Бағдарламалық қамтамасыз етуді дамыту, соңғы тұтынушыларға қызмет көрсету немесе B2B секторында жұмыс істеу – әр түрлі саладағы кәсіпорындар өсудің кезеңіне жетеді, мұнда тапсырмалардың саны шынайы түрде басқаруға болатыннан асып түседі. Бұл бизнес прогресінің белгісі. Осы мәселелерді шешу үшін біз классикалық әдістемелерден Критикалық Орамдар Әдісін (CPM) қарастырамыз. Бұл басшылардың көптеген тапсырмаларды басқаруына арналған ұйымдастырушылық мәселелерді шешуге арналған іс-қимылдар мен кезеңдер алгоритмі.
Мысалы, Майкл астанадағы тамақтану қызметінің менеджері. Ол жұмысын жақсы көреді және барлық нюанстарды біледі. Дегенмен, ол екі жыл бойы демалыс алған жоқ. Жақында оның фирмасы Олимпиадалық команда спортшыларына 500 000 тағам жеткізу үшін тендер жеңіп алды. Ол тағам жеткізу уақытын бақылап, ақуыз сілкесінің жеткізіліміне үйлесімділік жасап, қызметкерлердің өзгеру графигін жоспарлауы қажет. Бұдан басқа, басқа да тапсырмалар бар: бухгалтерлік кеңсені тазарту, сұхбат ұйымдастыру, бір реттік тамақ контейнерлерін тапсырыс беру. Мұндай жүктемеге байланысты жеке клиенттерден маңызды тапсырыстар бірнеше рет жіберіп алынды.
Дәл осындай естілетіні бар ма? Майкл және осындай оқиғалары бар басқа менеджерлер не істеуі керек?
Олар бастаудан оңай бастай алады – Критикалық Орамдар Әдісін (CPM) қолдану арқылы.
CPM деген не?
Танымал шешімдер нақты мәселелерді шешу үшін жасалады. 1957 жылы, американдық DuPont компаниясы химиялық зауыттарды реконструкциялау және іске қосу мәселелерімен бетпе-бет келген кезде, «CPM» термині жоқ еді. Компанияның менеджерлері өте қарапайым міндетке ие болды: жаңа өндірістік стандартқа аз зиян келтірумен өту.
Олар қолда бар адам, қаржылық және уақыт ресурстарымен оған жетті, осылайша Критикалық Орамдар Әдісіне (CPM) негіз қаланды.
Уақыт өте CPM құрғақ теориялық принциптер жиынтығынан толыққанды тәжірибелік әдіске айналды. Менеджерлер мен директорлар үшін мерзімдерді бақылау, жобаларды талдау және басқару үшін қолдануға тұрарлық.
Жобаларды уақытты басқаруда Критикалық Орамдар Әдісі дегеніміз не?
Жобаларды уақытты басқаруда Критикалық Орамдар Әдісі (CPM) жеке жобалар мен тұтас кәсіпорындар үшін кезең-кезеңмен процесс басқару жүйесі. Критикалық орама бойында барлық іс-қимылдарды анықтау арқылы, болашақ шығындар адекватты бағалана алады, және жобаның мерзімдері болжануы мүмкін.
Неге Майкл демалысқа шықпайды? Себебі тамақтану қызметі өскен сайын, тактикалық және стратегиялық тапсырмалардың саны пропорционалды түрде артты. Бір адам күнделікті жоспарлаушы арқылы басқаруға болады, ал екеуі тақта мен жабыстырғыш жазулар арқылы басқаруға болады. Майкл бір ондық қызметкер үшін күн сайын жүздеген тапсырмалардың өзара байланысын бақылауы қажет. Майкл компанияда Критикалық Орамдар Әдісін енгізеді.
Мысалы, аймақтық менеджер Двайт 2017 жылғы халықаралық IT конференциясы үшін тамақтану тендерін жеңіп алуы қажет. Уақыт — ең құнды ресурстардың бірі, сондықтан ол тендер мерзімінің аяқталуына (21 күн) қалған уақытты бес сегментке бөледі, әрқайсысы белгіленген тапсырма үшін бөлінеді. Тапсырма неғұрлым үлкен болса, оған соғұрлым көп уақыт бөлінеді.
