Non riesci a vedere chi sta lavorando su cosa e a che punto sono i compiti? Worksection 2.0 aiuta a tenere tutto sotto controllo.

Il man­ag­er sta chieden­do infor­mazioni riguar­do al prog­et­to. Cosa si fa di soli­to in questi casi? Pri­ma di tut­to, devi con­trol­lare il gestore delle attiv­ità, poi ricor­dare che qual­cosa è sta­to dis­cus­so su Slack e infine ver­i­fi­care se il file che il cliente sta aspet­tan­do è pron­to. Si trasfor­ma in un’indagine su chi ha fat­to cosa, dove e come, por­tan­do infine alla confusione.

Da dove proven­gono ogni giorno queste domande?

I dati sono sparsi

Con­trol­lo manuale

Il cliente non può vedere i progressi

Un team sen­za una visione olistica

Quan­to è facile con­trol­lare tut­to in Work­sec­tion 2.0?

Visu­al­iz­za tut­to in un colpo d’oc­chio con dash­board personalizzate

• critiche:
• impor­tan­ti
• nor­mali

Al mat­ti­no, è subito chiaro con cosa iniziare la giornata.

Mon­i­torare il cari­co di lavoro del team è facil­i­ta­to dal grafi­co del­l’at­tiv­ità. Mostra chi ha lavo­ra­to su quali attiv­ità e quan­do durante la set­ti­mana. Questo rende chiaro se qual­cuno è sopraf­fat­to dal lavoro men­tre altri han­no tem­po per aiutare i colleghi.

L’im­mag­ine glob­ale del­l’azien­da è mostra­ta dal wid­get ​“Prog­et­ti”. Qui puoi vedere tut­ti i prog­et­ti attivi o in pausa con indi­ca­tori di pro­gres­so. Puoi val­utare rap­i­da­mente quale per­centuale di lavoro è sta­ta com­ple­ta­ta per cias­cuno di essi.

Se è impor­tante per te tenere trac­cia di ogni cam­bi­a­men­to, c’è il wid­get ​“Even­ti”. Mostra le azioni più recen­ti sul prog­et­to in ordine crono­logi­co. Vedrai imme­di­ata­mente se qual­cuno ha las­ci­a­to un com­men­to, ha cam­bi­a­to lo sta­to di un’at­tiv­ità o ha car­i­ca­to un nuo­vo file, e puoi facil­mente andare all’at­tiv­ità rilevante.

Tut­ti questi dati si aggior­nano auto­mati­ca­mente, quin­di non devi più rac­cogliere gli sta­ti man­ual­mente. Inoltre, ci siamo assi­cu­rati che la mag­gior parte delle azioni rapi­de pos­sano essere ese­gui­te diret­ta­mente dal­la pag­i­na principale.

C’è una cronolo­gia delle mod­i­fiche – niente più ​“Chi ha cam­bi­a­to la scadenza?”

Nel lavoro di prog­et­to, c’è una ver­ità – le cose cam­biano costan­te­mente. Le sca­den­ze si spostano, nuovi asseg­natari ven­gono aggiun­ti, le attiv­ità ven­gono spostate in fasi diverse, e così via. Il prob­le­ma sorge per­ché dopo una set­ti­mana, nes­suno ricor­da per­ché sono state prese tali deci­sioni in pri­mo luo­go. Il con­testo sem­plice­mente si perde.

In Work­sec­tion 2.0, non dovrai più fare affi­da­men­to sul­la memo­ria. Il sis­tema reg­is­tra auto­mati­ca­mente tut­to dal momen­to del­la creazione di un’at­tiv­ità fino a even­tu­ali cam­bi­a­men­ti negli sta­ti, pri­or­ità, per­sone respon­s­abili, o file aggiun­ti. Qui ven­gono mem­o­riz­za­ti anche com­men­ti e reg­is­trazioni di trac­cia­men­to del tempo.

Per questo, c’è una sche­da ​“Attiv­ità” in cias­cun bloc­co di attiv­ità. Tut­to è elen­ca­to in un chiaro ordine crono­logi­co – cosa è cam­bi­a­to, quan­do, e chi l’ha fatto.

