Өнеркәсіптік революциядан және өндірістің пайда болуынан бастап, бизнес автоматизациясы әр салада, тапсырмада және функцияда үлкен прогреске қол жеткізді. Механизмдер мен түймелік басқару ручной еңбектің орнын басып, құжаттарды толтыру және телефон байланысы үшін формалар сияқты барлық бұл жетістіктер прогресті қамтамасыз етті.
2016 жылы автоматизация концепциясы 100 жыл бұрынғыдан мүлдем басқа мағынаға ие болды. Глобализация және мобильді құрылғылардан қол жетімді виртуалды платформалар “өндіріс механизациясын” “сандық кәсіпорын басқаруына” айналдырды.
Бизнес процесс дегеніміз не және оның мәні қандай?
Бизнес процесс — компанияның клиентке өнім жеткізу үшін қабылдайтын іс-әрекеттер алгоритмі. Бұл алгоритм қайталанатын және өсу мен пайда қамтамасыз ететін. Клиентке тікелей байланысты емес, бірақ шығынды үнемдеу немесе пайдаңызды арттыруға байланысты басқа циклдар да бизнес процестер болып табылады.
Орындау сапасы қойған тапсырмалардың қарапайымдылығына және олардың дұрыс реттелуіне байланысты. Іс-әрекеттердің ретін үнемі жаңартудың, толықтырудың немесе қысқартудың компанияның нарықтық бәсекеге қабілеттілігіне әсері болады.
Бизнес процесінің иллюстративті мысалы: Автокөлік жалдау
Skoda, Volkswagen немесе Mercedes сияқты автокөліктерді жалға беру үшін:
- Қолданылған автокөлікті сатып алыңыз, банктік есепшот ашып, жеке кәсіпкерлікті бастаңыз (бастапқы капитал).
- Техникалық қызмет көрсету және жанармай құю (ресурс қамтамасыз ету).
- Реклама орналастыру (маркетинг, жарнама).
- Клиентпен кездесіп, келісімшартқа қол қойып, төлем жасаңыз (орындау).
- Кілттер мен автокөліктің уәкілеттілігін беріп, қайтару әдісін келісіңіз (жеткізу және өнімді қолдау).
- Автокөлікті, кілттерді жинап, келісілген күні келісімшартты жабыңыз (сессияны аяқтау).
3 – 6‑қадамдар пайда өндірұндыру циклі алгоритмін құрайды.
Көбірек күрделі бизнес процестері
Бизнес процестері мынадай категорияларға бөлінеді:
- Негізгі: Клиенттерге нәтижелер жеткізу, мысалы, мұнай компаниясы үшін мұнайды алу, өңдеу және қаптау.
- Қолдау: Ресурстар мен жабдықтарды, мысалы, материалдар, еңбек және жабдықтарды жөндеуді өнеркәсіптік электроника зауытында тарату.
- Басқару: Белгілі аспектілерді бақылау, мысалы, сатылымды бақылау, логистика мәселелерін шешу және 5 жылдық өсу стратегиясын дамыту.
Бизнес процесс басқаруын (BPM) қабылдаудың артықшылықтары
Дәстүрлі бөлімшелік бөліністерден BPM-ға көшу адам-сағаттар бойынша қымбатқа түседі және көбінесе бизнес консультантты талап етеді. Алайда артықшылықтары — шығындарды жүйелі түрде азайту және кірісті арттыру. Сонымен қатар, компания ISO 9001 сапа сертификатын ала алады, ол оның еуропалық және америкалық нарықтарға дайын екенін растады.Практикалық іске асыру
Бизнес процестерін автоматизациялау әртүрлі салаларда пайдалы:
- Өнеркәсіптік кәсіпорындар: Тапсырыстар, материалдарды сатып алу, өндіріс, орау, жеткізу және есеп беру.
- Қауіпті өнеркәсіптер мен кеніш: Робототехника және конвейер жүйелерінің жақсартулары, қоршаған ортаның ластануын бақылау және ресурс тұтынуды мониторингтеу.
