Клиенттермен немесе фрилансерлермен жұмыс ұйымдастыру — әр түрлі көлемдегі бизнесті әсер ететін қиындық. Ақыр соңында, жобаның табыстылығы — команда ішінде ғана емес, барлық қатысушылармен, жиі фрилансерлер мен клиенттермен де байланыс жүргізу мүмкіндігімен анықталады.
Оны сәтті басқару жалпы ұйымдастыру принциптері мен автоматтандырылған жобаларды басқару жүйелерінің комбинациясы. Практикалық білім мен қажетті құралдарды қолданудың шебер балансы компаниядағы жобаларды басқарудың жоғары деңгейін анықтайды.
Бұл мақалада біз клиенттермен және фрилансерлермен жұмысты тиімді ұйымдастыруды, сондай-ақ оған көмектесетін Worksection құралдарын айтамыз.
Жұмыс процесін ұйымдастырудың жалпы принциптері
Эффективті жұмыс істеу үшін мына принциптерді ұстану қажет:
- Ашық байланыс: Жұмысты үйлестіру үшін байланыс кестесін орнатып, оған сәйкес болыңыз. Қарым-қатынаста түсінбеушіліктерді болдырмау үшін анық және қысқа болыңыз.
- Жұмыс процестерінің ашықтығы: Жұмыс кезеңдерінің барлығында анықтығын сақтау. Барлығы өз жұмысын тиімді орындау үшін қажетті ақпаратқа қол жеткізуі керек.
- Тұрақты кері байланыс: Ұйымдық жетілдіру үшін және мәселелерді тез арада шешу үшін барлық қатысушылардан тұрақты кері байланыс алатын үдерісті сақтаңыз.
- Құжаттандыру: Жобамен байланысты барлық құжаттар оңай сілтеме жасау және жауапкершілікті қамтамасыз ету үшін жазылуы тиіс.
- Сапаны бақылау: Жұмыстың сапасын тексеру үшін тұрақты тексеру нүктелері болуы тиіс және жобаның белгіленген стандарттар мен күтулерге сай екендігіне көз жеткізу керек.
- Жобаларды басқару құралдарын пайдалану:Жобаларды басқару ақпаратын оңай басқару және орталықтандыру үшін, Worksection сияқты қызметтерді енгізіңіз.
Рөлдер мен міндеттердің анық белгілілігі
Жалпы принциптерге қосымша, клиенттер мен фрилансерлермен жұмысты ұйымдастыру үшін ерекше ішкі процесс жасау қажет. Автоматтандырылған құралдарды пайдалану ұйымның сыртқы жағдайларға қарамастан жоғары деңгейде жұмыс істей беруін қамтамасыз етеді.
Клиенттермен жұмыс ұйымдастыру
Клиенттермен жұмыс істеудің бірінші қадамы жобаның көлемін анықтау болып табылады. Бұл процесс жоба мақсаттары, нәтижелері, мерзімдері, және клиенттің жоба өмір цикліндегі нақты рөлдері туралы егжей-тегжейлі талқылауды қамтиды. Бұл тәсіл күтулерді басқаруға және екі тараптың жоба табысына қосқан үлестерін түсінуге көмектеседі.
Ашық байланысты және бақылауды сақтау үшін, клиентті Worksection жобасына шақыра аласыз. Бастау үшін, сіз бөлек команда құрып, оны клиент командасы ретінде белгілейсіз. Әдетте, мұндай команда шығындар мен есептерді көрсету үшін шектелген қол жеткізуге ие болады.
Сондай-ақ, клиенттердің профиліне қатысты мәліметтерді “Қызметкерді өзгерту” бөлімінде шектеуге болады.
Фрилансерлермен жұмыс ұйымдастыру
Фрилансерлерді жобада тартудың алғашқы қадамы жұмыс көлемін анық ашық түрде белгілеу. Бұл фрилансерлердің жұмыстарын жалпы жоба мақсаттарымен сәйкес келтіруге және шынайы күтулер орнатуға көмектеседі. Осы сәтте негізгі нәрселерді айқындау өте маңызды:
- орындалуға тиіс жұмысқа қойылатын күтулер;
- жауапкершілік аймағы, фрилансердің орындауы тиіс нақты тапсырмалар;
- жұмыс өнімділігінің жалпы стандарттары;
- мерзімдер.
Фрилансерлермен жұмыс істегенде, біз сондай-ақ оларға қызмет ететін бөлек команданы жасау және жұмыстарды орындау шартына негізделген құқықтарды беру үшін ұсынамыз.
