Жобаны басқару жүйесін енгізу оңай деген түсінік бар. Дегенмен, шын мәнінде, Компания А жүйені сәтті біріктіруі мүмкін, ал Компания Б оны енгізе алмауы мүмкін.Бұл неге болады?
Бірінші кедергі — команданың қарсылығы. Екінші мәселе — жаңа жүйе шеңберінде жұмыс ағындарын қалай қалыптастыру керектігін түсінбеу болуы мүмкін. Жобалардың айқын көрінісін алу орнына, сіз жаңа хаосқа және оны қалай ұйымдастыру керектігі туралы белгісіздікке тап боласыз.
Worksection-ды бастау команда жұмысын ұйымдастырудағы жаңа кезең болып табылады. Сондықтан, жүйеге енгізу өзінің қиыншылықтарын әкеледі. Біз ең алдымен жиі кездесетін мәселелерді қарап, команда басқару жүйесіне өту жолдарын қалай тиімді орындау керектігі туралы практикалық кеңестер береміз.
Worksection-мен жұмысты бастау кезінде кездесетін жалпы қателіктер тізімі
Мәселе #1 — Басқарма командаға жаңа жүйенің не үшін қажет екенін түсіндірмейді
Жаңа құралды енгізу шешімін компанияның басшылығы қабылдайды. Әдетте, басшылық құралды оның тікелей іске қосылуынан бұрын сынайды.
Танысу кезеңінде болашақ жұмыс ағынының шамамен идеясы қалыптасады. Сондықтан, жаңа жүйеге команданы қосу сәтті бастау үшін жеткілікті болып көрінуі мүмкін. Міне, бірінші проблема: командаға жүйенің құндылығын түсіндірудің жетіспеуі. Команда сіз ұсынған өзгерістердің құндылығын түсінбейді.
Шешім
Компанияның жаңа жүйеге неге қажеттілігін түсіндіріңіз. Оның артықшылықтары мен ыңғайлылығы туралы айтыңыз. Міне, олардың бірнешеу:
Сонымен қатар, жаңа қызметпен қалай жұмыс жасау керектігі туралы қызметкерлер үшін нұсқаулықтар әзірлеңіз және жеткізіңіз. Жүйенің құрылымын, тапсырмаларын қалай белгілеу және тексеру керектігін және т.с.с. қысқаша түсіндіріңіз. Бұл жаңа құралмен қалай жұмыс істеу керектігі туралы сенімділік береді.
Мәселе #2 — Команданың қарсылығы
Түсініктеме беріліп, нақты қадамдық нұсқаулық ұсынылғаннан кейін де, басшылық команданың қарсылығына тап болуы мүмкін. Неліктен?
Өзіндік өнімділікті жоғары деңгейде ұстайтын қызметкерлер өзгерістерге қарсылық білдіреді жоғарғы деңгейде. Аз өнімді қызметкерлер болса, жұмыспен қажетті деңгейде нақты күткендей күш салмағының көрсетілуінен қашқакандықтан жасырын түрде қашады. Сондықтан, бекітілген жұмыс ағынында кез келген өзгерістер ауыртпалық туғызады. Ал бұл басқарылуы керек.
Бекітілген жұмыс ағынында кез келген өзгерістер ауыртпалық туғызады.
Шешім
Команданы қызметті пайдалануға ынталандырудың жолын табыңыз. Бұл қызметке енгізу кезеңінде бонус жүйесі немесе басқа түрдегі ынталандыру болуы мүмкін. Мысалы, біз және біздің клиенттеріміз қарапайым ереже қолданамыз: егер тапсырма Worksection-да болмаса, ол жоқ.Қызметкерлер өздерінің тапсырмалар тізімдерін тексеруге белгілі бір ынта-жігер туғызып дамытады. Бөлім басшылары, өз кезегінде, тапсырмаларды жауапкершілікпен орнатуды бастайды. Бұл жеңіске жету емес пе?
Мәселе #3 — Жалпы жұмыс ережелерінің болмауы
Жүйенің мүмкіндіктерін бизнесіңізге лайықтау өте маңызды. Мұнсыз, сіз тек жұмыс хаосын масштабтайсыз.
Шешім
Ол үшін жүйенің көмегімен алгоритм мен жұмыс ережелерін бекітуіңіз қажет. Мысалы, әр түрлі бизнес түрлері Worksection-да жұмысын қалай ұйымдастыра алады:
- Маркетинг агенттіктері: Маркетинг науқанын жоспарлау және басқару. Жазушылар, дизайнерлер және редакторлармен контент жасауда ынтымақтастық орнату.
- IT компаниялары: Бағдарламалық қамтамасыз етуді әзірлеу жобаларын тапсырмалармен, мерзімдермен және кезеңдермен басқару. Жаңа нұсқалар мен бағдарламалық қамтамасыз етуді жаңарту үйлестіру.
