Бүгін Worksection блогында біз адаптивті жобалық фреймворктарды талқылаймыз.
Көптеген заманауи жобалар үшін, дәстүрлі жобалық басқару (TPM) үлгілері тиімсіз. Олар жобаларды іске қосу барысында туындайтын мәселелерді шеше алмайды: тұрақты өзгерістер, анық емес бизнес мақсаттары және бәсекелестердің әрекеттері. Бастапқы кезеңде толық талаптарды жасау мүмкін емес болып қалды, бұл бүкіл цикл бойы түзетулерді қажет етеді.
Сондықтан циклі мен рекурсивті модельдер жобалық менеджерлер үшін өзекті құралдар болып табылады. Өткен жұмыс кезеңдерін қарап шығу, қазіргі итерацияны жақсарту немесе деректерді тұрақты түрде тексеріп, жаңарту мүмкіндігі құнды.
Адаптивті Жоба Фреймворкі (APF) әдісінің мақсаты жобадағы процестер мен тұрақты өзгерістерді үйлестіру. Ол шаблондар мен алдын ала дайындалған шешімдер тізімін ұсынбайды. Әдістің өзгерістері жобада не айналадағы ортада өзгерістерге дәстүрден тыс жауап болып табылады.
Әдістің авторы, Роберт К. Уайсоки, жобалық менеджер (PM) ас үй шебері емес, наубайшы болып әрекет етуі керек екенін талап етеді. Егер ингредиенттің болмауы кешіктіруге әкелетін болса, рецепттерді ұстанудың қажеті жоқ – оларды өздігінен ойлап табу керек және қажетті компоненттердің бар екеніне сүйенбеу қажет. Уайсокидің бақылауларына сәйкес, сызықты TPM үлгілері жобалардың 70%-ына жарамсыз.
Жобаны әсер ететін жеті тәуелсіз фактор
Уайсоки жобаны әсер ететін жеті тәуелсіз факторды атап көрсетеді:
- Жобаны жүзеге асыратын орта сипаттамалары
- Жобаның өз сипаттамалары
- Бизнес процесінің өмір циклі
- Жобалық басқарудың өмір циклі
- Жобалық топтың біліктілігі
- Клиенттің көзқарасы
- Жабдықтың немесе бағдарламалық қамтамасыз етудің сапасы
APF принциптері
- Клиентке бағдарлану: Клиент жобаның құралдары мен тәсілдерін таңдауға жауап береді, бірақ олар жобалық топтан (PT) қолдау алады.
- Клиентке тәуелділік: APF, көп жобалық менеджерлер үшін таныс болмағандай, клиенттің қатысуын талап етеді. Олар жобаның барлық кезеңінде клиентті қолдаушы консультанттар ретінде әрекет етуге дайын болуы керек. Клиент жобаны жалғастыру немесе тоқтату шешімін қабылдайды.
- Нәтижелерді жылдам және жиі көрсету: APF-дағы циклдар қысқа, ол клиентке қазіргі нәтижелер туралы тез ақпарат алуға және процестерге белсенді қатысуға мүмкіндік береді.
- Сұрақ қоюға және талдауға дайын болу: Көптеген APF фазалары PT мен клиенттің жауап беруі тиіс сұрақтарға негізделеді.
- Өзгерістер жақсы шешімдерге әкеледі: APF жобасындағы өзгерістердің жиілігі тараптардың қалаған шешімге жету жолындағы қозғалысының жақсы көрсеткіші. Идеалды жағдайда, алғашқы циклдерде жиі өзгерістер орын алады, ал кейінірек баяулайды. TPM-дан айырмашылығы, APF өзгерістерді сау жобаның белгісі ретінде қарайды.
- Болашақты болжауға асықпаңыз: Болашақты білмесек, неге жоспарлаймыз? Болашақты болжау құн қоспайтын процесс деп есептеледі.
APF алгоритмдері
1‑кезең: Сызбалау
Бұл бастама кезеңі PT мен клиенттің жобаның мақсаттарын айқын түсінуін қамтамасыз етеді. Табыс критерийлері анықталып, айқын бизнес құнын түсіретін нәтиже ретінде фиксирленеді.Сызбалау бес кезеңде жүргізіледі:
- Сәйкестік үшін шарттарды табу: PT мен клиент өкілдерінің кездесуі өзара түсінік пен кез келген қарама-қайшылықтарды шешуді қамтамасыз етеді.
- Жобаның Шолу Хаттамасын жасау: Бұл құжат жобаны қозғаған мәселелер мен мүмкіндіктерді, жобаның мақсаттарын, ауқымын, табыстың критерийлерін және тәуекелдерін белгілейді.
- Цикл параметрлерін анықтау: Циклдардың ұзақтығы мен санын орнату.
- Толық емес иерархиялық жұмыс құрылымын немесе жобалық кестесін орнату: Алдын ала анықталмаған құралдармен белгілі мақсаттармен жоба барысында маңызды мәліметтер пайда болған кезде толықтырылады.
- Алгоритмдерді басым ету: Болашақ пайдалануға арналған басым құралдар мен тәсілдерді анықтау.
