Nu vezi cine lucrează la ce și în ce stadiu se află sarcinile? Worksection 2.0 ajută la menținerea totului sub control.

Man­agerul între­abă despre proiect. Ce se face de obi­cei în ast­fel de cazuri? În primul rând, tre­buie să ver­i­fi­ci man­agerul de sarci­ni, apoi să-ți amintești că s‑a dis­cu­tat ceva în Slack și, apoi, să ver­i­fi­ci dacă fișierul pe care clien­tul îl așteap­tă este gata. Se trans­for­mă într‑o inves­ti­gație despre cine a făcut ce, unde și cum, ceea ce duce în cele din urmă la confuzie.

De unde vin aces­te între­bări în fiecare zi?

Datele sunt dispersate

Con­trol manual

Clien­tul nu poate vedea progresul

O echipă fără o viz­iune holistică

Cât de ușor este să con­trolezi totul în Work­sec­tion 2.0?

Vezi totul deo­dată cu dash­board-uri personalizate

• crit­ice:
• impor­tante
• nor­male

Dimineața, este ime­di­at clar cu ce să începi ziua.

Mon­i­tor­izarea sarcinilor echipei este susțin­ută de grafi­cul de activ­i­tate. Aces­ta arată cine a lucrat la sarci­ni și când pe par­cur­sul săp­tămânii. Acest lucru face clar dacă cine­va este copleșit de muncă, în timp ce alții au timp să-și ajute colegii.

Imag­inea glob­ală a com­paniei este ară­tată de wid­get-ul ​„Proiecte”. Aici, poți vedea toate proiectele active sau sus­pendate cu indi­ca­tori de pro­gres. Poți eval­ua rapid ce pro­cen­taj din muncă a fost final­izat pen­tru fiecare.

Și dacă este impor­tant pen­tru tine să urmărești fiecare schim­bare, există wid­get-ul ​„Eveni­mente”. Aces­ta arată cele mai recente acți­u­ni pe proiect în ordine crono­log­ică. Vei vedea ime­di­at dacă cine­va a lăsat un comen­tar­iu, a schim­bat sta­tusul unei sarci­ni sau a încăr­cat un fiși­er nou și poți sări ușor la sarci­na relevantă.

Toate aces­te date se actu­al­izează automat, așa că nu mai tre­buie să colectezi sta­tusuri man­u­al. În plus, né-am asig­u­rat că majori­tatea acți­u­nilor rapi­de pot fi real­izate direct de pe ecran­ul principal.

Există un istoric al schim­bărilor – nu mai există ​„Cine a schim­bat termenul?”

În munca de proiect, există o ade­văr – lucrurile se schim­bă con­stant. Termenele se mută, se adaugă noi respon­s­abili, sarcinile sunt mutate în etape diferite și așa mai departe. Prob­le­ma apare pen­tru că după o săp­tămână, nimeni nu-și amintește de ce s‑au luat ast­fel de decizii în primul rând. Con­tex­tul pur și sim­plu se pierde.

În Work­sec­tion 2.0, nu va tre­bui să te bazezi pe mem­o­rie. Sis­temul înreg­istrează automat totul din momen­tul în care o sarcină este cre­ată până la orice mod­i­ficări ale sta­tusurilor, pri­or­ităților, per­soanelor respon­s­abile sau fișierelor adău­gate. Comen­tari­ile și chiar înreg­istrările de urmărire a tim­pu­lui sunt sto­cate aici.

Pen­tru aceas­ta, există un tab ​„Activ­i­tate” în fiecare bloc de sarci­ni. Totul este lis­tat într‑o ordine crono­log­ică clară – ce s‑a schim­bat, când și cine a făcut‑o.

Acest lucru sim­pli­fică foarte mult viața echipei între­gi. De exem­plu, dacă o per­soană nouă se ală­tură proiec­tu­lui, nu tre­buie să alerge între­bând despre tot. Este sufi­cient să te uiți la istoric pen­tru a înțelege întreg­ul con­text al muncii. Și, cel mai impor­tant, dis­par argu­mentele inutile în echipă, deoarece fiecare decizie este înreg­is­trată și poate fi ver­i­fi­cată cu ușurință.