Questo sem­pli­fi­ca notevol­mente la vita del­l’in­tero team. Ad esem­pio, se una nuo­va per­sona entra nel prog­et­to, non deve girare in ton­do chieden­do infor­mazioni su tut­to. È suf­fi­ciente guardare la cronolo­gia per com­pren­dere l’in­tero con­testo del lavoro. E, cosa più impor­tante, le dis­cus­sioni inutili scom­paiono nel team, poiché ogni deci­sione è reg­is­tra­ta e può essere facil­mente verificata.

Come aiu­tano Kan­ban e i grafi­ci di Gantt a vedere le attiv­ità e i piani attuali?

Quan­do ci sono troppe attiv­ità, tut­ti ten­dono a non cel­e­brare. In un elen­co sem­plice, è dif­fi­cile deter­minare rap­i­da­mente cosa si stia real­mente muoven­do e cosa sia sem­plice­mente bloccato.

La bacheca Kan­ban mostra tut­to il lavoro in tem­po reale. Le attiv­ità sono orga­niz­zate in colonne ​“Piani­fi­ca­to”, ​“In Cor­so” o ​“In Atte­sa di Approvazione”. Il team vede imme­di­ata­mente lo sta­to attuale delle cose. Se i piani cam­biano, lo sta­to o l’asseg­natario pos­sono essere aggior­nati diret­ta­mente sul­la bacheca sem­plice­mente trasci­nan­do la sche­da. Questo aiu­ta a notare in tem­po dove il lavoro si accu­mu­la e chi nel team è sopraffatto.

Men­tre Kan­ban mostra cosa sta succe­den­do ora, il grafi­co di Gantt aiu­ta a capire cosa accadrà dopo.

Le attiv­ità in un prog­et­to sono soli­ta­mente inter­con­nesse e seguono una dopo l’al­tra. Se una sca­den­za viene este­sa, le altre si spostano auto­mati­ca­mente, ma è dif­fi­cile notar­lo in un elen­co gen­erale. Sul­la lin­ea tem­po­rale del Gantt, tutte queste con­nes­sioni sono vis­i­bili in un colpo d’occhio.

Vedi la dura­ta di ogni attiv­ità e come il pro­gres­so del prog­et­to si allinea con il piano iniziale. Se una fase è in ritar­do, il sis­tema evi­den­zia i rischi, con­sen­ten­do di rego­la­mentare le sca­den­ze o ridis­tribuire gli sforzi pri­ma che sorgano prob­le­mi con le sca­den­ze. Di con­seguen­za, tut­ti com­pren­dono il prin­ci­pio di lavoro e il man­ag­er vede l’im­mag­ine com­p­lessi­va e agisce in modo proattivo.

Con­tare il tem­po effet­ti­vo con il trac­cia­men­to del tem­po e i report

Spie­gare a un cliente o alla direzione dove siano andate le ore di lavoro del­la set­ti­mana è molto più facile quan­do si han­no numeri esat­ti piut­tosto che stime approssi­ma­tive. Tut­tavia, richia­mare e reg­is­trare le ore post-fac­tum è tut­ta un’al­tra storia.

E per evitare di dover avere ques­ta con­ver­sazione sep­a­ra­ta e altri prob­le­mi, in Work­sec­tion 2.0, abbi­amo fat­to in modo che il tem­po ven­ga reg­is­tra­to pro­prio durante il lavoro sul­l’at­tiv­ità. L’asseg­natario sem­plice­mente avvia il timer inte­gra­to o aggiunge man­ual­mente le ore lavo­rate, for­nen­do un breve com­men­to. Le infor­mazioni ven­gono imme­di­ata­mente sal­vate all’in­ter­no del­la sche­da del­l’at­tiv­ità. Di con­seguen­za, vedi chiara­mente quante ore ha con­suma­to un’at­tiv­ità speci­fi­ca e chi ha lavo­ra­to su di essa.

Quan­do si arri­va alla fine di un prog­et­to, la rac­col­ta dei dati di soli­to inizia da tut­ti i lati per com­pi­lare almeno qualche report. In Work­sec­tion 2.0, non è nec­es­sario com­pi­lare man­ual­mente tut­to, poiché il sis­tema rac­coglie auto­mati­ca­mente tutte le ore reg­is­trate in grafi­ci comprensibili.

Puoi gener­are un report in pochi minu­ti per rivedere il numero totale di ore per il prog­et­to, con­frontare il tem­po piani­fi­ca­to con quel­lo effet­ti­vo o val­utare il cari­co di lavoro di ogni parte­ci­pante del team. Questo tipo di report è facile da esportare e mostrare al cliente, elim­i­nan­do così tutte le domande inutili su dove sia fini­to il budget.

