Quando seu dia de trabalho começa com uma missão “encontrar a tarefa no Telegram, desenterrar o arquivo no Google Drive, verificar o status no Excel e lembrar o que foi acordado no e‑mail” – isso cria um pouco de caos no trabalho.
Para simplesmente descobrir o que está acontecendo com o projeto, você precisa de um trabalho separado. Por causa disso, você não sabe quem está trabalhando no quê agora e não entende o que realmente é urgente e o que pode esperar. O gerente gasta metade da energia da manhã não em tarefas necessárias, mas tentando juntar as peças de um quebra-cabeça a partir de dez aplicativos diferentes. E algum detalhe importante certamente se perderá ao longo do caminho.
Acreditamos que o problema não está nas pessoas. É apenas que, quando as ferramentas vivem suas próprias vidas separadas, a equipe é forçada a montar esse quebra-cabeça manualmente todos os dias. Normalmente, as janelas se multiplicam, as tarefas são salvas em qualquer lugar, até mesmo em post-its no monitor, e cada um mantém sua própria versão de como as coisas estão indo em suas cabeças.
As prioridades se tornam nebulosas, tudo se torna urgente ontem, e surge a clássica situação em que uma tarefa é trabalhada por duas pessoas simultaneamente, ou não é realizada de forma alguma.
No Worksection 2.0, decidimos abordar isso de forma radical e simplesmente combinamos tarefas, arquivos e comunicação em um único espaço. Como resultado, toda a equipe vê a mesma imagem em tempo real. E ninguém precisa perguntar a seus colegas novamente durante o dia de trabalho.
Um lugar em vez de cinco
Anteriormente, o dia começava com uma corrida pelas abas, começando pelo e‑mail, verificando o messenger, a planilha, voltando ao messenger porque algo acabou de pingar. Mas não havia uma compreensão clara do que estava sendo trabalhado no momento.
No Worksection 2.0, tornamos tudo mais simples. Assim, você pode apenas abrir uma aba e ver tudo instantaneamente. Quem está fazendo o quê, quais tarefas estão em andamento e o que já foi fechado e enviado com sucesso. Nenhuma coleta manual de dados – arquivos, discussões e status estão intimamente ligados às suas tarefas e vivem ao lado delas.
Na prática, isso muda completamente o ritmo da empresa. Você pode ver a qualquer momento no que um funcionário específico está trabalhando atualmente, e não precisa vasculhar chats para encontrar o layout ou a solução final correta. Os status das tarefas se tornam claros sem perguntas adicionais como “ei, você já está trabalhando nessa tarefa?”, e toda a equipe finalmente trabalha com uma versão de informações atualizadas e não duplica o trabalho um do outro apenas porque alguém overlook alguma coisa.
Um painel que se adapta a você
Normalmente, gerenciadores de tarefas são culpados por tentar mostrar tudo para todos ao mesmo tempo, transformando a tela em um painel de controle de algo desconhecido. Tomamos uma abordagem diferente e fizemos a página principal do Worksection 2.0 flexível. Ela se ajusta automaticamente ao que você está trabalhando na empresa, e não sobrecarrega você com informações que não dizem respeito a você.
Isso funciona de forma muito simples. Quando um executor abre o sistema, ele vê apenas suas tarefas para hoje e não se distrai com prazos gerais. O gerente de projeto acompanha o progresso atual e os riscos potenciais na tela dele, enquanto o supervisor tem uma visão geral do estado de todos os lançamentos, orçamentos e as cargas de trabalho das pessoas.
Como resultado, todos entram no programa e imediatamente entendem seu próximo passo, sem perder tempo filtrando as tarefas dos outros.
Os blocos estão organizados como widgets. Você pode personalizar, reorganizar ou ocultar tarefas, prioridades, atividade da equipe, indicadores financeiros e relatórios da tela à sua escolha. Apenas o que realmente ajuda você permanece na sua área de trabalho.
Em vez de um milhão de perguntas “e aí, como vai?”
Anteriormente, para descobrir o status de um projeto, você tinha que realizar reuniões inteiras ou enviar mensagens incessantemente em chats com perguntas sobre como as coisas estavam. Agora, basta abrir a página principal. Adicionamos widgets que cobrem a maioria das consultas diárias do supervisor e ajudam a acompanhar tudo.
