Компания жобаны жүзеге асыруды жоспарлағанда, сіз интуицияға және барлық команда мүшелерінің сәтті нәтиже алу үшін күш салып келетініне сүйенуге болады. Бірақ, бұл тәсілмен нәтиже күтілген деңгейде болмауы немесе мерзімдер мен бюджеттің мүлдем басқаша болуы ықтимал.
Мұның болдырмау үшін жоба менеджментінің принциптерін ұстану қажет. Олар жоба менеджменті бойынша жаңадан бастаушылар үшін өте маңызды. Тіпті тәжірибелі жоба менеджерлері де оларды елемейді, бірақ олар әрқашан негізгі принциптерді өзіне бейімдейді. Сондықтан, біз сіздің жұмысыңыздың басында қолдана алатын негізгі принциптер мен жоба менеджментінің концепциялары туралы сөйлесеміз, сондай-ақ уақыт өте келе оларға өзіңізден бір нәрсе қоса аласыз.
Жоба менеджменті дегеніміз не?
Жоба – жоспарланған мерзім ішінде күтілетін нәтижелерге қол жеткізу үшін бапталған арнайы тапсырмалар (мақсаттар, мәселелер), процестер мен ресурстардың бірегей жиынтығы, мысалы, жаңа қосымша әзірлеу.Кіріс деректеріне негізделген, бір-бірімен байланысты әртүрлі күрделілік деңгейлері бар тапсырмалар жиынтығы әзірленеді. Барлық тапсырмалар аяқталған кезде, жоба әдетте аяқталды деп есептеледі.
Қарапайым тілмен айтқанда, жоба менеджменті компания ресурстарын тиімді пайдалану ұйымдастыруы. Жоба менеджментінің негізгі мақсаты – бастапқыда қойылған міндетке белгіленген мерзім within және жоспарланған шығындардан аспай отырып жету.
Яғни, жоба менеджментін жоғары сапалы деп санауға болады, егер команда жоспарланған уақыт аралығында жұмыс істеп, қосымша мамандар мен қаржыларды шұғыл тарта алмай отыр. Сонымен қатар, алынған өнім жұмыстың басында белгіленген талаптарды толықтай қанағаттандырады.
Жоба құрылымы
Жобаның сәтті болуы үшін құрылым жасайтын менеджер болуы керек — жобаны басқару үшін қажетті элементтерді біріктіру жүйесі.
Жоба құрылымын жасаудың негізгі мақсаты — команданың күнделікті коммуникациясын және тапсырмалар бойынша бірлескен жұмыстарды жеңілдету. Сонымен қатар, құрылым команда жұмысының ашықтығын арттырады және іс-әрекеттер мен ресурстардың қайталануын жояды.
Жобаның түріне қарамастан, жоба менеджменті концепциясы, құрылымға мына бөліктерді енгізу керек:
- Процестер. Жоба менеджменті құралдарының бірі. "Дамыған процестер" дегеніміз — жауапкершіліктер мен нақты тапсырманың немесе іс-шараның жағдайын түсініп, қабылдау. Біз негізгі процестер туралы төменде сөйлесеміз.
- Өмір циклі. Әр өнім үшін дұрыс ресурс жоспарлауға және жобаны уақтылы аяқтауға сенімді болу үшін түсіну керек.
- Жоба менеджменті жүйелері. Жоба менеджменті концепциясына сәйкес, әр жобаның мына компоненттерін қадағалау керек: адамдар, мәдениет, ұйым, әдістеме, ақпарат, жоспарлау және бақылау. Басқару жүйелері барлық компоненттерді қосып және тиімді басқаруға арналған.
Жоба менеджерінің рөлі мен міндеттері
Жоба менеджері - жалпы жоба сәттілігіне жауапты кілттік тұлға.
Сәтті жұмыс істеу үшін менеджер жоба менеджментінің негізгі принциптерін жақсы білуі және оларды сәтті жүзеге асыруы керек.Project Management Professional Certification ие, қысқаша PMP. Бұл құжат Project Management Institute - PMI тарапынан беріледі. Дәл осы ұйым "Project Management Book of Knowledge" - PMBOK ® Guide әзірлеп, жариялап, үнемі жаңартып отырады. Бұл нұсқаулық әлем бойынша жоба менеджментінің негізгі концепциялары мен принциптері болып табылады.
