Біз сәтті жобалар туралы жиі естиміз. Бірақ кез келген жобаның әр түрлі ауқым мен күрделіліктегі тапсырмалардан тұратынын түсінуіміз керек. Сондықтан, жалпы қабылдағанда, жобаның сәтті аяқталуы көбінесе әрбір жеке тапсырманың қаншалықты сәтті орындалуына байланысты.
Мұнда тапсырмаларды басқару туралы ақпарат бар, бұл сіздің командалық жұмысды тиімдірек ұйымдастыруға көмектеседі.
Тапсырмаларды басқару дегеніміз не және оның маңызы неде?
Командада кейде кейбір қызметкерлер.maximum жүктемеде жұмыс істеп, жұмыс бөлігінің үлкен көлемін атқарады, ал басқалары минималды жүктемеге ие болады. Бұған жол бермеу үшін жүйелі және ақылды тапсырмаларды басқаруды енгізу қажет.
Тапсырмаларды басқару — барлық тапсырмалар компоненттерін: уақытты, қаржыны, адами ресурстарды, жабдықтарды және т.б. басқаруды қамтиды.
Тапсырмаларды басқару жобаларды басқарудың маңызды бөлігі болып табылады. Егер команда тапсырмаларды қалай тиімді басқару керектігін білмесе, онда тиімді басқару, мерзімдерге сәйкес келу және ақырында жобаны лайықты нәтижемен аяқтау туралы сұрақ туындайды.
Сонымен қатар, жобаларды басқару тұтас көрініс көре алу қабілетін білдіреді, ал тапсырмаларды басқару микродеңгейде жұмыс істеу болып табылады, бұл жаһандық табысты құрайды.
Тапсырмаларды басқару өте маңызды, өйткені оған көптеген мәселелер тәуелді, мысалы:
- жұмыс жүктемесінің теңдестірілген бөлінуі арқасында команда өнімділігінің тұрақты жоғары деңгейі;
- жобаның прогрессі кестеге сәйкес, өйткені барлық нәрсе жоспарланған және тапсырманы орындаудың қанша уақыт алатыны және барлығы уақытында орындалатыны белгілі;
- үлкен командаларда да жұмыстың үйлесімділігі, сонымен қатар, әртүрлі бөлімдердің қызметкерлері бір тапсырма бойынша жұмыс істегенде, ақырында, баға жетпес артықшылық алады;
- шешім қабылдауды оңтайландыру, бұл жақсы құрылымдалған тапсырмалармен жұмыс жасау қалаған жоба мәртебесін кез келген уақытта түсінуге мүмкіндік береді және ағымдағы деректерге негізделген шешімдер қабылдауға мүмкіндік береді.
Тапсырмаларды басқару дағдылары және оларды жетілдіру жолдары
Негізінен, тапсырмаларды басқару дағдылары жұмсақ дағдылар деп аталады. Олар әртүрлі мамандар үшін әр түрлі болуы мүмкін, бірақ, сонымен қатар, уақытты басқару сияқты әмбебап дағдылар да бар, бұл барлығына қажет. Сонымен қатар, жобалар менеджеріне басымдық қою, делегирлеу, бірнеше тапсырманы бір уақытта бақылау және жақсы қарым-қатынас орнату, сонымен қатар қажет болған жағдайда жанжалды шешу өте маңызды.
Шын мәнінде, аса байқалмаған тапсырмаларды басқару дағдылары да бар:
- «жоқ» деп айту қабілеті. Бұл сізді мақсатқа жақындатпайтын, бірақ өзіңіз үшін және басқа адам үшін орындау керек жұмыстарды орындамауға мүмкіндік береді.
- Өнімділікті өлтіретін әдеттерден бас тарту. Мысалы, тапсырманы керемет түрде орындауға тырысу, онда жақсы нәтижені алу жеткілікті. Нәтиже соңында керемет болғанда, ол енді қажетсіз болуы мүмкін.
- Кешіктіруді бақылау. Көп адамдарда әр түрлі деңгейде кездеседі және егер кешіктіру жиі болмаса, қауіпті емес. Бірақ ол бақылаудан шыққанда, тапсырмалар сізде лавина сияқты жиналуы мүмкін.
- бәрін бақылаудың мүмкін еместігін түсіну. Сіз қандай да бір нәзік түрде жұмыс жоспарласаңыз да, күнделікті тапсырмалармен байланысты форс-мажор әрқашан болады. Сондықтан, тапсырмаларға қосымша уақыт беріңіз.
