Управление проектами играет важную роль в компаниях, которые создают продукты или предоставляют услуги в разных сферах. Маркетинг — не исключение. Здесь project management помогает маркетинговым командам структурировать планирование, отслеживать состояние проектов и выполнять их вовремя.
Чтобы получить максимум от такого подхода, стоит использовать несколько полезных советов. О них и поговорим дальше.
Почему качественный project management важен для маркетинговых команд?
Чтобы понять важность управления проектами для маркетинговых команд, сначала стоит обозначить особенности таких коллективов:
- Креативность. Маркетинг часто невозможен без этого компонента. Например, идея маркетингового проекта вроде разработки нового бренда или рекламной кампании — это то, что невозможно реализовать без творчества и нестандартного взгляда на привычные вещи.
- Фокус на потребностях клиентов. Маркетинговые проекты в итоге должны соответствовать потребностям не только заказчика, но и целевой аудитории продукта или услуги. Поэтому важно концентрироваться на понимании потребностей и предпочтений клиентов. Так можно гарантировать, что конечный продукт или услуга закрывает конкретную боль потребителя.
- Временные ограничения. Маркетинговые проекты часто имеют четкие дедлайны. При этом сроки обычно устанавливаются с учетом рыночных условий. Поэтому неожиданные задержки в рабочем процессе могут привести к тому, что несвоевременный релиз продукта сделает его просто ненужным. А продукт, который вовремя не корректировали под запросы рынка, может стать неактуальным. Поэтому управление проектами в маркетинге должно быть достаточно гибким, чтобы учитывать эти изменения и одновременно обеспечивать готовность продукта вовремя.
- Сотрудничество с коллегами из других отделов. Маркетинговые проекты часто предполагают тесное взаимодействие с другими специалистами: дизайнерами, копирайтерами, аналитиками и другими участниками. Поэтому project management должен помогать выстраивать эффективную коммуникацию между командами с разными специализациями.
- Важность показателей. Маркетинговые проекты должны быть измеримыми и иметь четкие показатели прогресса и успеха. Значит, управление проектами должно быть настроено так, чтобы в нем было место цифрам.
Учитывая это, перейдем к тому, что project management дает маркетинговым командам.
Прежде всего, он позволяет провести декомпозицию и разделить сложные проекты на управляемые задачи. После этого можно распределить обязанности между участниками команды и убедиться, что все работают в одном пространстве и могут адекватно оценить состояние дел.
В этом помогают инструменты управления проектами для маркетинговых агентств. Именно они позволяют маркетологам отслеживать прогресс, устанавливать дедлайны и выявлять потенциальные препятствия раньше, чем они станут проблемами.
Также качественное управление проектами упрощает общение и сотрудничество между участниками команды, другими командами и заказчиками. Это помогает убедиться, что у каждого есть информация, необходимая для выполнения своей части работы.
Здесь, конечно, тоже не обойтись без внутренних баз знаний, таск-трекеров, интегрированных с мессенджерами, диаграмм Ганта и других инструментов.
Еще одно преимущество project management — структурированный подход к управлению в целом.
Проектный менеджмент делает процессы управления маркетинговыми проектами более предсказуемыми, помогает командам фиксировать цифровые показатели работы, повышать эффективность и продуктивность, параллельно снижая риск выгорания и текучести кадров.
Кроме того, эффективное управление проектами позволяет маркетинговым командам быстро адаптироваться к меняющимся обстоятельствам и условиям рынка, сохраняя конкурентоспособность.
Наконец, управление проектами становится основой для постоянного роста, позволяя командам учиться на своих успехах и ошибках, постепенно улучшая процессы.
Теперь понятно, на что направлено управление проектами для маркетинговых команд. Поэтому перейдем к советам, которые помогут получить максимально возможный результат.
