Жоспарлаудың тиімділігі — ресурстарды тиімді бөлудің негізі, бұл орнатылған мақсаттарға жетуді қамтамасыз етеді.
Мысалы, бес адамнан тұратын команданы он тапсырма бойынша бір уақытта жұмыс істеп жатыр деп қараңыз. Уақытты қалай бөлуге болады, сонда әр тапсырма уақытында орындалады? Бір команда мүшесі қанша тапсырманы бір уақытта өңдей алады, тиімділік пен сапаны жоғалтпай?
Жоспарлаудың Мазмұны
Жоспарлау бір тапсырмаға қанша ақша, уақыт және команда мүшелері қажет екенін нақты түсінуге мүмкіндік береді. Жоспарсыз жобалар мен тапсырмалар бойынша мақсаттар орындалмай қалады.
Жоспарлаудың Принциптері мен Ережелері:
Жүйелік Ынтымақтастық
Жобалық тапсырмаларды жоспарлау компания ішіндегі барлық бөлімдер мен командалардың жұмыс процесінің міндетті шарты болуы тиіс.
Икемділік
Егер процесс барысында жобалық немесе тапсырмалық деректер өзгерсе, уақытында түзетулер жасау өте маңызды. Тапсырма менеджері құралы әр тапсырманың мерзімдерін, бюджеттерін, командаларын және жеке қатысушыларын қажет болса өзгерту мүмкіндігін береді.
Тіркеу
Бұл жоба немесе тапсырма бойынша орындалған уақытты, бюджетті немесе жоспарланған уақыт шығындарын тіркеу болуы мүмкін.Дәлдік
Уақыт пен ақша жоспарлаудағы екі негізгі параметр. Жобаның немесе тапсырманың аяқталу мерзімін және жоспарланған бюджеттерді нақтылаңыз.
Жобалық Басқару Жүйесіндегі Жұмыс Процестерін Жоспарлау
Жобалық басқару жүйесі жұмыс процестерін ұйымдастырады. Жүйеде жобалар мен тапсырмаларды құрыңыз, жоспарланған шығындарды белгілеңіз, жұмсалған уақытты тіркеңіз, команда жүктемесін және жеке мүшелердің үлестерін бақылаңыз.
Жобалық жоспар қалай көрінеді
«Жоспар» терезесінде жоба жасағанда, жоспарланған уақыт пен бюджетті белгілеуге болады.
Жобаны бөлек тапсырмаларға бөлу неге маңызды
Бір немесе бірнеше команданың бірнеше мүшелері бір жоба бойынша жұмыс істей алады. Әрқайсысының өзінің рөлі бар, рөл шатасуын болдырмау үшін жобада бөлек тапсырмалар құру маңызды.Осылайша, әр команда мүшесі өз тапсырмасы мен мерзімі туралы ақпаратты көреді.
Тапсырмалар мен кіші тапсырмалар жоспары қалай көрінеді
Жоба жасаудағыдай, тапсырма немесе кіші тапсырма жасаған кезде «Жоспар» терезесінде жоспарланған шығындарды нақтылауға болады. Егер команда мүшелері жұмсалған уақытты жазу үшін таймерді пайдаланса немесе нақты уақыт пен ақша шығындарын қолмен енгізсе, жоспарлы және нақты деректерді салыстырып, түзетуге болады.
Аяқталу мерзімі
Жобаның, тапсырмалардың және кіші тапсырмалардың нақты аяқталу мерзімін белгілеңіз. Аяқталу мерзімдерін түсіну командаға жұмысты тиімді орындап, мақсатқа уақтылы жетуге мүмкіндік береді.Келешектегі басталатын жоба немесе тапсырманы жоспарлау
Егер команда бос болмаса, бірақ клиенттен жаңа жоба немесе тапсырмалар түссе, оларды болашақ басталатын мерзіммен жобалық басқару жүйесіне қосуға болады.
Тапсырма Менеджерлеріндегі Жоспарлау Құралдары:
Жобалар мен тапсырмалар үшін визуалды жоспарлау құралдары команда жүктемесі, тапсырмалардың статустары, аяқталу кезеңдері, жоспарланған шығындар және т.б. туралы қазіргі ақпаратқа қол жеткізу береді.
Гант Диаграммасы
Жұмыс процесін және жобаның жоспарын қадағалайтын визуалды құрал. Гант диаграммасында жоспарлауға тапсырманың басталу және аяқталу мерзімдері, жоспарланған шығындар және тапсырмалардың өзара байланыстары кіреді.
Канбан
Бұрын қарапайым түске тиек бар тақта, қазір тапсырма менеджеріндегі жұмыс процесін жоспарлау және мониторинг жүргізу үшін визуалды құрал. Гант диаграммасы сияқты, Канбан барлық жобаның тапсырмалары туралы ақпаратты қадағалап, олардың статустарын, приоритет деңгейлерін және мерзімдерін көрсетеді.
Күнтізбе
Ағымдағы айда жақын мерзімдері бар тапсырмаларды қарау. Команданың жүктемесін талдаңыз, егер тиімділікке әсер ететін артық жүктеме болса, тапсырма мерзімдерін қажет болса түзетіңіз.
Таңертеңгі Digest
Таңертеңгі digest белсендіру арқылы тапсырмалардың және кіші тапсырмалардың мерзімі өткен немесе жақындап қалғаны туралы ақпарат беру үшін күн сайын электронды хат аласыз. Күнделікті жоспарлау ағымдағы команда жүктемесін және мұндай тапсырмалардың және кіші тапсырмалардың санын талдаудан басталуы мүмкін.
Worksection-дың Бизнесті Қолдауға Мүмкіндіктері туралы Қосымша Ақпарат
Worksection бизнес жоспарлау және басқаруда қалай көмектесетіні туралы қосымша ақпарат алу үшін, блогымызға барыңыз. Worksection жұмыс уақытын бақылауда құрылымдық тәсіл ұсынады және ұйымдық тиімділікті арттыру және шешімдердің қабылдануын жеңілдету үшін түрлі жобалық management құралдарын интеграциялайды.