Quando não está claro em que horas de trabalho são gastas, como as tarefas são distribuídas e o que realmente está acontecendo com os projetos – os orçamentos começam a exceder as normas e os prazos são adiados. A equipe pode, claro, trabalhar no limite de suas capacidades, mas o resultado final ainda não justificará os esforços despendidos.
Fato: De acordo com Eagle Hill Consulting, 68% dos empregados gastam até duas horas por dia atualizando manualmente status, procurando informações e realizando outras tarefas repetitivas. Em escala de equipe, são milhares de horas por ano que a empresa paga por nada.
Nós, da Worksection 2.0, estamos mudando isso. Agora você pode acompanhar facilmente as horas de trabalho e ver a verdadeira situação financeira em painéis convenientes, comparar o planejado com o realizado, e muito mais. Você saberá exatamente onde cada minuto e dólar estão sendo gastos. E agora vamos te contar como tudo isso realmente funciona.
Por que os projetos ultrapassam os orçamentos?
Antes de discutir soluções, vamos encarar a verdade. A maioria dos projetos não se encaixa no orçamento não porque não havia dinheiro suficiente desde o início. O principal problema reside na gestão ineficaz do que temos.
Vamos explorar as razões:
Sem controle sobre os gastos de tempo
Quando a equipe não acompanhamento do tempo gasto nas tarefas ou o faz apenas uma vez por semana e de forma aproximada, calcular o custo real de um projeto se torna impossível. Como gerente, você vê que os processos estão avançando e as tarefas estão sendo concluídas. Mas quanto essas tarefas concluídas realmente custaram à empresa em horas de trabalho continua sendo um mistério.
Tarefas são atribuídas de forma desigual
Se o gerente não vê o quadro completo da carga de trabalho, as tarefas são frequentemente atribuídas de forma intuitiva. O resultado é sempre previsível: algumas pessoas da equipe estão sobrecarregadas de trabalho e queimando lentamente com horas extras, enquanto outras têm tempo livre, mas ninguém sabe disso. Como resultado, o projeto se arrasta, a motivação diminui e a equipe simplesmente paga a mais pelas mesmas horas.
Falta de previsão de riscos
A maioria das equipes está acostumada a trabalhar reativamente, ou seja, notam problemas apenas depois que ocorrem. O prazo passou, e só então fica claro que a tarefa era complexa demais. O orçamento também se esgotou, e só então percebemos que algo deveria ter sido mudado duas semanas atrás. É uma tarefa difícil gerenciar projetos com base em sentimentos, uma vez que os erros de planejamento são simplesmente inevitáveis.
Rotina sem fim consome toda a produtividade
Os gerentes gastam horas a cada semana preparando relatórios, atualizando status, reunindo informações da equipe e lembrando os prazos. Mas esse tempo poderia ser gasto em algo melhor: analisando a eficácia, comunicando-se com os clientes ou planejando estratégias. Em vez disso, tudo vai para rotinas tediosas.
No Worksection 2.0, analisamos tudo bem e configuramos o sistema para lidar com a rotina automaticamente, mostrando uma imagem honesta de todos os projetos em tempo real. Então aqui está como tudo pode funcionar:
Como começar no Worksection 2.0 para evitar que o dinheiro escape?
A boa notícia é que você não precisa reconfigurar tudo de uma vez. Para fazer o Worksection 2.0 começar a economizar seus recursos, você só precisa implementar alguns hábitos simples e úteis:
- Ative o acompanhamento do tempo e especifique as tarifas por hora. Quando a equipe começa a rastrear o tempo em tarefas, e o sistema calcula automaticamente o custo do trabalho de cada especialista, você finalmente verá o custo real de seus projetos.
- Crie um painel pessoal. Basta trazer os widgets que você precisa diariamente para a tela principal: atividade da equipe, progresso do projeto ou tarefas prioritárias.
- Confie no sistema para notificar. Configure lembretes automáticos de prazos (no plano Business+) e monitore de maneira conveniente através do “Plano do Dia”.
- Verifique previsões regularmente. Revise periodicamente os gráficos de velocidade de conclusão de tarefas – o sistema irá sugerir se há risco de atraso.
- Monitore o equilíbrio da carga de trabalho. Revise regularmente o cronograma de atividades e o bloco “Por Pessoas” para perceber prontamente quem entre os colegas está sobrecarregado de trabalho e quem tem tempo livre.
Controlar o tempo e o orçamento é fácil!
Quando você está tentando entender se um projeto se encaixa no orçamento, e os dados estão espalhados entre planilhas do Google, chats e relatórios separados, rapidamente isso se torna opressor, pois sua cabeça fica sobrecarregada com informações.
Worksection 2.0 tem tudo o que você precisa em uma plataforma, onde é fácil contar tanto o tempo quanto o dinheiro para o projeto.
Acompanhamento de tempo com um cronômetro
Se a equipe não acompanha o tempo, calcular o custo do projeto é impossível. É por isso que adicionamos um cronômetro simples a cada tarefa.
Como funciona: O funcionário clica em Iniciar – e o trabalho começa, clica em Parar – e o tempo é salvo. Se necessário, as horas também podem ser inseridas manualmente.
