Il manager sta chiedendo informazioni riguardo al progetto. Cosa si fa di solito in questi casi? Prima di tutto, devi controllare il gestore delle attività, poi ricordare che qualcosa è stato discusso su Slack e infine verificare se il file che il cliente sta aspettando è pronto. Si trasforma in un’indagine su chi ha fatto cosa, dove e come, portando infine alla confusione.
La trasparenza è cruciale. Quando è chiaro in ogni momento cosa è stato fatto, cosa è in corso e dove possono sorgere ritardi. Senza questo, il team passa tempo non lavorando, ma cercando di capire stati e priorità.
Abbiamo garantito che in Worksection 2.0, tutto questo sia visibile in un colpo d’occhio. Dashboard, cronologia delle modifiche, Kanban, grafici di Gantt e report mostrano lo stato attuale del progetto senza raccolta manuale delle informazioni e richieste aggiuntive. Ogni partecipante vede i dati di cui ha bisogno, mentre il team lavora con una visione aggiornata del progetto in tempo reale.
Da dove provengono ogni giorno queste domande?
Inizialmente, il team si abitua semplicemente a questo, pensando: “Bene, è da qualche parte, risolveremo più tardi.” Qualcuno non ha aggiornato lo stato, qualcuno ha dimenticato di scrivere in chat che ha finito, e sembra che nulla di terribile accada fino a quando queste “piccole cose” si accumulano al punto che nessuno capisce realmente cosa stia succedendo con il progetto.
I dati sono sparsi
Attività in un tool, discussioni in Slack, file in Google Drive. Per capire a quale fase si trova il progetto, tutto deve essere raccolto manualmente. Un manager non può rispondere rapidamente a una semplice domanda, un nuovo partecipante fatica a capire cosa sia cosa, e i progressi sembrano imprevedibili, anche se in realtà, sono solo disorganizzati.
Controllo manuale
Invece di lavorare, il team riporta ciò che è già stato fatto. Il manager scrive chiarimenti, conduce riunioni di stato e raccoglie report manualmente. Questo distrae dal lavoro e crea una sensazione di controllo costante.
Il cliente non può vedere i progressi
Senaza accesso a informazioni aggiornate, il cliente è costretto a controllare continuamente lo stato. Questo porta a più chiamate, meno fiducia e l’impressione che qualcosa venga nascosto, quando in realtà non c’è semplicemente alcun posto dove guardare.
Un team senza una visione olistica
Quando non è chiaro come le singole attività influenzino il risultato, le priorità si perdono. Questo porta a lavoro duplicato, dipendenze trascurate e anche partecipanti esperti commettono errori a causa della mancanza di contesto.
Quanto è facile controllare tutto in Worksection 2.0?
Raccogliere aggiornamenti sul progetto manualmente è probabilmente la cosa più noiosa che si possa pensare. Pertanto, in Worksection 2.0, abbiamo leggermente modificato questa logica; ora il sistema estrae e visualizza tutto ciò che sta accadendo nello sviluppo stesso.
Visualizza tutto in un colpo d’occhio con dashboard personalizzate
Invece di disturbare il team con chiamate ogni mattina per chiedere lo stato delle attività, puoi semplicemente aprire la pagina principale. In Worksection 2.0, la dashboard mostra a ogni persona esattamente ciò di cui ha bisogno per il proprio lavoro: un product manager vede progressi complessivi e scadenze, uno sviluppatore vede le proprie attività per oggi, e un manager vede lo stato complessivo di tutti i progetti.
Lo spazio di lavoro è assemblato in blocchi distinti – widget. Puoi aggiungerli, rimuoverli, riordinarli o regolare i filtri per vedere solo informazioni utili.
Per la gestione delle attività, c’è un comodo blocco “Attività”. Qui sono raccolte tutte le tue attività o quelle del tuo team. Il vantaggio è che puoi cambiare lo stato, passare gli assegnatari o spostare le scadenze direttamente da questo schermo senza dover entrare in ogni attività.
Ordinare rapidamente le scadenze è facilitato dal widget “Priorità”. Il sistema stesso identifica le attività più importanti tra tutti i progetti e le divide per colori:
- critiche:
- importanti
- normali
Al mattino, è subito chiaro con cosa iniziare la giornata.
