Что такое производительность и чем она отличается от эффективности?
Работа сотрудника измеряется в двух категориях: производительность и эффективность.
Производительность показывает какие результаты достиг сотрудник:
- сколько клиентов обработал менеджер за день;
- сколько рекламных роликов команда видеопроизводства сняла за месяц
Эффективность показывает соотношение между достигнутым результатом и затратами, понесенными для его достижения:
- сколько денег было потрачено на рекламу и сколько клиентов было получено от этой рекламы;
- сколько наград Red Dot команда видеопроизводства получила за свои рекламные ролики.
Видеопроизводственная компания «Кряжник» создала целевую страницу со списком услуг и портфолио, после чего запустила таргетированную рекламу. Вторая видеопроизводственная компания «Экскеленс» создала страницу в Instagram, заполнила ленту своими работами и запустила таргетированную рекламу только на этой платформе. Обе видеокомпании получили одинаковое количество клиентов от своих реклам (равная производительность). Однако доход видеопроизводственной компании «Кряжник» ниже, чем у «Экскеленс», потому что запуск целевой страницы требовал оплаты работы UX/UI специалиста, дизайнера, разработчика и копирайтера. Поэтому эффективность видеопроизводственной компании «Экскеленс» с рекламой в Instagram будет выше: меньшие затраты при том же количестве клиентов, что приводит к более высокому доходу.
Каковы параметры производительности и эффективности сотрудников?
Оценка производительности и эффективности зависит от размера и типа компании (продуктовой или IT) и выбранных KPI. В этой статье мы используем индикаторы, которые оценивают клиентские компании Worksection в качестве примеров. Такие индикаторы включают:
- время и деньги, потраченные. Как быстро сотрудник выполнил задачу? Сколько денег компания потратила на выполнение задачи?
- соотношение просроченных к своевременно выполненным задачам
- соотношение запланированных к фактическим затратам на выполнение задач. Оставались ли они в рамках бюджета при выполнении задач или им пришлось потратить больше, чем планировалось?
Как использовать данные по оценке трудовой эффективности и производительности?
- Улучшить производительность команды. В инструменте производственного процесса PDCA оценка эффективности команды используется для разработки новых подходов, которые должны повысить производительность сотрудников в следующей итерации.
- Повысить зарплату или уровень сотрудника. Например: повысить их с младшего до среднего
- Прогнозировать, сколько времени и денег потребуется для решения SMART задачи (Достижимый критерий).
- Запланировать задачу на следующий временной период (спринт), учитывая среднее время, затрачиваемое на выполнение аналогичных задач.
- Как производится оценка производительности в Google, Deloitte, Netflix, One2 и Volta One
В Google эффективность оценивается с использованием трех инструментов:
OKR (Цели и ключевые результаты) — практика установки целей и ключевых результатов. В Google эта практика выглядит следующим образом:
- - сотрудник ставит цель раз в квартал и определяет три результата, которых он надеется достичь;
- - в конце квартала сотрудник самостоятельно оценивает каждый результат;
- - оценка 0,6 — 0,7 означает, что амбициозная цель была достигнута. Оценка один означает, что сотрудник поставил слишком легкую задачу.
Метод 360-градусной оценки коллег. Сотрудники оценивают друг друга по пятибалльной шкале. Оценки суммируются, и менеджер предоставляет общую оценку.
Оценка менеджера. Анонимный отчет с оценками выпускается каждые шесть месяцев. В отчете оценивается качество коммуникации и ясность целей, установленных менеджерами.
В Deloitte и Netflix руководители отделов проводят еженедельные встречи один на один с сотрудниками. На этих встречах они анализируют причины успеха или неудачи, оценивая эффективность работы. В Deloitte менеджер отвечает на такие вопросы, как: “Хочу ли я, чтобы этот сотрудник остался в моей команде?”. В Netflix, как и в Google, сотрудники также оценивают друг друга с использованием метода 360 градусов.