Двайт жобаны бес тапсырмаға бөледі:
- Тендер шарттарын мұқият зерттеу – 2 күн
- Шарттарға сай келу үшін қажетті ресурстарды анықтау – 1 күн
- Тамақтану ресурстарын тендер талаптарымен салыстыру – 3 күн
- Тендерлік тізімдегі тармақтарды орындау – 13 күн
- Тендер өтінімін беру – 2 күн
Двайт қажетті уақытты есептейді, Майклға хабарлайды және мерзімдерді қысқарту үшін тапсырмаларды әріптестер арасында бөледі. Нәтижесінде, тамақтану қызметі тендерді жеңіп алады, ал Двайт үлкен жалақы бонусын алады. Енді соңғы минуттық тапсырмалар немесе түнде жұмыс істемей қалу жоқ!
Жобаларды басқаруда Критикалық Орам деген не?
Егер Критикалық Орамдар Әдісі — басқару және жоспарлау жүйесі болса, критикалық орам – бұл осы жүйедегі тапсырмалардың ең ұзын тізбегі. Бұл жолдағы барлық тапсырмалар маңызды және жобаны қауіп-қатерге ұшыратпайынша кейінге қалдыруға, ұзауға немесе ұмытылуға болмайды.
Келіңіздер, бұл шын мәнінде қалай жұмыс істейтінін және Worksection апталық диаграммасында қалай көрсетілетінін көрейік.
Майкл тамақтану қызметіне арналған әдемі сату мәтіні, анимация, бейнелер және фотогалереямен қатысты ұшу бетін тапсырыс береді. Тапсырма күрделі және оны «кеше» орындау керек.
Бақытымызға орай, оның танысы, бағдарламашы Райан, критикалық рендеринг жолы туралы біледі – бұл бетті рендерингке енгізу үшін қажетті минималды іс-қимылдар, ресурстар және есептеулер жиынтығы.
Техникалық тапсырмада идеалдық қосымша парақ үшін мына блоктар көрсетілген:
- Секция (логотип, тақырып, подтақырып) –түсініктілік үшін маңызды
- Шақыру блоты –сату үшін критикалық
- Карусель –жаңа тағамдарды көрсету
- Мәтін блоктары –маусымдық ұсыныстар мен сипаттамалар үшін
- Галерея –кейін қосылуы мүмкін
- Таймер –болашақ жеңілдіктерге немесе ұсыныстарға
- Тарифтер –баға белгілері үшін маңызды
- Карта –жаңа кеңсеге көшкеннен кейін қосылуы тиіс
- Төменгі бөлім –серіктестіктер мен сенімділікті көрсету
Оған сәйкес Райан басымдылық схемасын ең маңыздыдан бастап құрады:
- Секция
- Карусель
- Тарифтер
- Шақыру блоты
- Төменгі бөлім
- Мәтін блоктары
- Галерея
- Карта
- Таймер
Жобаларды басқаруда Критикалық Орамды есептеу
1997 жылы, Стив Джобс қайтадан Apple-ге шақырылғанда, компания қиындықтарға бетпе-бет келді. Аңызға айналған компания бір мүмкіншіліктен екіншіге секіріп, көптеген жаңа өнімдерді жариялап, шығарып, бір уақытта қатып қалды. Әр бөлім өнім мерзімдерін дербес басқарды. Өнімдерді модификациялау мерзімдері үнемі өтіп кететіндігі таңқаларлық емес.
Стив гениус, бірақ барлығын жасай алмайтын. Ол кілтті адамдарды тартты, бірақ бір адам барлық жерде бола алмайды.