Monitorare il carico di lavoro del team è facilitato dal grafico dell’attività. Mostra chi ha lavorato su quali attività e quando durante la settimana. Questo rende chiaro se qualcuno è sopraffatto dal lavoro mentre altri hanno tempo per aiutare i colleghi.
L’immagine globale dell’azienda è mostrata dal widget “Progetti”. Qui puoi vedere tutti i progetti attivi o in pausa con indicatori di progresso. Puoi valutare rapidamente quale percentuale di lavoro è stata completata per ciascuno di essi.
Se è importante per te tenere traccia di ogni cambiamento, c’è il widget “Eventi”. Mostra le azioni più recenti sul progetto in ordine cronologico. Vedrai immediatamente se qualcuno ha lasciato un commento, ha cambiato lo stato di un’attività o ha caricato un nuovo file, e puoi facilmente andare all’attività rilevante.
Tutti questi dati si aggiornano automaticamente, quindi non devi più raccogliere gli stati manualmente. Inoltre, ci siamo assicurati che la maggior parte delle azioni rapide possano essere eseguite direttamente dalla pagina principale.
C’è una cronologia delle modifiche – niente più “Chi ha cambiato la scadenza?”
Nel lavoro di progetto, c’è una verità – le cose cambiano costantemente. Le scadenze si spostano, nuovi assegnatari vengono aggiunti, le attività vengono spostate in fasi diverse, e così via. Il problema sorge perché dopo una settimana, nessuno ricorda perché sono state prese tali decisioni in primo luogo. Il contesto semplicemente si perde.
In Worksection 2.0, non dovrai più fare affidamento sulla memoria. Il sistema registra automaticamente tutto dal momento della creazione di un’attività fino a eventuali cambiamenti negli stati, priorità, persone responsabili, o file aggiunti. Qui vengono memorizzati anche commenti e registrazioni di tracciamento del tempo.
Per questo, c’è una scheda “Attività” in ciascun blocco di attività. Tutto è elencato in un chiaro ordine cronologico – cosa è cambiato, quando, e chi l’ha fatto.
Questo semplifica notevolmente la vita dell’intero team. Ad esempio, se una nuova persona entra nel progetto, non deve girare in tondo chiedendo informazioni su tutto. È sufficiente guardare la cronologia per comprendere l’intero contesto del lavoro. E, cosa più importante, le discussioni inutili scompaiono nel team, poiché ogni decisione è registrata e può essere facilmente verificata.
Come aiutano Kanban e i grafici di Gantt a vedere le attività e i piani attuali?
Quando ci sono troppe attività, tutti tendono a non celebrare. In un elenco semplice, è difficile determinare rapidamente cosa si stia realmente muovendo e cosa sia semplicemente bloccato.
La bacheca Kanban mostra tutto il lavoro in tempo reale. Le attività sono organizzate in colonne “Pianificato”, “In Corso” o “In Attesa di Approvazione”. Il team vede immediatamente lo stato attuale delle cose. Se i piani cambiano, lo stato o l’assegnatario possono essere aggiornati direttamente sulla bacheca semplicemente trascinando la scheda. Questo aiuta a notare in tempo dove il lavoro si accumula e chi nel team è sopraffatto.
Mentre Kanban mostra cosa sta succedendo ora, il grafico di Gantt aiuta a capire cosa accadrà dopo.
Le attività in un progetto sono solitamente interconnesse e seguono una dopo l’altra. Se una scadenza viene estesa, le altre si spostano automaticamente, ma è difficile notarlo in un elenco generale. Sulla linea temporale del Gantt, tutte queste connessioni sono visibili in un colpo d’occhio.
Vedi la durata di ogni attività e come il progresso del progetto si allinea con il piano iniziale. Se una fase è in ritardo, il sistema evidenzia i rischi, consentendo di regolamentare le scadenze o ridistribuire gli sforzi prima che sorgano problemi con le scadenze. Di conseguenza, tutti comprendono il principio di lavoro e il manager vede l’immagine complessiva e agisce in modo proattivo.
Contare il tempo effettivo con il tracciamento del tempo e i report
Spiegare a un cliente o alla direzione dove siano andate le ore di lavoro della settimana è molto più facile quando si hanno numeri esatti piuttosto che stime approssimative. Tuttavia, richiamare e registrare le ore post-factum è tutta un’altra storia.
