Разработать приложение, открыть интернет-магазин, создать с нуля предприятие, организовать конференцию – все это примеры проектов. Проекты бывают простые и сложные, бюджетные и дорогие, краткосрочные и долгосрочные. Термин «проект» используется в разных отраслях: в торговле, IT, обучении, строительстве, и даже в быту.
Независимо от сложности и сферы, любой проект требует сначала планирования, а потом – управления, то есть координирования действий в нем, согласования сроков и бюджетов, наблюдения за ходом работ.
Планировать проекты, а затем и управлять ими удобно с помощью специального софта, чаще всего это таск-трекеры. Лучшие инструменты планирования проектов – наглядные, простые и интуитивно понятные всем участникам команды. Именно о таких мы расскажем далее.
Что такое планирование проектов
Если рассматривать планирование как часть управления проектом, то она станет одной из важнейших. Именно от качества планирования будет во многом зависеть успех дела. Целью этой деятельности являются ответы на следующие вопросы:
- Что и почему нужно сделать?
- Как и когда это нужно сделать?
- Кто и за какие деньги это будет делать?
5 этапов планирования проекта
Чтобы понять задачи, которые должны решать программы для планирования, необходимо разобраться, какие этапы проходит проект от идеи до завершения.
Планирование обычно состоит из следующих шагов:
- Работа с заинтересованными сторонами (стейкхолдерами). Прежде всего, нужно разобраться, для кого важен успех проекта. Это могут быть заказчики или конечные пользователи продукта, услуги. Обязательно нужно описать, кто и в чем именно заинтересован, какие задачи будут выполнять эти люди. Иногда один человек и контролирует, и принимает непосредственное участие в работе. Если заинтересованные стороны не знакомы между собой, это следует исправить и провести встречу: оффлайн или онлайн. На ней все участники должны обсудить свои ожидания от работы друг с другом.
- Описание целей. После встречи заинтересованных сторон и обсуждения ими важных вопросов должны быть четко определены цели проекта. Соответственно можно будет запланировать, что именно считается результатом работы.
- Разработка списка задач. Когда будет ясно, что делать, то большие этапы следует разбить на более мелкие, прописать конкретные задачи, их последовательность, приоритетность, взаимосвязь. На этом шаге полезна диаграмма Ганта, которая хорошо описывает зависимости в проекте.
- Составление расписания. В календаре должны появиться ключевые даты: когда начинается работа над той или иной задачей, когда состоится промежуточный контроль, когда задача будет завершена и что будет дальше.
- Оценка рисков и при необходимости корректировка планов. Когда есть подробный план, проще увидеть потенциальные причины, по которым работа может пойти не так, как хотелось бы. Кое-что можно исправить еще до старта. Также не помешает заложить в план немного лишнего времени на случай форс-мажоров.
Планирование проекта на практике: пример оформления
Конечно, у каждой компании есть свои особенности планирования. Но если брать стратегический уровень, то логичным будет разработка шаблона, который ускорит работу над планами.
К примеру, если проект – создание сайта, то процесс его разработки будет выглядеть примерно так:
Диаграмма Ганта в системе управления проектами Worksection
Можно увидеть, что перечислены основные этапы работы: подготовка материалов, ТЗ, оформление прототипа и так далее. Они идут от главного к второстепенному. Хотя некоторые процессы по факту могут быть и параллельными, например, когда пишется контент в блог, статьи могут писать несколько авторов одновременно.
Также заметно, что большие задачи разбиваются на мелкие. К примеру, задача по разработке дизайна делится на такие части: главная страница – отдельно, шаблоны других страниц – отдельно. Чем сложнее проект, тем больше будет вложенных задач и исполнителей.
Еще мы видим привязку к календарю и суммарные затраты времени исполнителей на ту или иную задачу. Такой формат планирования позволяет руководителю или project-менеджеру быстро понять картину на сегодняшний день и при необходимости найти ответ на любой вопрос о проекте.
Чтобы сделать планирование еще более эффективным, следует разработать и шаблон работы с задачами, где каждую руководитель будет ставить таким образом:
- указывается проект, частью которого является задача;
- прямо в заглавии коротко описывается суть задачи;
- назначается ответственный за нее;
- указывается дедлайн;
- прилагается развернутое описание, если это нужно, а также полезные/необходимые для выполнения задачи файлы;
- если задача делится на несколько частей, можно сделать чек-лист, в котором сразу видно, что уже сделано, а что нет.
Постановка задачи в системе управления проектами Worksection
5 самых распространенных методологий управления проектами
Об Agile или Kanban знают не только представители сферы IT, хотя именно в этой области перечисленные подходы используются чаще всего.
