Volta One туралы:
- Цифрлық агенттік;
- Командада 30 адам;
- Нарықта 3 жыл;
- Компанияның негізі қаланған кезден бері Worksection қолданылады.
- Клиенттер: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC т.б.
Неліктен Worksection
Volta One 3 жыл бойы жұмыс істеп келеді. Біз Цифрлық Өндіріс және әлеуметтік медиа маркетинг қызметтерін ұсынамыз. Негізінен біз корпоративтік клиенттермен жұмыс істейміз — Uber, AB InBev, L’Oreal және олардың брендтері, мысалы, Bud, Staropramen, Maybelline New York т.б. Сонымен қатар, халықаралық нарыққа өнімдерін тарататын стартаптарды басқаруға көмектесеміз.
Көпшіліктің тапсырмалар менеджерлерінің мәселесі — олар IT компанияларына арнайы жасалған, цифрлық агенттіктің күнделікті реальділігіне жаман бейімделген.
Жұмыс процесін ұйымдастыру мәселесі компанияның алғашқы күнінен басталды. Біз Trello, Asana және басқа да тапсырмалар менеджерлерін сынап көрдік. Мұндай жүйелердің проблемасы — олар цифрлық агенттіктің күнделікті реальділігіне жаман бейімделген. Олардың көпшілігі IT компанияларына тән ішкі процестер үшін жасалған.
Біз оны қалай іске қостық
Әрине, Worksection-ды қабылдауда бізге көмек көрсетілді: кеңес, түсіндіру және оқыту алдық. Өнім жасаушылар өз клиенттерімен консультация жасап, оларға құлақ асып, жұмыс барысында туындаған сұрақтарға жауап табуға көмектесу маңызды. Мұндай жеке қолдау өте маңызды.
Енді Worksection компанияның операциялық қызметінің негізгі құралы болып табылады. Worksection-да біз тапсырмалар орнатамыз, жобаларды жоспарлаймыз, жұмсалған уақытты есептейміз. “Мен бүгін не істеуім керек?” деп сұраған әрбір команда мүшесі Worksection-да жауап табады.
Бұл жүйе болмаса, компания жұмысты жалғастыра алатын еді, бірақ күнделікті басқаруға әлдеқайда көп ресурстар қажет болар еді. Бүгінгі таңда Worksection атқаратын функцияны орындайтын адамдарды жалдауға тура келер еді, немесе офистің айналасына тапсырмамен жазылған тақталарды алып қоюға тура келер еді.
Енді Worksection компанияның операциялық қызметіндегі негізгі құрал болып табылады
Біз не пайдаланамыз
Біз Worksection-ның барлық функционалын деректер файлын сақтаудан басқа, пайдаланамыз. Жобалар менеджерлері Гант диаграммасын пайдаланады. Бұл оларға компанияның ресурстарын икемді жоспарлауға, жобалардың байланысын түсінуге, бір-бірімен қабаттаспауын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.
Worksection-дағы Гант диаграммасы
Біз клиенттерді Worksection-ға қосу эксперименттерін өткіздік, бірақ олар тамыр алған жоқ. Біздің жағдайда, аккаунт менеджері клиентке не қажет екенін жеткізеді.
Біз пайдаланатын негізгі есептер жұмсалған уақытты қамтиды және оны жобалар бойынша бөлуді көрсетеді. Бұл арқылы біз
барлық компанияның өнімділігін және әрбір қызметкердің өнімділігін бағалаймыз.
Worksection-дағы есептер
Біз оны қалай пайдаланамыз
Алғашында, біз Worksection-ды әзірлеушілердің кеңесімен олардың ойлағанындай пайдаландық. Барлығы оңай болған жоқ. Мұндай үлкен тапсырмалар диапазонын басқару қиын болды, біз бір уақытта 20 – 30 жобаны көтере алдық. Біз оларды әр деңгейде — жоғарғы басқару, орташа басқару және орындаушылар тарапы бойынша үздіксіз бақылауды қажет еттік.