E per evitare di dover avere questa conversazione separata e altri problemi, in Worksection 2.0, abbiamo fatto in modo che il tempo venga registrato proprio durante il lavoro sull’attività. L’assegnatario semplicemente avvia il timer integrato o aggiunge manualmente le ore lavorate, fornendo un breve commento. Le informazioni vengono immediatamente salvate all’interno della scheda dell’attività. Di conseguenza, vedi chiaramente quante ore ha consumato un’attività specifica e chi ha lavorato su di essa.
Quando si arriva alla fine di un progetto, la raccolta dei dati di solito inizia da tutti i lati per compilare almeno qualche report. In Worksection 2.0, non è necessario compilare manualmente tutto, poiché il sistema raccoglie automaticamente tutte le ore registrate in grafici comprensibili.
Puoi generare un report in pochi minuti per rivedere il numero totale di ore per il progetto, confrontare il tempo pianificato con quello effettivo o valutare il carico di lavoro di ogni partecipante del team. Questo tipo di report è facile da esportare e mostrare al cliente, eliminando così tutte le domande inutili su dove sia finito il budget.
Mostrare al cliente ciò di cui ha bisogno attraverso il ruolo “Ospite”
Certo, condividere i progressi lavorativi con il cliente è giusto, ma mostrare loro tutte le bozze, i dettagli finanziari o la corrispondenza interna con varie discussioni non è sicuramente consigliabile.
Tuttavia, senza un senso di controllo, il cliente si sentirà ansioso e potrebbe non fidarsi sempre. E questo è giusto, ed è per questo che abbiamo trovato un equilibrio dando controllo senza permettergli di interferire con il lavoro del team.
In Worksection 2.0, questo è impostato tramite il ruolo “Ospite”. Decidi quale parte del progetto aprire. Il cliente sarà in grado di accedere al sistema, vedere le attività approvate, gli stati attuali, le scadenze e i file finali. Può lasciare commenti direttamente nel contesto dell’attività, ma tutti i processi interni: attività tecniche, finanze, note del tracker del tempo e chat puramente di team rimangono invisibili per loro.
Inoltre, questo fa risparmiare anche un sacco di tempo. Il cliente non ha più bisogno di chiedere ogni giorno notizie sul progetto, poiché può accedere in qualsiasi momento e vedere i progressi personalmente. Il team può lavorare con calma, mantenere i dialoghi interni, senza essere distratto da aggiornamenti di stato infiniti.
Portare ordine alle attività con una vista tabellare
Un elenco attività regolare può essere utile per migliorare il lavoro di squadra, ma cosa succede se ci sono centinaia di attività? L’elenco diventa lungo, nulla è chiaro, e tutto si perde. Non dobbiamo permettere di “affondare” in questo caos.
Per questo abbiamo creato una vista tabellare. Raccoglie tutte le attività in una griglia comprensibile che aiuta a orientarsi rapidamente quando è necessario esaminare l’intero insieme di attività in un colpo d’occhio. Puoi personalizzare le colonne, raggruppare le attività per scadenze, assegnatari o stati.
Se hai bisogno di aggiornare le date o riassegnare le attività a un altro collega, non è necessario aprire ciascuna scheda separatamente. Tutte le modifiche possono essere apportate direttamente nelle celle della tabella, proprio come in Excel normale. Questo fa risparmiare molto tempo quando è necessario riordinare rapidamente un grande volume di lavoro.
Puoi lavorare ancora meglio
La cosa peggiore è quando metà della giornata non viene dedicata al lavoro, ma a chiarimenti come “chi sta facendo questo” e “dove si trova”. Questo è estenuante sia per il team che per i manager.
Worksection 2.0 è esattamente ciò di cui hai bisogno per eliminare tutto il superfluo. Quando stati, cronologia delle modifiche e scadenze sono aperti e chiari, la necessità di contattarsi tramite messaggeri ogni ora o di convocare una nuova chiamata per trenta minuti solo per scoprire lo stato di un’attività svanisce.
E porta a una storia semplice, in cui c’è meno confusione, meno duplicazione e molto più serenità per semplicemente fare il proprio lavoro.
Passa a Worksection 2.0 e scopri come ci si sente a lavorare senza mal di testa inutili.