Компания басшысы жобалар санының өте үлкен екендігін және одан әрі өсетіндігін түсінгенде, бұл топтар үшін тапсырмаларды басқарудың тиімділігіне әкеледі.
Команда өнімділігін арттырудың тиімді әдістерінің бірі команда тапсырмаларын басқару. Бұл бөлінген уақытта көбірек істер жасауға көмектеседі және қызметкерлердің күйзеліске түсуін болдырмайды. Біз сапалы тапсырмаларды басқаруды қалай орнатуға болатындығын айтамыз.
Команда Тапсырмаларын Басқару
Жоба тапсырмасы - нақты әрекет, оның сәтті орындалуы мақсатқа қол жеткізуге бағытталған қадам болып табылады.Команда тапсырмаларын басқарған кезде, менеджер команда жүктемесі мен оның тиімділігі арасында теңгерімді табуы тиіс. Яғни, барлық тапсырмаларды уақытында және техникалық талаптарға сай орындау үшін, тапсырмаларды бөлу қажет, қызметкерлерді қосымша жұмыс жасауға және тым тығыз мерзімдерден аулақ болуға тырысу керек.
Команда Тапсырмаларын Басқарудың Маңызы
Тиімді тапсырмаларды басқарудың маңызы асыра бағалана алмайды. Жекелеген жобалардың сәттілігі және бизнес жалпы осыған байланысты.
Егер компанияда команда тапсырмаларын басқару болмаса, алдағы уақытта келесі мәселелермен бетпе-бет келу керек болады.
- Кім екендігі белгісіз тапсырмалар. Бұл олар жай ғана айтылып немесе мессенджерде жазылғанда болады, бірақ кімнің не істеуі керек және қашан деген жазба жоқ.
- Жоғалған тапсырмалар. Егер тапсырма орындаушылары бірнеше болса, олар бір-біріне кезектесіп тапсырманы жібере алады. Бір нәрсе болуы мүмкін, сондықтан тапсырма келесі орындаушыға жетпей, "дәйексіз" күйде қалады.
- Тапсырманы орындау үшін қажет маңызды компоненттердің болмауы. Декомпозиция ірі мәселелерді шешуде пайдалы. Дегенмен, ақырғы кезеңде тапсырманы орындау үшін қажетті барлық заттарды алу мүмкін болмай қалуы мүмкін, мысалы, команда мүшесі байланыста жоқ, ал оның жұмыс материалдары қайда екені белгісіз.
- Уақытында орындалмаған тапсырмалар. Кейде аралық кезеңдер соншалықты созылады, сондықтан тапсырмалардың және бүкіл жобаның мерзімдері едәуір көшеді. Алынған нәтиже бұрынғыдай өзекті емес, өзгерістер талап етеді және сәйкесінше, оларға қосымша ресурстар қажет.
Егер жоғарыда аталған құбылыстар компанияда болса, тұтынушылардың сенімділігін жою және пайда бөлігін жоғалту сөзсіз. Команда тапсырмаларын басқару мұны болдырмау үшін қажет.
Тиімді Тапсырмаларды Басқару Ненің Бізді Түсіндіреді?
Тапсырмаларды басқару тиімді болып саналады, егер ол келесілерді қамтамасыз етсе:
- бір орындаушы үшін бірдей тапсырма приоритеттерінің жоқтығы;
- барлық қызметкерлер үшін бір ақпаратты көз;
- тапсырмалар бойынша прогресті бақылау тәжірибесі;
- мерзімдердің тұрақтылығы;
- әр команда мүшесінің лайықты жүктемесі;
- жұмыстардың жоғары сапасы.
Тапсырмаларды Басқарудың 5 Негізгі Компоненті Нелер?
Жобаның бірегейліктеріне қарай команда тапсырмаларын басқарудағы нюанстар өзгеруі мүмкін. Бірақ әдетте команда тапсырмаларын басқару көрсетілген компоненттерсіз болмайды.
Стратегиялық жоспарлау Бұл процесс басталатын бірінші қадам команданың мақсаттарын бағалау және жетістікке жету үшін қажетті әрекет тапсырмаларын жоспарлау.
Ресурстарды ұйымдастыру Стратегиялық мақсаттар қойылғаннан және прогресс жоспары жасалғаннан кейін, бар ресурстарды бағалау қажет. Тапсырмаларды орындау үшін жеткілікті ресурстар болған жағдайда, адамдардың қызметін сәйкестендіруге, белгілі процестерге жауап беретін адамдарды тағайындауға және әрі қарай жүруге болады.