Cum ajută dia­gramele Kan­ban și Gantt să vezi sarcinile și pla­nurile curente?

Când sunt prea multe sarci­ni, toată lumea tinde să nu mai săr­bă­tore­ască. Într‑o listă sim­plă, este greu să sta­bilești rapid ce se mișcă cu ade­vărat și ce este pur și sim­plu blocat.

Tableau Kan­ban arată toată munca în timp real. Sarcinile sunt orga­ni­zate în coloane ​„Plan­i­fi­cat”, ​„În des­fășu­rare” sau ​„Aștep­tând Apro­bat”. Echipa vede ime­di­at starea actu­ală a lucrurilor. Dacă pla­nurile se schim­bă, sta­tusul sau per­soana respon­s­abilă pot fi actu­al­izate direct pe tablă prin sim­pla mutare a cărții. Acest lucru ajută să se observe la timp unde se acu­mulează muncă și cine din echipă este copleșit.

În timp ce Kan­ban arată ce se întâm­plă acum, dia­gra­ma Gantt ajută să înțelegem ce va urma.

Sarcinile din­tr-un proiect sunt de obi­cei inter­conec­tate și se succed una pe alta. Dacă un ter­men lim­ită este pre­lun­git, altele se mută automat, dar acest lucru este greu de obser­vat într‑o listă gen­er­ală. Pe linia tem­po­rală Gantt, toate aces­te conex­i­u­ni sunt viz­ibile deodată.

Vezi dura­ta fiecărei sarci­ni și cum pro­gre­sul proiec­tu­lui se alini­ază cu plan­ul inițial. Dacă vreo etapă este întârzi­ată, sis­temul evi­denți­ază riscurile, per­mițân­du-ți să ajustezi termenele sau să redis­tribui efor­turile înainte ca prob­lemele cu termenele să apară. Ca urmare, toată lumea înțelege prin­cip­i­ul muncii, iar man­agerul vede imag­inea de ansam­blu și acționează proactiv.

Numărând tim­pul efec­tiv cu urmărirea tim­pu­lui și rapoartele

Expli­carea unui client sau man­age­men­tu­lui unde a mers săp­tămâ­na de muncă este mult mai ușoară când ai numere exacte mai degrabă decât estimări aprox­i­ma­tive. Cu toate aces­tea, amintirea și înreg­is­trarea orelor post-fac­tum este o poveste com­plet diferită.

Și pen­tru a evi­ta să ai această con­ver­sație sep­a­rată și alte prob­leme, în Work­sec­tion 2.0, am făcut ca tim­pul să fie înreg­is­trat chiar în tim­pul lucru­lui la sarcină. Per­soana respon­s­abilă pur și sim­plu pornește cronometrul încor­po­rat sau adaugă orele lucrate man­u­al, oferind un comen­tar­iu scurt. Infor­mați­ile sunt sal­vate ime­di­at în cadrul car­du­lui sarcinii. Ca rezul­tat, vezi clar câte ore a con­sumat o sarcină speci­fică și cine a lucrat la aceasta.

Când vine vor­ba de finalul unui proiect, colectarea datelor începe de obi­cei din toate părțile pen­tru a com­pune măcar un raport. În Work­sec­tion 2.0, nu este nevoie să com­pui totul man­u­al, deoarece sis­temul adună automat toate orele înreg­is­trate în grafice ușor de înțeles.

Poti gen­era un raport în doar câte­va minute pen­tru a revizui numărul total de ore pen­tru proiect, a com­para tim­pul plan­i­fi­cat cu cel efec­tiv sau a eval­ua sarci­na fiecărui par­tic­i­pant din echipă. Acest tip de raport este ușor de expor­tat și ară­tat clien­tu­lui, elim­inând ast­fel toate între­bările inutile despre unde s‑a dus bugetul.

