O gerente está perguntando sobre o projeto. O que geralmente é feito nesses casos? Primeiro, você precisa verificar o gerenciador de tarefas, depois lembrar que algo foi discutido no Slack e, em seguida, verificar se o arquivo que o cliente está esperando está pronto. Isso se transforma em uma investigação de quem fez o quê, onde e como, levando, em última instância, à confusão.
A transparência é crucial. Quando está claro a qualquer momento o que foi feito, o que está em andamento e onde os atrasos podem surgir. Sem isso, a equipe gasta tempo não no trabalho, mas em descobrir status e prioridades.
Garantimos que no Worksection 2.0, tudo isso é visível de uma só vez. Painéis, histórico de mudanças, Kanban, gráficos de Gantt e relatórios mostram o estado atual do projeto sem coleta manual de informações e pedidos adicionais. Cada participante vê os dados que precisa, enquanto a equipe trabalha com uma visão atualizada do projeto em tempo real.
De onde vêm essas perguntas todos os dias?
Inicialmente, a equipe simplesmente se acostuma, pensando: “Bem, está em algum lugar, vamos resolver depois.” Alguém não atualizou o status, alguém esqueceu de avisar no chat que terminou, e parece que nada de terrível acontece até que essas “pequenas coisas” se acumulem a ponto de ninguém entender o que realmente está acontecendo com o projeto.
Os dados estão espalhados
Tarefas em uma ferramenta, discussões no Slack, arquivos no Google Drive. Para entender em que estágio o projeto está, tudo precisa ser coletado manualmente. Um gerente não consegue responder rapidamente a uma pergunta simples, um novo participante tem dificuldade em entender o que é o que, e o progresso parece imprevisível, embora na realidade seja apenas desorganizado.
Controle manual
Em vez de trabalhar, a equipe reporta o que já foi feito. O gerente escreve esclarecimentos, conduz reuniões de status e coleta relatórios manualmente. Isso distrai do trabalho e cria uma sensação de supervisão constante.
O cliente não pode ver o progresso
Sem acesso a informações atualizadas, o cliente é forçado a verificar o status constantemente. Isso leva a mais ligações, menos confiança e a impressão de que algo está sendo escondido, quando na verdade, simplesmente não há onde olhar.
Uma equipe sem uma visão holística
Quando não está claro como as tarefas individuais influenciam o resultado, as prioridades se perdem. Isso leva a trabalho duplicado, dependências negligenciadas e até mesmo participantes experientes cometem erros devido à falta de contexto.
Quão fácil é controlar tudo no Worksection 2.0?
Reunir atualizações sobre o projeto manualmente é provavelmente a coisa mais tediosa que você pode imaginar. Portanto, no Worksection 2.0, mudamos um pouco essa lógica; agora o sistema puxa e visualiza tudo o que acontece no desenvolvimento em si.
Veja tudo de uma vez com painéis personalizados
Em vez de incomodar a equipe com ligações todas as manhãs perguntando sobre o status das tarefas, você pode simplesmente abrir a página principal. No Worksection 2.0, o painel mostra a cada pessoa exatamente o que precisa para seu trabalho: um gerente de produto vê o progresso geral e os prazos, um desenvolvedor vê suas tarefas para hoje, e um gerente vê o status geral de todos os projetos.
O espaço de trabalho é montado a partir de blocos distintos – widgets. Você pode adicioná-los, removê-los, reorganizá-los ou ajustar filtros para ver apenas informações úteis.
Para gerenciamento de tarefas, há um bloco conveniente “Tarefas”. Aqui, todas as suas tarefas ou as tarefas da sua equipe são coletadas. A vantagem é que você pode mudar o status, trocar designados ou mover prazos diretamente desta tela, sem precisar entrar em cada tarefa.
Classificar rapidamente os prazos é facilitado com o widget “Prioridades”. O próprio sistema identifica as tarefas mais importantes em todos os projetos e as divide por cores:
- crítico:
- importante
- normal
Pela manhã, fica imediatamente claro com o que começar o dia.