Таланттармен жүйелі жұмыс Адам ең көп ұнататын нәрсені жасағанда, ол әлдеқайда тиімдірек болады. Сондықтан, әр команда мүшесімен қарым-қатынас жасау мен коммуникативтілігіне жүйелі назар аудару керек. Бұл ақпарат тапсырмаларды кімнің айналыса алатындығын делегаттау арқылы пайдалы болады.
Тапсырмаларды хабарлау және олардың орындалуына мотивация Тапсырманы орындауға формал тәртіп, әрине, қажет. Бірақ менеджер осы тапсырманың жобаның жұмысына әсерін нақты түсіндіруі керек. Адамдарды ынталандыру өте маңызды, сондықтан олар өздерінің маңызды және бағаланатын жұмыстарын сезінуі керек.
Тұрақты прогресс мониторингі Сәттілік ары қарай табысты кейіпкерлердің айтуынша, тапсырмаларды орындау жай-күйін үнемі бақылау, прогресті бақылау, бөгеттерді қадағалау және т.б. қандай маңызды нәрсе екендігін жиі айтпайды. Менеджер кейбір нәрсенің дұрыс емес екенін көргенде, әрекеттерді барынша уақытында тіркеуге және болашақ үшін осы тәжірибеден үйренуге мүмкіндік бар, ұқсас қателіктер жібермеу үшін.
Команда Тапсырмаларына Жұмысты Қалай Ұйымдастыруға Болады?
Алдыңғы компаниялардың тәжірибесі командамен жұмыстарды ұйымдастырудың оңтайлы әдісі топтық тапсырмаларды басқару. Бұл бірнеше мәселелерге қатысты:
- Бір жұмыс кеңістігі. Компанияның барлық деңгейлері, жоғарғы менеджерлерден бастап жас мамандарға дейін, ортақ ортада бірігіп жұмыс істейді. Бұл басқаруға жобаның күйін анық көріп, тиімді тапсырма басқаруды ұйымдастыруға мүмкіндік береді.
- Ынтымақтастық орнату. Компания бойынша команда мүшелері келіскен стандарттарға сәйкес тапсырмалармен жұмыс істегенде, үйлесімділік артады, бұл өнімділікке оң әсер етеді.
- Анық приоритеттер. Тапсырма менеджері дәл қазір қандай тапсырмалардың ең маңызды екенін және приоритетті шешімді қажет ететінін көрсетеді. Сондықтан жұмыс ортасында шатасу аз болады.
- Уақыт тиімділігін арттыру. Бағдарламалық қамтамасыз ету топтық тапсырмаларды, мысалы, типтік және/немесе қайталанатын тапсырмалар үшін шаблондарды пайдалана отырып, тез жоспарлауға мүмкіндік береді.
- Қашықтан топтық жұмысты оңтайландыру. Қызметкерлер қай жерде болса да, тапсырмаларға қол жеткізіп, онымен жұмыс істей алады. Бұл әсіресе уақыт айырмашылығы бар командалар үшін ыңғайлы.
Ең Жақсы Тапсырмаларды Басқару Құралдары
Топтық тапсырмаларды тиімді басқару үшін танымал және сыналған құралдардың бірін таңдауға болады.
Worksection
Платформалар: Web, Windows, iOS және Android.
Мүмкіндіктер: Топтық тапсырмаларды басқаруға арналған икемді құрал. Бірнеше жобаларды басқарғанда тиімді жұмыс істеуге мүмкіндік береді. GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber, CRM жүйелерімен кіріктірілген интеграцияларды ұсынады. Платформа сондай-ақ Канбан тақталарын, уақыт трекерін және Гант диаграммаларын ұсынады. Көрнекі бақылау тақтасы жобаның ең маңызды көрсеткіштерін бір экранда алуға мүмкіндік береді.
Кемшіліктер: Барлық пайдаланушылар мобильді қосымшаның жұмысымен және оффлайн шешімінің болмауымен қанағаттанбайды.
Баға: $29 айына 10 жобаны, 10 мүшеге дейінгі командамен басқаруға болады. $49 айына 20 жоба, 20 пайдаланушыға дейін. Шексіз жобаларды 50 пайдаланушыға дейін $199 айына бағдарлай аласыз.
Capterra-дағы бағалау: 4.9 из 5.