Arătând clien­tu­lui ce are nevoie prin rolul de ​„Invi­tat”

Desig­ur, împărtășirea pro­gre­su­lui muncii cu clien­tul este corec­tă, dar arătân­du-le toate schițele, detali­ile finan­cia­re sau core­spon­dența internă cu diverse dis­cuții nu este deloc recomandabil.

Cu toate aces­tea, fără un sen­ti­ment de con­trol, clien­tul va simți anx­i­etate și poate să nu aibă întot­deau­na încredere. Și asta este corect, motiv pen­tru care am găsit un echili­bru prin oferirea de con­trol fără a per­mite ca aces­ta să inter­fer­eze cu munca echipei.

În Work­sec­tion 2.0, aceas­ta este setată prin rolul ​„Invi­tat”. Decizi ce parte a proiec­tu­lui să deschizi. Clien­tul va putea acce­sa sis­temul, vedea sarcinile apro­bate, sta­tusurile curente, termenele lim­ită și fișierele finale. Ei pot lăsa comen­tarii direct în con­tex­tul sarcinii, dar toate pro­ce­se­le interne: sarci­ni tehnice, finanțe, note de urmărire a tim­pu­lui și chat-uri pur echipă rămân inviz­ibile pen­tru ei.

Mai mult decât atât, aceas­ta economisește o mulțime de timp. Clien­tul nu mai tre­buie să întrebe despre proiect zil­nic, deoarece se poate conec­ta în orice moment și vede pro­gre­sul sin­gur. Echipa poate lucra lin­iștită, menținând dia­loguri interne, fără a fi dis­trasă de actu­al­izări nes­fârșite ale statusului.

Aducând ordine sarcinilor cu o vedere tabelară

O listă obiș­nu­ită de sarci­ni poate fi utilă pen­tru îmbunătățirea muncii în echipă, dar ce se întâm­plă dacă sunt sute de sarci­ni? Lista devine lungă, nim­ic nu este clar și totul se pierde. Nu ar tre­bui să né lăsăm ​„înghițiți” de acest haos.

Așa că am cre­at o vedere tabelară. Aceas­ta gru­pează toate sarcinile într‑o matrice înțelegă­toare care ajută la ori­entarea rapidă atun­ci când tre­buie să scanezi întrea­ga gamă de sarci­ni dintr‑o privire. Îți per­son­al­izezi coloanele, gru­pezi sarcinile după termene, respon­s­abil­ități sau statusuri.

Dacă tre­buie să actu­al­izezi datele sau să reasignezi sarci­ni unui alt coleg, nu este nevoie să deschizi fiecare card sep­a­rat. Toate mod­i­ficările pot fi real­izate direct în celulele tabelu­lui, la fel ca în Excel obiș­nu­it. Acest lucru economisește mult timp când tre­buie să aran­jezi rapid un volum mare de muncă.

Poti lucra chiar mai bine

Cea mai neplă­cută parte este când jumă­tate din zi nu merge la muncă, ci la clar­i­ficări pre­cum ​„cine face asta” și ​„unde se află.” Aceas­ta epuizează atât echipa, cât și managerii.

Work­sec­tion 2.0 este exact ceea ce este nece­sar pen­tru a elim­i­na toate clut­ter-urile inutile. Când sta­tusurile, istoricul mod­i­ficărilor și termenele lim­ită sunt deschise și clare, nece­si­tatea de a se între­ba unii pe alții în mesageri la fiecare oră sau de a orga­ni­za un alt apel de treize­ci de minute doar pen­tru a afla sta­tusul unei sarci­ni dispare.

Și aceas­ta duce la o poveste sim­plă, unde există mai puțin haos, mai puțin dupli­cat și mult mai multă lin­iște pen­tru a‑ți face pur și sim­plu treaba.

Comută la Work­sec­tion 2.0 și vezi cum e să lucrezi fără dureri de cap inutile.

​