Критикалық орамды есептеу уақыты келді. Джобс графикалық түрде критикалық орамды көрсету үшін тапсырысты әдіс қолдануы мүмкін. Келіңіздер, оны мынадай түрде көрсетейік:
Тапсырма атауы | Тапсырма коды | Күндер | Кіру | Шығу |
Кеңесті тарату | A | 14 | — | B |
Жаңа кеңес мүшелерін енгізу | B | 12 | A | C |
Гил Амелио-ны CEO-дан шығару | C | 2 | B | D |
Стив Джобсты CEO-ға сайлау | D | 1 | C | E |
Apple үшін жаңа слоган жазу | E | 15 | D | F |
TBWA\Chiat\Day-дан жаңа жарнама кемпиниясын тапсыру | F | 5 | E | G |
Барлық жобалардың пайдасын диагноздау | G | 18 | D | H, I, J |
Нарыққа пайдасыз жобаларды жою: Newton, Cyberdog, Opendoc | H | 13 | G | K |
Бағдарламалық қамтамасыз етуді лицензияны жаңартуға бас тарту | I | 6 | G | K |
PC нарығын талдау | J | 19 | G | K |
Болашақ өнім концепцияларын анықтау | K | 4 | H, I, J | L |
Жаңа құрылғылардың атын белгілеумен айналысу | L | 4 | K | M, N |
Power Macintosh G3 және Powerbook G3 үшін команда құру | M | 3 | L | O |
iMac және iBook үшін команда құру | N | 3 | L | O |
Презентация концетін құру | O | 9 | M, N | P |
Орын мен техникалық жабдықтарды таңдау | P | 8 | O | Q |
Басқа БАҚ-қа пресс-релиздер жазу | Q | 2 | P | — |
Содан кейін негізгі қызметкерлерге жіберілетін ми картасына ұқсас схема жасалды.
Джобс «Apple-ды қайта тірілту» жобасының мерзімін қамтамасыз етті. Ең үздік дәлел — iMac G3-тің табысы мен алғашқы Apple Дүкенінің ашылуы.
Есептелген критикалық жол диаграмма түрінде көрсетіледі.
Мұндай диаграмманы жасау үшін осы тексеру тізімін орындаңыз:
- Тапсырмаларды анықтаңыз.
- Кесте арқылы тапсырмаларды реттеңіз.
- Жоғарыда көрсетілген диаграммаға ұқсас графиктен көрініс жасаңыз.
- Әр тапсырмаға уақытты бағалаңыз.
- Диаграмманы қажеттілік бойынша жаңартыңыз.
CPM-нің артықшылықтары мен кемшіліктері
CPM-ні ойластырмай пайдалану мақсаттарға жетуге көмектеспейді. Көптеген әдістер сияқты, бұл компания мақсаттары үшін күшті құрал.Артықшылықтары:
1 Негізгі тапсырмаларды және олардың әсерін анықтайды.
2 Уақыт басқаруды оңтайландырады.
3 Өзгерістерге жылдам жауап береді.
4 Жоспарланған және нақты нәтижелерді салыстырады.
5 Айқын тәуелділікті көрсетеді.
6 Сындарлы міндеттер мен нәтижелерге назар аударады.
Кемшіліктері:
1 Мерзімдер тым ұзақ резервтерге байланысты артады.
2 Тапсырмалар жиі барлық уақыт алады (Паркинсон заңы).
3 Бір тапсырманы аяқтау жобаны тез аяқтауға әкелмейді.
4 Көптеген өзгермелілері бар шығармашылық тапсырмаларды пайдалануда қиындықтар туғызады.
5 Жоғары қауіп-қатерлі жобаларда қолдану қиын.
CPM принциптері
- Көрнектілік: Диаграммалар, графиктер, инфографика және схемалармен тиімді. Worksection сияқты құралдар бұл әрекетті жеңілдетеді.
- Уақытша: Уақыт тапсырма мен жоба мерзімдері мен тәуелділіктерін анықтайды.
- Болжамдылық: Қажетті уақытты болжауға көмектеседі.
- Басымдығы: Тапсырманың маңыздылығын анықтайды.
Жобалардың мерзімдерін басқару қадамдары
- Тапсырмаларды нақтылаңыз.
- Тәуелділіктерді анықтаңыз.
- Көрнекілеп көрсетіңіз.
- Аяқталу уақыттарын болжаңыз.
- Критикалық жолдарды анықтаңыз.
- Схеманы үнемі жаңартып отырыңыз.