Asana
Платформалар: Web, iOS, Android, Windows.
Мүмкіндіктер: Қарапайымдылық, көрнекі тартымды интерфейс, тапсырмаларды тағайындау, мерзімдерді қою, приоритет деңгейлері, файлдарды тіркеу және т.б.
Кемшіліктер: Пайдаланушының функциялық қатынасы бойынша үміттері көбіне орындалмайды. Электрондық хат хабарландырулары әрқашан дұрыс емес.
Баға: 15 пайдаланушыға дейін тегін нұсқа бар. Төленетін тарифтер $13.49 мен $30.49 аралығында болады. 30 тәулікке мерзімі өткен сынақ нұсқасы бар.
Capterra-дағы бағалау: 4.5 из 5.
Wrike
Платформалар: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Мүмкіндіктер: Негізінен, пайдаланушылар бұл құралдың визуализация функцияларын ұнатады. Бұнда Канбан тақталары, Гант диаграммалары, графиктер бар. Жұмыс ағындары, нақты уақыттағы аналитикалық есептер де қол жетімді.
Кемшіліктер: Пайдаланушылар жиі техникалық қолдау қызметіне хабарласып отыруы керек, себебі арнайы дайындықтан өтпей жылдам параметрлерді өңдеу оңай емес.
Баға: Тегін нұсқада шектеулі тапсырмаларды орындауға болады. Төленетін тарифтер $9.80 мен $24.80 аралығында болады. 14 күндік сынақ кезеңі бар.
Capterra-дағы бағалау: 4.2 из 5.
Monday.com
Платформалар: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Мүмкіндіктер: Копиялау үшін тақталар, статус беруге, сонымен қатар тапсырмаларды тиімді орындауға көптеген параметрлер, мерзімдер, статустар, приоритеттер, орындаушылар бар. Автоматтандыру мүмкіндіктері бар.
Кемшіліктер: Ешқандай қиындықсыз орнату процесі өтпейді, бұл жасақты өте қымбатқа жауап береді.
Баға: 2 команда мүшесіне дейінгі тегін нұсқа бар. Төленетін тарифтер $8 мен $16 аралығында болады. 14 күндік сынақ нұсқасын қолдана отырып, таңдалған тарифтің тиімділігін бағалауға мүмкіндік бар.
Capterra-да баға: 4.6 из 5.
ClickUp
Платформалар: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Мүмкіндіктер: Пайдаланушылар құралдың икемділігі мен уақытша ағын немесе күнтізбе бойынша түрлі сүзгілердің болуы сияқты фактіні жылы қабылдайды. Google Workspace, Dropbox, Zapier интеграциялары мүмкін. Вики құжаттары мен чаттар топтық жұмысты жеңілдетеді.
Кемшіліктер: Мобильді қосымша жақсартуды қажет етеді.
Баға: 3 тақтаны қолдану тегін. $5 бастап, қолайлы нұсқа алу үшін 14 күндік сынақ нұсқасын таңдауға болады.
Capterra-да баға: 4.7 из 5.
Қадам-қадам: команда тапсырмаларын тиімді басқаруды бастау
Барлықынан маңыздысы, өзіңізге жазып алыңыз, сіз таңдаған команда тапсырмаларын басқару стратегиясы, енгізу кезеңінде, әлбетте, сіздің ойыңыздағыдай оңай болмайды.
Сондықтан, негізгісі бірлескен тапсырмаларды басқару мәнін түсіну және онымен бизнеске ұзақ мерзімді пайда әкелетінін түсіну болып табылады. Бірақ тәсілдер мен әдістер өзгеруі мүмкін. Эксперименттер сіздің жетістік жолыңызда қалыпты құрал.
Бұлтыныш команда тапсырмаларын басқаруға алғашқы қадамдар болуы мүмкін.
Бизнесті процестерді сипаттау және барлық мүмкін нәрсені цифрлау
Сізге барлық нәрсе бұрыннан анық болып тұрғандай көрінсе де, компанияның көлемі кішкентай болса, бұл мүмкіндігінше ертерек жасалуы керек. Негізгі әдістерді түзету қажет:
- ұйымдық құрылым;
- жұмыс мақсаттары;
- қызметкерлердің ролдары, міндеттері мен тапсырмалары.
Барлық нәрсе сипатталғаннан кейін, компанияны жалпы және нақты командаларды жаңаша көру қажет болуы мүмкін.