Worksection-да рұқсаттар
Worksection-да, сіз жеке пайдаланушылар үшін жүйеге қол жетімділікті теңшеу мүмкіндігіне ие боласыз. Worksection-дағы рөлдер әкімшілік және пайдаланушылық болып бөлінеді. Олардың әрқайсысының жүйеге белгілі бір деңгейдегі қолжетімділігі бар.
Біз клиенттермен және фрилансерлермен жұмыс істегенде ең көп кездесетін пайдаланушы рөлдерін қарап шығамыз:
Оқырман
Бұл рөлдің мағынасы атауынан толығымен көрінеді. Оқырман тек жобаның жалпы ақпаратын қарай алады, бірақ пікір қалдыра алмайды немесе тапсырма орындаушы бола алмайды.
Оқырман рөлін клиентті жобада тарту және сәйкестікті ашық түрде хабарлау үшін пайдалануға болады. Сол уақытта клиент жобамен тікелей өзара әрекет ете алмайды, бұл жұмыс процесінің бүтіндігін қамтамасыз етеді.
Маңызды ескерту! Оқырман рөлі ақысыз, бірақ сандық шектеулер бар. Мысалы, 50 пайдаланушыдан тұратын бизнес жоспары шеңберінде жобаға 100 оқырман қосуға болады, бұл екі еседен артық.
Қонақ
Қонақ — жүйеге шектелген қолжетімділігі бар рөл. Бұл пайдаланушы тек жауапты немесе абонент ретінде белгіленген тапсырмаларға қол жеткізе алады.
Пайдаланушы
Пайдаланушы — жүйедегі ең көп таралған рөл. Олар шақырылған проект шеңберінде барлық тапсырмаларды құра алады, пікір қалдыра алады және көре алады.
Қосымша мүмкіндіктер
Қатысушының рөліне қарамастан, сіз қосылған жоба ішіндегі тапсырмаларды жасырын ете аласыз.
Және пікірлерді:
Сондықтан, Worksection-пен сіз ақпараттың көрінуін икемді түрде басқаруға мәжбүр боласыз, бұл клиенттер мен фрилансерлерді тарту кезінде өте ыңғайлы.
Қорытындылай келе, Оқырман, Пайдаланушы және Қонақ арасындағы негізгі айырмашылық — жүйемен өзара әрекеттесу мүмкіндігі және жобалық ақпараттың қатысушылармен көріну деңгейі. Сондықтан, ынтымақтастық форматына байланысты, сізге сәйкес келетін қол жеткізу деңгейін таңдай аласыз.
Өзгерістер мен түзетулерді басқару
Өзгерістер мен түзетулерді басқаруды үш негізгі бағытқа бөлуге болады:
Кеңейту басқарусы
Кеңейту жобаларды жойып жіберуі мүмкін. Бұл мерзімдердің кешігуіне және бюджеттің кеңеюіне әкеледі. Бұл мәселені басқару үшін өзгерістер мен көлемді түзетулерді басқару үшін формалды процесс жасау маңызды.Бұл өзгеріс сұранымының процестерін орнатуды қамтиды. Бастапқы жұмыс көлеміне кез келген өзгерістер немесе толықтырулар енгізу, оларды жүзеге асырмас бұрын қарау мен бекіту үшін құжатталуы керек.
Жоба жоспарының түзетулері
Кемелдіктер — кез келген жобаның ажырамас бөлігі. Эффективті жобаларды басқару түзетулердің қажеттілігін болжауды және жоба жоспарына икемділікті енгізуді қажет етеді. Бұл жобаның прогресін қарастыру және жобаны әсер ететін мәселелерді шешу үшін тұрақты кездесулерді қамтиды. Мүмкін өзгерістер мен олардың салдары туралы талқылауға қолайлы орта ұстау жобаны түзетуге көмектеседі.
Құжаттандыру және ашықтық
Жоба бойында келісімдерді, өзгерістерді және барлық өзара әрекеттерді жазу анық бақылауды ұстап тұруға көмектеседі. Осындай ашықтық мүдделер қақтығысын төмендетеді және барлық тараптар арасындағы сенімділікті арттырады. Құжаттандыру мен ашықтықтың дұрыс деңгейін ұстап тұру үшін жобаларды басқару жүйелерін пайдалану жөн. Worksection көрсеткіштері мен есеп беру жүйесіне ие, жобаның прогресі туралы ашық қарым-қатынас жасауға мүмкіндік береді.
Worksection-ның репорты
Рөлдер мен міндеттерді айқын анықтау, сонымен қатар өзгерістер мен түзетулерді басқаруға қажетті құралдардың болуы, жобаның менеджерлеріне ынтымақтастыққа және өнімді жұмыс ортасын жасауға мүмкіндік береді. Бұл тәсіл фрилансерлер мен клиенттердің үлестерін тиімдірек етумен қатар, жобаны сәтті аяқтауға да көмектеседі.
