Agências criativas trabalham em seu próprio ritmo em relação a prazos e tarefas. E muitas vezes podem perder de vista o objetivo principal. Lançar uma campanha publicitária em larga escala pode, de repente, parar simplesmente porque um designer entregou um rascunho fantástico, mas a versão antiga foi lançada porque o cliente enviou a revisão final diretamente para o gerente no Telegram, e o gerente se distraiu e não transferiu isso para a tarefa.
Quando os processos dependem de uma pilha de links no Google Docs e um milhão de chats, o trabalho vai prosseguir, para dizer o mínimo, não muito bem.
Concordamos que o processo criativo é difícil de encaixar em estruturas rígidas porque ideias e revisões chegam de várias maneiras. Mas ninguém diz para criar essas estruturas. Estrutura é necessária; caso contrário, os prazos começarão a queimar um após o outro, mas tudo pode ser feito de forma simples.
É por isso que no Worksection 2.0 enfatizamos o equilíbrio: o sistema assume a rotina, cálculos e detalhes técnicos, enquanto deixa à equipe total flexibilidade para a criatividade.
Neste artigo, explicaremos como o Worksection 2.0 ajuda equipes criativas a trabalharem mais rápido, de forma mais eficiente e a manterem a inspiração mesmo sob pressão de prazos.
A interface não vai te fazer esperar
O processo criativo é um fluxo. E cada atraso pode quebrá-lo. Um designer perde o conceito enquanto espera um arquivo carregar. Um redator esquece a ideia de uma manchete enquanto o sistema é atualizado. Um gerente gasta minutos extras alternando entre tarefas de clientes.
Reestruturamos o sistema para trabalhar sem recarregar e sem atrasos. Tudo é atualizado em tempo real. A equipe trabalha rapidamente sem perder o foco.
Como funciona no Worksection 2.0:
- Atualizações instantâneas sem recargas – todas as mudanças se sincronizam em tempo real, e a equipe sempre vê o estado atual dos projetos sem precisar atualizar.
- Abertura instantânea de tarefas – todos os detalhes, comentários e arquivos aparecem instantaneamente.
- Edição em uma única tela – mude o status, a data de entrega ou o responsável diretamente na lista, sem janelas adicionais.
- Cache local – mesmo com mais de 100.000 tarefas, o sistema permanece rápido e estável.
Quando uma agência está gerenciando uma dúzia de clientes diferentes simultaneamente, cada segundo esperando uma página carregar começa a incomodar. Quando tudo abre instantaneamente, a equipe pode fazer seu trabalho calmamente, sem se distrair com carregamentos de páginas e perdendo foco ao alternar entre tarefas.
Mensageiro embutido
Quando o dia de trabalho começa com a checagem de cinco aplicativos diferentes, o foco se perde antes do primeiro café. Uma enorme quantidade de energia é gasta apenas lembrando onde a informação foi enviada.
A comunicação típica em uma agência se parece com isto:
- Discussões de tarefas em comentários no gerenciador de tarefas;
- Perguntas rápidas no Telegram;
- Discussões em grupo no Slack;
- Arquivos no Google Drive;
- Email para comunicação com o cliente.
Como resultado, o contexto é perdido, as informações necessárias estão espalhadas, e as discussões sobre ideias, revisões e arquivos facilmente desaparecem nos mensageiros.
E com o Worksection 2.0, pode ser assim:
- Chats privados – para perguntas rápidas com um colega um a um.
- Chats em grupo – para discutir ideias e atualizações diárias dentro da equipe.
- Chats de projeto – um único espaço para toda a comunicação.
- Criar tarefas a partir de mensagens – note um feedback importante de um colega em um chat, clique nele – transforme‑o em uma tarefa.
- Arquivos em contexto – um arquivo enviado na conversa é anexado de forma confiável à discussão.
- Mencionar via @ – engaja rapidamente a pessoa certa.