Widget de Projeto
Quando você precisa se orientar rapidamente nos processos, esse bloco evita que você tenha que vagar por menus por muito tempo procurando a pasta certa. Você tem uma lista conveniente de tudo o que está em andamento, onde pode filtrar lançamentos onde você é o gerente, ou selecionar os mais importantes com uma estrela. O sistema mostra imediatamente o status de cada projeto e a atividade mais recente. Além disso, você pode criar uma tarefa, mudar o status ou renomear diretamente no widget.
Widget de Prioridade
Este bloco analisa automaticamente os prazos, visualiza as datas de vencimento que se aproximam e destaca riscos de tarefas em atraso com antecedência. Você não perde mais tempo vasculhando dezenas de páginas, porque tudo que requer sua atenção imediata já está reunido em uma tela.
Widget de Pessoas
Distribuir novas tarefas aleatoriamente é uma maneira infalível de esgotar a equipe, por isso fornecemos cargas de trabalho em tempo real para você. Você pode ver quantas tarefas já estão pendentes para cada funcionário, dar uma olhada em seus planos para o dia e designar uma nova tarefa especificamente para aqueles que têm tempo livre e recursos. Isso ajuda a alocar o trabalho de forma consciente, em vez de simplesmente despejar tarefas em quem está mais próximo.
Feed de Eventos e Linha do Tempo de Atividades
Para aqueles que gostam de ver a dinâmica geral aqui e agora. Ele mostra cada ação no sistema: novos comentários de colegas, atualizações de status ou tarefas concluídas em todos os projetos simultaneamente. Você pode reagir a quaisquer mudanças ou captar uma discussão importante sem distrair a equipe do trabalho com mais uma pergunta no messenger.
Visão Geral de Cada Projeto
Se o painel geral não for o suficiente, você sempre pode abrir a “Visão Geral” de um projeto específico e detalhá-lo. Haverá informações importantes e legais suficientes aqui para ver tudo.
Linha do Tempo do Projeto
Este bloco ajuda a comparar prazos planejados e reais, prever datas de conclusão e destacar atrasos com antecedência. O sistema sinaliza instantaneamente o estado das coisas com status compreensíveis:
- Tudo de acordo com o plano
- Risco de atraso
- Prazo excedido
Você vê não apenas o estado atual, mas também tendências. Você antecipa atrasos antes que o cliente pergunte sobre prazos.
Indicadores Financeiros
Dinheiro e tempo para o projeto são visíveis imediatamente. O sistema calcula as horas gastas, multiplica pelas taxas horárias dos funcionários e mostra o progresso do orçamento em porcentagens. Você sempre vê uma comparação clara do plano e do real, para que não haja surpresas desagradáveis durante os cálculos finais no final do mês.
Análise de Pessoas
Este widget mostra a contribuição de cada um: quantas tarefas uma pessoa finalizou, quantas ainda estão em andamento e como isso se compara à semana anterior. É imediatamente visível quem está conduzindo o projeto e quem precisa de ajuda. Também é fácil identificar tarefas abandonadas aqui e designar executores diretamente desta janela.
Gráfico de Atividade do Projeto
A visualização do trabalho nos últimos 7 dias mostra as ações da equipe dia a dia. O sistema destaca automaticamente os 3 participantes mais ativos da semana e ressalta os períodos de maior produtividade ou estagnação. Isso ajuda a entender o ritmo real da equipe com base em dados limpos, e não em sentimentos subjetivos.
Tabela de Tarefas para Trabalho Rápido
Vamos ser honestos, quando as tarefas se tornam numerosas demais, cartões e quadros começam a sobrecarregar a tela. Em tais momentos, você só quer voltar para tabelas simples onde tudo está reunido de forma compacta, linha por linha.
Mas por que complicar a vida? A visualização tabular no Worksection 2.0 dá essa sensação de clareza e velocidade. Todas as suas tarefas estão reunidas diante dos seus olhos em uma única tela.
Você não precisa mais examinar cada tarefa para consertar algo. Mover uma tarefa para outro colega, atualizar o prazo ou mudar a prioridade pode ser feito diretamente na célula relevante. E com filtros, você pode eliminar o que não é necessário.
