Тройка сильных
Так можем назвать обзор, в котором встретились: Jira vs Youtrack vs Worksection. Agile-команды чаще всего становятся перед выбором: Jira или Youtrack?
Привлекает внимание бесплатность одной и другой системы (до 10 пользователей), но в процессе тестирования могут «вылезть» сюрпризы в виде глюков непонятного происхождения, ограниченного функционала или необходимости платить за дополнительные интеграции для расширения возможностей системы индивидуально под свою команду.
Наш обзор систем управления проектами будет емким, информативным и детальным. Опытные разработчики говорят, что Youtrack – альтернатива для Jira. А сам Youtrack говорит, что перейти от Jira к ним можно всего в один клик, еще и скидку получить до 25%.
Ну что ж, посмотрим, действительно ли это так. И заодно расскажем, почему Youtrack и Jira прилично ограничивают возможности управления проектами и задачами.
Софт для управления проектами будем выбирать по таким критериям:
- Сравнительная таблица
- Общая информация о каждой из систем
- Ценообразование
- Родной функционал и структура интерфейса
- Варианты отчетности
- Техническая поддержка
- Безопасность
А начнем со сравнительной таблицы
Критерии | Jira | Youtrack | Worksection |
| Бесплатный тестовый период | 30 дней | 14 дней | 14 дней |
| Бесплатный тариф | До 10 пользователей навсегда | До 10 пользователей навсегда | До 5 человек 14 дней |
| Средняя цена | 7$/за пользователя в месяц, до 5000 пользователей | 3,67$/за пользователя в месяц при оплате сразу за год, до 100 пользователей | від 3$/за пользователя в месяц |
| Диаграмма Ганта |  |  | |
| Канбан-доска | | | |
| Язык системы | английский | английский и русский | украинский, русский, английский |
| Тайм-трекер | | | |
| Напоминания | | | |
| Календарь | | | |
| Приоритеты задач | | | |
| Делегирование задача | | | |
| Вложение файлов | | | |
| Уведомление по эл.почте | | | |
| Комментирование | | | |
Какие выводы можно сделать из таблицы?
Первое — Jira и Youtrack предлагают использовать функционал системы бесплатно и навсегда для команд, в которых не больше 10-ти человек. То есть, как вариант для небольшой agile-команды, команды разработчиков ПО или айтишников — вполне ок. И мы выделим главное:
Второе — у Jira интерфейс только на английском. Если в команде есть те, кто не владеет английским на достаточном уровне для использования англоязычного софта — работа в Jira будет слишком проблемной как для отдельного сотрудника, так и для команды в целом.
Немного вводных о каждой из систем управления проектами
Jira — система отслеживания ошибок, управления задачами, управления agile-проектами с облачной и серверной версиями. Открытый исходный код для скачивания. Разработчик: Atlassian (Австралия).
Jira — выбор айтишников и разработчиков ПО. Язык интерфейса: только английский. Структура интерфейса замысловата, но для IT — не проблема. Три тарифных плана и онлайн калькулятор для просчета стоимости использования софта от 1 до 5000 пользователей.
Youtrack — система отслеживания ошибок и гибкого управления проектами для разработчиков ПО (так позиционирует себя компания на официальном сайте). Разработчик: JetBrains (с главным офисом в Праге).
Есть облачная и десктопная версии. Бесплатная версия навсегда для команды размером до 10 человек. Тарифный план гибкий и стоимость зависит от количества пользователей. Чем больше пользователей — тем дешевле стоимость тарифа. Языки: русский и английский (также немецкий, японский и т.д.).
Worksection — мобильная и мультиязычная система управления проектами. Страна разработки: Украина, 2009 год. Интерфейс переведен на 8 языков. В том числе — русский и украинский. На сегодняшний день таск-менеджер обслуживает более 1300 компаний, среди которых — лидеры мирового рынка и крупные сетевые компании.
Достойная «начинка», сотни возможных интеграций. Прозрачность и точность отчетов (по задачам, по людям, детальные и т.д.). Встроенный тайм-трекинг с расчетом не только затраченного времени, но и в формате время/деньги (идеально для компаний с почасовыми ставками). Пять тарифных планов (как для команды из 3 – 4 человек, так и для команды из 50+ сотрудников).
Итог
Jira — для IT и разработчиков ПО, Youtrack — также для айтишников, разработчиков программного обеспечения и ведения agile-проектов.
Worksection — для небольших команд, среднего и крупного бизнеса без привязки к сфере деятельности. Обеспечиваем удобное управление проектами/задачами с детализированной отчетностью и встроенным тайм-трекингом в формате время/деньги.