Методология – это пошаговая инструкция, в которой описаны стандартные процедуры работы над проектом и способы взаимодействия между заинтересованными сторонами, позволяющие достичь запланированного результата. Исходя из общего подхода, разрабатываются конкретные процедуры и методы. Самые известные методологии следующие:
Agile Аналитики Harvard Business Review назвали ее «ключевым преимуществом цифровой эры». На самом деле это не столько методология, сколько общий принцип взаимодействия между участниками проекта для оперативного реагирования на изменения и корректировки курса.
Kanban Основной инструмент работы здесь – электронная версия обычной физической доски, на которую могли бы вывешивать карточки с указанным статусом для каждой задачи.
Scrum Подход, при котором к цели двигаются перебежками. Проект делится на задачи, на каждую из которых отводится короткий промежуток времени – спринт (обычно длится одну или две недели). Причем результаты спринта – новые функции продукта, инструменты – можно показать представителям целевой аудитории и получить от них обратную связь, чтобы повысить качество конечного продукта.
Waterfall Название методологии, которое в переводе означает водопад, в полной мере отражает ее суть. Цели размещаются в иерархическом порядке. Пока не выполнена цель нижнего уровня, не приступают к работе над целью верхнего уровня.
PRINCE2 Подход, запатентованный торгово-промышленной палатой Великобритании. Уделяет большое внимание подробному документированию, поскольку именно опыт считается базисом снижения рисков.
5 главных принципов управления проектами
Методологии различаются между собой «философией», способами размещения приоритетов, но главное, тем не менее, остается общим. Это и можно назвать основой проектного менеджмента:
- Каждый должен знать, что именно и в какие сроки он должен сделать. Очень важно, чтобы для каждой задачи был назначен ответственный за ее выполнение.
- Команде требуется эффективная коммуникация.
- Координацию должен осуществлять лидер, к которому идут все потоки информации.
- Лидер выполняет свои функции с помощью подходящих инструментов.
- После завершения проекта подводятся итоги, разбираются ошибки и разрабатываются пути, которые позволят не допустить их снова.
Как выбрать для себя лучший инструмент планирования
На рынке софта предложений предостаточно, можно выбрать вариант под любую из методологий, описанных выше. Большинство популярных программ имеют следующий базовый функционал:
- пересылка файлов;
- инструменты коммуникации;
- календарь, диаграмма Ганта;
- возможность создавать и делегировать задачи и контролировать их статус.
У многих – дружелюбный интерфейс и приятный глазу дизайн. Поэтому следует выбрать продукт, соответствующий специфике компании и проектов, с которыми она работает чаще всего. Например:
- в сфере дизайна и IT-разработки актуальны функции для согласования макетов с заказчиком;
- для учебной компании важен удобный доступ к документам (курсам, тестам) и возможность ярко оформить презентации;
- для производственной компании необходим функционал, который позволит оптимизировать работу с базой материалов или сложной отчетностью.
Плюсом инструмента будет его совместимость с другими популярными цифровыми продуктами. Допустим, большинство членов команды формируют документы в Google Docs, или к началу проекта уже накопилось определенное количество документации в этом формате. Если инструмент управления проектом позволяет интегрировать в него Google Docs, проблема работы с документами решена.
Иногда интеграция с внешними сервисами позволяет компенсировать пробелы в функционале. К примеру, сервис для управления проектами не имеет функции лайв-чата, в котором члены команды общаются в режиме реального времени. Но можно реализовать интеграцию с Google Hangouts – продуктом обмена сообщениями и организации конференций.
Еще одна группа критериев оценки таск-трекера относится к сфере аппаратного обеспечения. Где расположены серверы компании-провайдера? Выдерживают ли они пиковые нагрузки? Надежно ли у них защищены данные? Компания, обладающая серьезными техническими мощностями, обеспечивает работу большой команды и защиту данных в режиме 24⁄7.
Важным преимуществом софта следует считать и наличие бесплатной тестовой версии. Для масштабных проектов ее, как правило, недостаточно, но зато можно оценить программу вживую, попробовать в работе нужный вам функционал, а уже потом покупать.
ТОП-15 лучших программ для планирования проектов
Worksection
Платформы: Web, Windows, iOS и Android.
Особенности: Инструмент планирования проектов, с которым легко построят работу и «технари», и представители нетехнических специальностей. При разработке учтены все задачи менеджеров проектов и членов команд: планирование, коммуникация, доски Канбан, контроль финансовых затрат, отчетность.
