Dnes na blogu Worksection budeme diskutovat o adaptivních projektových rámcích.
Pro mnoho moderních projektů jsou tradiční modely řízení projektů (TPM) nevhodné. Nezvládají výzvy, které se dnes objevují při spuštění projektů: neustálé změny, nejasné obchodní cíle a akce konkurentů. Stanovení úplných požadavků v počáteční fázi se stalo nerealistickým a vyžaduje úpravy v celém cyklu.
Proto jsou cyklické a rekurzivní modely aktuálními nástroji pro projektové manažery. Schopnost přehodnocovat předchozí fáze práce, zlepšovat aktuální iteraci nebo neustále kontrolovat a aktualizovat data je neocenitelná.
Cílem metody Adaptivní projektový rámec (APF) je harmonizovat procesy a neustálé změny v projektu, obchodním klimatu a trzích. Nepředepisuje šablony a seznam předpřipravených řešení. Změny v přístupu jsou nekonvenční odpovědí na změny v projektu nebo okolním prostředí.
Autor metody, Robert K. Wysocki, trvá na tom, že projektový manažer (PM) by měl jednat nikoli jako kuchař, ale jako šéfkuchař. Není třeba řídit se recepty, když absence ingredience povede k prodlení – je třeba je vymýšlet samostatně a nespoléhat se na dostupnost potřebných komponentů. Podle Wysockiho pozorování jsou lineární modely TPM nevhodné pro 70 % projektů.
Sedm nezávislých faktorů ovlivňujících projekt
Wysocki zdůrazňuje sedm nezávislých faktorů, které mají vliv na projekt:
- Charakteristiky prostředí, ve kterém bude projekt realizován
- Charakteristiky samotného projektu
- Životní cyklus obchodního procesu
- Životní cyklus řízení projektu
- Kompetence projektového týmu
- Vize klienta
- Kvalita vybavení nebo softwaru
Principy APF
- Orientace na klienta: Klient je odpovědný za výběr nástrojů a přístupů k projektu, ale dostává podporu od projektového týmu (PT).
- Závislost na klientovi: APF zahrnuje větší zapojení klienta, než na které jsou většina projektových manažerů zvyklí. Musí být připraveni fungovat jako poradci, kteří podporují klienta po celou dobu projektu. Klient rozhoduje, zda projekt pokračovat nebo ukončit.
- Rychlá a častá demonstrace výsledků: Cykly v APF jsou krátké, což umožňuje klientovi rychle se dozvědět o aktuálních výsledcích a více se zapojit do procesů.
- Připravenost neustále klást otázky a analyzovat: Mnoho fází APF je založeno na otázkách, na které musí PT a klient odpovídat.
- Změny vedou k lepším řešením: Četnost změn v projektu APF je dobrým ukazatelem, jak daleko se strany přibližují k požadovanému řešení. Ideálně se změny objevují často v raných cyklech a později se zpomalují. Na rozdíl od TPM považuje APF změny za známku zdravého projektu.
- Nemyslete na budoucnost: Pokud neznáme budoucnost, proč plánovat? Předpovídání budoucnosti se považuje za proces, který nepřidává hodnotu.
APF algoritmy
Fáze 1: Definování
Tato počáteční fáze stanovuje cíle projektu, které musí jasně chápat jak PT, tak klient. Kritéria úspěchu jsou stanovena jako výsledek, který přináší zřejmou obchodní hodnotu.Definování se provádí ve pěti krocích:
- Hledání podmínek pro splnění: Setkání mezi PT a zástupci klienta zajišťuje vzájemné porozumění a řešení jakýchkoli rozporů.
- Vypracování prohlášení o přehledu projektu: Tento dokument zdůrazňuje otázky a příležitosti, které vedly k projektu, cíle projektu, rozsah, kritéria úspěchu a rizika.
- Definování parametrů cyklu: Stanovení trvání a počtu cyklů.
- Stanovení neúplné hierarchické pracovní struktury nebo plánu projektu: Známé cíle bez předem stanovených nástrojů, které se doplňují během projektu, jak se objevují důležité detaily.
- Prioritizace algoritmů: Stanovení prioritních nástrojů a přístupů pro budoucí použití.
