ПК.
Цены: Доступна бесплатная пробная версия. Базовый тариф стоит $7.99 на пользователя/месяц, предлагая диаграммы Ганта, календарь и автоматическое планирование. За $19.99 вы получите больше возможностей, таких как шаблоны проектов, массовые изменения, сохранение фильтров, уведомления о сроках.
Рейтинг в Capterra: 4.8 из 5.
Kissflow Project
Платформы: Web, облако, SaaS.
Функции: Инструмент без лишних функций. Канбан-доска для видимости, функционал для установки приоритетов для соблюдения сроков. Напоминания о планируемых сроках задач. Возможна интеграция с Google Workspace и внешними инструментами через REST API.
Недостатки: Не все довольны сообщениями, экспортом документов и интеграцией. Также стоит отметить, что скорость и эффективность сервиса сильно зависят от качества интернет-соединения.
Цены: Доступна бесплатная пробная версия. Платные тарифы начинаются от $10 на пользователя/месяц, если оплачивать ежегодно, или $18 при помесячной оплате. За более подробной информацией по функциям каждого конкретного тарифа следует обращаться к менеджеру.
Рейтинг в Capterra: 5 из 5.
ClickUp
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Функции: Продукт с полным набором основных функций: задачи и шаблоны для них, контрольные списки, возможность фильтрации документов по заданным критериям, календарь, временная шкала задач.
Функции для работы с документами, включая вики-документы: создание, редактирование, администрирование доступа. Групповой чат, шесть типов шаблонов отчетов. Доступны интеграции с Google Workspace, Dropbox и более чем 1000 инструментов конструктора автоматизации Zapier.
Недостатки: Мобильное приложение могло бы быть более удобным.
Цены: Доступна 14-дневная бесплатная пробная версия. Также есть бесплатный тарифный план с 3 досками и загрузками файлов до 100 МБ каждую. Тарифный план за $5 в месяц предлагает неограниченные загрузки, неограниченное количество диаграмм Ганта, доступ для гостей и интеграции.
Рейтинг в Capterra: 4.7 из 5.
MeisterTask
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Функции: Программное обеспечение подходит для Agile-проектов. Канбан-доска предлагает удобный и эффективный контроль задач и ресурсов.
Полный набор функций для общения, включая комментарии и упоминания, интеграции со Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, MindMeister и другими инструментами и сервисами.
Недостатки: Есть недостатки с комментариями, экспортом файлов, настройкой полей и интеграциями.
Цены: Доступна бесплатная пробная версия; также есть совершенно бесплатный тарифный план с до 3 проектами и загрузками файлов до 20 МБ каждую. За $8.25 в месяц вы получите неограниченное количество проектов, до 200 МБ места для хранения данных, а также архив задач и красивые фоны.
Рейтинг в Capterra: 4.7 из 5.
Flock
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Функции: Все ключевые функции для планирования, общения и контроля доступны: совместное использование файлов, инструменты совместной работы, поиск документов, создание видеозвонков в один клик. Интеграция с Google Drive и GitHub Repos.
Недостатки: Есть сложности с настройками для администраторов, проблемы со звуком и интеграциями. Приложение немного медленное.
Цены: Предоставляется пробный период. Бесплатный тариф предоставляется для команд из до 20 сотрудников с 5 ГБ места для хранения данных и неограниченным общением один на один. За $6 в месяц (или $4.50, если оплачивать сразу за год), продукт может использовать до 100 участников команды, с до 10 ГБ места для хранения данных для каждого пользователя, а также с возможностью демонстрации экрана и проведения групповых видеозвонков.
Рейтинг в Capterra: 4.5 из 5.
Forecast.app
Платформы: Web, iOS, Android.
Функции: Ключевое преимущество этого инструмента для планирования — его умный подход к автоматизации. Искусственный интеллект собирает опыт проектов в более чем 40 странах и использует его для повышения эффективности работы.
Инструмент может автоматически создавать временные графики и бюджеты, если вы отмечаете ключевые моменты и метрики. Визуальная панель управления помогает получить представление и эффективно контролировать финансы и краткосрочные планы. Доступна интеграция с Jira.
Недостатки: Не все считают, что легко учиться пользоваться продуктом, условия отписки не совсем ясны. Есть проблемы с синхронизацией.
Цены: Доступна бесплатная пробная версия. Платные тарифы стоят $29 на пользователя/месяц, с инструментами для управления временем и совместной работы, а также бизнес-аналитики.
Рейтинг в Capterra: 4.5 из 5.
Smartsheet
Платформы: Web, iOS, Android.
Функции: Эта программа понравится всем, кто предпочитает работать с таблицами, но устал от сложности Excel. Инструмент самостоятельно все вычислит и добавит логотип компании в документ.
Функционал, характерный для трекеров задач, доступен: карточки задач, календарь, диаграмма Ганта, напоминания. Доступны интеграции с Jira, популярными инструментами Google и Microsoft.
Недостатки: Не самый удобный продукт с точки зрения работы с задачами, также имеются проблемы с уведомлениями. Пользователи хотели бы видеть больше визуальных инструментов для работы с проектами.
Цены: Доступна бесплатная пробная версия. Самый дешевый платный тариф стоит $7 на пользователя/месяц, с до 20 ГБ места для хранения данных, автоматизацией, личной отчетностью.
Рейтинг в Capterra: 4.5 из 5.