- Шешім қабылдау және олардың жауапкершілігін көтеру. Мысалы, біреу жұмыс тиімділігін арттыратын жаңа құрал ұсынады. Бірақ оны интеграциялау үшін уақыт пен күш қажет. Сондықтан, менеджер бұл құралды пайдалануды бастаймын деген courage болуы керек. Ол оның артықшылықтарын түсіндіруі тиіс және күтілген әсер болмаған жағдайда оны шешуге тиіс.
Тапсырмаларды тиімді басқаруға арналған 15 кеңес
Жобаларды басқарудағы сияқты, тапсырмаларды басқаруда бес кезең бар: бастау, жоспарлау, орындау, бақылау және бақылау, сондай-ақ жабу. Егер кез-келген кезеңде проблема туындаса, бұл жобаның жалпы мәніне әсер етеді.
Сондықтан, уақытты алып, тапсырманың не үшін қажет екенін және ол жобаның жалпы мәніне қалай әсер ететінін нақты түрде сипаттауға тұрады.
Бұл 2017 жылы PMI Global Project Management тарапынан да расталды. Жүргізілген зерттеу 37% басшылардың жобалардың сәтсіздік себептерінің басты себебі айқын анықталған мақсаттар мен прогрессті өлшеуге арналған кезеңдердің болмауы екенін көрсетті.
Жобалардың сәттілігін теріс әсер ететін факторлардың бірі — стратегияны іске асыру кезінде тәртіптің болмауы. Мұнда осы мәселелерді болдырмауға көмектесетін кеңестер келтірілген.
Кең ауқымды жобаларыңызды шағын тапсырмаларға бөліңіз
Кез келген жоба, тіпті ең күрделі болса да, бөліктерден тұрады. Жетістіктерге қол жеткізу үшін, ең алдымен, жобаны кезеңдерге бөлгеніңіз жөн, әр кезеңге арналған жалпы тапсырмаларды жазып, кейін оларды шағын тактикалық тапсырмаларға бөліңіз.
Осылайша, сіз тактикалық тапсырмалардың қалай орындалғанын қадағалайсыз. Егер белгілі бір тапсырмада проблема пайда болса, оны шешу оңай болады. Тапсырмалар тізімі болмаса, бірақ тек жоба ғана болса, қиындықтарды уақтылы байқап алу мүмкін емес. Жиі, сондай-ақ, маңызды емес болып көрінетін кішігірім тапсырма жобаның жалпы орындалуына қауіп төндіреді.
Тапсырма тізімдерін жасаңыз
Жақсы жад — бұл тамаша. Бірақ оның шектері бар. Сіз миыңызды шын мәнінде есте сақтауға тырысатын міндет сияқты ауыртпалықпен толтырмауыңыз керек, әсіресе бір уақытта бірнеше жобаларды басқаратын болсаңыз. Әртүрлі кезеңдер үшін тапсырма тізімі жасаудың мағынасы бар: бір күн, бір апта, бір ай. Сіз не істелгенін тексере аласыз. Әрине, тізім блокнотта болмауы мүмкін, мысалы, арнайы қосымшада немесе бағдарламасында.
Тапсырмаларыңызды бір жерде сақтаңыз
Жоғарыда айтылғандай, жобаларды басқарушылар жиі бірнеше жобаларды басқаруда. Сондықтан, олар ескеруі тиіс көптеген мәселелер бар. Түрлі қызметтер арасында үнемі ауысу (немесе сіз үшін ыңғайлы болуы үшін блокнот) — бұл ең жақсы идея емес. Ең болмағанда, сіз бұл қызметкерлердің мәліметтерін сұрағанда, тез жауап беруді қиындатады. Ең жаманы, блокнот үйде қалса, сіздің күніңіз хаосқа айналады.
Сондықтан, бірнеше жобаларды бір интерфейсте басқаруға көмектесетін өнімді таңдау жақсы және тапсырмаларды кез келген уақытта қолыңызда ұстай аласыз.
Мерзімдерді белгілеңіз
Адам белгілі бір тапсырманың мерзімін түсінгенде, ол/ол жұмыс графигін тиімді жоспарлайды және өнімсіз уақытты, мысалы, ұзақ кофе үзілістерін немесе смартфонды тексеруді қысқартуға тырысады.
Келесі әрекеттер тапсырмаларды уақытында орындауға едәуір көмектеседі:
- күннің егжей-тегжейлі жоспары болу;
- алтынызды осалдықтарды блоктау;
- құралдарды жігерлендіретіндей бір нәрсе немесе біреуді табу;
- уақыт бақылағышын пайдалану.