Worksection канбаны енгізілгенде, бұл мәселелер шешілді. Біз компанияның басқару құрылымын, сондай-ақ жобаларды басқару құрылымын толық көрсете алдық. “Канбан” әр топтың қажеттілігін қанағаттандыруға мүмкіндік берді.
Бір сәтте, біз осы құралдың қуаты өзгерту екендігін түсіндік, және Worksection-ды қажеттіліктерімізге сәйкестендіру бойынша өзгертуді шештік.
Арнайы нұсқа
Біздің алғашқы және айқындаушы шешіміміз “Жобалар” бөлімінде жобаларды басқарудан бас тарту болды. Біздің типтік жобамыз тапсырма мен қосымша тапсырмалар түрінде болады.
Біз жобаларымызды сыртқы және ішкі болып бөлетін боламыз. Негізгі көрініс біз пайдаланатын “канбан” болып табылады
алдын ала құрылған жұмыс ағыны, статустар және жобаны бағыттайтын белгілермен.
Әр тақта дизайн, көшірме, әзірлеу және маркетинг менеджерлерінен тұратын
бөлімді білдіреді. Сондай-ақ, “құжаттар” және “жалпы жобалар реестрі” сияқты жобаның статусы бар тақталар бар.
Әрбір жобамыз “Келесі” бөлімінде басталады. Біз оны жоспарлап, қалай бастауды, қалай басқарыладын түсінеміз. Содан кейін жоба тиісті бөлімнің тақтасына келеді. Жоба менеджері бүкіл жоба аясында болып жатқан нәрсеге жауапты. Ол барлық тапсырмаларды, олардың тәртібін және бір бірімен байланысын, сонымен қатар мерзімдер мен соңғы пайдаланушылар үшін басымдылықтарды қарап отырады. Соңғы орындаушылар, өз тарапынан, өз жүктемелерін және тапсырмалардың басымдылығын өз фотоларына жай ғана басу арқылы көреді. Жоғары басқару да барлық жобаларды бақылай алады.
Осы жүйенің қандай ыңғайлығы бар? Компанияның әр қызметкері не істеу керектігін, қазір және жақын уақытта түсінеді. Орындаушы әр түрлі жобалар менеджерлерінен тапсырмалар алуы мүмкін, және ол PМ-мен тапсырмаларды орындаудың басымдылықтарын үйлестіреді. Апталық кездесуімізде біз жаһандық басымдылықтарды белгілейміз.
Статустар мен белгілер
Біз компаниямызда πραγματικά орын алып отырған процестер үшін статустар жасадық. Мысалы, видео шығару бөлімінде өзінің жұмыс процестері мен белгілері бар. Олар жұмыс ағынын “өзіне” бейімдей алады, оны өз шындығына сәйкес келтіру үшін. Бұл Worksection-ның бірегей ерекшелігі, мұны басқа жүйелерде көрмедік.
Worksection-дағы белгілер
- Белгілер Worksection-ның функционалдық мүмкіндіктерінің маңызды аспектісі болып табылады. Олар жобаның түрін анықтауға көмектеседі.
- Сіз белгілерді тапсырманың статусын көрсету үшін де пайдалана аласыз.
адамдар негізгі ресурс болып табылады
Цифрлыққа бейімделген
Біз Worksection-дағы жұмыс моделі көп жобаларды басқаратын кез келген цифрлық агенттікте пайдаланылуы мүмкін. Егер бірнеше он жобалар — ішкі, сыртқы, тоқтатылған немесе, бәлкім, күтуде болса, оларды басқару өте қиын. Нені болып жатқанын бағалау тіпті мүмкін емес.
Біз бір уақытта 20 жобаны басқаруға дайынбыз. Worksection-ның арқасында төрт жоба менеджерлері осындай көлеммен айналысады. Worksection барлық бизнес түрлеріне сәйкес келеді, онда адамдар негізгі ресурс болып табылады. Бұлар өндіріс компаниялары, цифрлық агенттіктер, архитектуралық бюролар болуы мүмкін.
Жобаларды және адамдарды тиімді басқару үшін дұрыс құрал қажет. Worksection дәл осындай құрал болып табылады.