Бизнесті толық шолу жасағаннан кейін, процестерді цифрландыруға көшу басталу қажет. Мысалы, қағаз дәптерлер мен есептерден құтылып, Google Drive-да құжаттарға көшу, яғни цифрландырудың бір түрін енгізу.
Сізге ең тиімді тапсырмаларды басқару құралын таңдаңыз
Жоғарыда біз команда үшін тиімді құрал мысалдарын келтірдік. Олардың әрқайсысын менеджер тестілеуі қажет, ол жүйені команданың жұмысына интеграциялауға жауап береді. Бұл маңызды, себебі:
- адам тракерлердің артықшылықтары мен кемшіліктерін түсінуі керек және құралды саналы түрде таңдауы тиіс;
- таңдау шешімі қабылданғаннан кейін, қызметкерлерді сендіру, яғни бағдарлама қандай артықшылықтар ұсынатынын түсіндіру қажет.
Егер компанияда бірнеше командалар болса, олардың жетекшілерін тестілеуге қосу және құралдың соңғы таңдауына жүгену мүмкін, бұл тапсырмаларды менеджердің ары қарай енгізуін оңайлатады.
Тапсырмаларды басқару құралын интеграциялау үшін қысқа мерзімді мақсаттарды белгілеу
Жоғарыда тапсырмаларды басқарудың маңыздылығына сөйлесіп кеттік. Бірақ әр қызметкер осы ғаламдық мақсаттарға жақын болмауы мүмкін, сонымен қатар, оларды қабылдау кейде қиын. Сондықтан, интеграция нәтижесін түсіндіру қысқа мерзімде мақсатталады, мысалы:
- 100% тапсырмалар тапсырма трекерінде жазылады, чаттарда, пошталарда емес;
- тапсырма бойынша барлық коммуникациялар мен файлдар тапсырма менеджерінде жүргізіледі;
- ованы жобаласқаннан кейін үш ай өткенде, нақты уақыт көрсеткіштеріне арналған дұрыстамалар.
Функционалдылықты кезең-кезеңімен орындау
Команда алдымен ауызша, мессенджерлерде немесе қағазда өңделген тапсырмаларды тапсырма менеджеріне өткізіп, онымен жұмыс істеуді бастайды: үлгі бойынша жасау, делегаттау, статус алмасу және жабу.
Барлығы процесті түсінгеннен кейін, қосымша мүмкіндіктерге, мысалы,приоритеттеу, уақытты бақылау, бюджеттік есеп және т.б. көшуге болады.
Арнайы енгізу нұсқасы да бар: алдымен жеке қызметкерлер (немесе бірнеше команданың бірі) барлық элементтерінде өтуіне мүмкіндік беріледі. Содан кейін процесс барлық компанияға таралуы мүмкін.
Маңызды! Егер өнімнің барлық функционалдығы үшін төлеу және тек бір бөлігін қолдану үшін қиынға соқса, бұл жағдайда біріншіден, сіз көп санды тапсырма басқарушыларының әзірлеушілерінен тегін сынақ нұсқасын қолдана аласыз. Екіншіден, қызметтің негізгі функционалдығын сатып алудың не жаман? Уақыт өте келе команда талаптарына сәйкес кеңейтуге болады.
Жаңартуларды тұрақты талқылау тақырыбын жасаңыз
Бұл қызметкерлерден егжей-тегжейлі пікірлер алу үшін жалғыз жол. "Сәлем, бұл тапсырма трекері тамаша, дұрыс па?" сияқты міндетті сұрақтармен шектелмеңіз.
Компаниядағы тапсырмаларды басқару жүйесін енгізу кезінде, регулярно келісімі бастау керек. Мысалы, күнделікті және апталық жиналыстарда, тапсырма менеджерімен жұмыс істеу туралы бөлісуді талқылауға бес минут бөлуге болады.
Егер біреу егжей-тегжейлі түсініктемелер беруді қаласа, көруге болатын уақытты талқылау керек, бірақ қызметкерлердің пікірін елемеуге болмайды.
Сондықтан, команда тапсырмаларын басқару жұмыс тиімділігіне және бизнес сәттілігіне елеулі әсер етеді. Бұл құралды компанияңызға оңай енгізу үшін:
- қандай нақты пайда әкелетінін түсіну;
- тапсырма менеджерін таңдау;
- оны күнделікті іс әрекетке кезең-кезеңмен интеграциялап, командадан тұрақты пікірлер алу.
Сіздерге өнімді жұмыс тілеймін!