E quanto ao dinheiro: Você define as tarifas horárias dos colegas uma vez, e o sistema converte automaticamente as horas trabalhadas em custos reais.
Análise financeira no Worksection 2.0
Saber as horas gastas é ótimo, mas os negócios contam dinheiro. Quando o orçamento do projeto evapora diante de seus olhos, e você só descobre durante o acerto final com o cliente, isso se torna bastante sério. Nós, no Worksection 2.0, fizemos para que você veja a verdadeira imagem financeira do projeto todos os dias.
O que a análise financeira mostra
Planejado vs Real
Quanto dinheiro e horas você alocou para o projeto no começo, e quanto a equipe já gastou até agora.
Comparação conveniente
O sistema exibe esses números lado a lado nas colunas da lista de projetos.
Filtro
Simplesmente selecione “Ultrapassagem de Orçamento” e o sistema mostrará apenas aqueles projetos ou tarefas que já começaram a exceder os fundos planejados.
Vamos considerar um exemplo
Uma agência de marketing está executando um projeto com um orçamento de R$ 15.000. O gerente verifica o sistema e vê pelo filtro “Ultrapassagem de Orçamento” que as despesas já estão começando a ficar negativas.
Ele abre o relatório financeiro, analisa a equipe e percebe: o designer está trabalhando em três turnos e gastando uma tonelada de horas. Por quê? Porque um fluxo interminável de revisões do cliente continua chegando e ninguém contabilizou tanto tempo. A razão é banal – o cliente simplesmente não foi claramente orientado no início.
Graças ao gerente ver isso no momento, a equipe rapidamente se consulta com o cliente, documenta todos os pedidos em um único documento e concorda com um limite para revisões gratuitas.
Como resultado, você vê a imagem financeira completa e pode prontamente ajustar todas as ações, economizando o orçamento da empresa.
Como equilibrar a carga de trabalho na equipe e não perder prazos?
Gerenciar projetos às cegas é como jogar Tetris com os olhos fechados: algumas peças se acumulam em um canto, enquanto outras desaparecem, e não vemos nada. O mesmo vale para a análise. É por isso que Worksection 2.0 fornece análise de tal forma que você vê a atividade de cada participante e gerencia essa atividade.
Gráfico de atividade, ou como entender o ritmo da equipe
Conheça o guia visual no painel que mostra o ritmo de trabalho real do projeto ao longo dos últimos 7 dias.
Você verá:
- Dinamismo das ações da equipe dia a dia
- Comparação com a semana anterior
- Top‑3 mais ativos internos.
Como isso ajudará?
O gráfico de atividade ajuda a não tomar decisões apressadas. Ele mostra a atividade atual de todos os participantes e ajuda a dividir tudo corretamente.
Análise “Por Pessoas”
Esse bloco ajuda a afastar-se do planejamento intuitivo e mostra a carga de trabalho real da equipe, ou seja:
- O número de tarefas abertas para cada executor e a dinâmica de seu fechamento ao longo da semana.
- Tarefas que estão paradas sem um proprietário (serão indicadas pelo botão “Não Atribuído”).
O que temos com isso?
Às vezes, um especialista tem 12 tarefas abertas e mal consegue responder em chats, enquanto outro tem apenas 5 e já fechou seu principal conjunto.
Agora você sabe disso e pode compartilhar honestamente a carga de trabalho e restaurar a justiça na equipe, retirando algumas tarefas atuais de um e atribuindo tarefas mais complexas a outro.
O projeto avança, e a carga de trabalho permanece justa.
Planeje a tempo e corretamente com o Plano do Dia
Este é um planejador pessoal que ajuda cada funcionário a estruturar seu tempo de trabalho de forma independente e permite que o gerente veja o cronograma da equipe sem perguntar no chat.
Quais possibilidades existem?
- Uma linha do tempo horária com tarefas para o dia para cada funcionário.
- Uma ferramenta conveniente de Arrastar e Soltar para mover rapidamente tarefas entre os horários.
- Visualização dos planos da equipe para gerentes.
Como funciona?
Quando uma tarefa urgente chega de um cliente que precisa ser feita imediatamente, o gerente não precisa correr pela equipe perguntando “Quem está livre?”. Basta abrir o Plano do Dia geral. Você pode ver imediatamente que dois especialistas têm o dia totalmente agendado, enquanto o terceiro tem horários livres e você simplesmente atribui a tarefa a ele, salvando o prazo.
Prever e gerenciar riscos a tempo
O pior pesadelo do gerente é descobrir sobre um prazo perdido no dia do próprio prazo. Mas nós adicionamos ferramentas de gerenciamento proativo no Worksection 2.0 que ajudam a detectar um problema duas semanas antes que ele se torne catastrófico.
Temos um gráfico de velocidade
Na aba “Visão Geral do Projeto”, temos um gráfico em forma de velocímetro, que analisa o ritmo de trabalho da equipe e sugere se tudo está nos trilhos. O sistema calcula a porcentagem de tempo decorrido, compara com as tarefas concluídas e prevê a data real de conclusão do projeto.