Mostrare al cliente ciò di cui ha bisog­no attra­ver­so il ruo­lo ​“Ospite”

Cer­to, con­di­videre i pro­gres­si lavo­ra­tivi con il cliente è gius­to, ma mostrare loro tutte le bozze, i det­tagli finanziari o la cor­rispon­den­za inter­na con varie dis­cus­sioni non è sicu­ra­mente consigliabile.

Tut­tavia, sen­za un sen­so di con­trol­lo, il cliente si sen­tirà ansioso e potrebbe non fidar­si sem­pre. E questo è gius­to, ed è per questo che abbi­amo trova­to un equi­lib­rio dan­do con­trol­lo sen­za per­me­t­ter­gli di inter­ferire con il lavoro del team.

In Work­sec­tion 2.0, questo è imposta­to tramite il ruo­lo ​“Ospite”. Deci­di quale parte del prog­et­to aprire. Il cliente sarà in gra­do di accedere al sis­tema, vedere le attiv­ità approvate, gli sta­ti attuali, le sca­den­ze e i file finali. Può las­cia­re com­men­ti diret­ta­mente nel con­testo del­l’at­tiv­ità, ma tut­ti i pro­ces­si interni: attiv­ità tec­niche, finanze, note del track­er del tem­po e chat pura­mente di team riman­gono invis­i­bili per loro.

Inoltre, questo fa risparmi­are anche un sac­co di tem­po. Il cliente non ha più bisog­no di chiedere ogni giorno notizie sul prog­et­to, poiché può accedere in qual­si­asi momen­to e vedere i pro­gres­si per­sonal­mente. Il team può lavo­rare con cal­ma, man­tenere i dialoghi interni, sen­za essere dis­trat­to da aggior­na­men­ti di sta­to infiniti.

Portare ordine alle attiv­ità con una vista tabellare

Un elen­co attiv­ità rego­lare può essere utile per miglio­rare il lavoro di squadra, ma cosa suc­cede se ci sono centi­na­ia di attiv­ità? L’e­len­co diven­ta lun­go, nul­la è chiaro, e tut­to si perde. Non dob­bi­amo per­me­t­tere di ​“affon­dare” in questo caos.

Per questo abbi­amo cre­ato una vista tabel­lare. Rac­coglie tutte le attiv­ità in una griglia com­pren­si­bile che aiu­ta a ori­en­tar­si rap­i­da­mente quan­do è nec­es­sario esam­inare l’in­tero insieme di attiv­ità in un colpo d’oc­chio. Puoi per­son­al­iz­zare le colonne, rag­grup­pare le attiv­ità per sca­den­ze, asseg­natari o stati.

Se hai bisog­no di aggiornare le date o riasseg­nare le attiv­ità a un altro col­le­ga, non è nec­es­sario aprire cias­cu­na sche­da sep­a­rata­mente. Tutte le mod­i­fiche pos­sono essere appor­tate diret­ta­mente nelle celle del­la tabel­la, pro­prio come in Excel nor­male. Questo fa risparmi­are molto tem­po quan­do è nec­es­sario rior­dinare rap­i­da­mente un grande vol­ume di lavoro.

Puoi lavo­rare anco­ra meglio

La cosa peg­giore è quan­do metà del­la gior­na­ta non viene ded­i­ca­ta al lavoro, ma a chiari­men­ti come ​“chi sta facen­do questo” e ​“dove si tro­va”. Questo è esten­u­ante sia per il team che per i manager.

Work­sec­tion 2.0 è esat­ta­mente ciò di cui hai bisog­no per elim­inare tut­to il super­fluo. Quan­do sta­ti, cronolo­gia delle mod­i­fiche e sca­den­ze sono aper­ti e chiari, la neces­sità di con­tat­tar­si tramite mes­sag­geri ogni ora o di con­vo­care una nuo­va chia­ma­ta per trenta minu­ti solo per sco­prire lo sta­to di un’at­tiv­ità svanisce.

E por­ta a una sto­ria sem­plice, in cui c’è meno con­fu­sione, meno dupli­cazione e molto più seren­ità per sem­plice­mente fare il pro­prio lavoro.

Pas­sa a Work­sec­tion 2.0 e sco­pri come ci si sente a lavo­rare sen­za mal di tes­ta inutili.

​