ЗИКЗАК — дизайн және креативтік процессін сүйетін архитектура және интерьер дизайны бойынша динамикалық және міндеттемелі топ. Олардың тәжірибесі мен тұрақты трендтерді зерттеуі оларды күтулерді орындауға және батыл идеяны стандарттан тыс дизайн шешімдеріне айналдыруға мүмкіндік береді. Дизайн студиясы нарықта 5 жылдан астам уақыт бойы жұмыс істеп келеді, ал қазір олардың командасында 20-дан астам дизайнер мен архитектор бар.
Сіз жобаларды жүйелеуге қалай келдіңіз?
Бұл әңгіме біздің компанияда ұзақ уақыт бойы жалғасып келеді. Барлығы Excel файлдарымен бір жыл жұмыс істегеннен кейін басталды (барлығы сияқты). Әр жоба үшін бөлек Excel файлы болды, онда график белгіленген. Бұл өте ыңғайсыз болып шықты.
Мысалы: егер жоба мерзімі өзгертілсе немесе жаңа тапсырма қосылса, жоба жолындағы барлық шаршыларды қолмен бояу қажет болды. Бұл уақытты көп алатын және тиімді болған жоқ.
Кейін, жобаларға жұмсалған еңбек шығындары жазылған Excel файлы қосылды. Әр жаңа ай — бұл жаңа файл. Және әр айда біз әр жобада қанша және қандай шаршы қамтылғанын қолмен есептедік.
Біз Excel‑де сағаттық еңбекақыны есептедік, бірақ бұл сағатпен емес, күнмен байланысты болды. Мысалы: біз еңбекті күн немесе жарты күнге дөңгелетеміз.
Бірақ жоба саны көп болғанда, біз басқа шешім іздей бастадық. Біз әртүрлі жүйелерді сынап көрдік: Asana, Trello, Worksection. Біз Worksection-ды таңдадық және таңдаумызға қуаныштымыз.
Тапсырма менеджері қандай міндеттерді шешуі керек?
Біз өзімізге бірнеше міндет қойдық:
- Жобаның мерзімін бақылау.
- Жоба бюджетінің бақылауы.
- Жоба бойынша еңбек шығындарын бақылау.
- Жобаны уақытында орындау.
Worksection компанияңызға не берді?
Бұл бізге жүйелендіруді берді. Енді біз бизнес процесстерін дамытып, оларды Worksection-да жобаларға айналдырып, процестің жоспарларға сәйкес келуін бақылаудамыз.
Сіз қандай Worksection функцияларын дереу пайдалануды бастадыңыз?
Бірінші кезең — Worksection ішінде жобаларды қолмен жасау болды. Біз тапсырманы тапсырмадан кейін орналастырып, әр жаңа жобаны қайта сипаттадық.
Екінші кезең — Біз шаблон жобаларын жасап, онда тапсырмаларды көшірдік.
Қазір біз API пайдаланып жатырмыз: біз Excel-ден жобаларды генерациялаймыз, онда стандартты орындау алгоритмі дәл жазылған. Бұл бізге Worksection ішінде жобаның «жайылуын» сақтау үшін орталықтандырылған дәнді сақтауға мүмкіндік береді.
Сіз Worksection-да жобалармен қалай жұмыс істейсіз?
Бізде бірнеше стандартты жобалар бар, бірақ олар әрдайым өзгерістер енгізіледі. Біз жоспарланған жобаның деректерін Worksection-ға жүктейміз, содан кейін команда жобалау кезеңінде алдын ала болжауға болмайтын өзгерістер енгізе алады. Мұны Worksection-да жасау өте ыңғайлы: сіз әрдайым тапсырманы қоса аласыз немесе қажет емесін жоя аласыз.
Сіз Worksection-да уақытты бақылау үшін қалай пайдаланасыз?
Біз уақыт пен бюджет есептейміз. Біздің мақсатымыз — нақты еңбек шығынын бақылау, сондықтан жобада көбірек реалистік мерзім құра аламыз.
Қызметкерлер функцияны оңай меңгерді. Бірден қиындық — еңбек шығындарын уақытында енгізу және оны ұмытып кетпеу.
Сіз Worksection-де есептерді пайдаланады ма?
Ия. Біз еңбек шығындары бойынша есеп жасаймыз және нақты деректердің жоспарланғанымен сәйкес келуін көреміз.
Бізде ереже бар: команда жетекшісі тапсырмаларды белгілей алады. Бастапқыда менеджер Worksection-да алдын ала дайындалған кестені алады. Менеджер жобада өзгерістер енгізе алады, тапсырмаларды жауып немесе аша алады.
Жобаның қалған қатысушылары еңбек шығындарын жұмыс күнінің соңында қосады. Нәтижесінде, біз жобаның толық картинасын аламыз.
Сіз Worksection хабарландырулары үшін электрондық пошта немесе хабарламашы қолданасыз ба?
Біз Worksection-ды электрондық поштаға байланыстырамыз. Осы күні орындауға тиіс тапсырмалар туралы хабарландырулар таңертең әр қызметкерге жіберіледі. Қажет болса, қызметкерлер хабарландыруларды пайдаланып жүрген хабарламашыға байланыстыра алады.