Então, você não precisa mais alternar entre aplicativos, nós no Worksection reunimos toda a correspondência de trabalho e arquivos dentro do sistema, atando chats a projetos e tarefas específicas.
Suporte para trabalho por hora
O gerente pergunta: “Quantas horas gastamos com esse cliente?” – e ninguém pode responder com precisão. No Worksection 2.0, você registra o tempo de cada tarefa e vê quanto custa o projeto.
Como funciona o trabalho por hora no Worksection 2.0:
- Iniciar/Parar temporizador – começa com um clique direito na carta da tarefa quando o especialista começa a trabalhar e para ao mudar para outra tarefa.
- Taxas horárias para os funcionários – o sistema calcula automaticamente o custo do tempo gasto com base nas taxas individuais.
- Taxas individuais – você pode definir uma taxa horária separada para cada funcionário, e o sistema calculará automaticamente o custo.
- Relatórios sobre tempo e despesas financeiras – mostram o tempo e dinheiro gastos em cada projeto (plano vs. fato). Você pode ver imediatamente se a agência está dentro do orçamento do cliente.
- Relatórios rápidos para clientes – exportáveis como PDF ou Excel. O cliente vê quem, quantas horas, e em que exatamente trabalharam.
- Planejamento de projetos futuros – analisando o tempo real gasto em tarefas passadas, você pode planejar prazos de forma mais precisa e ajustar razoavelmente os preços.
- Benefícios – o rastreamento de tempo e financeiro já está incluído no plano Business, então não há necessidade de pagar extra especificamente pelo rastreamento de tempo.
Estrutura flexível para processos criativos
Dizem que um plano de campanha de marketing dura exatamente até o primeiro feedback do cliente. Projetos criativos raramente seguem um caminho linear, pois as revisões muitas vezes chegam de forma inesperada, ideias mudam no caminho, e a prioridade de ontem pode se tornar irrelevante hoje.
Gerenciadores de tarefas se quebram nessas condições, e o gerente passa mais tempo mudando prazos no sistema do que trabalhando de fato.
Mas conseguimos nos ajustar a essas realidades, então no Worksection 2.0 atualizado, você pode gerenciar projetos da maneira que for conveniente agora.
Por exemplo, controle o fluxo diário de revisões e rascunhos usando quadros Kanban, e para planejamento e acompanhamento de prazos globais de campanhas em larga escala, mude para um gráfico de Gantt.
O sistema permite que você mude de etapas facilmente e ajuste instantaneamente os planos para que toda a equipe veja a situação atual sem chamadas adicionais.
Kanban Worksection 2.0
Para descobrir em que estágio uma tarefa está, você não precisa mais abrir cada cartão ou enviar mensagens para os colegas. O Kanban Worksection 2.0 atualizado organiza visualmente os processos da agência, permitindo que você gerencie todo o fluxo de trabalho em uma única tela.
- Arrastar e soltar tarefas com fluidez – status e etapas de trabalho mudam rapidamente, simplesmente arrastando para o lado
- Operações em massa – você pode marcar cinco ou dez tarefas de uma vez e movê-las, por exemplo, da etapa “Aguardando Aprovação” para “Aprovado”.
- Organização hierárquica no quadro – mude o responsável, a data de entrega ou a prioridade diretamente no cartão da tarefa sem entrar nas informações. Todas as mudanças são salvas automaticamente.
- Filtros flexíveis – o quadro pode ser formatado para um funcionário específico ou um cliente específico, removendo tudo que não é necessário e mostrando apenas o que é urgente agora.
- Configurações de visualização – os cartões de tarefas podem ser compactos para ver todo o quadro de relance, ou expandidos se precisar ler as primeiras linhas da descrição.
Como isso facilita a vida da agência?
Em um dia de trabalho comum, enquanto gerencia várias marcas simultaneamente, algo sempre acontece com cada uma delas. Em vez de enviar mensagens para a equipe nos chats, o gerente simplesmente abre o quadro, que se parece com isto:
Quando um cliente devolve um rascunho com feedback, o gerente de projeto arrasta a tarefa para a coluna de revisões. O designer, que tem a mesma tela aberta, vê imediatamente que a tarefa mudou de status e a pega na hora.