Шағын тапсырмаларды бастаңыз
Бизнес жаттықтырушысы Дэвид Аллен, Getting Things Done (GTD) әдісінде, минуттар қажет ететін міндеттерге келгенде, оларды адам смс-пен немесе клиент сұрағына жауап беріп тұрған сәтте орындау қажет. Сіз ол туралы ұмытпайсыз.
Командалық жұмыспен айналысыңыз
Кейде менеджерлерге командада барлық процестерді орнатқан сияқты көрінеді, сондықтан әріптестерсіз жақсы басқара алады. Шындығында, бұл олай емес. Сіз хабардар болуыңыз тиіс. Сіз барлық адамды бақылаудың қажеті жоқ, бірақ байланыста болыңыз, сол кезде қандай да бір проблемалар туындаса, тез кеңес ала аласыз.
Бір уақытта бір тапсырмаға шоғырланыңыз
Жоба басқару жоспары әдетте көптеген тапсырмаларды қамтиды, олардың көпшілігі бүгін орындалуы тиіс, белгілі емес тапсырмаларды бір уақытта орындауға тырыспаңыз. Зерттеулер ұзақ уақыт бойы ақылмен жұмыс жасағанда бұл жолдың тиімді емес екенін көрсетеді. Бір тапсырманы немесе оның бір бөлігін орындау әлдеқайда өнімдірек, содан кейін басқа тапсырмаға көшу.
Күнделікті тапсырмалар санын шектеңіз
Күн сайын үш басты міндетті таңдау қажет деп айтылатын «үштің ережесі» бар: егер бос уақыт қалса, қосымша тапсырмалар іздеуге болады.
Тапсырмаларды орындап үшін өзіңізді марапаттаңыз
Егер сіз шығармашылық немесе шабытты қажет етпейтін механикалық жұмыстармен айналысып жатсаңыз, онда ол тапсырманы орындағаннан кейін өз-өзіңізге жағымды бонус уәде беру тиімді болады. Мысалы, есеп дайын болғанда, десертпен кофе ішуге аласыз.
Құрылымды және жетістіктеріңізді қайта қараңыз
Сіз мәселелерді және өзіңіздің уақтылы жетістіктеріңізді да уақыт өткенде қарағанда, өзіңізден кері байланыс алуға мүмкіндік аласыз. Бұл сіздің мотивацияңыз үшін пайдалы.
Сондай-ақ, сіз кейбір тапсырмалардың көп уақыт бойы орындалмағанын көре аласыз. Оның не себептен болғаны туралы түсінуге қажет. Мүмкін, сіз бұрын беймәлім тосқауылға душар боласыз.
Пріоритеттер белгілеңіз
Барлығын бірден жасауға кіріспесеңіз. Алдымен, тапсырмаларды Eisenhower матрицасын пайдаланып, басымдықтылығыңызды белгілегеніңіз жөн. Солайша, маңызды, бірақ жедел емес нәрселерді көресіз және бір уақытта маңызды және жедел нәрселерді көресіз. Сол негізде, сіз ең жоғары басымдық деңгейімен тапсырмаларға шоғырланасыз.
Икемді болыңыз
Күнделікті тапсырмаларды басқару кейде бұрын қабылданған шешімдерді өзгерту қажет етеді. Әрқашан бірдей идеялар жақсы емес. Егер нарықта кенеттен бір нәрсе өзгерсе, сіз, ең алдымен, әрекет етуіңіз керек, бұл сіздің жұмысыңызда не нәрсені өзгертуіңізді білдіреді. Әрекеттер жоспарын түзету қабілеті өте маңызды.
Өзгерістерді басқару
Ең нашар жағдай — басқарылмайтын күшті өзгерістер. Сондықтан тұрақты командалық кездесулер маңызды, сонымен қатар тапсырмалардың мәртебесі туралы визуалды есептер. Сіз проблеманы тіпті туындаған сәтте байқай аласыз. Және белсенділікте қажетті өзгерістер енгізе аласыз.
Делегирлеу
Қазақстанында бір адам тек белгілі деңгейде өнімді бола алады. Күнде бар болғаны 24 сағат, және олардың бары жұмысқа арналмауы тиіс. Сондықтан, тапсырмаларды басқаруда, әр команда мүшесінің күштерін білу өте маңызды, тапсырмаларды ең жақсы орындаушыларға беру үшін.