Gerenciamento em Massa de Projetos
Quando um cliente muda repentinamente o conceito ou as prioridades mudam dentro da equipe, o gerente normalmente se vê diante de um desastre… Reescrevendo prazos com urgência, mudando status e reatribuindo pessoas em várias tarefas em sequência. É fácil perder o rumo por meio dia se tudo isso for feito manualmente.
Por isso, o Worksection 2.0 inclui uma ferramenta de edição em massa para resolver problemas como este em apenas alguns minutos. Você simplesmente seleciona o conjunto necessário de tarefas e atualiza o que for preciso para elas.
Se as tarefas precisarem ser distribuídas entre outros projetos, elas podem ser arrastadas para a pasta desejada. E para processos que se repetem de mês a mês, você pode copiar conjuntos de tarefas prontos em vez de escrever os mesmos passos do zero toda vez.
Distribuição de Trabalho na Equipe
Se você achou que designar uma tarefa é apenas escrever um nome no campo “executor”, então não, é melhor não fazer isso. É importante entender se uma pessoa pode realmente assumir isso agora.
Nós, do Worksection, tornamos esse processo de alta qualidade. Você pode mudar a parte responsável diretamente do painel principal ou da tabela de tarefas. Ao designar, você vê a carga de trabalho do seu colega. Eles recebem automaticamente uma notificação sobre a nova designação.
A história das mudanças nas responsabilidades é armazenada. E a delegação pode ser feita com um comentário e contexto para que a pessoa entenda imediatamente o que é esperado dela.
Conexões Entre Tarefas
Tarefas em grandes projetos estão quase sempre dependentes umas das outras. Se uma etapa é atrasada, todo o trabalho subsequente para. O desenvolvedor espera pelos layouts do designer, e o cliente aguarda o resultado final…
No Worksection 2.0, essas dependências são claramente visíveis no gráfico de Gantt. O sistema suporta diferentes tipos de relacionamentos entre tarefas:
- Terminar-Iniciar – a próxima tarefa começa apenas depois que a anterior é concluída.
- Iniciar-Iniciar – as tarefas devem começar simultaneamente.
- Bloqueio / Bloqueado – uma tarefa interrompe o trabalho em outra.
- Relacionadas – uma conexão simples entre tarefas.
Se os prazos de uma tarefa base mudarem, o sistema recalcula a programação das demais tarefas dependentes mantendo a lógica do projeto. Isso ajuda a perceber pontos críticos a tempo e direcionar os esforços da equipe onde são necessários para o progresso geral.
Informação em Segundos com Pesquisa e Filtros
Quando centenas de tarefas se acumulam no sistema, procurar manualmente uma tarefa específica leva muito tempo. E rolar listas e tentar lembrar nomes de pastas não é legal.
No Worksection, esse processo é automatizado com filtros. Você pode filtrar tarefas por status, executor, prazos ou projetos específicos para obter uma lista limpa sem ruído informativo.
O sistema de busca funciona não apenas com os nomes das tarefas, mas também pesquisa dentro de comentários, mesmo que você não se lembre da formulação exata da frase. Além disso, conjuntos de filtros que você usa diariamente podem ser salvos no sistema para que você possa retorná-los a qualquer momento.
Visualizações Salvas
Quando cada membro da equipe personaliza a interface para si mesmo, pode haver uma desincronização. O gerente olha para as cargas de trabalho das pessoas, o desenvolvedor olha para as prioridades, e o testador olha para os status de verificação. Por causa disso, pode ser difícil avaliar rapidamente o estado geral das coisas em reuniões.
Visualizações salvas no Worksection 2.0 ajudam todos a trabalhar juntos com plena consciência situacional. Você pode configurar uma combinação de filtros uma vez, por exemplo, para exibir tarefas atrasadas em andamento nesta semana, e salvá-la como uma aba separada.
Esta visualização pode ser compartilhada com colegas. A equipe não precisa mais reunir manualmente os parâmetros necessários antes de cada chamada. Todos abrem a mesma janela, veem os mesmos dados e tomam decisões sobre as próximas etapas mais rapidamente.