Менеджерге PMBOK түсінікті екенін түсіну маңызды, өйткені онда кез келген жобаға қолдануға болатын стандарттар берілген, бірақ ол ешқашан тәуелсіз шешімдер қабылдауы керек және бір-бірінен ерекшеленетін түрлі жобалар үшін жаңа принциптер жасалуы тиіс.
Менеджердің негізгі міндеттері мыналарды қамтиды:
- тапсырыс берушілерден кіріс деректерін алу, сондай-ақ жобаның орындалуымен байланысты пікірлер;
- ресурстарды талдау мен жоспарлау, атап айтқанда — командаларды қалыптастыру;
- команда мен мүдделі тараптармен байланыстыру;
- қажет болған жағдайда, жұмысты делегирлеу;
- құжаттарды басқару;
- мотивация жүйесін дамыту мен іске асыру;
- күшейтілген жағдайлар, кедергілер, қақтығыстарға реакция жасап, жобаның уақтылы аяқталуына қауіп төндіретін басқа мәселелерді шешу.
Менеджердің негізгі рөлі - оркестр дирижерының рөлі. Ол жобада жұмыс ритмін белгілейді, кімнің мәселені қалай шешетінін нұсқайды, жылдам түрде қателіктерді байқайды және кемшіліктерді түзету бойынша тиімді кеңестер мен нұсқаулар береді.
Жоба менеджментінің процестері
Төменде кез келген жобаның негізгі процестері берілген. Олар әдетте бір-бірін жалғастыруда, бірақ кейде маңызды ақпаратты қосу үшін бұрынғы кезеңдерге оралу қажет болуы мүмкін, мысалы, аяқтау кезеңінен жоспарлауға қайта оралу.
Зерттеу, бастау мен жоспарлау
Практикалық түрде дерлік кез келген жоба бір қажеттілікке жауап ретінде құрылады. Бұл қажеттілік туралы мәліметтер алу үшін зерттеу жүргізіледі. Алынған ақпарат бастау мен жоспарлау кезеңдерінде пайдаланылады.
Бастау — жоба мақсаттарын, қажетті ресурстарды және мүдделі тараптардың күтілімдерін анықтау процесі. Бастау жобаның жарғысы мен ұсынысын дайындауымен аяқталады.
Жоспарлау — мақсаттарға жету үшін қажетті негізгі қадамдар, олардың тәртібі мен орындалушылары айқындалады. Олар сондай-ақ ықтимал тәуекелдерді талдап, олардың шешімдерін іздейді.
Іске асыру
Бұл процесс — жоспарланған нәрсені тікелей жүзеге асыру. Орындаудың міндетті элементі — жұмыс тиімділігін бақылау.
Тестілеу, нәтижелерді өлшеу және қайталау
Жобаның түріне және оның басқару методологиясына байланысты, тестілеу орындалғаннан кейін немесе бір уақытта жүргізілуі мүмкін.
Команда өнімнің дайын екенін тексеру үшін тестілеуден өтті, яғни ол жоспарланған функцияларын орындайды, қорытындылар жасауға болады. Яғни, есептерді дайындау, болашақ жобаларда пайдаланылуы тиіс нәрселерді жазу, өнімнің болашақ иелері мен пайдаланушылары үшін құжаттаманы әзірлеу.
Жаңадан бастаушылар үшін 15 Негізгі Жоба Менеджменті Принциптері
Төменде сипатталған PMP принциптері PMBOK-тың жетінші басылымына негізделген. Ол 2021 жылы шығарылды және бұрынғы нұсқалардан айтарлықтай ерекшеленеді.
Бұрын кітапта баяндалған стандарттар процестік болып табылады. Бірақ басылыммен жұмыс істейтін мамандар жоба менеджментінің тиімділігінің негізі, принциптердің өзін айту дұрыс деген қорытындыға келді. Сондықтан, жетінші басылымда менеджер мен орындаушыларға қажетті дағдылар, мүдделі тараптардың жоғары деңгейдегі қанағаттанушылығын қамтамасыз ету және өнімнің қосымша құнын сипаттау туралы деректер берілген.