Бұл шешімнің екі артықшылығы бар. Біріншіден, сіз команданың артық жүктемесі мен күйзелісінен аулақ боласыз. Екіншіден, адамдар өздеріне ұнайтын жұмыстарды атқарады, жалпы өнімділікті арттырып, сондай-ақ, проблема шешудің іздеген кезекшіл тәсілдерін табуға мүмкіндік береді.
Тапсырмаларды басқару құралдарын пайдалану
Егер сізде көп қызметкер, жұмыс саласы және тапсырмалар болса, міндеттер басқарудан бақылаудан шығып кететіні шешіледі. Яғни, мерзімдер тығырыққа, бюджеттің артуы, адамдардың күйзелісіне айналады.
Бұл тапсырмалардың жалақылардың жүктелуін білмеу, жауапкершіліктерді жөнелтуді, мерзімдер туралы хабарландырулардың болмауы, және жобалар менеджерінің жоба шолуы болмайтынымен байланысты. Барлық бұл мәселелер тапсырмаларды басқару құралдары арқылы шешіледі. Сіз басқару тапсырмаларының тізбектерін визуалды түрде көрсету және оларды орындау үшін оңтайландырылған шешімдер алуға аласыз.
Жақсы тапсырма менеджерлерінің артықшылықтары
Жоғарыда айтылғандай, тапсырмаларды басқару өнімдері шын мәнінде маңызды және жұмыстарды оңтайландыруға көмектеседі. Тапсырма менеджерлерінің ең маңызды артықшылықтары:
- Стандартталған тапсырмалардың формалары. Бұл менеджер мен бүкіл командаға онымен жұмыс істеуді жеңілдетеді, сондай-ақ автоматты түрде әр команданың жұмысы туралы есептерді қалыптастыру мүмкіндігі бар.
- Барлық деректер бір жерде. Егер тапсырмалар бақылайтын құрылғыда көп сақтау орны болса, онда онда үлкен файлдарды сақтау орын алады. Егер ол кеңіштер аз болса, сіз тапсырма туралы сілтемені, мысалы, файлдың орналасқан виртуалды дискіне қосуға болады.
- Бір жылдан шығып жұмыс жасау. Тапсырма бақылайтын құрылғы сізге кез келген жерден қажетті мәліметтерге қатысуға мүмкіндік береді, бизнес PC-тан тәуелді болмайсыз.
- Тапсырмалар бойынша жұмсалған уақыт статистикасы. Бұл жаңа жобаларды жоспарлауда пайдалы болады.
- Жақсы жүктеменің бөлінуі. Барлық тапсырмалар мен орындаушыларды шолған кезде, біреудің артық жұмыс істегенін, ал біреудің қазір шамамен бос екендігін көру оңай.
- Автоматизация арқасында уақытты үнемдеу. Мысалы, қалыптасатын тапсырмаларды автоматты түрде жүктелуді белгілеуге болады, әрбір тапсырмаларды қолмен аяқтаудың қажеті жоқ. Мұндай өте қиын болар, бірақ көп тапсырмаларды басқару кезінде көп уақытты талап етеді.
- Жеңіл қаржы. Кейбір тапсырма бақылайтын құрылғылар жалақыны есептеуге мүмкіндік береді. Жалақы KPI негізінде, яғни мерзімінде толықталған тапсырмалар санымен анықталатын компанияларда пайдалы болады. Бұл тапсырма менеджердерінің екі жағдайда да пайдалы.
Үздік тапсырмаларды басқару бағдарламалық қамтамасыз ету
Әр компания команда үшін ыңғайлы, бағасы қолайлы, қажеттер мен кәсіптің ерекшеліктеріне сәйкес функциялары бар өнімді таңдайды. Мұнда Capterra ұпайлары жоғары тапсырма бақылайтын құралдардың мысалдары бар.
Worksection
Платформалар: Web, Windows, iOS және Android
Функциялар: Worksection — тапсырмаларды басқарудың үздік қызметтерінің бірі. Көптеген пайдаланушылар оның икемділігі, үлкен және кіші командаларға ыңғайлылығы және қолданушылық интерфейстің ыңғайлылығы артықшылығын пайдаланады. Бұл құрал Agile және Waterfall командалары үшін өте жақсы.
Пайдаланушылар осындай функциялар ретінде егжей-тегжейлі бақылау панелі, уақыт бақылағышы, Канбан тақталары, CRM жүйелерімен, GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber-мен интеграциялар сияқты нәрселерді ұнатады.