Безопасность данных и безотказность работы обеспечиваются SSL-шифрованием, надежной серверной базой, двухфакторной аутентификацией. Время отклика технической поддержки – от 10 до 60 минут. Есть интеграции с Google Disc, Slack, Google Calender, Telegram, Viber.
Недостатки: Пользователи хотели бы, чтобы продукт работал в режиме офлайн. Также есть вопросы к работе мобильного приложения.
Тарифы: Знакомство с продуктом бесплатно в течение 14 дней. Есть и неоплачиваемая версия, в ней предоставляется 0,1 Гб памяти, активны 2 проекта и 5 пользователей.
За $29 в месяц продуктом могут использовать 10 членов команды, для них доступны 10 проектов. За $199 количество пользователей и проектов не ограничивается, а памяти предоставляется 500 Гб на команду.
Рейтинг на Capterra: 4,9 из 5.
Asana
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: Этот инструмент планирования работы любят не только за функционал, но и за интерфейс – яркий и в то же время ненавязчивый. Софт позиционируется как комплексный, закрывающий все задачи управления проектами, соответственно, содержащий полный набор базовых функций. Интегрируется с множеством внешних инструментов и сервисов: Jira Cloud, Adobe Creative Cloud, Slack, Microsoft Office 365, Gmail, OneDrive, Box, DRopbox, Gitlab, Trello.
Недостатки: Есть проблемы с настройкой уведомлений в почте, мало инструментов для работы с текстом, недостаточно интеграций.
Тарифы: Пробный период – 30 дней. Платные планы – от $13,49 до $30,49 за пользователя при оплате помесячно, от $10,99 до $24,49 за пользователя при оплате за весь год. Есть и бесплатная версия, но она доступна командам, в которых не больше 15 сотрудников. Также в этом плане не предусмотрены, например, шаблоны проектов. За $13,49 отрывается доступ к конструкторам рабочих процессов, возможность создавать закрытые проекты и группы.
Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.
Wrike
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: Достоинство этого инструмента для планирования работы – в гибкости. Какова будет визуализация работы на дашборде конкретного пользователя сам пользователь и решает. Таблица или график Ганта, доска Канбан или график проекта – члены команды легко переключаются между окнами и режимами, чтобы контролировать свой участок работы и мониторить картину в целом. Множество шаблонов и интеграций.
Недостатки: Чтобы использовать все преимущества продукта в полной мере, нужно часто обращаться в техподдержку, а она не всегда оперативна.
Тарифы: 14 дней можно пользоваться тестовой версией. Далее нужно выбрать один из тарифов, они стоят от $9,80 до $24,80 за пользователя в месяц. Есть и бесплатная версия, но в ней всего 2 Гб пространства на команду, а количество активных задач ограничено. В более дешевом тарифе каждый пользователь получает до 2 Гб и интерактивные диаграммы Ганта, интеграции.
Рейтинг на Capterra: 4.2 из 5.
GanttPro
Платформы: Web, iOS, Android.
Особенности: Инструмент помогает работать над постановкой задач: дробить их на подзадачи и отслеживать статус каждой. Пользователь выбирает между привычными для него способами визуализации посредством диаграммы Ганта, дашборда или Канбан-доски. Статусы, приоритеты, дедлайны – как в привычных таск-трекерах. Интегрируется с Jira, Google Drive, Slack и другими популярными приложениями.
Недостатки: Не все довольны тем, что редактировать данные в приложении не очень удобно, поэтому в основном работать с продуктом нужно с ПК.
Тарифы: Доступна бесплатная триал-версия. Базовая версия стоит $7,99 в месяц за одного пользователя. За эту сумму доступны диаграммы Ганта, календарь, автоматическая планировка. Если оплатить $19,99, то список возможностей расширяется: шаблоны проектов, массовые изменения, сохранение фильтров, уведомление об истечении сроков выполнения задач.
Рейтинг на Capterra: 4,8 из 5.
Kissflow Project
Платформы: Web, облако, SaaS.
Особенности: Инструмент, в котором нет ничего лишнего. Доска Канбан для наглядности, функционал для выставления приоритетов, чтобы уложиться в дедлайн. Напоминание о сроках выполнения задач. Возможна интеграция с Google Workspace и внешними инструментами через REST API.
Недостатки: Не все удовлетворены тем, как реализована работа с сообщениями, экспортом документов и интеграциями. Также следует помнить, что скорость и работоспособность сервиса сильно зависят от качества интернета.