Ценообразование
Jira
- Бесплатно навсегда для 10 пользователей.
- Standard. 7,00$/за пользователя в месяц. Возможно подключение до 5000 пользователей.
- Premium. 14,00$/за пользователя в месяц. Возможно подключение до 5000 пользователей.
Youtrack
- Бесплатно навсегда, не больше 10 пользователей.
- 3,67$/за пользователя для команд от 11 человек и при оплате годового пакета. Стоимость для 11 + человек рассчитывается с помощью онлайн калькулятора.
Worksection
- Free. Бесплатно навсегда, для команды до 5 пользователей.
- Базовый. 69$/месяц и доступ для 20 сотрудников.
- Бизнес. 149$/месяц и доступ для 50 сотрудников.
- Премиум. 299$/месяц и доступ для 50 сотрудников.
- Enterprise (по индивидуальному запросу).
И совсем чуть-чуть математики:
Сделаем расчет стоимости для команды из 20 человек.
Jira — 140$/месяц, Youtrack — 73,4$/месяц, Worksection — 69$/месяц
Таким образом, получаем лидера цены и это — Worksection. Немного забегая наперед скажем, что данный таск-менеджер будет лидировать не только в ценообразовании.
Как разобраться самостоятельно с функционалом и обучить сотрудников?
Чтобы рабочие процессы в системе запустились быстро и безболезненно для всех сотрудников, им нужно обеспечить качественную обучающую базу. И это — забота каждой отдельной системы.
Так как Jira и Youtrack имеют специфический интерфейс, обучение может занять приличное количество времени. Чтобы облегчить процесс, обе системе позаботились о неплохой обучающей базе.
Старт в Jira
Это трудно для всех (кроме айтишников и разработчиков, конечно). Напомним, что интерфейс софта на английском. Для обучения Jira подготовили: базу знаний, обучающие уроки, FAQ, блог и даже создали комьюнити для клиентов. Если блоги, FAQ, и базы знаний есть у 99% таск-менеджеров, то Atlassian Community — это интересно.
В Atlassian Community можно получить ответы на свои вопросы от клиентов, которые уже являются пользователями Jira с приличным опытом.
Старт в Youtrack
В вопросе обучения новичков разработчики Youtrack подготовились блестяще. Начнем с того, что на сайте есть видео-тур. Это пятиминутный обзор системы. Что еще есть? На любой вкус: обучающие бесплатные вебинары (на ютуб), демо и скринкасты, форум, краткое руководство пользователя, обучающая документация.
По каждому отдельному вопросу есть отдельное руководство. Например: «Создать проект», «Управление командой проекта», «Гибкая разработка с Youtrack и многое другое».
Старт в Worksection
Мягко, комфортно, с понимаем функционала в целом и каждой детали в отдельности. Что для этого есть у таск-менеджера: техническая поддержка в чате и по e‑mail, FAQ, онлайн-консультации, обучающие видеоролики, статьи с ответами на самые распространенные вопросы клиентов, блог.
Кстати, в блоге есть подробные кейсы с разбором опыта использования Worksection разными компаниями.
Проекты, задачи и подзадачи. Структура таск-менеджеров
Структура Jira:
- Проекты
- Задачи
- Подзадачи
В Jira все «крутится» не вокруг проектов или задач, а вокруг рабочих процессов. В рабочем процессе отображается путь задачи: от момента ее создания до финального решения. Есть здесь ряд дополнений: можно создавать условия, триггеры, пост-функции. Работа с рабочими процессами больше важна для крупных компаний. Это даст точное понимание, на каком этапе находится каждая отдельная задача.
Сами разработчики софта говорят, что не рекомендуют редактировать, например, активные рабочие процессы, чтобы не возникло путаницы.
Структура Youtrack:
- Проекты
- Задачи
- Agile-доски
По сути, основное в Youtrack (как и во многих других таск-менеджерах) — это проекты и задачи. Но отдельно мы вынесли в структуру Agile-доски, так как они стоят отдельного внимания.
И так, что такое agile-доски? Они предназначены для гибкого управления проектами. Можно создавать доски Scrum, Kanban, Scrumban. Это то, за что разработчики особенно любят Youtrack. Доски позволяют выявлять проблемы и максимально быстро их решать.
Для планирования используются спринты. С помощью спринта можно сосредоточиться на одной цели, управлять ею, менять даты, имя спринта, архивировать или удалять. Задания в Kanban можно перемещать по доске, в диаграмме «Совокупный поток» проблемные места (можно настраивать индивидуально фильтры), а индикатор прогресса покажет на доске статус каждого отдельного задания.