Шын мәнінде, кітапта 12 принцип баяндалған, бірақ тәжірибеде олардың саны әлдеқайда көп екендігін білу керек. Негізгісі — бұл принциптердің сәтті жоба менеджментінің жолының негіздерін құрауында түсіну.
Анық, нақты мақсаттар қойыңыз
Бұл принцип барлық жоба үшін маңызды. Мақсаттар мынадай болуы тиіс
- нақты;
- өлшенетін;
- бастапқы;
- орындалатын;
- уақыт негізінде шектелген;
- барлық мүдделі тараптармен келісілген.
Осы критерийлерге сай мақсаттарды орындау оңайырақ.
Қосымша құнын сипаттаңыз
Команда өнімнің қосымша құны неде екенін әрқашан түсінбейді. Бұл көбінесе жобадан тәуелді. Кейбіреулер үшін, қосымша құнды басқарудың арқасында артуы мүмкін, ал басқалары тұрақты пікірлер үшін ақы төлеуге дайын. Қосымша құн — өнім немесе қызметтің соңғы әсерін қалыптастыруда ең маңызды мәселе.
Тапсырыс берушінің алатын нәтижелерін анықтаңыз
Клиентке не алатыны туралы нақты түсініктеме беріңіз. Мысалы, қызметкердің еңбек уақытының бақылау жүйесі. Сонымен қатар, мүмкіндігінше егжей-тегжейлі түрде сипаттау қажет:
- қандай функциялар қолжетімді болады (авторизация, уақытты тоқтату, күндер бойынша деректер кестесі, есеп жүктеу және т.б. );
- жүйе қандай құрылғыларда жұмыс істейді;
- қандай шектеулер болуы мүмкін.
Әрине, нәтижелер жазбаша түрде бекітілуі керек және клиент келісуі қажет.
Жобаның нақты құрылымын жасаңыз
Команда жобаны жүзеге асыру жолындағы барлық қадамдарды сипаттау қажет. Мұнда стратегиядан тактикаға ауысу керек; яғни, глобалдық міндеттерден екінші реттікке. Анықтама үшін құрылымды диаграмма немесе жол картасы түрінде ұсыну мүмкін.
Команда мүшелерінің рөлдері мен міндеттерін сипаттаңыз
Жобадағы әр адам өзіне жауапты болып табылады, қандай менеджерге жататыны, сұрақтар болса, кімге жүгінетіні туралы білуі керек.
Бұл тәсіл өнімділік пен ашықтықты арттырады, өйткені барлығы әркімнің жауапкершілігін жақсы білетін болады, бұл тапсырмаларды қайталау қаупін азайтады.
Статут жасаңыз
Барлық команда мүшелерінің әр қадамын сипаттау қажет емес. Жобаның мақсаттарын, бюджеті, негізгі ресурстар, мүдделі тараптар мен шектеулерді көрсету жеткілікті.
Командада жауапкершілік деңгейін көтеріңіз
Жобамен тікелей жұмыс жасауға кіріспес бұрын, команда мүшелеріне олардың тапсырмаларының бір-бірімен байланысын, белгілі бір кезеңдегі кешігу нені білдіретінін, көмек көрсету үшін кімнің бар екенін түсіндіріңіз.
Қашықтықта жұмыс форматын қарастырыңыз
Шындық деп айтуға болады, команда немесе оның бір бөлігі кез келген сәтте офистен қашықтан жұмыс істеуге мәжбүр болуы мүмкін. Сондықтан, мысалы, деректерді сақтаудың, кез келген құрылғыдан оларға қолжетімділікті қамтамасыз ету туралы нұсқаулықтарды алдын ала жазып қою қажет.
Ресурстарды бағалаңыз
Менеджер жобаны іске асыруға қанша уақыт пен ақша жұмсалатынын нақты білуі керек. Кейде жоспарланған көрсеткіштер шынайы көрсеткіштермен сәйкес келмейді. Сондықтан, жұмысқа кіріспес бұрын, клиентпен ресурстарды пайдалануды барынша келісу өте маңызды.
Әлеуетті тәуекелдерді зерттеңіз, проактивті болыңыз
Жобаның нәтижелерін уақытында ұсынуға не кедергі келтіретінін алдын ала бағалаңыз. Зерттеулер, сарапшылармен интервьюлер және өткен тәжірибе бұған көмектеседі.