Assim, o movimento da tarefa no quadro se torna um sinal para agir.
Gráfico de Gantt Worksection 2.0
Se o Kanban ajuda a controlar tarefas diárias, o gráfico de Gantt é seu painel de controle que complementa o Kanban. É indispensável para planejar grandes lançamentos, onde os processos são interdependentes, e a equipe não pode avançar até que a fase anterior seja concluída.
Se as aprovações atrasam pelo menos alguns dias, o sistema automaticamente entende as relações entre as tarefas e desloca os prazos de todas as fases subsequentes. A equipe vê a linha do tempo atualizada e ajusta seus planos sem pressa.
Como isso é implementado no Worksection 2.0:
- Alterações manuais de prazo – basta arrastar o prazo da tarefa para uma nova data, e o prazo mudará automaticamente
- Ajuste automático de dependências – se a etapa “Aprovação do Conceito” atrasar, o sistema moverá automaticamente o prazo para “Desenvolvimento dos Rascunhos” e outras tarefas dependentes.
- Controle visual de estágios – você vê todo o caminho do projeto desde o primeiro briefing até o lançamento final sem precisar alternar entre listas.
- Dicas de cores – o sistema destaca o estado da tarefa em si: vermelho indica tarefas em atraso, amarelo alerta para um prazo se aproximando, e verde confirma que tudo está em ordem.
- Visualização por responsáveis – o modo de visualização por responsáveis permite ver claramente quem na equipe está sobrecarregado com trabalho uma semana antes, e quem tem tempo livre para novas tarefas.
Graças ao Kanban atualizado e ao gráfico de Gantt flexível no Worksection 2.0, as equipes criativas possuem total controle sobre os processos.
Você vê claramente todo o caminho do projeto, gerencia automaticamente os prazos e pode responder rapidamente a qualquer mudança.
Hierarquia de projetos: como otimizar o trabalho com grandes clientes.
Quando uma agência trabalha com um grande cliente, listas de tarefas normais se tornam impotentes. Para um varejista, você pode gerenciar:
- SMM para 3 marcas
- 5 campanhas publicitárias por ano
- Marketing de conteúdo para o blog
- Marketing de eventos
- Newsletters por email
Para aliviar sua carga, no Worksection 2.0 você pode construir uma hierarquia de projeto
Agora, todo o trabalho pode ser organizado de forma ordenada: Cliente → Marca específica → Campanha publicitária → Tarefa específica.
Para a agência, uma estrutura assim significa controle total:
Você não precisa mais criar manualmente as mesmas tags ou status para cada novo subprojeto. Basta adicionar a etiqueta “Urgente” uma vez, e ela aparecerá automaticamente em todos os níveis inferiores do sistema.
Você pode abrir para o cliente apenas a quantidade de informações que ele realmente precisa. Por exemplo, um gerente de marca verá apenas tarefas de sua área, enquanto o diretor de marketing (CMO) verá a imagem ampla da empresa como um todo.
Você não precisa compilar planilhas para calcular despesas. O sistema puxa automaticamente os dados de baixo para cima: você pode ver a qualquer momento quantas horas e orçamento foram gastos em um banner específico, uma campanha separada, ou em toda a marca durante o mês.
Visualização em tabela de tarefas
Quando o número de tarefas se torna muito grande, os cartões nos quadros começam a ocupar muito espaço na tela. Muitos gerentes nesse ponto mentalmente voltam para as boas e velhas tabelas, mas não há necessidade de se apressar.
A visualização em tabela no Worksection 2.0 ajuda a trabalhar com um grande número de tarefas simultaneamente:
- Colunas de arrastar e soltar – permitem que cada gerente reorganize colunas e destaque os dados mais importantes
- Configurações pessoais – ajudam a equipe a se concentrar no que é necessário. Um gerente de contas pode mostrar colunas de finanças e status, enquanto um executor pode manter apenas descrições de tarefas, listas de verificação e prioridades.