Сами разработчики называют Youtrack гибким и это, действительно, так. Функционал можно настроить полностью под себя и потребности компании.
Структура Worksection:
- Компании
- Проекты
- Задачи
- Подзадачи первого уровня
- Подзадачи второго уровня
Все проекты в Worksection можно группировать по папкам (командным и обычным). Проекты присваиваются в работу конкретным командам. Для этого есть функция «Добавить в команду», где в один клик добавляются необходимые сотрудники.
Задачи можно создавать как с «Главной», так и с подраздела «Задачи». В правом верхнем углу на «Главной» выведены подразделы «Мои проекты» и «Мои задачи». Создавать новые задачи и управлять ими максимально удобно. Также задачи можно сортировать с помощью фильтров: «по людям», «канбан», «закрытые» и «открытые».
Внутри задач создаются подзадачи со своим исполнителем и сроком. Также в подзадаче можно ограничить видимость для определенных сотрудников, указать метки и статусы. Кроме того, в подзадачах, как и в задачах, есть возможность указать стоимость работы сотрудника за час и необходимое количество времени для выполнения поставленной подзадачи.
После запуска тайм-трекера, будет считаться время/деньги для конкретной задачи.
Тайм-трекинг. Или как вести аналитику для почасовой оплаты?
Функция тайм-трекинга — must have для компаний, которые оплачивают сотрудникам почасовую ставку. Как это работает?
Продемонстрируем на примере Worksection. Так как это единственный таск-менеджер из нашей обзорной тройки, у которого функция тайм-трекинг работает по системе время/деньги.
Это значит, что сотрудник активирует функцию тайм-трекинга, после чего начинается отсчет времени работы над задачей. Указав стоимость часа работы, система будет автоматически считать время и деньги, после чего вы получите детальный отчет по каждой задаче и каждому сотруднику.
Jira и Youtrack также предлагают функцию встроенного тайм-трекинга, но только с возможностью указать количество рабочих часов. Стоимость часа при этом автоматически не считается и дальнейшие подсчеты бухгалтерии придется делать вручную (а это время).
Отчет и анализ. Что предлагают Jira, Youtrack, Worksection?
Чем больше бизнес уходит в онлайн, тем сильнее потребность в автоматизации отчетов. И таск-менеджеры с этой задачей справляются. Каждый по-своему, конечно. Рассмотрим, что предлагает по отчетам Jira.
Отчеты в Jira
Есть парочка вариантов отчетности. Например — Project Roadmap, который позволяет просматривать загрузки каждого отдельного пользователя. Это делает управление проектами максимально эффективным. Увидеть управление проектами в Jira можно на приборной панели.
Доступные форматы отчетов в Jira:
- Отчет по высокоприоритетным задачам
- Отчет по количеству задач, созданных одним пользователем
- Отчет по среднему количеству затраченного времени для решения задачи
- Отчет по количеству задач, созданных в день, неделю, месяц, год
- Отчет по популярным задачам (которые набрали большинство голосов)
- Отчет задач по статусам
- Отчет по приоритетности задач
- Отчет по затраченному времени в конкретной задаче
Для получения более детализированного отчета с учетом потребностей компании, можно сделать интеграции со сторонними приложениями. Также есть возможность подключения Google Analytics.
Отчеты в Youtrack
Система предлагает 18 вариантов отчетов. И делятся отчеты на 4 разных типа:
- Распределение проблем
- Отчеты по временной шкале
- Управление временем
- Переход состояния
Любой отчет в Youtrack можно дублировать, делиться с командой или отдельными сотрудниками. Например, отчет по распределению проблем работает так: он дает представление о распределении проблем по проектам, ответственным, по приоритетам, по состоянию, версиям исправлений и т.д.
Большинство отчетов в Youtrack автоматически обновляются каждые десять минут. В целом, система отчетности в данном инструменты достаточно вариативна для того, чтобы держать под контролем рабочие процессы и получать по окончанию определенного срока (недели или месяца, например) детальную аналитику по важным для вашей компании критериям.
Отчеты в Worksection
Здесь отчетность до мелочей. Для среднего и крупного бизнеса, кажется, ничего лучше еще не придумали. Варианты: отчеты по проектам, задачам, по результатам работы отдельных сотрудников. Продуманный интерфейс, расширенная «начинка» и возможность использовать важные для бизнеса функции без обращения к каким-либо сторонним ресурсам.
Отчеты выгружаются с данными за день, неделю, месяц, год в XLS формате для просмотра в Excel.