- IT компаниялары: Бағдарламашылар, тестілеушілер және сатушылар арасындағы тапсырмаларды басқару, техникалық қолдау, қателерді бақылау және 24⁄7 онлайн ресурстар.
- Қызмет көрсету компаниялары: CRM жүйелерін, құжат айналымын басқаруды талап ететін жеке қызметтер мен телефон кеңестері.
- Банкинг: Клиент базасын қолдау, объективті кредит шешімдері механизмдері, онлайн банкинг және алаяқтықты алдын алу.
- Аналитикалық, заң және зерттеу орталықтары: Үлкен, үнемі жаңартылатын дерекқорларды, статистиканы, және апаттарды болдырмауды бақылау және талдау.
Нені автоматизацияламау керек?
- Клиенттің мәселелерін шешу интерфейсі: Автоматты брондау жүйелері тамаша, бірақ күрделі телефон ағаштары клиенттерді ренжітеді.
- Соңғы шешім қабылдау: Жүйелерді бұзу мүмкін; маңызды шешімді қайта қарау әрдайым мүмкін емес.
- Аударма: Туыс тілі пәндерінің автоматты аударма құралдарын асыра алады.
- Төтенше жағдайға жауап: Деректер жинауды автоматтандыру мүмкін, бірақ төтенше жағдайларда адам араласу өте маңызды.
Бизнес процесін дұрыс жазу жолы
Біріншіден, ағымдағы процесті құжаттау, идеалды процесс картасын жасау, содан кейін шындық пен идеал арасында ең қысқа жолды табыңыз, шығындарды азайту мен пайда арттыруға назар аударыңыз. Егер құрылым күрделі болса, компанияның бір нәрсесін жөндеу керек.
Негізгі, қолдау, және басқару процестерін визуализациялау үшін ағын схемаларын, яғни карталарды пайдаланыңыз. Бағандар қатысушыларды көрсетеді, ал жолдар уақыт аралықтары мен қызмтеттерді көрсетеді.
Бизнес процесс автоматизациясын іске асыру үшін қадамдар
- Автоматизациялау үшін процестерді анықтау: Қай процестер автоматизациялауға болатындығын, мысалы, тапсырма беру, сатып алу, және логистика сияқты процестерді анықтаңыз.
- Бірыңғай база: Деректерді орталықтандыру және жеке кіру деңгейлерін қамтамасыз ету.
- Деректер енгізу шаблондары: Деректерді енгізу формаларын стандарттау.
- Интегралдық есептеу формулалары: Салық, ҚҚС, және есеп беру есептеулерін автоматтандыру.
- Хабарламалар мен ескертулер: Бұқаралық және сегменттелген поштаны пайдаланыңыз, әкімшілік панелде немесе смартфондарда жылдам жауап беру үшін ескертулер орнатыңыз.
Автоматикаға танымал түрлері
- Amazon Web Services (AWS): Виртуалды инфрақұрылыммен кең ауқымды бизнес автоматизациясы.
- Қоғамдық ұсыныс немесе сандық келісім: Қолмен жазылған құжаттарды факс жіберу қажеттілігін жойып, 24⁄7 қол жетімді және тарихын ұсынады.
- Қаржы, аналитика және басқару үшін қосымшалар: Клиенттермен өзара әрекеттесу, апталық ақпараттық бюллетеньдер, және хабарламалар үшін құралдар.
Қорытынды
2016 жылдан бастап, компания жетекшілері процесс автоматизациясының қажеттілігін мойындайды. Заманауи технологиялар, консультанттар және ортақ түсінік процесс басқару мен коммерцияны жаңа деңгейде іске асыруға көмектеседі. Бизнес процесс автоматизациясын симуляциялау үшін қосымшалар мен бағдарламалар алгоритмдерді жетілдіріп, операциялардың тұрақты ақуын қамтамасыз етеді.Пайдалы әрекеттерді автоматтандыру арқылы компаниялар тиімділікті және өнімділікті айтарлықтай арттыра алады.