- Edição instantânea – ajuda a mudar o responsável, a data de entrega, o status, ou as tags sem abrir o cartão da tarefa.
- 15+ tipos de colunas – oferecem uma visão completa do projeto. Além das datas e status básicos, a tabela pode mostrar a estimativa de tempo, o progresso das subtarefas, listas de verificação e reações da equipe
- Ordenação e filtragem inteligentes – ajudam rapidamente a encontrar as tarefas necessárias.
- Modos de exibição salvos – eliminam a necessidade de configurar a tela novamente toda vez. Você pode definir uma visualização em tabela para si mesmo uma vez, salvá-la em favoritos e depois abri-la mais tarde.
Como isso ajuda equipes criativas?
A visualização em tabela permite que cada membro da equipe trabalhe em seu formato, veja apenas os dados necessários, edite tarefas rapidamente e salve suas próprias configurações. Isso ajuda a focar nos resultados sem perder tempo na busca ou na atualização manual de informações.
Painéis para diferentes funções
Em agências criativas, diferentes funções exigem informações diferentes. O diretor criativo olha para a imagem geral dos projetos, o gerente de contas se concentra nos clientes, e os executores se concentram em suas próprias tarefas. Na maioria dos sistemas, a tela é configurada da mesma forma para todos, resultando em um fluxo constante de informações desnecessárias.
No Worksection 2.0, todos podem personalizar a página inicial para ver apenas o que é importante para sua função específica. Isso é possível graças a painéis pessoais com um sistema de widgets – blocos que exibem as informações necessárias.
- Widget de tarefas – suas tarefas atuais.
- Widget de prioridades – tarefas críticas e urgentes.
- Gráfico de atividade da equipe – quem está trabalhando em quê.
- Widget de projetos – o estado de todos os projetos.
- Widget de chats – mensagens no mensageiro embutido.
O diretor criativo da agência abre o Worksection às 9:00 e imediatamente vê 3 tarefas em atraso para o cliente NovaRetail, 2 revisões críticas da CleverBrand, e que a designer Maria tem 8 tarefas abertas, as mais na equipe. Em poucos minutos, o diretor avalia a situação e realoca a tarefa da Maria para o Oleg. Sem o painel, isso levaria de 10 a 15 minutos de rolagem pelos projetos, ou até mais.
Essa abordagem economiza completamente a equipe do monitoramento constante e chamadas desnecessárias, onde todos simplesmente relatam seus status. Quando todos os números e prazos chave estão reunidos em um só lugar, decisões são tomadas muito mais rápido, pois ninguém precisa passar horas procurando dados nos chats ou pastas.
Todos na equipe vêem na tela apenas o que diz respeito ao seu trabalho e sabem claramente seu plano para o dia. Como resultado, os gerentes param de enviar mensagens para os colegas a cada hora com perguntas, enquanto os especialistas podem tranquilamente realizar suas tarefas.
Apenas colaboração transparente com clientes
Frequentemente, a comunicação com o cliente se transforma em uma pilha de mensagens semelhantes em todos os mensageiros ao mesmo tempo: “Onde estamos com o rascunho?”, “Quando o conceito estará pronto?”, “Quais revisões você fez?”, “Onde encontrar os arquivos?” etc.
Como resultado, as agências passam horas respondendo no Telegram, Viber, Email, perdem contexto e versões de arquivos, e os clientes começam a ficar ansiosos porque não sabem o que está acontecendo.
Sabemos bem como isso é cansativo, então no Worksection 2.0, adicionamos uma solução simples – o papel de “Convidado”. Você pode conectar o cliente diretamente a seu projeto (a função está disponível no plano Business), e isso mudará completamente a abordagem.