Пайдаланушылар осындай функциялар ретінде егжей-тегжейлі бақылау панелі, уақыт бақылағышы, Канбан тақталары, CRM жүйелерімен, GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber-мен интеграциялар сияқты нәрселерді ұнатады.
Техникалық қолдау сұрақтарыңызға жұмыс уақыты кезінде 10 минут ішінде, жұмыс уақытынан тыс уақытта 1 сағат ішінде жауап беруге дайын.
Кемшіліктер: бағдарламалық қамтамасыз ету офлайн режимінде жұмыс істемейді, мобильді қосымша жетілдіруді қажет етеді.
Бағасы: 2 пайдаланушы мен 5 жобаның тегін сынақ мерзімі бар, 10 пайдаланушыға қол жетімділік $29 көлемінде айына.
Capterra бағасы: 4.9‑дан 5‑ке.
Asana
Платформалар: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Функциялар: бұлттық негізде тапсырмаларды бақылаушы, эстетикалық дизайн, ыңғайлы күнтізбе және жақсы есеп беру. Сіз тапсырмаларды сипаттап, мерзім белгілей аласыз, жауапты адамдарды тағайындай аласыз, файлдарды тіркей аласыз және комментарийлер қосуыңызға болады.
Кемшіліктер: барлық қолданушылар жоғары бағаларға риза емес, көптеген функциялар тек интеграциялармен ұсынылады, хабарландыру электрондық поштасы жиі дұрыс емес.
Бағасы: Premium тариф жоспарымен функциялары бар тегін сынақ бар, ал ақылы нұсқасы $13.49 мен $30.49 аралығында.
Capterra бағасы: 4.5‑дан 5‑ке.
Trello
Платформалар: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Функциялар: жасалған, берік визуализациямен, жиі кіші командаларда таңдалатын тапсырмаларды бақылаудың қарапайым және жеңіл тақтасы. Пайдаланушылар жобалар мен тапсырмалардың карталары бағанның формасында ұйымдастырылатынын, сонымен қатар жұмыс ағыстары, тізімдер, статус, жауапты тұлғалар және үшінші тарап қызметтерімен интеграция бар екенін жақсы көреді.
Кемшіліктер: егер жоба ауқымды болса, онда бұл қызметте жұмыс істегенде ыңғайсыз болады.
Бағасы: құралды алу үшін премиум функциялары бар тегін қол жетімділік бар, ақысы $5 пен $17.5 аралығында; жобаның мерзімдері мен күнтізбесі жоқ мүлдем тегін тариф бар.
Capterra бағасы: 4.5‑дан 5‑ке.
Zoho Projects
Платформалар: Web, iOS, Android.
Функциялар: тапсырмаларды бақылаушыны клиенттер мен топ мүшелері арасындағы байланыс платформасымен біріктіруге мүдделілер үшін жақсы шешім. Басқа артықшылықтар — Gantt диаграммалары, уақыт бақылағышы, шаблондар, кішігірім тапсырмаларды жасау және егжей-тегжейлі есептерді қалыптастыру мүмкіндігі.
Кемшіліктер: интеграциялар әрқашан дұрыс емес, оңай реттелмейді.
Бағасы: екі пайдаланушы мен үш жоба үшін тегін нұсқасын немесе тегін сынақ мерзімін алуға болады; 50 пайдаланушыға арналған ақылы нұсқа €5 мен айына басталады.
Capterra бағасы: 4.2‑дан 5‑ке.
Wrike
Платформалар: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Функциялар: бұл құрал әдетте жұмыс ағымдарын, формаларды және нақты уақыттағы аналитикалық есептерді қажет еткен пайдаланушылармен таңдалған. Пайдаланушылар Gantt диаграммалары мен бюджеттің функцияларын да ұнатады. API интеграцияларын пайдалану жекелеген функцияларды ұсынады.
Кемшіліктер: қымбат, қиын орнатылады, шұғыл техникалық қолдау жоқ.
Бағасы: құралды тегін сынап көруге немесе шектелген белсенді тапсырмаларды без интеграцияларды пайдалануға болады; ақылы нұсқа $9.80 адамға/айға, интеграциялар ұсынылады және 2 Гб деректер көлемі беріледі.
Capterra бағасы: 4.2‑ден 5‑ке.
Көптеген факторлар тапсырмаларды басқарудың тиімділігіне әсер етеді. Сәттілік жолында шексіз күйзеліске жол бермеу үшін, жоғарыда аталған кеңестерге сүйену керек. Олардың көмегімен командамен жұмыс істеу жағымдырақ, жылдам және өнімдірек болады.