Entendendo Por Onde Começar no Plano do Dia
Quando um funcionário está envolvido em vários projetos simultaneamente, as tarefas costumam se acumular em pastas diferentes. Por causa disso, é desafiador determinar a ordem de trabalho para o dia e avaliar a carga de trabalho real.
A função “Plano do Dia” consolida tarefas em uma tela e as organiza por horário diretamente no calendário. A ordem de execução e as prioridades podem ser ajustadas arrastando com o mouse ou touchpad. Isso permite que a equipe avalie com antecedência se é realista completar toda a carga de trabalho dentro do turno de trabalho.
Para o gerente, essa ferramenta é útil porque permite abrir o plano do dia de qualquer colega. Antes de atribuir uma nova tarefa, você pode ver a programação atual da pessoa para hoje.
Além disso, o sistema pode ser integrado ao Google Calendar ou ao Outlook via iCalendar para que o cronograma de trabalho esteja sempre atualizado em todos os dispositivos.
Chats – Onde Estão as Tarefas
Alguns detalhes discutidos no Telegram, o cliente aprovou mudanças lá, o gerente respondeu positivamente em mensagens pessoais, e o trabalho parece ter sido aceito. Enquanto isso, a tarefa continua pendurada em algum outro lugar sem atualizações. Uma semana passa, alguém abre a tarefa, faz tudo de acordo com a descrição inicial, e no final a equipe recebe algo totalmente diferente do que foi acordado.
No Worksection 2.0, isso não acontecerá porque todos os chats estão diretamente vinculados a projetos e tarefas específicas. Você pode discutir detalhes diretamente na ficha da tarefa, de modo que toda a história das mudanças e o contexto sempre permaneçam visíveis para aqueles que estão realizando o trabalho.
Na interface, você pode criar chats pessoais, em grupo ou de projeto, e o sistema destaca novas respostas para que a equipe não perca atualizações importantes. Se precisar envolver um cliente externo na discussão, há integração com e‑mail.
Mantendo-se Informado através de Resumo por E‑mail e Relatórios
Um dos maiores desperdícios de tempo para um gerente são as reuniões de status. Você se reúne apenas para descobrir o que está acontecendo.
Acreditamos que isso é desnecessário, então Worksection 2.0 envia automaticamente resumos estruturados por e‑mail: um resumo diário com informações sobre projetos e tarefas, relatórios sobre pessoas, projetos, tarefas e despesas de tempo. Os relatórios podem ser exportados em PDF e CSV, filtrados por período, projeto ou executor.
A equipe se concentra no trabalho em vez de preparar relatórios. E você recebe as informações necessárias.
Lembretes de Prazo
Normalmente, os prazos só são lembrados na data de vencimento real, ou quando a data no calendário simplesmente passa despercebida entre uma dúzia de outras tarefas. Para evitar que isso aconteça, os gerentes precisam revisar constantemente listas e perguntar regularmente à equipe em que estágio está o trabalho.
Para evitar fazer isso manualmente – existe o Worksection 2.0 e seu sistema automatizado que monitora prazos e envia notificações se a data de vencimento estiver se aproximando.
As notificações chegam com antecedência, dando ao executor tempo para terminar o trabalho com calma ou informar sobre um possível adiamento. Você pode personalizar esses sinais ao seu gosto:
- receber notificações push dentro do sistema
- e‑mails
- notificações no chat
Templates Convenientes
Criar um novo projeto e mais uma vez a mesma coisa – criar uma estrutura de tarefas, atribuir responsabilidades, definir prazos. Sempre do zero.
Por que fazer isso dezenas de vezes se você pode fazer isso uma vez? Pensamos o mesmo, por isso o Worksection 2.0 tem templates para projetos típicos – lançamento de produtos, integração de clientes, campanhas de marketing.
Ou você pode criar seu próprio template com uma estrutura completa de tarefas, pessoas responsáveis e prazos. Ao ser acionado, as dependências entre tarefas são configuradas automaticamente, assim como o suporte a Scrum, Kanban e Waterfall é mantido.
Vendo o que Você Precisa através de Acesso Flexível
Com o crescimento da empresa e a inclusão de novas pessoas, a gestão de acessos torna-se uma questão de segurança. Desenvolvedores internos precisam de detalhes técnicos, gerentes precisam de análises financeiras, enquanto freelancers ou clientes só precisam de uma visão geral do progresso de tarefas específicas. Conceder os mesmos acessos a todos nesse tipo de situação é inconveniente e arriscado.