Әлеуетті қауіптер тізімі дайын болғанда, олардың әрқайсысын жою жоспарын әзірлеуге кірісе аласыз. Осылайша, жобадағы жұмыстарға тәуекелдердің әсерін айтарлықтай азайтуға болады.
Өзгерістерді қабылдаңыз және белгілеңіз
Егер кейбір нәрселер жоспар бойынша жүрмесе және жұмыс процестеріне өзгерістер енгізуге тура келсе, жеңіл қабылдаңыз. Егер тәуекелдерді талдаған болсаңыз және оларды еңсеру бойынша шаралар қабылдаған болсаңыз, көптеген тосын жағдайлар болмайды. Бірақ өзгерістер мен нәтижелерді құжаттау маңызды, сондай-ақ олардың ұзақ мерзімді салдарына не әкелетінін анықтау. Сондай-ақ, жазу клиенттерге сыртқы есептілікті жасау үшін маңызды, оларға жобада не болып жатқанын түсіну құқығы бар.
Тиімді коммуникация ұйымдастырыңыз
Жобаның мүшелері арасында байланыс схемасын жасау керек. Команда мүшелері бір-бірімен және менеджермен тұрақты түрде байланыста болуы керек. Клиенттер де бұл тізбекке енгізілуі тиіс. Әрине, олар кішігірім мәліметтерді қажет етпейді, бірақ маңызды нюанстар хабарлануы керек.
Мүдделі тараптарға, мысалы, байланыс үшін ең жақсы хабаршылар тізімін ұсыну және әртүрлі сұрақтар үшін контакт тұлғаларын көрсету пайдалы қадам болады.
Ілгерілеуді бақылаңыз
Менеджер команданың прогресін бақылауға құралдарға ие болуы керек. Ол әр кезде жағдайдың қалай болып жатқанын түсінуі керек. Менеджер жобаның қалай дамитынын біліп, бұл туралы командаға тұрақты түрде хабарлап отырса, онда команда өнімділігі мен мотивациясының жоғары болуына үміттенуге болады.
Бұл процесс кезінде маңызды түйіні — прогресті бақылау критерийлерін анықтау. Мысалы, өнімділік көрсеткіштері, бюджет, жалпы тапсырмалардың орындалғанына және орындалмағанға арақатынасы және т.б.
Жұмыста ашықтықты көтермелеңіз
Адекваттылық және ашықтық өте маңызды. Адамдар еш нәрсені жасырудың жоқтығын, және олар өздерінің жұмысына адекватты сыйлық алатынын түсінуі маңызды. Сондықтан, орындалады, бірақ асыра емес, ашықтықты қамтамасыз етуге арналған құралдарды пайдаланыңыз.
Мысалы, тапсырмалар менеджерін енгізу мүмкін, онда команда мүшелері әріптестің нақты жоспарланғаннан көп тапсырма орындағанын көре алады. Сәйкесінше, ол бонустар алады. Сонымен қатар, жалақы мен бонустар — конфиденциалды ақпарат, оған тек нақты қызметкерлер ғана қол жеткізе алады.
Жұмыс ортасын үйлестіріңіз
Команданың өздері үшін маңызды нәрселеріне қызығушылық танытып, мүмкіндігінше көп нәрсе беруге тырысыңыз. Кейбір адамдар үшін туған күндер мен корпоративтік мерекелер үлкен маңызға ие, ал басқалары тек икемді методология бойынша жұмыс істегісі келеді және тіпті каскад модельі қолданылатын жобадан бас тартуға дайын.
Нәтижені бағалаңыз және оған жету үшін жұмыстарды орындаңыз. Қорытындылар жасаңыз
Соңғы нәтиже мен салынған күштер мен жұмсалатын ресурстарды салыстыру әрдайым қажет. Кейде көрнекі түрде сәтті жоба шын мәнінде көптеген қиындықтарға тап болуы мүмкін, ал оның құны жоспардан әлдеқайда көп болуы мүмкін.
Сондықтан, барлық қателіктер мен оларды шешу үшін нұсқалары менеджердің жадына ұзақ уақыт бойы есте сақталатынына сенбеу өте маңызды. Қорытындылар жасаңыз және оларды жазып алыңыз. Бұл болашақ жобалар үшін пайдалы болады.