Определите четкие цели и задачи
Выше мы сказали, что в маркетинговых проектах большое значение имеют цифровые показатели. Чтобы они корректно отражали состояние дел и вовремя обновлялись, нужно установить цели работы. Их полное выполнение будет означать, что все сделано на 100%.
Чтобы работать было проще, а конечная цель не казалась слишком далекой и недостижимой, составляют список задач, которые приближают команду к финальному результату. Соответственно, работа над каждой задачей тоже фиксируется. Команду действительно мотивируют наглядные результаты.
Например, весь проект разделен на пять главных этапов. В каждом этапе есть три промежуточных этапа. Когда команда видит, что полностью завершила первый из главных этапов и уже сделала треть второго, люди понимают, что движутся вперед.
Если этапы еще и привязаны к календарю и бюджетам, оценивать эффективность работы становится еще проще. Причем как команде, так и заказчику.
Но здесь важен еще один момент: абсолютно все участники процесса должны знать цели и задачи. В идеале хорошо, когда их обсуждают совместно. То есть команде не просто сообщают список целей и дедлайн выполнения, а еще и обсуждают, насколько все это реалистично.
Даже если решения о сроках и объеме работы принимают топ-менеджеры и руководители команд, необходимо максимально четко и подробно донести эту информацию до каждого сотрудника.
Также важно убедиться, что все одинаково понимают, что и когда нужно сделать.
Здесь мы переходим к следующему важному моменту. Локальные цели должны быть согласованы с общей стратегией. Это важно по нескольким причинам:
- Более высокие показатели успешности. Компании, у которых нет проблем с согласованностью, прибыльнее конкурентов.
- Четкая работа с приоритетами. Когда сотрудники знают стратегические цели проекта, им проще понять, какие промежуточные цели и задачи сильнее всего влияют на их достижение. Соответственно, такой работе присваивается более высокий приоритет.
- Понимание собственного вклада в общий результат. Это важно, потому что человек, который чувствует собственную значимость, обычно работает лучше. Чтобы почувствовать эту значимость, нужно не догадываться, а знать, в чем состоит ценность конкретной работы.
Поэтому не забывайте доносить цели и задачи до команды в целом и до каждого человека отдельно.
Да, может показаться, что это занимает слишком много времени. Но на самом деле лучше озвучить информацию, услышать вопросы и ответить на них до начала непосредственного выполнения задач. В итоге это даст лучший результат, чем исправление ошибок, допущенных из-за нехватки информации.
Создайте подробный маркетинговый план проекта
Значение планирования сложно переоценить, потому что оно влияет буквально на все дальнейшие процессы. Поэтому чем подробнее будет ваш план, тем выше вероятность того, что он будет выполнен вовремя и действительно хорошо.
Если план существует только в общем виде, есть риск, что важные для успеха детали просто останутся вне внимания. А проявится это только тогда, когда сроки до релиза начнут стремительно сокращаться.
Чтобы планировать действительно эффективно, не игнорируйте следующие шаги:
- Привлекайте к планированию не только лидеров команд, но и других сотрудников. Об этом мы уже говорили выше. Особенно важными обсуждения становятся, когда проект предполагает сотрудничество между разными департаментами. Иногда мнения разных специалистов позволяют точнее оценить время, необходимое для выполнения тех или иных задач.
- Оцените риски и найдите способы их преодоления. Здесь тоже стоит привлекать к планированию представителей всех связанных отделов, чтобы увидеть как можно больше потенциальных проблем.
- Проведите общую встречу с представителями заказчика и исполнителей. Это позволит убедиться, что все одинаково понимают цели и будущий ход работ.
- Используйте лучшие системы для управления проектами. Они позволяют собрать в одном пространстве все, что нужно для слаженной и продуктивной работы.
- Будьте готовы принимать изменения. Даже если план кажется идеальным, не стоит держаться за него любой ценой. Лучше вовремя внести изменения, если этого требует, например, ситуация на рынке.
