Na segunda-feira, parece que a semana está bem planejada. Na quarta-feira, uma tarefa urgente quebra todo o cronograma. Na sexta-feira, fica claro que o prazo, que deveria ser na próxima semana, é na verdade amanhã. E começa…
De acordo com o Relatório Wellingtone State de Gestão de Projetos 2025, apenas 38% das organizações concluem projetos no prazo. E na maioria das vezes, o motivo não são erros ou negligência. Os prazos são adiados gradativamente devido à forma como o trabalho nas tarefas e cronogramas é organizado.Sim, já vimos isso muitas vezes, onde as tarefas estão espalhadas por projetos, as prioridades mudam e os planos permanecem desatualizados. Os prazos podem ser conhecidos, mas manter tudo à vista ao mesmo tempo é quase impossível.
É por isso que no Worksection 2.0, mostramos o que está acontecendo com os prazos agora e permitimos mudanças antes que eles comecem a mudar.
Por que os prazos são perdidos e como isso pode afetar o negócio?
Os problemas com prazos geralmente não aparecem de repente. Eles se acumulam durante o processo de trabalho até que todo o foco seja perdido. E então, as dificuldades podem se tornar avassaladoras.
Mas onde estão todos os prazos?
Se a equipe está trabalhando em vários projetos, os prazos estão espalhados em lugares diferentes. Pode haver uma tabela aqui, uma planilha ali, algo no chat. O gerente não vê o quadro geral, o executor se confunde sobre o que fazer primeiro, e a tarefa do cliente se perde entre as internas. O problema só é descoberto quando o prazo já passou.
Por que tudo é urgente para mim e calmo para meu colega?
Os prazos são definidos sem entender quanto tempo as pessoas realmente têm. Como resultado, uma pessoa recebe três tarefas urgentes para hoje, enquanto outra está quase livre. Inicialmente, isso passa despercebido até que chegue o dia em que tudo precisa ser entregue de uma vez.
Isso é urgente, mas as tarefas antigas não foram a lugar nenhum
Uma nova tarefa urgente aparece, e ela é apenas adicionada à lista, enquanto os prazos antigos ficam sem verificação. A equipe acaba trabalhando em um modo de tentar fazer tudo, perdendo o foco e falhando em entender o que é realmente mais importante agora.
Era o prazo para amanhã?
Ele está lá, todo mundo sabe disso, mas no fluxo de outras tarefas, ele simplesmente é esquecido. A tarefa atrasada surge apenas depois do fato, quando o gerente reage ao evento, não ao risco.
Como resultado, a equipe está constantemente correndo atrás dos prazos, e todos sofrem, com a confiança dos clientes diminuindo ainda mais.
Adeus, tarefas atrasadas!
Saber que um prazo existe é uma coisa. Ver o que está acontecendo com ele agora é totalmente diferente. O primeiro apenas dá uma data no calendário. O segundo fornece o tempo para mudar algo antes que seja tarde demais.
Criamos o Worksection 2.0 para ser justamente “diferente.” Tudo para que você possa perceber mudanças mais cedo enquanto ainda há tempo para corrigi-las.
Plano diário
Você prepara um plano pela manhã, e parece que tudo é realista. Mas às 15h, você de repente percebe: há tarefas restantes para outro dia de trabalho, mas tempo para apenas duas horas. E você não deve se culpar por um planejamento ruim. Como sempre, no papel, tudo parece um pouco diferente de quando tudo é organizado por hora.
No plano diário, as tarefas se encaixam imediatamente em uma linha do tempo, e é claro se o dia é realista antes mesmo de começar. Se há muito para fazer, as prioridades podem ser ajustadas imediatamente, ao invés de às 15h. E quando uma nova tarefa urgente surge, é claro a quem ela pode ser adicionada sem prejudicar os outros.
Os gerentes não precisam mais atribuir trabalho por “intuição”, pois a carga de trabalho real da equipe fica imediatamente aparente. E os executores começam o dia não com uma lista de quarenta itens, mas com um plano concreto.
Gráfico de Gantt atualizado
Você move um prazo, e dois dias depois, aparece uma mensagem, “por que essa tarefa é tão urgente agora?” Porque ela dependia daquela que foi movida, mas ninguém viu isso imediatamente.
No gráfico de Gantt, tais dependências são visíveis diretamente. Você abre a linha do tempo e vê como o projeto se parece. Você pode verificar o que já está atrasado, o que está prestes a se aproximar do prazo e onde há riscos potenciais. A solução é simples – mude o prazo e veja o que isso afeta.