Fáze 2: Plánování cyklu
Plánování cyklu zahrnuje pouze procesy s již vybranými řešeními a dělí se do čtyř fází:
- Definování cílů cyklu: Diskutováno s klientem, s ohledem na čas a zdroje.
- Přiřazení úkolů pro nastavení: Počáteční krok k vytvoření časového plánu projektu.
- Vytváření časových plánů pro závislé procesy: Použití nástrojů, jako je Kanban.
- Práce subtýmu: Dokončení časových plánů pro každý subteam.
Fáze 3: Vytváření cyklu
Na rozdíl od TPM se doba provádění cyklu v APF nikdy nemění a zůstává, jak bylo stanoveno v první fázi. Během cyklu nedochází k žádným změnám; nové přístupy se přijímají mezi cykly.
Použité nástroje:
- Plány na mikroúrovni: Subtýmy vytvářejí pracovní plány pro subúkoly.
- Pracovní balíčky: Popisují, jak má vykonavatel v úmyslu dokončit subúkoly.
- Repozitář žádostí o změny: Návrhy se přezkoumávají po skončení cyklu.
- Informace o problémech: Popisují problémy, rizika a situace, které vyžadují objasnění.
- Každodenní schůzky PT: Rychlé aktualizace stavu bez diskusí o řešení problémů.
Fáze 4: Soulad s klientem
Jedinečná fáze, ve které PT a klient zapojují do rozhodujících jednání k analýze projektu:
- Hodnocení procesů dokončených včas.
- Rozhodnutí, zda pokračovat do dalšího cyklu.
- Přezkoumání žádostí o změny, nevyužitých nástrojů a zdrojů a stanovení nových priorit.
- Definování cílů pro další cyklus.
Navrhl Jcomp / Freepik
Fáze 5: Přehled projektu
Otázky na vyřešení:
- Našel tým přijatelné řešení?
- Pracovaly algoritmy pro projekt?
- Jak dobře tým použil algoritmy APF?
Implementace APF
Jak bylo zmíněno, APF vznikl během dvou projektů, jeden objednaný maloobchodníkem Snacks Fifth Avenue a druhý firmou Kamikazi Software Systems.
Příklad: Snacks Fifth Avenue
V roce 2008 se Snacks Fifth Avenue blížil ke svému 50. výročí s klesajícími prodeji a zákaznickým tokem. Ředitelka Patty Forz chtěla přilákat nové zákazníky kiosky, které by poskytovaly informace o místních restauracích a kinech, inspirované podobnými zřízeními v nedalekých nákupních centrech.
Prohlášení o přehledu projektu pro Snacks Fifth Avenue:
- Název projektu: „Návrh kiosku”
- Číslo projektu: 08 – 01
- Projektový manažer: T. Coffee
- Problémy/Příležitosti: Klesající návštěvnost obchodů a prodeje, potřeba změny.
- Cíl: Obnovit úroveň prodeje, zvýšit návštěvnost a vytvořit něco atraktivního pro zákazníky.
- Rozsah: Vyvinout koncept kiosku s více službami, přilákat zákazníky k určitém produktům, vytvořit produktové balíčky pro akce a další.
- Kritéria úspěchu: Obnovit úroveň prodeje během dvou čtvrtletí, nabídnout alespoň čtyři služby, z nichž každá má generovat alespoň 5 % prodeje, a implementovat službu požadovanou zákazníky generující 5 % prodeje do druhého čtvrtletí.
- Rizika: Zákazníkům se může nelíbit myšlenka kiosku.
Proces a výsledek
Během šesti měsíců bylo vytvořeno a otestováno několik prototypů. Mezi otázkami, kterými se zabývali, byla provoz kiosku prostřednictvím kláves nebo dotykových obrazovek, tisk účtů, vydávání produktů, zadávání objednávek a podpůrné služby. Skupina pro zpětnou vazbu poskytla názory na prototypy.Finální design byl uveden do obchodů, zlepšil prodeje a zájem zákazníků, splnil cíle projektu.
Verdikt
- APF vyžaduje nový způsob myšlení, připravený na změny.
- Metoda je neustále aktualizována.
- Zakládá se na konceptu „just-in-time“.
- Nástroje, šablony a procesy TPM jsou přizpůsobeny novým formátům.
- APF je zaměřen na klienta, zajišťující plnou komunikaci a důvěru.
- Identifikuje všechny procesy, které nepřidávají hodnotu.