Уделите максимум внимания коммуникациям
Когда планирование завершено, можно надеяться, что теперь все будет максимально прозрачно и предсказуемо: каждый просто начнет выполнять задачи, закрепленные за ним.
На практике так происходит не всегда. Очень часто проблемы появляются именно из-за сложностей с коммуникацией. Кто-то не понял, где искать информацию, кто-то забыл ответить на запрос, а кто-то вовремя не предоставил доступы, например, к тестовому серверу.
В результате нерешенные вопросы накапливаются, какие-то задачи выполняются наугад, а какие-то просто зависают.
Чтобы этого не было, все заинтересованные стороны должны общаться: письменно, голосом, в таск-менеджерах и других каналах. Без этого в управлении проектами digital-маркетинга никак.
Коммуникация внутри задачи в системе управления проектами Worksection
Оптимальным решением будет использование сервисов для управления проектами, где предусмотрены инструменты для коммуникации. Например:
- комментарии к задачам;
- возможность прикреплять файлы разных форматов;
- интеграция с почтой и/или мессенджерами;
- встроенный чат.
Когда у команды есть все перечисленное или хотя бы значительная часть, проблем с общением точно становится меньше.
Чтобы свести их к минимуму, можно прописать регламент коммуникаций. Например, указать, что срочные вопросы стоит задавать в мессенджере, а информацию, которая не требует быстрой реакции, можно оставлять в комментарии к задаче.
Постоянно контролируйте ход проекта
Даже в мыслях не стоит допускать, что работа может быть выполнена хорошо без четкого понимания состояния дел в каждый конкретный момент.
Особенно важен контроль в масштабных проектах, где задействовано много людей. Выпустив из внимания, казалось бы, мелочь, очень скоро можно получить проблему, устранение которой будет стоить слишком дорого.
Речь не о микроменеджменте, который только вредит проектам и командам, а о своевременном контроле процессов.
Поэтому стоит использовать инструменты управления проектами для маркетинговых агентств, в которых есть функции контроля и мониторинга. Например, диаграммы Ганта, Kanban-доски, dashboard проектов и другие инструменты.
Dashboard проекта в системе управления проектами Worksection
Это действительно удобно, потому что руководитель буквально на одном экране может увидеть, все ли в проекте идет по плану.
Если заметно, что есть проблемы, можно глубже посмотреть на показатели и разобраться, что сделать, чтобы выровнять ситуацию.
Когда проектов несколько, а в маркетинговых командах это распространено, без таких инструментов быстро мониторить состояние дел почти невозможно.
Чтобы этот совет сработал, важно донести всем сотрудникам, что такой софт полезен для всех и это совсем не инструмент репрессий.
Наоборот, продвинутые сервисы вовремя напоминают о задачах, дедлайн по которым истекает. А еще могут показать, что у конкретного сотрудника на этой неделе загружено, например, 40 часов. Значит, давать ему дополнительный объем работы нецелесообразно.
Может показаться, что мониторить ключевые показатели можно и вручную. На самом деле это возможно, но такие вещи занимают много времени, поэтому оперативность принятия решений будет невысокой. А в маркетинге часто приходится действовать быстро, чтобы получить хороший результат.
Документируйте все, что возможно
Отвечая на вопрос, как стать лучше в маркетинге или в любой другой сфере, важно понимать, что основа постоянного улучшения отдельных команд и компании в целом — опыт.
При этом он должен храниться не в голове отдельных сотрудников, а в документах.
И удачные решения, и факапы нужно фиксировать. В будущем эта информация убережет компанию от ошибок и позволит даже новичкам решать задачи максимально эффективно на основе прошлого опыта.
Ценные выводы
Эти советы по управлению маркетинговыми командами действительно дают результат, если интегрировать их в жизнь бизнеса.
Если придерживаться их системно и четко, позитивные изменения в работе начнут появляться довольно быстро.
Со временем вы поймете, как использовать каждый совет в работе команды с учетом особенностей компании и заказчиков, с которыми вы работаете.