E as tarefas atrasadas não serão mais surpreendentes – tudo é visível de imediato, para que você possa ajustar seu plano com calma.
Widget de prioridades
Às vezes você abre a lista de tarefas e encontra aquelas trinta tarefas terríveis. E irritantemente – todas são importantes, todas são urgentes, pelo menos, assim parece à primeira vista. O primeiro tempo será gasto não em trabalho, mas em tentativas de descobrir por onde começar.
O widget de prioridades no Worksection resolve isso para você. Mais precisamente, ele mostra o que já está no sistema, mas estava previamente invisível. Você abre o painel e vê as tarefas com os prazos mais próximos ou aquelas que requerem atenção agora.
Lembretes
O prazo estava na sua cabeça, mas entre outras tarefas, ele de alguma forma se perdeu, ou o tempo foi gasto em outra coisa. Esquecer algo é normal, porque todos somos humanos. Então isso pode ser automatizado, e você não precisa se preocupar com informações adicionais.
Os lembretes no Worksection cuidam dessa função. Você define quando precisa de um aviso, e o sistema notificará automaticamente quando o prazo se aproximar.
Você pode definir vários lembretes para tarefas importantes, para que o gerente não precise lembrar manualmente. Assim, a imprevisibilidade se perde, e o trabalho é bem feito.
Tabelas e alterações de prazos em massa
Um cliente escreveu que está mudando prazos em uma semana. E parece simples até você perceber que precisa abrir cada tarefa e mudar a data para cada uma, e depois voltar novamente.
Na visualização de tabela, toda a lista de tarefas está diante dos seus olhos, e as datas podem ser alteradas diretamente sem navegar entre telas. Anteriormente, isso poderia levar quase uma hora, mas agora, em apenas alguns minutos, você pode ajustar o plano às novas prioridades.
Previsão de conformidade de prazos
Em seguida, parece que o projeto está avançando, as tarefas estão se fechando, e tudo parece bem. Mas será que todos estão completando suas tarefas a tempo? A diferença é difícil de notar imediatamente e geralmente é visível apenas no prazo de fechamento.
O gráfico de velocidade do projeto mostra essa diferença imediatamente. Aqui você pode ver como tudo está progredindo e como deveria prosseguir de acordo com o plano. Se houver atrasos, eles são visíveis desde os prazos mais próximos, permitindo que você faça mudanças de forma conveniente.
Quem escolher para gerenciar prazos?
A escolha da ferramenta muitas vezes depende dos detalhes, e os detalhes são melhor vistos lado a lado. Cada ferramenta resolve a questão do prazo de forma diferente. Então, vamos comparar?
No Asana, você pode reunir o grande quadro dos prazos, mas não será rápido devido a filtros e visualizações separadas. Não há um plano diário pessoal lá. A linha do tempo existe, mas sem controle profundo das dependências, e os lembretes funcionam apenas em casos limitados. E não há como ver antecipadamente se a equipe está no caminho certo. Tudo isso custa a partir de $10.99.
No Monday, tudo depende de como os quadros estão estruturados, e se a estrutura não for clara, o quadro também estará incompleto. Não há plano diário de forma alguma. O gráfico de Gantt existe, mas não em todos os planos, e os lembretes precisam ser configurados manualmente para cada tarefa. Também não há previsão de conclusão do projeto. E custa a partir de $12.
No Worksection 2.0, todos os prazos estarão juntos. Há um plano diário com intervalos de tempo, um gráfico de Gantt com dependências, lembretes e um cronograma que mostra se a equipe ainda está no caminho certo antes que seja tarde demais. E tudo isso começa a partir de $5, com descontos para $3.75 para pagamentos anuais.
Os prazos podem ser cumpridos sem drama
Alguns pequenos problemas causam um grande problema. É assim que os prazos são perdidos. Por quê? Porque não há sinais sobre riscos, controle de carga e priorização das tarefas.
Worksection 2.0 permite que você veja pequenos problemas mais cedo, enquanto ainda tudo pode ser mudado.
Como resultado, a equipe não corre atrás das tarefas, mas trabalha com calma, vê riscos antecipadamente e ajusta seu plano e ritmo à tarefa final. Então se torna ainda mais legal trabalhar quando temos o Worksection ao nosso lado!