Aqui está o que isso oferece a ambos os lados na prática:
Segurança de dados e tranquilidade da equipe
Para a agência: Você ganha total confidencialidade. O cliente vê apenas aquelas tarefas, arquivos e comentários que você manualmente abriu para ele.
O que a equipe ganha: Funcionários podem discutir rascunhos, argumentar e verificar ideias pacificamente dentro da tarefa. Todo o trabalho e falhas permanecem invisíveis para o cliente.
Transparência de processos e economia de tempo do gerente
Para a agência: O cliente vê os status atuais, prazos e o verdadeiro progresso da marca. Isso automaticamente cria confiança, à medida que o cliente entende pelo que está pagando.
O que a equipe ganha: Gerentes de contas finalmente podem respirar aliviados. O cliente faz login e verifica o status da tarefa por conta própria, assim, o fluxo de “E aí, qual é a atualização?” nos mensageiros para. Isso faz com que os gerentes não gastem horas copiando e colando links.
Aprovações rápidas e tudo junto
Para a agência: Toda comunicação é estruturada e atrelada a tarefas específicas. Quaisquer mudanças ou novos arquivos são sincronizados, portanto, o cliente sempre vê a versão final.
O que a equipe ganha: Menos erros e falhas mais rápidas. O cliente vê o rascunho diretamente na tarefa e escreve as revisões lá. Nada se perde em chats, o histórico de discussão está sempre à mão, e rascunhos são aprovados muito mais rapidamente.
Com tais condições simples, a agência ganha a imagem de um parceiro organizado e moderno, enquanto a equipe tem a oportunidade de trabalhar com tranquilidade.
Plano do dia
Quando há muitas tarefas, é fácil perder o controle sobre o dia de trabalho. Sem planejar o dia de trabalho, as equipes operam em um modo de “apagamento de incêndios”, perdendo produtividade e foco nas tarefas importantes.
No Worksection 2.0, um planejador pessoal de dia surgiu – um planejador por hora onde você pode:
- Planejar seu próprio dia de trabalho – veja todas as tarefas para o dia com estimativas de tempo e prioridades.
- Arrastar tarefas para o Plano do Dia a partir do painel “Minhas Tarefas” via arrastar e soltar.
- Visualizar os planos dos colegas – o gerente vê quem tem um dia mais livre e quem já está ocupado.
Painel de abas aberto
Contudo, equipes criativas raramente trabalham de forma linear, assim designers podem ao mesmo tempo trabalhar em um logo, discutir revisões no chat e monitorar prazos de outras tarefas. O que fazer para não se perder?
No Worksection, não poderíamos esquecer disso também, então o painel de abas abertas transforma o multitarefas em um processo verdadeiramente conveniente e gerenciável.
Agora, graças ao painel atualizado, você pode:
- Colapsar tarefas ativas para baixo na tela – isso funciona como as abas comuns em um navegador.
- Manter chats e discussões à mão – elas são armazenadas no mesmo painel, então você pode alternar entre trabalho e conversa com colegas instantaneamente.
- Alternar de projeto para projeto sem perder contexto – mude para a aba necessária, e todos os detalhes da tarefa com todos os arquivos, revisões e comentários se abrem diante de você.
- Controlar o essencial de qualquer página – mesmo se você tiver se aprofundado em relatórios ou configurações, o painel não desaparece, então assuntos importantes estão sempre à vista.
Quanto tempo o Worksection 2.0 realmente economiza?
Todas essas atualizações foram feitas para um simples propósito – remover a pequena rotina que devora silenciosamente o dia de trabalho. Se você pensar sobre isso e calcular as ações diárias de uma equipe de 10 pessoas, os números podem ser surpreendentes.
Esse é todo o tempo que anteriormente apenas queimava em pequenas tarefas rotineiras e chamadas constantes.
Agora, quando Worksection assume todo esse controle e coordenação, a equipe pode se concentrar sem se distrair com detalhes triviais. Você simplesmente abre o sistema, vê um quadro limpo e se envolve calmamente em criatividade, ideias inovadoras e desenvolvimento de clientes.