Ашық байланыс пен жауапкершілікті орнату
Фрилансерлер мен клиенттері бар кез-келген жобада, ашық байланыс пен тиімді есеп беру сенімділікті, жауапкершілікті және жағымды жұмыс қатынастарын орнату үшін өте маңызды. Ашық байланысты және құрметті орнату үшін бірнеше қадамдар:
1‑қадам: Сенімділік пен жауапкершілікті қалыптастыру
Тұрақты жаңартулар
Барлық тараптарды жобаның прогресі, қиындықтары және жетістіктері туралы хабардар етіп отырған кезде, сіз өзіңіздің жоба мақсаттарына деген адалдығыңызды көрсетесіз және басқа қатысушыларды өз жаңартуларын бөлісуге ынталандырасыз.Бұл жоспарланған кездесулер, прогресс есептері және нақты уақыттағы ақпараттық панельдер арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.Ашық есеп беру
Есеп берудің тек тұрақты емес, сонымен қатар анық болуын қамтамасыз етіңіз. Фрилансерлер мен клиенттермен бір уақытта бірдей ақпаратты бөлісуге арналған құралдарды пайдаланыңыз. Бұл ашықтық анық күтулер орнатуға көмектеседі және шатасу мүмкіндігін азайтады.
Ақпаратқа қол жеткізу
Барлық мүдделі тараптарға қажетті жоба құжаттамасына, бұрынғы байланыстарға және басқа маңызды ақпаратқа қол жеткізуді беріңіз. Мұны орталықтандырылған платформа арқылы ұйымдастыру, онда құжаттар сақталады және тез әрі жеңіл қол жеткізілетін болады.
Worksection “Файлдар” бөлім
2‑қадам: Позитивті жұмыс ортасын құру
Құрмет және тәжірибелілік
Бütün қарым-қатынастарда құрметпен және кәсіби әрекет етіңіз. Ол ресми кездесу ме, болмаса тұрақты жаңарту. Сіздің қарым-қатынас түріңіз жобаның жалпы форматын анықтайды.
Жетістіктерді мойындау
Топ мүшелерінің, соның ішінде фрилансерлердің, күш-жігері мен жетістіктеріне тұрақты негізде құрмет көрсетіңіз. Бұл қуатты ынталандыру құралы болып табылады және жобаның маңыздылығын арттырады.
Мәдени алуандықты ескеру
Мәдени алуандықты ұмытпаңыз, әсіресе бірнеше орналасу орындарын қамтитын командамен жұмыс істегенде. Бұл коммуникация форматына және адамаралық қарым-қатынасқа әсер етуі мүмкін, олар теңгерімді командалық жұмыс үшін өте маңызды.
3‑қадам: Кері байланыс пен ашық диалог беру
Кері байланыс процесі
Фрилансерлер мен клиенттердің жобаның прогресі мен ағымдағы тапсырмаларды орындауға қатысты пікірлерін білдіруіне мүмкіндік беретін анық кері байланыс процестерін орнатыңыз. Бұл жоспарланған кездесулердің бөлігі ретінде немесе сауалнамалар мен сауалнамалар арқылы ұйымдастырылуы мүмкін.
Жылдам жауап
Кері байланыс пен пікірлерге жылдам және конструктивті жауап беруге тырысыңыз. Бұл кері байланыстың құндылығын көрсетуге және ашық байланысты нығайтуға мүмкіндік береді.
Сұрақтарды ынталандырыңыз
Сұрақ қоюға мүмкіндік беріңіз. Бұл жұмыс процесінде белгісіздікті минимизациялауға көмектеседі.Ашық байланысқа және тұрақты есеп беруге назар аудара отырып, барлық тараптардың рөлі бағаланатын жоба атмосферасын құра аласыз. Бұл сенімділікті қалыптастырып, барлық тараптар арасында күшті, жағымды қатынастар орнатуды көтермелейді.
Қорытынды
Компания арасында ашық байланыс пен ынтымақтастықты қалыптастырудың маңызды бөлігі қатысушылардың ашықтығы мен барлық қажетті ақпаратқа орталықтандырылған қол жеткізуді қамтиды.
Worksection осындай мақсаттар үшін тамаша шешім. Оның функционалдығы анық есеп беру жүйесін бейнелеу, барлық құжаттарды орталықтандырылған сақтау мен қатысушылардың құқықтарын орнату құралдарын қамтиды. Бұл жүйені ішкі жұмыс процестерін және үшінші тұлғаларды қамту үшін ұйымдастыруда ыңғайлы етеді.