Жоба Менеджменті Жүйелерін Пайдалану
Принциптер, сөзсіз, маңызды, бірақ оларды іске асыру үшін сіз теорияны тәжірибеге айналдыруға мүмкіндік беретін құралдарды таңдау керек. Әдетте, бұл үшін тапсырмалар менеджерлерін пайдаланады. Бұл бағдарламалар барлық қажетті функцияларды бір өнім ішінде алуға және бірнеше қызметтер арасында уақыт пен күш жұмсалмауы үшін арналған.
Жоба менеджменті жүйелерінің артықшылықтары
Жоғарыда біз жоба менеджменті жүйелері басқаруға көмектесетін компоненттер туралы айтып өттік.
Жоба менеджментінің бағдарламалық қамтамасыз етуі менеджерге вертолетпен көру мүмкіндігін береді; яғни, команда жұмысына кешенді түрде көз жүгірту, ал қажет болса, жақындап, егжей-тегжейлерді көру.
Мысалы, егер Worksection, Украинадағы жоба менеджменті жүйесі туралы айтатын болсақ, менеджерге жобаның барлық негізгі көрсеткіштерін нақты уақыт режимінде көруге көмектесетін Басқару тақтасы бар.
Суретке қарап, менеджер жобаның баяу жүріп жатқанын, сынау мерзімінің айтарлықтай орындалғанын және жобада іс-әрекет жоқтығын байқауы мүмкін. Бұл менеджерге жобаны баяулатқан тапсырмалар немесе қызметкерлерді бақылауға мүмкіндік береді, олардың себебін уақытында анықтап, мәселелерді шешуге көмектесетін болады.
Сонымен қатар, жобалық басқару бағдарламалық қамтамасыз етуінің артықшылықтарына мыналар кіреді:
- автоматтандыру мүмкіндіктері;
- команданың жұмысын жақсарту және жұмыс уақытын тиімді пайдалану;
- тапсырмаларды ұмытып кету қаупін азайтатын ескертпелер;
- команданың жалпы жүктемесін және жеке қызметкерлердің жүктемесін түсіну;
- байланыс пен файлSharing-ті жеңілдету;
- есептілік пен қаржыландыруды оңтайландыру.
Тапсырмалар менеджерін қалай іске асыру керек
Кез келген инновация сияқты, тапсырма менеджерлері команда жұмысында интеграциялау үшін дайындығы болуы керек. Ең алдымен, команданың осы бағдарламалармен жұмыс істеуге жалпы дайындығын есепке алу қажет. Менеджер тапсырмалардың трекерлерінің артықшылықтарын егжей-тегжейлі түсіндірсе, бұл сөзсіз жоғары болады.
Тағы бір маңызды мәселе — нақты құралдың түсінікті болуы. Жаңа бағдарламаны қолданып бастап кету әркімге оңай болмайды, сондықтан нұсқаулықтар мен жиі қойылатын сұрақтарға жауаптардың алдын ала дайындалып алынуы қажет. Айтпақшы, кейбір тапсырмаларды трекерлердің әзірлеушілері осындай материалдарды өздері дайындайды, ал сізге тек қызметкерлерге жауаптарды қайдан табуға болатынын айту керек.
Егер стандартты нұсқаулықтар бір адам үшін жеткіліксіз болса, техникалық қолдау бөлімінен кеңес алу қажет болады. Ал бұл да өте маңызды, өйткені барлық тапсырмаларды трекерлердің техникалық қолдау менеджерлері жедел жұмыс істемейді. Бұған алдын ала хабарласыңыз, немесе әртүрлі қызметтерде пайдаланушылардың сұрақтарына жауап беруге неше уақыт кететінін сынап көріңіз.
Сондай-ақ, тапсырма трекерінің құнын компанияның табысына қатысты бағалау қажет. Жүйені пайдалану кем дегенде орта мерзімді перспективада өзін ақтауы керек.
Жоба менеджментінің негізгі принциптерін білу сіздің бизнесіңізге пайда әкеледі және қызмет көрсету сапасын жаңа деңгейге көтереді. Бірақ жоба менеджментінің теориясын тәжірибеге айналдыруға көмектесетін құралдарды ұмытпаңыз.