No Worksection 2.0, existe um sistema flexível de papéis e permissões:
- administrador da conta
- administrador da equipe
- usuário
- convidado
Os administradores de projeto podem tomar decisões de forma independente dentro de sua autoridade. A visibilidade de dados financeiros e o acesso a projetos confidenciais são definidos separadamente. Há um registro de alterações para sempre manter o controle de quem fez o quê.
Como Dar um Impulso ao Trabalho da Sua Equipe?
- Audição da Situação Atual. Compile uma lista de plataformas, mensageiros ou cadernos onde você atualmente registra o trabalho. Identifique os três principais problemas na organização do processo que precisam ser tratados primeiro.
- Estrutura Básica do Projeto. Crie as primeiras pastas ou projetos no sistema por tipo de trabalho ou clientes principais. Defina status compreensíveis para a equipe.
- Configuração do Painel. Adicione os widgets necessários na página principal e remova os desnecessários. O espaço de trabalho deve mostrar a imagem geral e as prioridades atuais diretamente na tela.
- Crie as Primeiras Tarefas. Transfira as tarefas atuais para os projetos criados. Use a visualização tabular para definir rapidamente prazos, atribuir responsabilidades e classificar o trabalho por prioridade.
- Comunicação no Contexto das Tarefas. Concorde com a equipe em discutir detalhes de trabalho em chats de projeto, em vez de mensagens pessoais no Telegram. Deixe comentários diretamente nas fichas das tarefas e use tags via @ para que a pessoa veja imediatamente o direcionamento.
- Distribuição das Funções. Convide a equipe para o sistema e defina níveis de acesso. Atribua administradores de projeto que possam gerenciar suas áreas de forma independente, liberando seu tempo.
Lógica Simples de um Espaço Unificado
Desgastes constantes em prazos e tarefas caindo entre as fissuras são quase sempre uma história sobre uma ferramenta inconveniente, em vez de irresponsabilidade das pessoas. É difícil mostrar resultados impressionantes quando metade do dia precisa ser gasta procurando o link certo em chats de trabalho, perguntando a um colega em outro mensageiro e verificando a versão final na quinta aba do navegador. Tanto as pessoas quanto o orçamento da empresa se esgotam.
É muito mais fácil trabalhar quando todas as informações estão reunidas em uma única janela do Worksection 2.0. Tarefas, arquivos, comentários e análises são registrados em um espaço, de modo que cada executor vê imediatamente sua parte do trabalho. O gerente obtém uma visão completa do projeto, enquanto a equipe pode proceder calmamente ao trabalho em vez de passar por longas buscas informativas.
Está na hora de experimentar uma abordagem rápida para o trabalho, e é mais fácil gerenciar o tempo no Worksection 2.0!
perguntas Frequentes (FAQ)
As tarefas existentes podem ser transferidas do Excel?
Sim. O Worksection suporta a importação de tarefas de arquivos CSV. Você exporta dados do Excel, prepara um CSV com os campos necessários e importa para o Worksection.
Quão rapidamente a equipe se adaptará?
Com base em nossa experiência, de 1 a 2 semanas. Os primeiros três dias são para se familiarizar com a interface. A primeira semana é para usar ativamente os recursos principais. A segunda semana é para a transição completa e a personalização da equipe.
É adequado para uma grande equipe?
Sim, o Worksection 2.0 foi criado pensando na escalabilidade: uma estrutura expandida com departamentos e equipes, papéis e direitos de acesso flexíveis, filtros e visualizações salvas para trabalhar com um grande número de tarefas.
E se alguém da equipe não quiser a transição?
A resistência à mudança é normal. Mostre os benefícios específicos para o trabalho diário de cada um. Comece com um projeto e escale gradualmente. Envolva aqueles que se adaptam rapidamente para ajudar os outros. Suporte via e‑mail e chat está disponível a partir do plano Básico, gerente pessoal – a partir do plano Empresarial.
Há um aplicativo móvel?
Sim, o Worksection 2.0 está disponível no iOS e Android.