Тарифы: Есть бесплатный триал. Платные тарифы начинаются от $10 в месяц за пользователя, если платить за год, или от $18 при оплате каждого месяца использования. Чтобы уточнить доступный в каждом тарифе функционал, нужно обратиться к менеджеру.
Рейтинг на Capterra: 5 из 5.
ClickUp
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особенности: Продукт с полным набором базовых функций: задачи и шаблоны для них, чек-листы. Возможность фильтровать документы по заданным критериям, календарю, таймлайну задач.
Функционал для работы с документами, включая вики-документы: создание, редактирование, администрирование доступов. Групповой чат, шесть типов шаблонов для отчетности. Интегрируется с Google Workspace, Dropbox и более 1000 инструментов Zapier – конструктора автоматизаций.
Недостатки: Мобильная версия по мнению пользователей могла бы быть более удобной.
Тарифы: Есть тестовая версия, она предоставляется на 14 дней бесплатно. Также есть тариф, за который вообще не нужно платить. По его условиям пользователь получает 3 доски и может загружать файлы не более 100 Мб каждый. Уже за $5 в месяц можно избавиться от ограничений на объем загружаемой информации, да еще и получить сколько угодно диаграмм Ганта, гостевой доступ, интеграции.
Рейтинг на Capterra: 4,7 из 5.
MeisterTask
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: Софт подходит для проектов, построенных по принципу Agile. Канбан-доска как привычный для проектных менеджеров инструмент обеспечивает удобный, эффективный контроль над задачами и ресурсами.
В комплекте полный набор функций для коммуникации, включая комментарии и упоминания. Интегрируется со Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, MindMeister, другими инструментами и сервисами.
Недостатки: Есть недочеты в работе комментариев, экспорте файлов, настройке полей, интеграциях.
Тарифы: Предлагается неоплачиваемая тестовая версия, также доступен полностью бесплатный тариф, в котором пользователь может вести 3 проекта и загружать файлы размером до 20 Мб. За $8,25 в месяц активируется возможность работы с неограниченным количеством проектов, можно хранить файлы размером не более 200 Мб, а также использовать архив задач и менять фоны.
Рейтинг на Capterra: 4,7 из 5.
Flock
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: В наличии – все ключевые функции для планирования, коммуникации и контроля: обмен файлами, организация совместной работы, поиск документов, создание видеозвонков в один клик. Интеграция с Google Drive и GitHub Repos.
Недостатки: Есть сложности с настройками для администраторов, проблемы со звуком, интеграциями. Приложение несколько медленное.
Тарифы: Есть тестовый период. Бесплатный тариф предусмотрен для команд до 20 человек. Для команды доступны 5 Гб памяти и неограниченное общение один на один. За $6 в месяц (или за $4,50, если сразу оплатить за год) продукт могут использовать до 100 членов команды. Предоставляется 10 Гб для хранения информации каждому, а также возможность демонстрации экрана и видеовызовы.
Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.
Forecast.app
Платформы: Web, iOS, Android.
Особенности: Ключевое отличие этого инструмента планирования – в разумном подходе к автоматизации. Искусственный интеллект собирает опыт проектов более чем в 40 странах и использует его, чтобы сделать работу более эффективной.
Инструмент может автоматически выстраивать таймлайны и бюджеты, если обозначить опорные пункты и метрики. Наглядный дашборд помогает видеть полную картину, эффективно контролировать деньги и дедлайны. Интегрируется с Jira.
Недостатки: Не всем просто научиться пользоваться продуктом, не совсем понятны условия отказа от подписки. Есть проблемы с синхронизацией.
Тарифы: Вы можете попробовать бесплатную тестовую версию. Платные тарифы стоят от $29 в месяц за одного пользователя. За эту сумму доступны инструменты тайм-менеджмента и командной работы, бизнес-аналитика.
Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.
Smartsheet
Платформы: Web, iOS, Android.
Особенности: Это приложение покажется симпатичным всем, кто любит работать с таблицами, но устал от сложностей Excel. Продукт посчитает все сам и добавит к документу фирменный логотип.
Доступен типичный для таск-трекеров функционал: карты задач, календарь, диаграмма Ганта, напоминания. Интегрируется с Jira, популярными инструментами Google и Microsoft.
Недостатки: Не самый удобный в плане работы с задачами продукт, также есть проблемы с уведомлениями. Пользователи хотели бы видеть больше визуальных инструментов для работы с проектами.
Тарифы: Доступна бесплатная триал-версия. Самый дешевый платный тариф стоит $7 за пользователя в месяц. За эту сумму предоставляется 20 Гб для хранения файлов, автоматизация, приватная отчетность.
Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.
ProWorkflow
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: Программный продукт, позволяющий всем участникам проекта наблюдать за его ходом, быть в курсе событий и мгновенно реагировать на изменения ситуации. Жизненный цикл проекта всегда как на ладони: исполнители, дедлайны, ресурсы.
Взаимодействие с инструментом – удобное и легкое благодаря механизму click and drag. Реализованы интеграции с известными платформами для бухгалтерского учета (Xero, MYOB, Quickbooks), а также с Google Workspace, Box и OneDrive.
Недостатки: Не все довольны форматом отчетности, многим не хватает памяти.
Тарифы: Есть бесплатная тестовая версия. Платные тарифы стоят от $18 до $27 за пользователя в месяц при годовой оплате (если платить ежемесячно, то цены выше – от $20 до $30). В базовом тарифе предусмотрено неограниченное количество проектов и 25 Гб места, а в более дорогом плане предоставляется 50 Гб, больше возможностей редактирования.
Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.
Celoxis
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особенности: Инструмент планирования для команд в режиме реального времени дает project-менеджеру обзор на 360 градусов: статусы задач и исполнители, отчеты об ошибках, документы, тикеты. Особенность – функционал для наглядных развернутых отчетов. Легко адаптируется к компаниям разных размеров и из разных отраслей.
Недостатки: Интерфейс требует усовершенствования, а чтобы разобраться в работе продукта, нужно изучить множество инструкций.
Тарифы: Есть возможность использовать бесплатную версию для тестирования. Облачная версия стоит от $25 за пользователя в месяц, каждый получает 2 Гб памяти.
Рейтинг на Capterra: 4,4 из 5.
Easy Projects
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особенности: Эффективный инструмент для координации усилий членов команды на всех уровнях, от исполнителей до топ-менеджеров, с привлечением к контролю стейкхолдеров. За счет наглядной визуализации распределения ресурсов продукт позволяет избежать узких мест и тем самым обеспечивает непрерывность процессов. Искусственный интеллект способен спрогнозировать ход проекта и помочь в его оптимизации.
Недостатки: Пользователям не нравится, что отчетность обновляется очень долго, с гостевым доступом есть проблемы, а таймер работает не всегда корректно.
Тарифы: Чтобы рассмотреть функционал, можно подписаться на тестовую версию, она бесплатна. Платный тариф стоит от $25,75 за пользователя в месяц. За эту сумму доступны интерактивные диаграммы Ганта, доски Канбан, вехи, инструменты бюджетирования.
Рейтинг на Capterra: 4.4 из 5.
Project Insight
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: Сервис для планирования с интуитивно понятным и визуально привлекательным интерфейсом для эффективной и комфортной работы. Стандартный функционал для постановки задач, расстановки приоритетов и контроля. Возможность в режиме реального времени отслеживать шаги по реализации проекта для каждого участника. Интеграция с Microsoft Office, Microsoft Outlook и Quickbooks.
Недостатки: Приложение не очень удобное, настройки иногда сложные, а самостоятельно сделать отчет периодически сложно.
Тарифы: Есть бесплатный триал, а также тариф, за который вообще не надо платить. В бесплатном плане нет ограничений на количество пользователей, доступны диаграммы Ганта, доски Канбан. За $3 в месяц к этому добавляются инструменты бюджетирования, расписания, тайм-трекинг.
Рейтинг на Capterra: 4.4 из 5.
Zoho Projects
Платформы: Web, iOS, Android.
Особенности: Интерфейс этой программы для планирования проектов напоминает социальные сети, поскольку в функциональной части акцент сделан на эффективность коммуникации. При этом софт укомплектован другими полезными функциями: статус задач и назначение исполнителей, календарь и напоминание о приближающихся дедлайнах по электронной почте, сравнение запланированных и фактических затрат времени.
Программу можно назвать экосистемой, интегрируемой и с собственными продуктами Zoho, и внешними инструментами: Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Drive, Zapier.
Недостатки: Начинающему пользователю сложно настроить проекты и интеграции. Работа с отчетностью и бюджетами требует усовершенствования.
Тарифы: Доступна триал-версия и полностью бесплатный тариф, в котором 2 пользователя могут работать над тремя проектами. За $5 уже можно подключать сколько нужно проектов и иметь 100 Гб пространства для хранения данных.
Рейтинг на Capterra: 4.2 из 5.
Если вы знаете принципы планирования проектов и придерживаетесь их – вы можете с первого дня работы двигаться в правильном направлении. А сервисы для планирования проектов и управления ими сделают этот процесс более простым и комфортным.