В агентстве видеопроизводства One2 эффективность сотрудников оценивается с помощью следующих инструментов:
ежедневное совещание. Каждый член команды по очереди отчитывается о результатах за предыдущий день, делает обязательства на текущий день и делится проблемами. Ежедневные совещания демонстрируют, что происходит в компании и как сделать работу более эффективной
ретроспективы. Регулярные встречи в Agile-командах, где обсуждается процесс работы. На ретроспективах можно понять, какие ошибки были допущены и как их исправить — например, как увеличить количество одновременно выполняемых задач без потери качества.
В цифровом агентстве Volta One эффективность оценивается на основе времени, затрачиваемого на задачи. Это включает в себя соединение инструментов: трекера времени и отчетов. Время также является решающим фактором для рекламных и PR-агентств, а также юридических фирм.
Программы и услуги для оценки трудовой эффективности и производительности
Для помощи в оценке производительности можно назначить отдельное лицо, которое будет иметь доступ ко всем задачам, отчетам и инструментам. В Achiva Network этот специалист вводит все задачи с еженедельных координационных встреч, отмечая, где были пропущены сроки и кто не взял на себя задачу. В Sreda Digital эти функции выполняет помощник менеджера проекта. Это помогло сократить среднее время реакции на клиентов до 15 минут и снизить затраты на бухгалтерию.
Для отслеживания затраченного времени
Toggle — бесплатный трекер времени, который показывает время, затраченное на задачу. Это удобный инструмент для компаний с почасовой оплатой. Разбираясь в отчетах, можно оценить стоимость аналогичных проектов, производительность и эффективность работы сотрудников.
RescueTime - приложение для самооценки на ПК. Приложение отслеживает все активности и классифицирует их: дизайн, бизнес, социальные медиа, развлечения. В конце дня вы можете посмотреть на статистику и понять, сколько времени действительно было потрачено на задачи и сколько было потрачено на серфинг в интернете и переписку.
TeamViz — бесплатный таймер и менеджер задач на основе техники Помидора, о которой мы рассказывали в отдельной статье.
Для самооценки сотрудников
Weekdone OKR Software — система внедрения OKR в компании. Включает квартальные цели, еженедельное планирование и отчетность PPP.
Mercer Mettl 360view — платформа для сбора и анализа оценок с использованием метода 360 градусов.
Для отслеживания просроченных по сравнению с выполненными вовремя задачами/планируемыми по сравнению с фактическими затратами
TMetric — трекер времени, который имеет два значительных преимущества: интеграция с основными менеджерами задач и возможность определения прибыли по проекту, указывая бюджет и трудозатраты.
Trello - система управления проектами с использованием досок Канбан. Доски Канбан упрощают понимание количества задач в процессе и количества завершенных задач вовремя.
Worksection - система управления проектами с досками Канбан, трекером времени и диаграммами Ганта. Посредством автоматизированных отчетов можно понять, что составляет бюджет проекта и у какого сотрудника наибольшее количество просроченных задач. Вы можете протестировать систему управления проектами бесплатно в течение 14 дней прямо сейчас.
4 инструмента Worksection для оценки трудовой эффективности
Трекер времени
Встроенный трекер времени покажет, сколько времени было затрачено на проект и поможет прогнозировать, сколько времени потребуется на выполнение типичных задач. Если вы установите почасовую ставку в гривнах и долларах, Worksection автоматически рассчитает зарплату сотрудника.
Отчет
В Worksection отчеты создаются автоматически — просто включите фильтры для количества выполненных задач или времени, затраченного на проект. Например, в Visotsky Consulting создаются еженедельные отчеты, чтобы увидеть, сколько задач было выполнено на прошлой неделе и сколько было пропущено или не завершено вовремя. Сгенерированный отчет можно экспортировать в XLS для ручного расчета ROI или прибыльности проекта.
Диаграмма Ганта
В диаграмме Ганта удобно планировать задачи и устанавливать взаимосвязи между ними. Тем не менее, этот инструмент также можно использовать для оценки производительности команды в их проектной работе. Например, менеджеры по аккаунту в Vintage Web Production экспортируют временную шкалу проекта в Excel и отправляют ее клиентам.
Фильтр
Фильтры помогают гарантировать, что сроки не пропущены, и отслеживают загрузку каждого сотрудника. Фильтры используются в TEBIN и Achiva Network: первые проверяют загрузку сотрудников через фильтры, в то время как вторые проверяют сроки и количество задач для каждого сотрудника.