Вариации отчетов в Worksection:
- Отчет общий
- Отчет по проектам
- Отчет по людям
- Отчет подробный
- Отчет по запланированным и закрытым задачам
- Отчет по задачам, которые не были выполнены в срок
- Отчет по ресурсу время/деньги (функция тайм-трекинга, о которой мы писали в начале обзора)
- Отчет по срокам в диаграмме Ганта
Вариативность отчетов в Worksection — один из весомых плюсов, который отмечают клиенты данного таск-менеджера. Благодаря этому, все рабочие процессы будут под контролем, с детальной аналитикой и автоматическим формированием исходных данных.
Техническая поддержка Jira, Youtrack, Worksection
Jira
В разделе «Техническая поддержка» на сайте Jira информативны такие ресурсы: обучающая документация, поиск ответов по заданным словам, помощь сообщества и даже обучение с последующей сертификацией. Если вы не найдете ответ на свой вопрос — нужно написать в поддержку.
Ответ может быть не сразу, так как разработка, напомним, австралийская. Причина — разные часовые пояса, если ваша компания работает на территории СНГ.
Youtrack
На сайте Youtrack сказано, что для технической поддержки не имеет значения: клиент использует систему бесплатно или платно. Они одинаково относятся к каждому клиенту (клиентоориентированность, конечно, это важно). Также обещают, что дадут ответ на отправленный тикет с 10 утра до 18 вечера обязательно. И это по СЕТ (центральноевропейскому времени).
Техническая поддержка находится в Германии и России. Также на сайте отдельной таблицей прописаны: значимость проблемы и приблизительные сроки ее решения. Так вот, проблемы незначительного характера будут решены минимум за 2 часа.
И это сложно назвать преимуществом системы, когда речь идет о рабочих процессах, где остановка равна потери времени/денег. Чтобы решить вопрос самостоятельно, можно воспользоваться форумом Youtrack.
Worksection
Украинский таск-менеджер Worksection дает быстрый отклик, как и быстро решает вопросы своих клиентов. Ответ на письмо через 10 минут!
Если вы хотите, чтобы вопросы технические решались максимально быстро, конечно, лучше выбрать систему управления проектами, где техническая поддержка работает в одном с вами часовом поясе.
Дополнительно с быстрой реакции технической поддержке Worksection еще предлагает: рубрику «Вопрос-Ответ» на своем сайте и обучающие видео на своем YouTube канале.
Облачный сервис, установка ПО или мобильное приложение?
Jira: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS, приложение Windows iPhone.
Youtrack: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS.
Worksection: веб-версия и мобильное приложение для Android и IOS.
Безопасность и конфиденциальность Jira, Youtrack, Worksection
Безопасность в Jira это:
Шифрование данных, система управления доверием Atlassian (ATMS). Разработчики утверждают, что тщательно тестируют систему на предмет безопасности, создают моделирование угроз и регулярно проводят сканирование. Инструменты безопасности Jira: SSO на основе SAML, SCIM, принудительная двухуровневая аутентификация (2FA).
Безопасность в Youtrack это:
Открытый ключ шифрования PGP, где постоянно обновляется информация (доступен по подписке). При этом, на сайте указано, что безопасность — приоритет.
Безопасность в Worksection это:
Шифрование, соединение с сервисом происходит по защищенным каналам с использованием 256-битного SSL-шифрования (такое шифрование используют банки по всему миру).
Worksection работает в кластере из четырех дата-центров, находящихся в Германии и Украине, которые соответствуют Tier‑3 классу надежности. Все комплектующие сервером продублированы для того, чтобы обеспечить безотказную работу кластера.
Worksection создает автоматические резервные копии для всех клиентов. Есть возможность подключить FTP-хранилище — собственный сервер, где можно хранить все рабочие файлы.
Вывод
Jira и Youtrack — для разработчиков ПО, айтишников, agile-проектов. То есть, эти системы не для всех. Чего не скажешь об украинской разработке Worksection. Она для всех, за счет простоты интерфейса, разнообразия встроенного функционала и приятного ценообразования. Все три системы дают доступ к детальной аналитике и отчетам. Все три имеют тайм-трекинг.
За исключением существенного и важного отличия Worksection — здесь тайм-трекинг работает в формате время/деньги и это незаменимо для компаний с почасовой оплатой труда.
Ваш выбор будет опираться на:
- Количество сотрудников
- Сферу деятельности компании
- Индивидуальную потребность в тех или иных функциях
- Географическое расположение компании (здесь о быстроте решения технических вопросов)