- Цифрлық агенттіктер: Клиенттермен жобалық талаптар мен кері байланыс бойынша ынтымақтастық орнату. Агенттіктің ағымдағы жобалары арасында ресурстарды тиімді бөлу.
- Заң фирмалары: Сот істері мен клиент қажеттіліктеріне байланысты тапсырмаларды анықтау. Клиенттер үшін уақыт бағалауды бақылау.
- Архитектуралық бюро: Архитектуралық жобаларды, негізгі кезеңдерді және мерзімдерді жоспарлау. Ресурстарды, соның ішінде жұмыс күшін және материалдарды бөлу.
- Өндірістік кәсіпорындар: Өндірістік процестер мен кестелерді жоспарлау. Уақытында шикізат алу үшін жеткізушілермен ынтымақтастық орнату.
- Құрылыс бизнесі: Схемаларды, рұқсаттарды, келісімшарттарды және басқа құжаттарды бір жерге ұйымдастыру. Тиісті төлемдер үшін жұмсалған уақыт пен басқа ресурстарды басқару.
Мәселе #4 — Жүйені енгізуге ешкім жауапты емес
Әрбір тапсырманы орындаудағы негізгі проблемалардың бірі — жауапкершіліктің болмауы. Жүйенің енгізілуін бақылап отырған адам болмаса, жедел және тиімді интеграция болмайды.
Шешім
Жауапты адамның міндеті — келісілген жоспарға сәйкес болу, процесте уақытында өзгерістер енгізу және прогресс туралы есеп беру. Сондықтан, қызметті енгізуге жауапты болатын қызметкерді таңдаңыз және:
- Қызметкерлердің қатысуын бақылау;
- Жүйеге жұмыс ережелерін біріздендіру;
- Командаға жұмыс туралы қажетті барлық ақпаратты жеткізу.
Мәселе #5 — Worksection-дан тыс байланыс
Жұмыс чаттары практикалық емес. Маңызды ақпарат көбіне жоғалады, және жобаның динамикасын бақылау қиын. Worksection жұмыс байланысын мүмкіндігінше тиімді ету үшін әзірленген, артық хаосты болдырмау үшін.Шешім
Осылайша, қызмет интеграция кезінде барлық жұмыс пікірталастарын Worksection-ға ауыстыруды ұсынамыз. Ережелердің бірі жүйе ішінде барлық бизнес коммуникацияларын жүргізу болуы керек. Бұл тек қызметті сәтті интеграциялауға көмектесіп қана қоймай, сонымен қатар жұмыс ағынының сапасын айтарлықтай жақсартуға мүмкіндік береді.
Мәселе #6 — Интеграцияда белсенді басқару қатысуының болмауы
Бұл қарапайым. Егер басшылық қызметті пайдаланбаса, олар командасының пайдаланатынына қалай күтуге болады?
Шешім
Жаңа жүйеде жұмыс істеуге ынталандырудың ең жақсы жолы — өзіңіздің мысалыңызбен көрсету. Басшылық тестілеу жүргізуге және жүйені жүйелі түрде пайдалануға бірінші болып қатысуы керек. Қызметкерлермен сыртқы байланыс жасаңыз және бірге жұмыс істеңіз бизнесіңізге сәйкес тиімді жұмыс әдістерін табу үшін.
Мәселе #7 — Барлық команданы бірден жүйеге ауыстыру
Жұмыстың алғашқы күндерінде толық команданы жүйеге қоспаңыз. Сізде неғұрлым көп қызметкер болса, жұмыс ағыны мен түсінбестік туралы соғұрлым көп сұрақтар туындайды.
Шешім
Бірінші, жүйеге сынақ командасын қосып, алғашқы жобада жұмысын сынақтан өткізіңіз. Интеграция үшін жауапты менеджер тағайындаңыз. Бұл жүйемен жалпы жұмыс ережелерін жетілдіруге де көмектеседі. Бұл сынақ режимінен кейін нәтижелерді масштабтауды және бүкіл команданы шақыруды бастаңыз.
Қорытындылай келе
Жобаны басқару жүйесін сәтті енгізу үшін:
- Командаға компанияға осы өзгерістер не үшін қажет екенін түсіндіру.
- Команданы қызметті пайдалануға ынталандырудың жолын табу.
- Жаңа жүйеде жұмыс істеуге алгоритм мен ереже жүйесін құру.
- Интеграция үшін жауапты біреуді тағайындау.
- Барлық бизнес коммуникацияларын жүйеге ауыстыру.
- Қызметті қолдану қажеттілігін мысалмен көрсету.
- Қызметті тестілеу үшін сынақ командасын құру.