O acompanhamento da carga de trabalho da equipe é auxiliado pelo gráfico de atividades. Ele mostra quem trabalhou nas tarefas e quando ao longo da semana. Isso deixa claro se alguém está sobrecarregado de trabalho enquanto outros têm tempo para ajudar seus colegas.
A visão global da empresa é mostrada pelo widget “Projetos”. Aqui, você pode ver todos os projetos ativos ou pausados com indicadores de progresso. Você pode avaliar rapidamente que porcentagem do trabalho foi concluída para cada um.
E se for importante para você acompanhar cada mudança, há o widget “Eventos”. Ele mostra as ações mais recentes no projeto em ordem cronológica. Você verá imediatamente se alguém deixou um comentário, mudou o status de uma tarefa ou enviou um novo arquivo, e poderá facilmente pular para a tarefa relevante.
Todos esses dados são atualizados automaticamente, então você não precisa mais coletar status manualmente. Além disso, garantimos que a maioria das ações rápidas podem ser realizadas diretamente da tela principal.
Há um histórico de mudanças – mais nada de “Quem mudou o prazo?”
No trabalho de projeto, há uma verdade – as coisas estão sempre mudando. Os prazos se deslocam, novos designados são adicionados, as tarefas são movidas para diferentes estágios e assim por diante. O problema surge porque, após uma semana, ninguém se lembra por que tais decisões foram tomadas. O contexto simplesmente se perde.
No Worksection 2.0, você não precisará depender da memória. O sistema registra automaticamente tudo, desde o momento em que uma tarefa é criada até quaisquer mudanças em status, prioridades, pessoas responsáveis ou arquivos adicionados. Comentários e até mesmo registros de acompanhamento de tempo são armazenados aqui também.
Para isso, há uma aba “Atividade” em cada bloco de tarefas. Tudo é listado em uma ordem cronológica clara – o que mudou, quando e quem fez isso.
Isso simplifica muito a vida de toda a equipe. Por exemplo, se uma nova pessoa se junta ao projeto, ela não precisa correr perguntando sobre tudo. Basta olhar para o histórico para entender todo o contexto do trabalho. E, mais importante, discussões desnecessárias desaparecem na equipe, uma vez que cada decisão é registrada e pode ser facilmente verificada.
Como o Kanban e os gráficos de Gantt ajudam a ver as tarefas e planos atuais?
Quando há muitas tarefas, todos tendem a não celebrar. Em uma lista simples, é difícil determinar rapidamente o que realmente está avançando e o que está simplesmente parado.
O quadro Kanban mostra todo o trabalho em tempo real. As tarefas são organizadas em colunas “Planejado”, “Em Andamento” ou “Aguardando Aprovação”. A equipe vê imediatamente o estado atual das coisas. Se os planos mudam, o status ou o designado podem ser atualizados diretamente no quadro arrastando simplesmente o cartão. Isso ajuda a perceber a tempo onde o trabalho está se acumulando e quem na equipe está sobrecarregado.
Enquanto o Kanban mostra o que está acontecendo agora, o gráfico de Gantt ajuda a entender o que acontecerá a seguir.
As tarefas em um projeto geralmente estão interconectadas e seguem umas às outras. Se um prazo é estendido, outros mudam automaticamente, mas isso é difícil de perceber em uma lista geral. Na linha do tempo do Gantt, todas essas conexões são visíveis de uma vez.
Você vê a duração de cada tarefa e como o progresso do projeto se alinha ao plano inicial. Se qualquer etapa está atrasada, o sistema destaca os riscos, permitindo que você ajuste prazos ou redistribua esforços antes que problemas com os prazos surjam. Como resultado, todos entendem o princípio do trabalho, e o gerente vê a visão geral e age proativamente.
Contando o tempo real com acompanhamento de tempo e relatórios
Explicar a um cliente ou à gerência onde foi a semana de trabalho é muito mais fácil quando você tem números exatos em vez de estimativas aproximadas. No entanto, recordar e registrar horas post-fato é uma história completamente diferente.
