Сағаттық негізде жұмыс істейтін компаниялар үшін уақытты бақылаушы жобалар мен тапсырмаларды орындаудағы негізгі құрал. Мысалы, біздің клиентіміз, өнімділік маркетингі агенттігі ROMAN.UA, Worksection-ның уақытты бақылаушысы арқылы орташа қызметақысын едәуір ұлғайтты.
Уақытты бақылаудың артықшылықтары мен кемшіліктері
Кемшіліктерден бастайық, нақтылап айтқанда, бір кемшілік: команда уақытты бақылаушыға бейімделу. Тапсырмаларға жұмсалған уақытты тіркеу үшін таймерді қолдану барлық командалар үшін бірнеше себептермен оңай емес:
- Бастапқыда команда уақытты бақылаушыны басшылық немесе клиенттер тарапынан сенімсіздік ретінде қабылдауы мүмкін (бірақ бұл шындық емес).
- Қызметкерлер тапсырмалар үшін таймерді іске қосуды ұмытып кетуі мүмкін. Дегенмен, тәжірибе жинақтылғаннан кейін, таймерді пайдалану автоматты түрде жүреді, ал егер таймер іске қосылмаса, тапсырма аяқталғаннан кейін нақты уақыт пен шығынды енгізуге болады.
Уақытты бақылау тапсырмаларды орындауда қаншалықты пайдалы
Түсінікті шығындарды қамтамасыз етеді: егер бірнеше қызметкер бір тапсырмада жұмыс істесе, әрқайсысы таймермен өз уақытын тіркейді, және бұл сессиялар қосылады. Уақытты бақылаушы тапсырманы орындауға жұмсалған уақытты тіркейді.
- Сағаттық тарифті тіркеу: Егер қызметкердің фиксирленген сағаттық тарифі болса, олар оны бақылаушы терезесіне де тіркей алады. Бұл барлық команда мүшелері үшін үлкен артықшылық.
- Жоғары жалақыны растауды қолдайды: Команда мүшелері тапсырмаға жұмсалған нақты уақыт болжалды уақыттан асқанда, жоғары жалақыны талап ету үшін дәлелдер келтіре алады.
- Толық есептер құрастырады: Уақытты бақылаушы деректеріне негізделе отырып, компания бухгалтері есептерді мерзімнің соңында жасай алады, жұмсалған уақыт пен төлемдер, егер қажет болса, әр қызметкер үшін көрсетіледі.
- Клиенттер үшін ашық процестерді қамтамасыз етеді: Сағат бойынша төлейтін клиенттер уақыттың қалай жұмсалғанын түсінгісі келеді. Егер нақты шығындар болжамдалғандарына қарағанда өзгеше болса, есептемеде бағалау негізделуі мүмкін.
Қызметкерлерді уақытты бақылауды қабылдауға қалай ынталандыруға болады
Бір маңызды ынталандыру — сәтті уақытты бақылау мысалдарын көрсету, жеке немесе басқа компаниялардан, біздің Постмен案例 зерттеуінде сипатталған.Уақытты бақылаушыға бейімделу жауаптысын тағайындаңыз
Команданың бейімделуіне көмектесу үшін бір қызметкерді таңдаңыз. Бұл адам таймерді пайдалануда жақсы дайын болу керек және оны қолдануға ынталы болуы, осылайша басқа команда мүшелерін ынталандырады.
Бұл жауапты адам кез келген сұрақтар бойынша көмек көрсетіп, команда мүшелерінің тапсырмалар бойынша жұмыс істегенде жүйелі түрде таймерді іске қосу және тоқтатуын қамтамасыз етеді.
Уақытты бақылау қызметін таңдау
Көптеген тапсырма менеджерлері уақытты бақылауды негізгі функция ретінде ұсынады. Қызметті таңдағанда, оның қарапайымдылығы мен қолжетімділігіне назар аударыңыз.
Уақытты бақылаушы IT мамандары мен бухгалтерлер үшін бірдей жеңіл болуы керек. Егер бақылаушы бүкіл команда үшін интуитивті болса, тапсырма менеджерлері мен уақытты бақылауға қатысты тәжірибесіне қарамастан, бұл қарапайымдылықтың негізгі көрсеткіші.
Worksection Таймерінің Мысалы
Worksection-да тапсырманы ашпай-ақ таймерді бастауға болады, тек тапсырмалар тізімінде оған жүгіртіп өтіп, “Таймерді бастау” түймесін басу арқылы.
Также вы можете запустить таймер внутри задания, нажав “Запустить таймер” oли через “Менің тапсырмаларым”, выбрав необходимую задачу и нажав “Запустить таймер”.
Таймерге бірнеше кіріс нүктесі жылдам бейімделуге көмектеседі. Таймерді жоғарыдағы әдістердің кез келгенімен немесе “Тоқтату және сақтау” (негізгі есептік жазба парағының жоғарғы оң жақ бұрышындағы пауза белгішесі) түймесін басу арқылы тоқтатуға болады.
Таймер Пікірлер Терезесі
Барлық жоба басқару жүйелері мұны қамтымайды, бірақ Worksection-ның уақытты бақылаушысы әр қызметкерге таймерге пікір жазуға мүмкіндік береді.
Таймер есептемесін қараған кезде, бухгалтер, клиент немесе компания менеджері тіркелген уақыттың сипаттамасын көреді.
Мысалы егер тапсырма бойынша жоспардан көп уақыт жұмсалса, қызметкер пікірлер терезесіне себебін жазуына болады. Бұл нұсқа есептемені компания үшін ақпаратқа толы және сағат бойынша төлейтін клиент үшін түсінікті етеді.
Worksection-дағы Пайдалы Функциялар
Жоғарыда аталған әдістерден басқа, таймерді екі рет басу арқылы немесе Alt‑S комбинациясын пайдаланып бастауға болады.
Командаңыздың Уақытты Бақылауын Тестілеу
Сіз тапсырма менеджерінің барлық функционалдығын, оның ішінде Таймер опциясын, 14 күн ішінде Worksection есептік жазбасында тегін сынай аласыз. Есептік жазбаңызды екі рет басу арқылы тіркеп, командаға уақытты бақылауды сынауды ұсынып, жаңа опцияның мақсатын түсіндіріп, осы мақаланың сілтемесін бөлісіңіз.