ProWorkflow
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Функции: Программный продукт, который позволяет всем участникам проекта следить за его ходом, оставаться в курсе событий и мгновенно реагировать на изменения. Вы можете всегда иметь обзор жизненного цикла проекта: исполнители, сроки, ресурсы.
Взаимодействие с инструментом удобно и легко благодаря механизму перетаскивания. Его особенности — интеграция с известными бухгалтерскими платформами (Xero, MYOB, Quickbooks). Также предусмотрены интеграции с Google Workspace, Box и OneDrive.
Недостатки: Не все пользователи удовлетворены отчетностью, некоторые хотели бы больше места для хранения данных.
Цены: Доступна бесплатная пробная версия. Платные тарифы варьируются от $18 до $27 на пользователя/месяц при ежегодной оплате (и от $20 до $30 при помесячной оплате). Базовый тариф предлагает неограниченное количество проектов и до 25 ГБ места для хранения данных, в то время как более дорогой тариф предлагает 50 ГБ и больше функций редактирования.
Рейтинг в Capterra: 4.5 из 5.
Celoxis
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Функции: Инструмент для планирования в режиме реального времени для команды предоставляет руководителю проекта 360-градусный обзор: статусы задач и исполнителей, отчеты об ошибках, документы, тикеты. Особая функция — функциональность для визуализированных расширенных отчетов. Инструмент легко настраивается для компаний разных размеров в различных областях работы.
Недостатки: Интерфейсу необходимо улучшение, а чтобы понять, как работает продукт, нужно изучить множество инструкций.
Цены: Доступна бесплатная пробная версия. Облачная версия стоит от $25 на пользователя/месяц, каждый пользователь получает 2 ГБ места для хранения данных.
Рейтинг в Capterra: 4.4 из 5.
Easy Project
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Функции: Эффективный инструмент для координации команды на всех уровнях, от руководителей до топ-менеджеров, с мониторингом ответственных сторон. Благодаря визуализации распределения ресурсов, продукт позволяет избежать узких мест и, таким образом, обеспечивает непрерывность процессов. Искусственный интеллект способен предсказывать ход проекта и помогать в его оптимизации.
Недостатки: Пользователи не любят долгие обновления отчетов, есть проблемы с доступом для гостей, а таймер не всегда работает корректно.
Цены: Чтобы ознакомиться с функциями, можно использовать бесплатную пробную версию. Платный тариф стоит от $25.75 на пользователя/месяц, с интерактивными диаграммами Ганта, канбан-досками, контрольными точками и инструментами для составления бюджета.
Рейтинг в Capterra: 4.4 из 5.
Project Insight
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Функции: Служба планирования с интуитивно понятным, эстетически приятным интерфейсом для эффективной и комфортной работы, предлагающая стандартный функционал для установки задач, приоритизации и контроля, а также реального мониторинга хода проекта для каждого участника. Доступна интеграция с Box, Microsoft Office, Microsoft Outlook и Quickbooks.
Недостатки: Приложение не совсем удобно, настройки иногда сложные, а некоторым пользователям потребуется помощь с отчетностью.
Цены: Доступна бесплатная пробная версия, а также бесплатный тарифный план с неограниченным числом пользователей, диаграммами Ганта и канбан-досками. За $3 в месяц вы дополнительно получите инструменты для бюджетирования, планирования и отслеживания времени.
Рейтинг в Capterra: 4.4 из 5.
Zoho Projects
Платформы: Web, iOS, Android.
Функции: Интерфейс этой программы для планирования проектов похож на социальные сети, так как функциональная часть акцентирует внимание на эффективном общении. В то же время программное обеспечение имеет и другие ключевые функции: статус задач и исполнителей, календарь и напоминания о приближающихся сроках по электронной почте, сравнение запланированного и фактического времени затрат.
Программу можно назвать экосистемой, которая интегрируется со собственными продуктами Zoho и внешними инструментами: Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Drive и Zapier.
Недостатки: Настройки для проектов и интеграций сложны для неопытного пользователя. Функции отчетности и бюджетирования нуждаются в доработке.
Цены: Доступна пробная версия и совершенно бесплатная версия (для до 2 пользователей, работающих над 3 проектами). За $5, вы можете управлять неограниченным количеством проектов и иметь 100 ГБ места для хранения данных.
Рейтинг в Capterra: 4.2 из 5.
Сравнительная таблица лучших программ для планирования и деятельности
Название | Платформа | Рейтинг |
| Worksection | Web, Windows, iOS и Android | 4,9 из 5 |
| Asana | Web, iOS, Android, Windows, Mac | 4,5 из 5 |
| Wrike | Web, iOS, Android, Windows, Mac | 4.2 из 5 |
| GanttPro | Web, iOS, Android | 4,8 из 5 |
| Kissflow Project | Web, облако, SaaS | 5 из 5 |
| ClickUp | Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux | 4,7 из 5 |
| MeisterTask | Web, iOS, Android, Windows, Mac | 4,7 из 5 |
| Flock | Web, iOS, Android, Windows, Mac | 4,5 из 5 |
| Forecast.app | Web, iOS, Android | 4,5 из 5 |
| Smartsheet | Web, iOS, Android | 4,5 из 5 |
| ProWorkflow | Web, iOS, Android, Windows, Mac | 4,5 из 5 |
| Celoxis | Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux | 4,4 из 5 |
| Easy Project | Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux | 4.4 из 5 |
| Project Insight | Web, iOS, Android, Windows, Mac | 4.4 из 5 |
| Zoho Projects | Web, iOS, Android | 4.2 из 5 |