Ele divide o estado das coisas em três zonas compreensíveis:
- No caminho certo – a equipe está trabalhando em um ótimo ritmo, você pode relaxar.
- Risco de atraso – a velocidade caiu, vale a pena prestar atenção.
- Prazo ultrapassado – aqui é necessária uma intervenção urgente.
Sobre os indicadores:
- Gradiente de cor do velocímetro:A agulha mostra imediatamente onde você está agora: na zona verde segura ou já se movendo em direção ao amarelo e vermelho.
- Comparação de linhas no gráfico: As linhas de previsão pontilhadas no gráfico mostram claramente a diferença entre como a equipe está realmente trabalhando e como deveria estar trabalhando idealmente.
- Dicas digitais: O sistema escreve em texto simples, por exemplo, “0,2 / semana” de velocidade atual, mas precisa de “2,2 / semana”. Este é seu principal indicador de que o ritmo precisa acelerar.
Graças a isso, o gerente gerencia o processo com base em números precisos, não na intuição. Se o radar mostra que a velocidade atual está aquém do ideal, você age proativamente: calma e reassigna tarefas, ajusta a carga de trabalho ou negocia com o cliente com antecedência enquanto ainda há tempo.
Automatizando a rotina
Economizar recursos da empresa não é apenas contar dinheiro nos orçamentos. Isso também significa garantir que sua equipe não desperdice horas preciosas em tarefas sem sentido. Nós, do Worksection 2.0, ensinamos o sistema a encerrar essas pequenas tarefas automaticamente.
Modos de exibição salvos
Configurar filtros todas as manhãs, a mesma rotina, monótona… Não, queremos que você veja as tarefas sem tudo isso. Então este trabalho pode agora ser feito apenas uma vez.
Você configura a ordenação ou agrupamento necessário, salva essa visualização e simplesmente retorna a ela mais tarde.
Por exemplo, você pode criar guias rápidas:
- Minhas tarefas para hoje
- Atrasadas por departamento
- Erros críticos
Operações em massa com tarefas
Se após uma grande reunião você precisa atualizar prioridades, mudar prazos ou reatribuir um monte de tarefas a outro executor, não é necessário abrir cada cartão separadamente. Você pode simplesmente:
- Selecionar várias tarefas usando Shift+click ou Ctrl+click.
- Mudar status, prioridade, responsáveis, prazos para um grupo de tarefas.
- Mover cartões selecionados entre colunas no quadro Kanban através de Arrastar&Soltar.
- Copiar e excluir grupos de tarefas
Lembretes e notificações inteligentes
Frequentemente acontece que uma tarefa já está atrasada, e o executor nem está ciente disso porque está atolado em outras tarefas. O gerente não precisa mais correr pelos chats com lembretes. O sistema irá automaticamente cobrir a equipe através de:
- Lembretes de tarefas – gatilhos automáticos que enviarão notificações alguns dias antes do prazo ou no momento de início
- Assinaturas de tarefas – você recebe notificações sobre quaisquer alterações nas tarefas que dizem respeito a você.
- Modo “Não Perturbe” – quando você precisa se concentrar.
Imagem completa em 5 minutos no painel
As manhãs de um gerente médio começam aproximadamente assim: abrindo dezenas de abas, checando cinco chats de trabalho, espreitando planilhas do Google e tentando juntar tudo. Normalmente, leva pelo menos meia hora para coletar os dados. Com os painéis no Worksection 2.0, você descobrirá como as coisas estão em apenas alguns minutos.Painel de conta
Esta é sua página principal, que você constrói como um construtor com widgets convenientes. Você decide quais blocos devem estar em destaque. Às 9:00, você simplesmente abre uma tela e imediatamente vê:
- atividade da equipe através do widget “Gráfico de Atividade”.
- tarefas prioritárias no widget “Tarefas”.
- progresso dos projetos no widget “Projetos”.
- mensagens importantes no widget “Chats”.
Painel do projeto
Quando você precisa mergulhar em um projeto específico, basta ir à aba familiar “Visão Geral do Projeto”. E nada de relatórios manuais, porque o sistema reuniu tudo por conta própria:
- Linha do tempo do projeto – percentual de tempo decorrido e uma data de previsão para conclusão.
- Gráfico de velocidade – com zonas de status (no caminho certo / risco / ultrapassado).
- Gráfico de tarefas – fechadas, abertas, atrasadas.
- Gráfico de atividades – ações dos participantes por dias, top‑3 participantes.
- Distribuição de status – comparação semana a semana.
- Análise de pessoas – o número de tarefas para cada executor e a dinâmica ao longo de 7 dias.
Tempo devolvido para o café
A principal característica do Worksection 2.0 não é te dar o máximo de gráficos ou relatórios complexos possíveis. Queremos aliviar sua mente de tarefas excessivas, então apenas assumiremos todas as rotinas.
Você simplesmente automatiza tudo isso, recuperando o controle da situação.
Confira o painel atualizado, clique nas novas funcionalidades e configure tudo ao seu ritmo, enquanto Worksection cuida do resto.