E para evitar ter essa conversa separada e outros problemas, no Worksection 2.0, fizemos com que o tempo fosse registrado diretamente durante o trabalho na tarefa. O designado simplesmente inicia o timer embutido ou adiciona horas trabalhadas manualmente, fornecendo um breve comentário. A informação é imediatamente salva dentro do cartão da tarefa. Como resultado, você vê claramente quantas horas uma tarefa específica consumiu e quem trabalhou nela.
Quando chega o fim de um projeto, a coleta de dados geralmente começa de todos os lugares para compor pelo menos algum relatório. No Worksection 2.0, não há necessidade de compor tudo manualmente, pois o sistema reúne automaticamente todas as horas registradas em gráficos compreensíveis.
Você pode gerar um relatório em apenas alguns minutos para revisar o número total de horas para o projeto, comparar o tempo planejado com o real ou avaliar a carga de trabalho de cada participante da equipe. Esse tipo de relatório é fácil de exportar e mostrar ao cliente, eliminando assim todas as perguntas desnecessárias sobre para onde foi o orçamento.
Mostrando ao cliente o que ele precisa através do papel “Convidado”
Claro, compartilhar o progresso do trabalho com o cliente é certo, mas mostrar a ele todos os rascunhos, detalhes financeiros ou correspondências internas com várias discussões definitivamente não é aconselhável.
No entanto, sem um senso de controle, o cliente se sentirá ansioso e pode não confiar sempre. E isso é justo, por isso encontramos um equilíbrio dando controle sem permitir que isso interfira no trabalho da equipe.
No Worksection 2.0, isso é configurado através do papel “Convidado”. Você decide qual parte do projeto abrir. O cliente poderá acessar o sistema, ver tarefas aprovadas, status atuais, prazos e arquivos finais. Ele pode deixar comentários diretamente no contexto da tarefa, mas todos os processos internos: tarefas técnicas, finanças, notas do rastreador de tempo e chats puramente da equipe permanecem invisíveis para ele.
Além disso, isso também economiza muito tempo. O cliente não precisa mais perguntar diariamente sobre o projeto, pois pode entrar a qualquer momento e ver o progresso por conta própria. A equipe pode fazer seu trabalho com calma, manter diálogos internos, sem ser distraída por atualizações de status sem fim.
Colocando ordem nas tarefas com uma visualização tabular
Uma lista de tarefas regular pode ser útil para melhorar o trabalho em equipe, mas e se houver centenas de tarefas? A lista se torna longa, nada está claro e tudo se perde. Não devemos permitir que nos “afundemos” nesse caos.
É por isso que criamos uma visualização tabular. Ela reúne todas as tarefas em uma grade compreensível que ajuda a se orientar rapidamente quando você precisa escanear todo o conjunto de tarefas em um relance. Você personaliza as colunas, agrupa as tarefas por prazos, designados ou status.
Se você precisar atualizar datas ou reatribuir tarefas a outro colega, não há necessidade de abrir cada cartão separadamente. Todas as mudanças podem ser feitas diretamente nas células da tabela, assim como no Excel comum. Isso economiza muito tempo quando você precisa rapidamente organizar um grande volume de trabalho.
Você pode trabalhar ainda melhor
A pior parte é quando metade do dia vai para esclarecimentos como “quem está fazendo isso” e “onde está localizado.” Isso é exaustivo tanto para a equipe quanto para os gerentes.
Worksection 2.0 é exatamente o que é necessário para eliminar toda a desordem desnecessária. Quando os status, o histórico de mudanças e os prazos estão abertos e claros, a necessidade de pingar uns aos outros em mensageiros a cada hora ou reunir outra ligação de trinta minutos apenas para saber o status de uma tarefa desaparece.
E isso leva a uma história simples, onde há menos bagunça, menos duplicação e muito mais paz para apenas fazer seu trabalho.
Troque para o Worksection 2.0 e veja como é trabalhar sem dores de cabeça desnecessárias.