2‑кезең: Циклды жоспарлау
Циклды жоспарлау тек алдын ала таңдалған шешімдері бар процестерді қамтиды және төрт кезеңге бөлінеді:
- Цикл мақсаттарын анықтау: Уақыт пен ресурстарды ескере отырып, клиентпен келісілген.
- Орнатуға тапсырмалар беру: Жобалық кестені қалыптастырудағы алғашқы қадам.
- Тәуелді процестер үшін графиктер жасау: Kanban сияқты құралдарды пайдалану.
- Қосымша топ жұмыс: Әр қосымша топ үшін кестелерді аяқтау.
3‑кезең: Циклді құру
TPM-нан өзгеше, APF-дағы циклді орындау уақыты ешқашан өзгермейді және алғашқы кезеңде орнатылғандай қалады. Цикл барысында ешқандай өзгерістер енгізілмейді; жаңа тәсілдер циклдар арасында қолданылады.
Пайдаланылатын құралдар:
- Микро деңгейдегі кестелер: Қосымша топтар қосымша тапсырмалар үшін жұмыс жоспарларын жасайды.
- Жұмыс пакеттері: Орындаушының қосымша тапсырмаларды қалай орындауға ниет білдіретіні туралы сипаттамасы.
- Өзгерістерді сұрау репозиториясы: Ұсыныстар цикл аяқталғаннан кейін қаралады.
- Мәселе туралы ақпарат: Түсінуді талап ететін проблемалар, тәуекелдер мен ситуацияларды сипаттайды.
- Күнделікті PT кездесулері: Мәселелерді шешпей-ақ мәртебе жаңартулары.
4‑кезең: Клиентпен сәйкестендіру
PT мен клиенттің жобаны талдауға жүргізетін маңызды келіссөздер жүргізетін ерекше кезең:
- Уақтылы аяқталған процестерді бағалау.
- Келесі циклға өту-өтпеу шешімін қабылдау.
- Өзгерту сұрауларын, пайдаланылмаған құралдар мен ресурстарды тексеру және жаңа приоритеттерді орнату.
- Келесі цикл үшін мақсаттарды анықтау.
Дизайнер: Jcomp / Freepik
5‑кезең: Жобаны талдау
Шешілуі тиіс сұрақтар:
- Команда қабылданған шешімді тапты ма?
- Алгоритмдер жобаның мақсатына сай жұмыс істеді ме?
- Команда APF алгоритмдерін қаншалықты тиімді пайдаланды?
APF-ны жүзеге асыру
Жоғарыда айтылғандай, APF екі жоба барысында пайда болды, бірі Snacks Fifth Avenue сатушысының тапсырысымен, екіншісі Kamikazi Software Systems-тың тапсырысымен.
Мысал: Snacks Fifth Avenue
2008 жылы, Snacks Fifth Avenue 50 жылдық мерейтойына қарай бара алмай жатқан сатылымдар мен клиент ағынымен қиындықтармен бетпе-бет келді. Директор Патти Форз кеңес берген киосктерді орнату арқылы жаңа клиенттерді тартуға ұмтылды, олай ету үшін жақын маңдағы сауда орталықтарындағы ұқсас картингтерден шабыт алды.
Snacks Fifth Avenue жобасының шолу хаттамасы:
- Жобаның атауы: “Киоск дизайны”
- Жобаның нөмірі: 08 – 01
- Жобалық менеджер: T. Coffee
- Мәселелер/Мүмкіндіктер: Дүкенге барулар мен сатылымдардың қысқаруы, өзгерістерді талап етеді.
- Мақсат: Сатылым деңгейін қалпына келтіру, клиент ағындарын ұлғайту және клиенттер үшін қызықты бір нәрсе жасау.
- Ауқым: Көптеген қызметтермен киоск концепциясын әзірлеу, клиенттерді нақты өнімдерге тарту, оқиға үшін өнім топтамаларын қалыптастыру және тағы да басқалар.
- Табыс критерийлері: Екі тоқсан ішінде сатылым деңгейін қалпына келтіру, әрқайсысы 5% сатылымды жасайтын кемінде төрт қызмет ұсынып, екінші тоқсанда 5% сатылымды беретін клиент баратын қызметті жүзеге асыру.
- Тәуекелдер: Клиенттер киоск идеясына риза болмауы мүмкін.
Процесс және нәтиже
Алты ай ішінде бірнеше прототиптер жасалып, тексерілді. Келіссөздер киосктың пернелермен немесе сенсорлық экрандармен жұмыс істеп, чек басып шығару, өнім беру, тапсырыс беру және қолдау қызметтерін қамтыды. Фокус тобы прототиптер туралы пікір білдірді.Соңғы дизайн дүкендерде іске қосылды, сатылымдар мен клиент қызығушылығын арттырды, жобаның мақсаттарына жетті.
Сот
- APF жаңа көзқарасты қажет етеді, өзгерістерге дайын.
- Әдіс үнемі жаңартылып отырады.
- “Дәл уақытында” концепциясына негізделген.
- TPM құралдары, шаблондар мен процестер жаңа форматтарға бейімделеді.
- APF клиентке бағытталған, толық коммуникация мен сенімділікті қамтамасыз етеді.
- Бос уақыт жұмсайтын барлық процестерді анықтайды.